STRATEJİK PLANINIZIN HAYATA GEÇİRİLMESİ Üst Yöneticilere Bilgi Konferansı veren Kathleen A. Paris, Ph.D. Danışman, Profesör OQI Kalite İyileştirme Ofisi.

... konulu sunumlar: "STRATEJİK PLANINIZIN HAYATA GEÇİRİLMESİ Üst Yöneticilere Bilgi Konferansı veren Kathleen A. Paris, Ph.D. Danışman, Profesör OQI Kalite İyileştirme Ofisi."— Sunum transkripti:

1 STRATEJİK PLANINIZIN HAYATA GEÇİRİLMESİ Üst Yöneticilere Bilgi Konferansı veren Kathleen A. Paris, Ph.D. Danışman, Profesör OQI Kalite İyileştirme Ofisi Wisconsin Üniversites, Madison, Amerika Türkçeye Çeviri Ufuk Taneri, Ph.D. Kıbrıs Kalite Derneği Kurucu Başkanı, KKalder (CySQ) Danışman: Kalite Yönetimi/Organizasyonel Mükemmelliyet Matematik Profesörü Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı & Kıbrıs Kalite Derneği 31 Ağustos, 2007

2 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 2 Stratejik Planlama Nedir? Paydaşların isteklerini/beklentilerini/ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamak amacı ile Bir organizasyonda belli sayıda temel yönlerin oluşturulması ve Kaynakların bu temel yönlere odaklandırılması sürecidir. (Paris, 2003)

3 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 3 Basamaklar: Planı yaratma süreci Planı değerlendirme Plan hakkında konuşma Planı uygulama

4 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 4 Planı geliştirme Süreci: Tüm çalışanları bu sürece bir şekilde kat. Çalışanlar öncelikleri anlamalı ve kendilerini planın bir parçası olarak görmeli ki planı iyi bir şerkilde uygulasınlar. bkz S. 2 ‘Involving People in Planning.

5 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 5 Planı geliştirme süreci: 5-12 kişilik küçük Planlama komiteniz olsun. Üyelerin farklı özellikleri olmasına özen gösterilmeli ki çok yönlü katkı koyulabilsin. Herkes her adıma katkı koymak durumunda değildir. Komite üyelerinin çeşitli anahtar grupları temsil etmesine özen gösterin: Doktorlar, Hemşireler, İdari ve Yönetsel Personel, Sendika, Hastalar, vb.

6 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 6 Planı geliştirme Süreci Sürece paydaşları (kurum içi ve kurum dışı) kat: Planı geliştirmek için tüm paydaşların ihtiyaçları hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Daha sonra, planı uygulamak için de onların desteğine ihtiyacınız vardır.. bkz S. 3 ‘Determining Stakeholder Needs’

7 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 7 Planı Geliştirme Süreci Planı, akkredite edilme, program gözden geçirme, yerinde inceleme, vb sertifika çalışmaları ile planın başlangıç noktası olarakveya öz-değerlendirme için planın geliştirimesi şeklinde bağdaştır.

8 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 8 Planı geliştirme süreci Planın geliştirilmesi sürecine yeni kan getirin_: davetli konuşmacılar, diğer hastane veya klinik liderleri, danışmanlar: aynı çalışanlarla yeni fikirler üretmek güçtür. Planın şeffaf olması (herkesin bilgisine getirilmesi) planın daha sonra ihmal edilmesini önler.

9 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 9 Planı geliştirme süreci İlgili organizasyonların planlarını inceleyin: Trendler nelerdir? Kuvvetli yönlerimiz? Zayıf noktalarımız? Yenilikler nelerdir?

10 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 10 Planı geliştirme süreci Kaynakları daha farklı ve daha iyi yönlendirmek için neleri yapmaktan vaz geçebileceğinizi veya farklı şekilde yapabileceğinizi tesbit edin.

11 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 11 Plani geliştirme süreci Stratejik Plan web adresiniz veya planınıza ait ‘BLOG’ olsun: Burda Tüm toplantıların sonuçları, girdileri, destekleyici dökümanlar, planlama komitesi üyeler isimleri, (isteyenlerin üyelere ulaşabilmesi için), etkinlikler takvimi, ve zaman dilimler vb olsun

12 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 12 Planı geliştirme süreci Sonuçlar için resmi toplantılar, gayrı-resmi gözden geçirme toplantıları, gayrı-resmi değerlendirme toplantıları, e-posta veya web tabanlı- kişilerin soru sorabileceği ortamlar sağla: Plan hakkında neleri beğeniyorlar ve neleri değiştirmek istemiyorlar? Onları düşündürenler nelerdir? Gözden kaçanlar nelerdir? SADECE YORUM İSTEMEYİNİZ!

13 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 13 Planı geliştirme süreci Planın ilk çalışmaları (draft plan) için geribildirimin olduğu birçok toplantınız olursa: Geribildirim toplantılarını yönetme görevini Plan komite üyeleri arasında bölüştürün. Her üye her etkinlikte bulunmak zorunda değildir.

14 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 14 Planı geliştirme süreci Etkin çalışın, hareketliliğe özen gösterin ki plan son şeklini aldığı zaman planı geliştirenler planı uygulamak için bitkin olmasınlar. Az sayıda planlama toplantısını önceden haber verin ki katılımı kısa zaman diliminde büyük çoğunlukla sağlayın.

15 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 15 Planı geliştirme süreci Mevcut planı uygulamak için, hastane/klinik/veya birimden kişilerin katılacağı bir etkinlik düzenleyin: Planın günlük işleri için anlamı nedir Planı uygulamak için hangi adımlar atılmalı Planı uygulamak için hangi kaynaklara ihtiyaçları olacaklarını tahmin ediyorlar (teknolojik, politikalar, personel zamanı, bilgi/data, başka gruplarla toplantılar, vb.)

16 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 16 Planı Değerlendirme Süreci Plan iki boyut içermeli: 3-5 yıllık uzunca stratejik boyutu Yıllık operasyon veya kısa-süreli hedefler/ objektifler boyutu

17 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 17 Planı değerlendirme süreci Stratejik planın uzun vade öncelikleri hedeflenen sürede gerçekleştirilebilecek nitelikte midirler? Öncelikler listesi hatırlanabilecek şekilde kısa olmalıdır.

18 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 18 Planı değerlendirme süreci Plan Liderle organizasyon arasında bir kontrattır. Kontrat gereği Lider ileri sürülen hedefleri gerçekleştirecek kaynakların varlığını garantilemelidir; böylelikle, diğer çalışanlar hedeflerin gerçekleşmesi için taraflarına düşenleri yapacaklardır.

19 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 19 Planı Değerlendirme Yıllık hedefler AKILLICA (Smart) olmalıdır: Specific Spesifik Measurable Ölçülebilir Actionable Uygulanabilir Realistic Gerçekci Time bound Süresi belirli

20 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 20 Planın değerlendirilmesi Gerçekleştirmek istediğiniz hedefleri gerçekleştirecek doğru çalışanlara sahipmisiniz? Cevabınız hayırsa, onları nasıl temin edeceksiniz veya eğiteceksiniz/ geliştireceksiniz?

21 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 21 Planın değerlendirilmesi Uzun vade hedeflerinizi gerçekleştirebilecek yapıya veya organizasyona sahip misiniz? Organizasonel yapıyı yeniden yapılandırmak gerekebilir.

22 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 22 Planın değerlendirilmesi Hedefler hakiki HEDEFLER midir Hastaneniz veya kliniğiniz için yoksa birilerinin yapılacak işlerinden alıntı mıdır?

23 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 23 Planın değerlendirilmesi Hastanenin bir klniğinin veya idari bir biriminin, herhangi bir ünitesinin planı, hastane planı ile nasıl uyumlu olduğunu göstermelidir. Uyumluluk tam anlamıyla uyumluluk olmak zorunda değildir. bkz s. 7

24 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 24 Planın Değerlendirilmesi St. Mary’s Hospital, Madison, Wisconsin USA  Her birim hastanenin planını nasıl desteklediğini gösteren posterler asar.  Her çalışan, doktorlar dahil, kişisel olarak birimini desteklemek üzere bir yıl içinde neler yapacağını gösteren bir ‘pasaport’ taşır.

25 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 25 Planın değerlendirilmesi Plan, karar mercii tarafından resmi olarak kabul edilmelidir, uygulanması kararı alınmış olmalıdır.

26 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 26 Plan hakkında konuşma Plan her çalışanın plana ulaşabileceği bir yerde midir ? web? Tek-sayfa bilgi notu? Broşürler?

27 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 27 Plan hk.da konuşma Planın farklı gruplar(personel alımı, organ bağışı yapanlar, hastalar vb) için farklı versiyonu olmalı Kurumun elemanlarının, planı uygulayabilmek için, kurum dışı elemanlara göre daha detaylı versiyona ihtiyaçları vardır.

28 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 28 Plan hk.da konuşma Planın çekiciliği kaynaklarınızın varlığı ile bağdaşmalı. Zayıf bir plan için gösterişli bir paketin hiçbir faydası yoktur. Ancak zayıf paket iyi bir planda gölgede kalır.

29 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 29 Plan hk.da konuşma Hastanenin, kliniğin, birimin öncelikleri toplumsal/sosyal etkinliklerde dile getirilmeli.

30 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 30 Planın Uygulanması Her hedef veya öncelik için bir sorumlu kişi (Point Person) olmalı. Sorumlu kişi hedefin ilerlediğini garantiler Hedef üzerinde çalışanları bir araya getirir Gelişmeleri rapor eder.

31 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 31 Planın Uygulanması Sorumlu kişi (point person) planı uygulayanlar üzerinde mutlaka fonksiyonel göreve sahib değildir. – ‘Sorumlu Kişi’ bir komite de olabilir.. – Eş-Sorumlu kişilerden (“co-point” persons) kaçının. bkz s. 6 Don’t Forget the Point Person.

32 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 32 Planın uygulanması Uygulama için mümkün olduğunca mevcut yapıları kullanın. Yeni komiteler (committees or task forces) üretmekten kaçının.

33 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 33 Planın uygulanması Büyük hedefleri başaçıkılabilinen parçalara bölün: Her hedef için bir başlangıç adımı tanımlayın Hemen harekete geçebilmek için, 90 günlük Planı uygulama planı yaratın. bkz S. 4 for action planning format

34 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 34 Planın Uygulanması Ağaç diyagramı (A tree diagram) Büyük bir hedefi gerçekleştirilebilecek parçacıklara böler.

35 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 35 Planın Ugulanması sorumlulukları ve gerçekleştirilecekleri süreyi tanımlamak için Adım Tabloları (step charts) yaratın: (p. 15). AktiviteKim? KasımAralık X X

36 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 36 Planın Uygulanması Doğal personel toplantılarını herbir öncelik ve hedef etrafında şekillendirip odaklanmayı sağlıyacak zamanı yaratın. Yılın başında zaman endeksli programınızı yapın.

37 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 37 Planın uygulanması Tüm organizasyon yılda birkez olsun gelişmeleri duymak ister. Üst düzey liderler daha sık ilerleme kontrolü ihtiyacındadırlar. See p. 9 What to do at a Check Meeting.

38 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 38 Planın uygulanması Hedefe yönelik gelişmeleri görsel olarak göster : Charts Tablolar Graphs Grafikler Maps Haritalar Lists Listeler

39 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 39 Planın uygulanması Planı Aktıvite Raporlarına veya Performans ilerleyişine (performance appraisal) bağla: Plana göre görev tanımlarını güncelle Planı kullanıp herbir ilrleme hedefini tanımla Planın önceliklerini kullanıp çalışanların nasıl rapor edeceklerini şekillendir.

40 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 40 Planın uygulanması Profesyonel ilerleyiş kararları için Planı kullan. Bkz S6 Personal Professional Development Plan.

41 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 41 Planın Uygulanması En üst düzey yöneticiden ayrıca bir kişi de tüm planlama süreci için ‘point person’ olmalıdır ki şunların gerçekleştiği garanti olsun: “Check meetings” Kontrol toplantıları yapılıyordur Planlama işi için gerekli zaman ayrılıyordur İlerleme monitor ediyordur Plan güncel ve herkesin bilgisinde tutulmaktadır.

42 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 42 Planın uygulanması Plan bütçe taleblerini ve kararlarını yönlendirmelidir (bunun tersi olmamamlıdır): Önce hedefleri sorunuz, bütçe adımlarını ise ikinci sorunuz bkz pp. 10-11 Planning & Budget format bkz pp. 12-13 Strategies for Discussing Budget Priorities and Reductions and Budget Discussion Matrix.

43 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 43 Planın uygulanması Stratejik plan için kesintiler etik değildir. (Across-the-board cuts are antithetical to strategic planning).

44 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 44 Planın uygulanması Stratejik Plan Yolundaki Mil Taşlarını/ Başarılarınızı kutlayınız!

45 Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri 45 Find today’s presentation and booklet at: http://mistoverfm.org/station1/kaparis/events