TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ STRATEJİK PLANLAMA

... konulu sunumlar: "TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ STRATEJİK PLANLAMA"— Sunum transkripti:

1 TÜRKİYE ODALAR VE BORSALAR BİRLİĞİ STRATEJİK PLANLAMA
Ahmet Emre Çoban Ayşegül Pamukçu MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ

2 Sunum İçeriği Akreditasyon Değerlendirme Süreci, Stratejik Planlar ve İş Planları Stratejik Planlama: Tanımlar, Aşamalar Durum Analizi Kurumsal Kimliğin Tanımlanması Stratejik Amaçların Belirlenmesi Hedeflerin Belirlenmesi İzleme ve Değerlendirme İş Planlarının Hazırlanması

3 Akreditasyon Değerlendirme Süreci, Stratejik Planlar, İş Planları
AKREDİTASYON ÖZ DEĞERLENDİRME FORMU Element 4.3: İş Planlaması ve Yönetim Kriterler • İş planlaması ve izlenmesi amaçlarıyla belirli ve tanımlanmış süreçler uygulayacaklar, • İş planının geliştirilmesinde, üyeleri ile ilişki içinde ve onlarla bütünleşmiş olduklarını gösterecekler, • Bir stratejik plandan türetilmiş ve spesifik hedeflerin ve bu hedeflerin yerine getirilmesi için gerekli görevlerin detaylandırılmış olduğu ve Yönetim Kurulunca onaylanmış açık ve dikkatlice hazırlanmış bir yıllık iş planını takip edecekler, • Gelişmeleri iş planına göre kontrol edip izleyeceklerdir.

4 Akreditasyon Değerlendirme Süreci, Stratejik Planlar, İş Planları
4’er Yıllık Stratejik Planlar 1’er Yıllık İş Planları

5 Akreditasyon Süreci, Stratejik Planlar, İş Planları
Ocak ‘- Haziran 2009 Eylül - Kasım 2008 Stratejik Plan İş Planı 2009 Kasım - Aralık 2009 İş Planı 2010 Kasım - Aralık 2010 İş Planı 2011 Kasım - Aralık 2011 İş Planı 2012

6 geleceğe dönük, bütünleşik bir yönetim yaklaşımıdır.
Stratejik Yönetim Örgütsel düzendeki ve işleyişteki temel sorun ve eksikliklere çok boyutlu bakabilen, Var olan/edinilebilecek kaynaklar doğrultusunda ulaşılabilecek “başarı”yı tanımlayan, Bu başarıya ulaşmak için kullanılacak yolları belirleyen, Zaman içinde, gerektiğinde bu yolları değiştiren, yenileyen, geleceğe dönük, bütünleşik bir yönetim yaklaşımıdır.

7 ŞEKLİNDE SOMUTLUK KAZANIR.
Stratejik Yönetim UYGULAMADA Kurumsallaşmanın sağlanması (ortak değerler, ilkeler, somut hedefler doğrultusunda hareket edilmesi), Uzun dönemli, bağlayıcı ve değişime açık planlar (stratejik planlar) hazırlanması, Başarıya giden yolun ne ölçüde benimsendiğine ve izlendiğine dönük denetimlerin yapılması ŞEKLİNDE SOMUTLUK KAZANIR.

8 Stratejik Yönetim Yaklaşımının Getirileri
Yarına odaklanması, Sorunların ardında yatan nedenlere eğilmesi, Kuruluşların etkinlik gösterdiği çevreye/dünyaya yönelik değerlendirmeleri barındırması (sistem yaklaşımı), Rekabet koşullarının izlenmesine ve rekabet avantajı edinilmesine ortam sağlaması, Birimler düzeyinde iyileştirmelere değil, bütüne odaklanması

9 BİRBİRİNDEN BAĞIMSIZ AMAÇLAR
Sistem ve Strateji BİRBİRİNDEN BAĞIMSIZ AMAÇLAR BİRİM 1 BİRİM 2 BİRİM 3 BİRİM 4 BİRİM 5

10 KENDİ İŞLEVLERİ DOĞRULTUSUNDA
Sistem ve Strateji BİRBİRİYLE İLİŞKİLİ / TUTARLI AMAÇLAR SİSTEMİN TEMEL AMACI KENDİ İŞLEVLERİ DOĞRULTUSUNDA KENDİ AMAÇLARI BİRİM 1 BİRİM 2 BİRİM 3 BİRİM 4 BİRİM 5

11 Stratejik Planlama Nedir?
Bir kuruluşun sistemli ve disiplinli bir şekilde Kendisini nasıl tanımladığını, Neler yaptığını, Yaptığı şeyleri niçin yaptığını, Ulaşmayı arzu ettiği durumu değerlendirmesi, şekillendirmesi, bunlara rehberlik eden temel kararları ve eylemleri üretmesidir.

12 Stratejik Planlama Nedir?
Kuruluşların mevcut durum, misyon ve temel ilkelerden hareketle; Geleceğe dair bir vizyon oluşturmaları, Bu vizyona uygun amaçlar ile bunlara ulaşmayı mümkün kılacak hedef ve stratejileri belirlemeleri, Ayrıca ölçülebilir kriterler geliştirerek performanslarını izleme ve değerlendirmeleri sürecini ifade eden katılımcı ve esnek bir planlama yaklaşımıdır.

13 Stratejik Planlamanın Yararları
Kuruluşun geleceğini kendi lehine yönlendirmesine olanak tanır, Kurum kültürünün ve kimliğinin oluşumuna, gelişimine, güçlendirilmesine destek olur, Kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılmasını sağlar, Kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığını izler, Hesap verme sorumluluğunu geliştirir, Belirsizliklerle başa çıkma konusunda sistematik bir yaklaşım sunar, Mali yönetime etkinlik kazandırır.

14 Stratejik Planın Özellikleri
Sonuçların ve değişimin planlanmasıdır, Gerçekçidir, Akademik değil, pratiktir, Kaliteli yönetimin aracıdır, Katılımcı bir yaklaşım ve ekip çalışması anlayışını gerektirir, Günü kurtarmaya yönelik değil, uzun vadelidir, Sadece bütçeye dönük olarak hazırlanmaz.

15 Stratejik Planlamanın Aşamaları
Durum Analizi (Stratejik Analiz) Kurumsal Kimliğin Tanımlanması Stratejik Amaçların Belirlenmesi Hedeflerin Belirlenmesi İzleme ve Değerlendirme Sisteminin Kurulması

16 Stratejik Planlama Süreci
Hedef 1.1 St. Amaç 1 Hedef 1.2 Hedef 2.1 Misyon Durum Analizi St. Amaç 2 Hedef 2.2 Vizyon Hedef 2.3 İlkeler Hedef 3.1 St. Amaç 3 Hedef 3.2

17 1. Durum Analizi İçyapı analizi Çevre analizi Hedef kitle analizi
İlgili taraflar analizi SWOT (GZFT) analizi

18 Durum Analizi a) İÇYAPI ANALİZİ
Kaynaklar (Girdiler) Süreçler (İşleyiş) Performans (Çıktılar)

19 Durum Analizi a) İÇYAPI ANALİZİ
Kaynaklar (Girdiler) Süreçler (İşleyiş) Performans (Çıktılar) Personel Mali Kaynaklar Fiziksel ve Teknolojik Koşullar İlgili Mevzuat Kuruluşun Üstlendiği Görevler / İşlevler Yönetim ve Örgüt Yapısı Birimler Düzeyinde Görev Dağılımı Uygulanan Politika ve Stratejiler Yürütülmekte Olan Proje ve Faaliyetler Var Olan Görevlerini / İşlevlerini Yerine Getirme Düzeyi

20 Durum Analizi a) İÇYAPI ANALİZİ
İçyapı Analizinde Temel Noktalar Kuruluşun geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri Kuruluşun genel yönetim yapısı Kuruluş içi iletişim ve karar alma süreci Kuruluş personelinin sayısı ve nitelikleri Kuruluşun yararlandığı değişik finansman kaynakları Kuruluşun personel ve ücret politikası Kuruluşun teknolojik alt yapısı ve teknolojiyi kullanma düzeyi Kuruluşun araç ve bina envanteri ve diğer varlıkları

21 Durum Analizi a) İÇYAPI ANALİZİ
İçyapı Analizinde Temel Noktalar (devam) Kuruluşta kullanılan raporlama sistemi Kuruluş faaliyetlerini izleme ve değerlendirme sistemi Kuruluşun gerçekleştirdiği ve yürütmekte olduğu önemli faaliyetler ve projeler Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında yapılan, yapılması gündemde olan önemli değişiklikler Kuruluş çalışanlarının motivasyon düzeyi ve kuruluşun durumuna dair değerlendirmeleri ve beklentileri

22 1. Durum Analizi b) ÇEVRE ANALİZİ
Ülkedeki ve dünyadaki politik, ekonomik, sosyal ve teknolojik gelişmeler kuruluşu etkileyen boyutlarıyla izlenir. Geleceğe yönelik öngörüler ortaya konur. Dünyada benzer görevleri yürüten kuruluşların çalışmaları analiz edilir.

23 1. Durum Analizi b) ÇEVRE ANALİZİ
Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişmeler Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular. Bu konuların kuruluş üzerindeki olası etkileri Kuruluşun faaliyetleri ile alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar Kuruluşun faaliyetlerini yürütürken karşılaştığı temel riskler ve belirsizlikler

24 1. Durum Analizi b) ÇEVRE ANALİZİ
KRİTİK KONULAR: FAALİYET ALANINDA ÜLKEMİZDEKİ VE DÜNYADAKİ DURUM, GELİŞMELER, EĞİLİMLER:

25 Durum Analizi c) HEDEF KİTLE ANALİZİ
Kuruluşun kimler için var olduğu ortağa konur ve var olduğu kitlenin beklentilerine ne ölçüde yanıt verdiği saptanır. Bu amaçla Anket ya da Forum gibi yollara başvurulur.

26 Durum Analizi d) İLGİLİ TARAFLAR ANALİZİ
Kuruluşun çalışmaları üzerinde yönlendiriciliği olan ve kuruluşun çalışmalarından doğrudan etkilenen kişi, grup ve oluşumların beklentileri ortaya konur. (Bakanlık, Üniversite vs.) Ülkede ve dünyada kuruluşun işbirliğine gidebileceği oluşumlar saptanır, incelenir.

27 Durum Analizi HEDEF KİTLE VE İLGİLİ TARAFLAR ANALİZLERİ

28 Durum Analizi e) SWOT (GZFT) ANALİZİ
Çoğunlukla kuruluş çalışanlarının toplu bir biçimde üretim içinde oldukları analiz çalışmasıdır. Bu analiz çalışmasında kuruluşun Güçlü (Strengths) ve Zayıf (Weaknesses) Yönleri ortaya konur; ayrıca dış koşulların kuruluş için ne gibi Fırsatlar (Opportunities) ve Tehditler de (Threats) sunduğu da belirlenir.

29 Durum Analizi e) SWOT ANALİZİ
İÇYAPI ANALİZİ GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER FIRSATLAR TEHDİTLER ÇEVRE ANALİZİ

30 2. Kurumsal Kimliğin Tanımlanması
Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi İlkeler

31 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması a) MİSYON
Misyon bir kuruluşun varlık nedenidir; kuruluşun kimlere hizmet verdiğine, hangi alanlarda çalıştığına, hangi gereksinimleri karşıladığına, yasal yükümlülüklerine açıklık getirir.

32 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması a) MİSYON
Bu nedenle Misyon bildirimi aşağıdaki sorulara yanıt vermelidir: Kuruluş neden gerekli, var olduğu evrende hangi boşluğu dolduruyor? Kuruluşun sunduğu başlıca hizmet ya da ürünler neler olmalı? Kuruluşun yapacağı çalışmalar kimlerin gereksinimlerine yanıt vermeli? Kuruluşu benzerlerinden ayıran üstünlükleri neler?

33 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması a) MİSYON
Misyon Örnekleri Oshkosh Ticaret Odası, üyelerini temsil etmekle ve bu sayede üye işletmelerin ve halkın refah seviyesini yükseltmede katkıda bulunmakla yükümlüdür.

34 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması a) MİSYON
Misyon Örnekleri Oak Park Ticaret Odası, bölgesindeki işletmelere yol gösteren ve liderlik eden, bölgesindeki girişimcileri ise teşvik eden bir organizasyondur.

35 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması a) MİSYON
Misyon Örnekleri Londra Ticaret Odası’nın misyonu, bölgesindeki işletmelerin sözcüsü olarak, Londra ve çevresinde ekonomik zenginliğin ve kalitenin artırılmasına hizmet etmektir.

36 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması b) VİZYON
Vizyon bir kuruluşun kendini gelecekte görmek istediği yerdir; Misyon bir kuruluşun var olma nedeninin, yaşamdaki rolünün bildirimiyken, Vizyon kuruluşun gelecekte almak istediği konumu ortaya koymaktadır.

37 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması b) VİZYON
Bu nedenle Vizyon bildirimi aşağıdaki sorulara yanıt vermelidir: Dünya ve ülkedeki değişim ve dönüşüm çizgileri doğrultusunda kuruluş gelecekte, kendini neleri başarmış olarak görmek istiyor? Dünya ve ülkedeki değişim ve dönüşüm çizgileri doğrultusunda kuruluş gelecekte dünya ve ülke düzeyinde ne ölçüde saygınlık ve geçerlilik kazanmış olmak istiyor?

38 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması b) VİZYON
Vizyon Örnekleri Oshkosh Ticaret Odası, iş çevresinin başta gelen sözcüsü konumuyla, üyelerinin bölge gelişimindeki tetikleyici rolünü güçlendirerek Oshkosh ve Kuzeydoğu Wisconsin’de büyümenin gerçekleşmesinde ve iş çevresinde kalite ve bütünleşmenin en yüksek standartlarda ortaya çıkmasında temel aktör olacaktır.

39 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması b) VİZYON
Vizyon Örnekleri Oak Park Ticaret Odası, bölgesindeki iş çevresinin gelişmesinde ve niteliklendirilmesinde birincil kaynak olarak kabul edilecektir.

40 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması b) VİZYON
Vizyon Örnekleri Londra Ticaret Odası’nın vizyonu, üyelerine sunduğu teşvik ve desteklerle özel sektörün ekonomi içindeki belirleyici rolünün güçlenmesinde söz sahibi olan birincil organizasyon olarak tanınır olmaktır.

41 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması c) İLKELER
İlkeler kuruluşun temel değerlerinin bir ifadesidir. Kurumsal değerleri, yönetim biçimini ve kurumsal davranış kurallarını ifade eder. Şeffaflık, eşitlik, katılımcılık, ahlaki değerler ve kalite anlayışı ilkelere örnek olarak verilebilir.

42 Kurumsal Kimliğin Tanımlanması c) İLKELER
İlkeler Örneği Miami Ticaret Odası Güvenilirlik Hizmette Kalite Hesap Verebilirlik Gelişime Açıklık Ekip Çalışması

43 3. Stratejik Amaçların Belirlenmesi
Bu aşamada, genel kapsamda olan Misyon ve Vizyon ifadeleri somutlaştırılır; uygulamaya aktarılma biçimleri stratejik amaçlar ve hedefler setleri yoluyla belirlenir. Bu nedenle Stratejik Amaçlar ortaya konarken Misyon, Vizyon, doğal olarak da Durum Analizi çalışmalarının çıktıları temel dayanak olarak alınır.

44 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi a) Amaç / Strateji Alanlarının Belirlenmesi
Stratejik Amaçların belirlenmesinde yönlendiricilik sağlaması amacıyla ortaya konacak temel işlevler ya da faaliyet alanlarıdır.

45 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi a) Amaç / Strateji Alanlarının Belirlenmesi
Odalar ve Borsalar İçin Akreditasyon Sistemi doğrultusunda; İş Alemi İle İlişkiler Üyelik Sağlıklı Mali Yapı Katılımlı Yönetim ve İdare Oda ve Borsalar İletişim Ağını Bölgesel, Ulusal ve Uluslararası Düzeyde Gelişimi

46 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi a) Amaç / Strateji Alanlarının Belirlenmesi
Örnek 1: Oak Park Ticaret Odası İş Çevresiyle ve Bölge Halkıyla İletişim İş Çevresinin Var Olan ve Olası Kaynaklarını Geliştirme Marka Geliştirme Odanın Örgütsel Yapısını Geliştirme

47 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi a) Amaç / Strateji Alanlarının Belirlenmesi
Örnek 2: Greensboro Ortaklığı Bölgede Beklenen Bütünleşmeyi Gerçekleştirme Girişimciliği Artırma Sanayi Siteleri Oluşturma / Geliştirme Üniversitelerle ve Meslek Okullarıyla İlişkileri Güçlendirme Merkezi ve Yerel İdareyle İlişkileri Geliştirme ve Güçlendirme Halkın Beklenti ve Tatmin Düzeyini Yükseltme

48 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi b) Stratejik Amaçlar
Belirli bir zaman diliminde kuruluşun ulaşmayı hedeflediği kavramsal sonuçlardır. “Nereye ulaşmak istiyoruz?” sorusuna cevap verir. Genel ve kuruluş işlevini daha ileri bir noktaya götürecek nitelikte olmalı, ama aynı zamanda gerçekçi ve ulaşılabilir bir özellik taşımalıdır.

49 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi b) Stratejik Amaçlar
Örnek 1: Oshkosh Ticaret Odası SA 4: Oshkosh ve civarındaki iş çevresinin taşıma ve ulaşımdan kaynaklanan sorunlarını çözme SA 5: Bölge ürünlerinin tanıtımı ve pazarlanması için ortak bir platform oluşturma

50 3) Stratejik Amaçların Belirlenmesi b) Stratejik Amaçlar
Örnek 2: Londra Ticaret Odası SA 1: Londra ve çevresinde, işletmeler arasında ve işletmelerle halk arasında bütünleşmeyi gerçekleştirme SA 4: Bölgede bireysel girişimciliği teşvik etme

51 4) Hedeflerin Belirlenmesi
Stratejik amaçların, faaliyet ya da işlev düzeyinde bir üst ayrıntı düzeyinde ortaya konmasıdır. Stratejik amaçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konulan spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Stratejik amaçlara ilişkin, proje, faaliyet ya da taktik düzeyde kararlar geliştirmeye olanak yaratacak ifadelerdir.

52 4) Hedeflerin Belirlenmesi
Örnek 1: Traverse Ticaret Odası Stratejik Amaç: Karlı iş ilişkileri kurmaları ve geliştirmeleri için üyelere yüksek nitelikli fırsatlar sağlamak. Hedefler: Yıllık Oda Toplantılarına en az 1300 üyenin katılmasını sağlamak. Üyeler ve potansiyel üyeler için daha fazla kişisel bağlantı noktası sağlayacak bir program oluşturmak ve geliştirmek. Yılda dört kez “Günaydın Traverse” kahvaltıları düzenleyerek katılımcılara değerli içerikte eşantiyonlar ve dokümanlar sağlamak ve anlamlı bir iletişim kurma olanağı sunmak.

53 5) İzleme ve Değerlendirme
İzleme, stratejik planda ortaya konulan hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının stratejik amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. Plan gerçekleşmeleri yıllık olarak raporlanır. İzleme ve değerlendirme faaliyetleri sonucunda elde edilen bilgiler kullanılarak, geri bildirim işlemi gerçekleştirilir. Stratejik planın gözden geçirilmesi, hedeflenen ve ulaşılan sonuçların karşılaştırılmasını içerir.

54 5) İzleme ve Değerlendirme
“Ne yaptık, plana ne ölçüde bağlı kaldık, kuruluş planı ne ölçüde benimsedi, ne açılardan başarısız olduk, neden başarısız olduk, bundan sonra nasıl hareket etmeliyiz…” sorularına yanıt vermeli Yalnızca belli bir birimin hazırladığı bir rapor olarak kalmamalı, farklı kişi ve birimlerin görüşlerini sunmalarına ortam hazırlanmalı İzleme ve denetim önceden belirlenmiş sıklıkta gerçekleştirilmeli, her izleme ve denetim çalışması sonucu hareket planları hazırlanmalı, plan üzerinde gerekli güncellemelere gidilmeli Güncellemelerde temel güdülenme yönetim değişiklikleri değil uygulamada yaşanan sorunlar olmalı

55 İş Planlarının Hazırlanması
STRATEJİK PLAN Stratejik Amaçlar ve Hedefler DURUM ANALİZİ NEREDE OLMAK İSTİYORUZ? NEREDEYİZ? İŞ PLANI Proje ve Faaliyetler

56 İş Planlarının Hazırlanması
Stratejik Amaçlara, Hedeflere ve bu sayede Vizyon’a ulaşmakta izlenecek yolun, diğer bir deyişle gerçekleştirilecek proje ve faaliyetlerin yıllık bazda ortaya konduğu, operasyonel düzeyde planlardır.

57 İş Planlarının Hazırlanması
uygulanacağı dönemde gerçekleştirilecek proje ve faaliyetleri, proje ve faaliyetlerin sorumlularını, proje ve faaliyetlerin uygulanma dönemlerini, olası maliyetlerini ve bu maliyetlerin karşılanacağı olası kaynakları, proje ve faaliyetlere ilişkin performans göstergelerini ve performans hedeflerini, varsa işbirliği yapılacak kurum ve kuruluşları içerir.

58 İş Planlarının Hazırlanması Örnek: Londra Ticaret Odası
Stratejik Amaç 1: Londra ve çevresinde, işletmeler arasında ve işletmelerle halk arasında bütünleşmeyi gerçekleştirmek Eylemler Oda, bir yandan kurumsal yapısını geliştirirken bir yandan da üyelerin bir araya geldikleri ağ ve platformların nicelik ve niteliğini artıracaktır. Paydaş ve ilgilileriyle resmi bağlantılar yoluyla, kurumsal düzeyde işbirlikleri geliştirecektir. Başta merkezi ve yerel yönetim odakları olmak üzere tüm paydaş, ilgililerle kurulacak bağlar aracılığıyla Oda, temsil ettiği kitlenin beklentilerini taşımak adına gerekli mekanizmaları Sorumlular Oda Yönetim Kurulu ve Oda Başkanı Süreçlerin yönetilmesi ve kimi lobi çalışmalarıyla ilgilerle kurulması öngörülen bağların oluşturulması Performans Ölçütleri Yıl başına gerçekleştirilen yazılı antlaşma sayısı Her yıl birliğe katılan yeni işletme sayısı Merkezi ve yerel iradelerle gerçekleştirilen görüşme sayısı Zamanlama Tüm plan dönemi boyunca

59 Ahmet Emre Çoban acoban@mpm.org.tr (312) 4675590 / 276
Teşekkürler… Ahmet Emre Çoban (312) / 276 Ayşegül Pamukçu (312) / 252