YAZIŞMA - DOSYALAMA USULLERİ

... konulu sunumlar: "YAZIŞMA - DOSYALAMA USULLERİ"— Sunum transkripti:

1 YAZIŞMA - DOSYALAMA USULLERİ
TEKİRDAĞ İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ Gülaydın TABU Eğitim Koordinasyon Birimi

2 RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM POGRAMI
28 Mayıs 2014 / Tekirdağ 13.30 – Tanışma 13.50 – Ön Test 14.00 – Ders 14.45 – ARA 15.00 – Ders – Son Test 15.45 – ARA 16.00 – EBYS Soru- Cevap

3 RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI EĞİTİM POGRAMI
29 Mayıs 2014 / Çorlu 13.00 – Tanışma 13.20 – Ön Test Ders 14.15 – ARA 14.30 – Ders – Son Test 15.15 – ARA 15.30 – EBYS Soru- Cevap

4 RESMİ YAZIŞMA USUL ve ESASLARI

5 HEDEFLER İlgili Mevzuatın ve, Resmi yazışma kurallarının öğrenilmesi,
Yazışma işlemlerinin hızlı ve güvenli yürütülmesi, Resmi yazışmaların doğru uygulanmasını sağlamak.

6 MEVZUAT 2004/8125 Sayılı Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı:25658 Amaç: Resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam:Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

7 TANIMLAR Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla yazdıkları yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgedir. Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişim sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgelerdir.

8 TANIMLAR Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses, görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir. Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgedir.

9 TANIMLAR Elektronik Ortam:Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerdir. Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konacağını gösteren kodlara ait listedir.

10 TANIMLAR Güvenli Elektronik İmza: İmza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı ifade eder.

11 RESMİ YAZIŞMA ORTAMLARI ve GÜVENLİK
Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kağıt ile yapılan yazışmalar, içeriğine ve ivediliğine göre fax ile de gönderilebilir. Fax ile yapılan yazışmalarda 5 gün içinde resmi yazı ile teyidi yapılmalıdır. Elektronik ortamda yaz1şmalar ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır."

12 NÜSHA SAYISI Kağıt kullanarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Sayı: …./02/2013 Konu: …………………. DEVLET HASTANESİNE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………. Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ Genel Sekreteri T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Sayı: …./02/2013 Konu: …………………. DEVLET HASTANESİNE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………. Uzm.Dr.Yakuğ ÇAĞ Genel Sekreter

13 BELGE BOYUTU Resmi yazışmalarda A4 (210 x 297) ve A5 (210 x 148 ) boyutunda kağıt kullanılır. 210 mm. A4 297 mm.

14 YAZI TİPİ ve KARAKTER BOYUTU
Bilgisayarla hazırlanan yazılar “ Times New Roman “ yazı tipi ve 12 karakter boyutu ile yazılacaktır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

15 Yazı Alanı; 2,5 cm. 2,5 cm. 2,5 cm. 2,5 cm.

16 RESMİ YAZILARIN BÖLÜMLERİ
BAŞLIK; Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. İlk Satıra “T.C.” kısaltması ikinci satıra KURUM ve KURULUŞUN adı üçüncü satıra ana kuruluşun ve birimin Adı yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI ,,

17 ÖRNEK: BAŞLIKLAR T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği

18 SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI;
Sayı, başlığın son satırından sonra iki aralık (boşluk) aşağıya, yazı alanının en soluna yazılır. Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir ve “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır.

19 Birim Kodu Dosya No Evrak
ÖRNEK: SAYI ve EVRAK KAYIT NUMARASI Sayı: Birim Kodu Dosya No Evrak Kayıt No Evrak Kayıt Numarası : yazıyı gönderen birimde ve/veya genel evrak biriminde aldığı numaradır. Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

20 TARİH ; Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Sayı ile aynı hizada yazı alanının en sağına yazılır. Gün, ay, yıl rakamla, aralarına / işareti konularak yazılır. 28/05/2014

21 KONU; Konu, sayının bir aralık (boşluk) altına “Konu:” yan başlığından sonra yazılır. Konu başlık bölümünün “T.C.” kısaltmasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu özlü ve anlamlı şekilde ifade edilir. Hk., Dair, Ait gibi kısaltmalar kullanılmaz.

22 ÖRNEK:TARİH ve KONU X 2 Satır Aralık X Sayı: …………… 28/05/2014
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği X Satır Aralık X Sayı: …………… /05/2014 X Satır Aralık Konu: Resmi Yazışma Kuralları Eğitimi

23 GÖNDERİLEN MAKAM; Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bulundukları yeri belirtir. Konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre 2-4 satır aralık aşağıda, kağıdı ortalayarak BÜYÜK harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yere ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

24 GÖNDERİLEN MAKAM; Adres yazılması gerekiyorsa, küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında iki aralık bırakılarak yazılır. Kişilere yazılıyorsa; “Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK, ünvan küçük harflerle yazılır.

25 ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Sayı: …………… /05/2014 Konu:………………………….. 2-4 Satır ARALIK TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMUNA (İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığı)

26

27

28 ÖRNEK:GÖNDERİLEN MAKAM
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Sayı: …………… /05/2014 Konu:………………………….. 2-4 Satır ARALIK Sayın: Servet SARAÇ 2 Satır Aralık 100.Yıl Mah. Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:6/1 TEKİRDAĞ

29

30

31

32 İLGİ; Yazının önceki bir yazıya karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirtir. “İlgi:” yan başlığı gönderilen makamda sonra iki satır aralık bırakılarak yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Birden fazla ilgi varsa a, b, c gibi küçük harflerle “ ) “ ayraç kullanılarak yazılır. Bir satıra sığmıyorsa “İlgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

33 İLGİ; İlgi: ….. tarihli ve …. sayılı ibaresi kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır. Yazının sayısında, birim kodu, dosya no ve evrak kayıt numarası yazılır. Yazı aynı konuda daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise hepsi belirtilir.

34 Evrak Kayıt Numarası Barkod Numarası

35 ÖRNEK:İLGİ İlgi: İdari Hizmetler Başkanlığının 15/05/2014 tarihli ve
sayılı yazısı İlgi: Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2009 tarihli ve sayılı yazısı İlgi: Tekirdağ Devlet Hastanesinin 08/02/2013 tarihli ve sayılı yazısı İlgi, resmi yazı antet bölümünde yer alan idari birimin yazılması ile başlar. Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumunun Haberleşme Kodları Duyurusu htp://

36 ÖRNEK:İLGİ T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği X Sayı: …………… /05/2014 x Konu:………………………….. 2-4 Satır ARALIK İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE (Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğü) İlgi: a)Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu İnsan Kaynakları Başkan Yardımcılığının 23/01/2013 tarihli ve sayılı yazısı b) Yönetim Hizmetleri Şube Müdürlüğünün 25/01/2013 tarihli ve sayılı yazısı

37 METİN; İlgiden (varsa) sonra başlayıp imzaya kadar süren kısımdır. İlgiden sonra iki satır aralık bırakılarak başlanır. İlgi yoksa gönderilen yerden sonra üç satır aralık bırakılarak başlanır. Nokta, virgül ve soru işaretinden sonra bir vuruş boşluk bırakılır.

38 METİN; Metin içinde önemli sayılar rakam veya yazı ile yazılabilir. Parantez içinde yazı ile de gösterilebilir. Kesirleri ayırmak için virgül, büyük sayı gruplarını ayırmak için nokta kullanılır. (25,33) ( ) Yazı Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzuna uygun, zorunluluk dışında yabancı kelimeler kullanmadan yazılır. İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmalar kullanılacaksa, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde açık biçimi gösterilir.

39 METİN; Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm. içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraf arasında bir satır boşluk bırakılır. Metin içerisinde özel isimlerin aldığı ekler ayrılır, kurum ve kuruluş isimlerine getirilen ekler ayrılmaz. ÖRNEK; Gonca SOLMAZ’ a Sağlık Bakanlığına …… Devlet Hastanesine

40 METİN; Alt makama yazılan yazılar, rica ederim. Üst ve Aynı düzey makamlara yazılan yazılar, arz ederim. Üst ve Alt makamlara dağıtımlı yazılan yazılar, arz ve rica ederim.

41 ÖRNEK:METİN T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Sayı: …………… 28/05/2014 Konu:………………………….. MURATLI İLÇE DEVLET HASTANESİNE 2 Satır Aralığı İlgi: a)…………………………………………… 2 Satır Aralığı 3 Satır aralığı ……………………………………………………………………………………………………………………… 1,25 cm

42 İMZA; Metnin bitiminden 2-4 satır aralık bırakılarak imzalayacak makam sahibinin, adı soyadı, ünvanı yazı alanının sağına yazılır. Ad soyad üzerindeki boşluğa imza atılır. Akademik ünvanlar ismin önüne küçük harflerle kısaltılarak yazılır. Makam yetkisinin devredildiği durumda, ad soyad 1’ inci satıra, yetki devredenin makamı (Başbakan a., Vali a.) 2’ nci satıra, imzalayan makamın ünvanı 3’ üncü satıra yazılır.

43 İMZA; Yazı vekaleten imzalanıyorsa, imzalayanın adı soyadı 1 inci satıra, vekalet bırakanın makamı (Vali V., Genel Sekreter V.) 2’ inci satıra yazılır. Yazı iki yetkili tarafından imzalanacaksa; üst makam sahibi yazı alanı sağında yer alır. İkiden fazla yetkili imzalayacaksa; üst makam sahibinin imzası solda olmak üzere, soldan sağa doğru makam sırasına göre sıralanır.

44 ÖRNEK:İMZA ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………. 2-4 satır aralık İmza Uzm.Dr.Yakup ÇAĞ Genel Sekreter

45 ÖRNEK:İMZA ……………………………………………………………………………………………… satır aralık Yunus YİĞİT Genel Sekreter a. İdari Hizmetler Başkanı ………………………………………………………………………………… 2-4 satır aralık Uzm. Dr. Mustafa DÖNMEZ Genel Sekreter V.

46 ÖRNEK:İMZA ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………. 2-4 satır aralık İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Başhekim Hastane Yöneticisi

47 ÖRNEK:İMZA ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………. 2-4 satır aralık İmza İmza İmza Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Hastane Yöneticisi İdari Mali İşler Müdürü İdari Mali İşler Müdür Yardımcısı

48 ONAY; Onay gerekiyorsa ilgili birim teklif eder, yetkili makam onaylar. İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanı ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. OLUR’ un altına onay tarihi yazılır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılır, onaylayanın adı SOYADI, altına ünvanı yazılır.

49 ONAY; Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim ifadesi ile onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasında uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

50

51 …………………………………………………………………………………………………………………………
ÖRNEK:ONAY ………………. MAKAMINA ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………. İmza Adı Soyadı Ünvanı OLUR …./05/2014 (İmza)

52 ÖRNEK:ONAY ………………. MAKAMINA ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………. (İmza) Adı Soyadı Uygun görüşle arz ederim. Ünvanı …./05/2014 Ünvanı OLUR

53 EKLER; Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “EK/EKLER” yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır.Liste yazı alanına sığmıyorsa ayrı sayfada gösterilir. Yazının ekleri dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmeyecekse “Ek Konulmadı” “……konulmadı” bazı ekler konacaksa, “Ek………. Konuldu” ifadesi yazılır.

54 ÖRNEK:EKLER EK: İl Sağlık Müdürlüğü Yazısı (1 Sayfa) EKLER: 1-Yazı Örneği (2 Sayfa) 2-Yazı Örneği (3 Sayfa) DAĞITIM: Tekirdağ Devlet Hastanesi Çorlu Devlet Hastanesi (Ek konulmadı) Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-1 konulmadı) Çorlu Ağız Diş Sağlığı Merkezi (Ek-2 konuldu)

55 EBYS’ den GÖNDERİLEN FİZİKSEL EK;

56 DAĞITIM; Yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırasına göre belirtildiği bölümdür. Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakarak yazı alanının soluna “DAĞITIM:” yazılır. Ek yoksa, eklerin yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirecekler “Gereği” kısmına, bilgilendirilmesi istenenler “Bilgi” kısmına yazılır. Bilgi kısmı yoksa kurum adları “DAĞITIM” başlığı altına yazılır.

57 ÖRNEK:DAĞITIM DAĞITIM: Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri
Ağız Diş Sağlığı Merkezleri Gereği: Bilgi: Tekirdağ Devlet Hastanesi İl Sağlık Müdürlüğü Tekirdağ Ağız Diş Sağlığı Merkezi

58

59 PARAF; Yazının kurum içinde kalan nüshasında yazıyı hazırlayanlar belirtilir. En fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır. Büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. Tarih el yazısı ile belirtilir.

60 ÖRNEK:PARAF …./05/2014 V.H.K.İ. : A. AKDOĞAN (Paraf) …./05/2014 Uzman : S. BİNGÖLOĞLU (Paraf) ADRES

61 KOORDİNASYON; Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon” yazılır. İşbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

62 ÖRNEK:KOORDİNASYON …./05/2014 V.H.K.İ. : S.SAYIN (Paraf) …./05/2014 Şef : M.DEMİR (Paraf) .…./05/2014 İ.M.Hiz.Müd.Yrd: K.ÇEBİ (Paraf) X 1 Satır Aralığı Koordinasyon: …./05/2014 Avukat :F.İŞBİLEN (Paraf) ADRES

63

64 ADRES; Yazı alanı sınırları içine yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Soldan başlayarak Kurum ve Kuruluşun, Adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, elektronik ağ adresi yazılır. Gerektiğinde ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin, adı soyadı, ünvanı adres bölümünün sağına yazılır.

65

66 ÖRNEK:ADRES Orta Cami Mah.Hastane Sok.No: TEKİRDAĞ Ayrıntılı bilgi için irtibat : E.SAYIN V.H.K.İ. Telefon: (0282) Faks: (0282) e-posta : Elektronik Ağ:

67 GİZLİ YAZILAR; Gizlilik taşıyan bir yazı ise gizlilik derecesi belgenin üst ve alt orta kısmına büyük harflerle kırmızı olarak yazılır. Gizlilik dereceler: “ÇOK GİZLİ” “GİZLİ” “ÖZEL” “HİZMETE ÖZEL” Hizmet özelliğine göre kurum ve kuruluşça belirlenir.

68

69 İVEDİ ve GÜNLÜ YAZILAR,TEKİT YAZISI;
Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmına büyük harflerle kırmızı renkli belirtilir. Yazıyı alan ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kuruma tekit yazısı yazılır.

70

71 TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
GİZLİLİK DERECESİ T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Tekirdağ İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği 2 SATIR ARALIĞI İVEDİ Sayı: /02/2013 1 SATIR ARALIĞI Konu: 2-4 SATIR ARALIĞI …………………….. DEVLET HASTANESİNE 2 SATIR ARALIĞI İlgi:… SATIR ARALIĞI ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………….. Adı SOYADI UYGUN SATIR ARALIĞI Ünvanı EKLER: 1- Dilekçe (1 Sayfa) 2-Genelge (… Sayfa) UYGUN SATIR ARALIĞI DAĞITIM: Tekirdağ ve İlçe Devlet Hastaneleri GİZLİLİK DERECESİ 100 Yıl Mah.Hüseyin Mumcuoğlu Cad.No:37 /A TEKİRDAĞ Ayrıntılı bilgi için irtibat : M.DEMİR Şef Telefon: (0282) Faks: (0282) e-posta : Elektronik Ağ:

72 SAYFA NUMARASI; Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. 1/3 2/3 3/3

73 ASLINA UYGUNLUK ONAYI;
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, yazı örneğinin uygun bir yerine “ Aslının Aynıdır” yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirler alırlar.

74 RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER
KAYIT KAŞESİ; Gelen Evrak Kayıt kaşesi kullanılarak kayıt edilir ve kaşeler evrakın arka yüzüne basılır. Yazı ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa, o bölümün karşısına gereği yapılmak maksadıyla belirtilir.

75 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ;
Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. “ÇOK GİZLİ” yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konur ve kapama yerlerine, hazırlayan paraf atar. Parafları örtecek şekilde saydam bant yapıştırılır. Yazının gizlilik derecesi iç zarfta belirtilir. Dış zarfa ivedilik yazılabilir, gizlilik derecesi yazılmaz!

76 İÇ ZARF İLETİŞİM BİLGİLERİ İVEDİ ÇOK GİZLİ ÇOK GİZLİ

77 DIŞ ZARF İVEDİ GİDECEĞİ YER VE EVRAK SAYISI
GÖNDERENİN İLETİŞİM BİLGİLERİ İVEDİ GİDECEĞİ YER VE EVRAK SAYISI Dış zarfa gizlilik derecesi yazılmaz. Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, gideceği yerin iletişim bilgileri zarfın ortasında yer alır.

78 GİZLİ YAZILARIN ALINMASI;
Yazıların alınmasında, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini görünce zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

79

80 DOSYALAMA

81 HEDEFLER İlgili Mevzuatın neler olduğunun öğrenilmesi
Standart Dosya Planının açıklanabilmesi, Kurallarının öğrenilmesi Standartlaşmanın öneminin kavranması

82 MEVZUAT 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (RG:04/10/1988 Sayı:19949) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (RG:16/5/1998 Sayı:19816) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (RG:2/12/2004 Sayı:25658) Başbakanlık Genelgesi 1991/17 EBYS Konulu Başbakanlık Genelgesi 2008/16 Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Konulu Başbakanlık Genelgesi 2011/1 (RG:10/02/2011 Sayı:27842)

83 STANDART DOSYA PLANI NEDİR?
Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubudur. DOSYA PLANI:Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri neticesinde oluşan belgelerin, sistemli şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir

84 Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonu ile başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş ve zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmiştir.

85 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını sağlayan dosyalama sistemidir. Genel Konular Ana Hizmet Faaliyetleri Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler olmak üzere 4 başlık altında, ana konulara bölünmüştür.

86 STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
GENEL KONULAR   ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER BİLGİ SİSTEMLERİ DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ EMLAK VE YAPIM İŞLERİ EĞİTİM İŞLERİ İDARİ VE SOSYAL İŞLER TANITIM VE YAYIN İŞLERİ MALİ İŞLER ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ PERSONEL İŞLERİ SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

87 Kodlama Sistemi; Planın kodlama bölümünde ana konular, ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular yer almaktadır. Ana konu ile alt konular birbiri ile ilişkilerine göre numaralandırılmıştır. ANA KONULAR OOO (Üç sayısal karakter) ALT KONULAR OO (İki sayısal karakter)

88 Kodlama 3 sayısal bölümden oluşmaktadır.

89 Konuların Numaralandırılması,
:Genel Konular Her birimde var olması muhtemel dosyalardır. Mevzuat, faaliyet raporları, istatistik, görüşler, kalite yönetim sistemi vb.

90 : Ana Hizmet Faaliyetleri: Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır.

91 Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri:
: Yardımcı Hizmet, Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri: Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır ve sayısal aralıklarında numaralandırılmıştır. Konular birim adı yerine faaliyet adı altında sıralanmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmıştır.

92 STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler Talimatlar Duyurular Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer 020 Olurlar, Onaylar

93 PERSONEL İŞLERİ Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu
Saklama Süresi Saklama Kodu 900 Personel İşleri (Genel) 901 İş İstekleri 902 Personel Alımı 01 Alım Talepleri 02 Alım İzinleri 03 Sınavlar 99 Diğer 903 Personel Özlük İşleri İşe Giriş Belgeleri Atama İşleri Asaleten Vekaleten Tedviren Terfi ve İntibak İşlemleri Terfi İşleri İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri Yıllık Sıhhi Mazeret Ücretsiz Yurtdışı 06 Görevden Ayrılma Emeklilik

94 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Birim (Haberleşme) Kodu: Yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlenmiş olan kodlamadır. 1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile uygulamaya konulmuştur. (2011/1 Başbakanlık Genelgesi ile güncellendi ) Standartlaşma ve haberleşmenin ilk adımı olan “ Birim Kodları” sayı bölümünün ilk unsurudur.

95

96 A B C Konu:Basında Yer Alan Haberler
Dosya planında yer alan konu numaraları yazının sayı bölümüne birim kodundan sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: A B C Konu:Basında Yer Alan Haberler A:İdari Birim Kimlik Kodu B:Dosya Numarası Basın İşleri C:Evrak Kayıt No Basında Yer Alan Haberler

97 Konu:Öğrenim Değerlendirmesi Dosyalama: Kişi Özlük Dosyası
903 Personel Özlük İşleri 01 İşe Giriş Belgeleri 02 Atama İşleri Asaleten Vekaleten 03 Tedviren Terfi ve İntibak İşlemleri Terfi İşleri İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri Sayı: Evrak No Konu:Öğrenim Değerlendirmesi Dosyalama: Kişi Özlük Dosyası

98 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; tamamlanınca ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

99 Örnek; 770 Eğitim İşleri (Genel) 771 Eğitim Planları
Planda koyu renkle yazılı bulunan konular GENEL’i gösterir ve bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konulardaki yazılar konabilir. Örnek;    Eğitim İşleri (Genel)       Eğitim Planları   772    Burs İşleri   ………  Eğitimle İlgili Diğer İşler Konuların sonunda bulunan “ Diğer” adı ile İfade edilen konular ise, kendinden önceki konuların hiçbirini ilgilendirmeyen ana konunun alt konusu için kullanılır. 2013 770 Eğitim İşleri

100 KLASÖR ETİKETİ: Bilgi Edinme Başvuruları 42232655 622.01 2014 T.C.
KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ KURUM ADI BİRİM KODU 622.01 DOSYA NUMARASI Bilgi Edinme Başvuruları KONU ADI I ÖZEL KOD ALANI 2014 YILI

101 82826271 42232655 840 774.06 MALİ İŞLER (GENEL) ADAY MEMUR 2014 2014
T.C. TEKİRDAĞ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ T.C. TEKİRDAĞ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ GENEL SEKRETERLİĞİ 840 774.06 MALİ İŞLER (GENEL) ADAY MEMUR 2014 2014

102

103

104

105 DOSYALARIN ARİŞVE TESLİM EDİLMESİ
Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. işlemler Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre gerçekleştirilir.

106