Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Ceyhun MAZLUM RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "Ceyhun MAZLUM RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)"— Sunum transkripti:

1 Ceyhun MAZLUM RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

2 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USÜL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, (Madde-1) Kapsam, (Madde-1) Dayanak, (Madde-2) Tanımlar (Madde-3)

3 AMAÇ ve KAPSAM (Madde-1) Yönetmenliğin Amacı: El yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinde hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bütün Kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

4 Dayanak (Madde-2) Bu Yönetmelik 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü hakkında Kanunun 2. ve 33. maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. 23/12/2014 tarihinde Bakanlar Kurulu Kararı ile tekrar düzenlenip 02/02/2015 tarihinde resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.

5 Tanımlar (Madde-3) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Kurumların her türlü idaresel faaliyetlerini yürütmek amacıyla ve yürütülen görevlerin delili olabilecek üstleri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemin genel adı…

6

7 Elektronik Ortam

8 Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı

9 Güvenli Elektronik İmza İmza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan e-imzayı,

10 İmza Sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan e-imza için bu belgeyi kullanan kişi, Zaman Damgası: Üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği, zamanları tespitini yapılması için zaman kaydını ifade eder.

11 İKİNCİ BÖLÜM

12 Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü (Madde-6) Times New Roman 12 Punto Arial 11 Punto esastır. Gerekli hallerde 9 Punto düşebilir. İletişim Bilgileri ise 8 Punto düşebilir. Farklı form, format ve analiz raporlarında metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

13 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

14

15

16 Sayı: / E Standart Dosya Planı İdari Birim Kimlik Kodu (DETSİS) Evrak No Sayı: İdari birim kimlik kodu –Standart Dosya Planı /Evrak No -Barkod No Not : 1-İdari Birim Kimlik Kodlarına bu adresten ulaşabilirsiniz: 2- Dosya Numarası: Barkod No (Yeni) 2- DETSİS SAYI, İDARİ BİRİM KODU ve STANDART DOSYA PLANI KODU (Madde-8)

17 Tarih (Madde-10) : Sayı ile aynı satırda en sağda Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasında ki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. Sayı: / …/…/20..

18 Konu (Madde-11) : Cümlelerin ilk harfleri büyük sonrası küçük olmak üzere sonuna noktalama işareti koyulmaz. - Konu altı boş kalmalı Seçilen konu metin içeriğiyle alakalı olmalı ve EBYS üzerinden aratılırken sorun yaşanmasına engel olunmalıdır.

19 Muhatap (Madde-12) : * Konu bitiminde 2 ile 4 satır boşluk bırakılarak yazılır.

20 İlgi (Madde-13) : Muhataptan sonra 2 satır boş bırakılmalı Konu ile ilgi de bulunan (:) alt alta olmalı İlgi tutulan belgeyi gönderen, tarihi ve sayısı, İçerik metninde gönderen yer belirtilir. Kişisel Dilekçe ise kişinin adı belirtilir. İlgi: a) 30/09/2004 tarihli ve sayılı yazı, b) 13/04/2011 tarihli ve sayılı yazı, c) Aydın Valiliği Halk Sağlığı Müdürlüğünün 02/05/2013 tarihli ve sayılı yazısı.

21 Metin (Madde-14) : İlgi ile İmza arasındaki kısımdır. İlgiden sonra 1 satır Muhatap ile 2 satır olmalı Noktalama işaretleri kendinden önceki harfe bitişik olmalı Paragraf 1.25 cm içerinden başlamalı ve iki yana hizala yapılmalı Kısaltma kullanılacaksa ilk açık hali sonra kısaltma parantez içinde yazılmalı

22 İhtiyaç halinde birden çok ise harf,rakam verilir. Belge, TDK hazırlanan Yazım Kılavuzu, Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılmalıdır. ÇÜNKÜ RESMİ YAZI; KURUMUN KALİTESİNİ YANSITIR. Gerçek kişilere muhatap yazışmalarında “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.”, “Bilgilerinize sunulur.” ibareleri yazılabilir.

23

24 İMZA (Madde-15)

25 Yetki Devri : olan kişi Belgeyi imzalarken devreden makamı gösteren; Başbakan a., Bakan a., Müdür a. İmza cümlesinde Ad Soyad ve unvan arasında 2.satırda yazılır. İç yazışmalarda yetki devri kullanılmaz. Vekaleten : imzalanırken ise; Müsteşar V., Vali V., Rektör V. İmza cümlesi yetki devrinde ki gibi yazılır.

26 İmza Adı SOYADI Genel Müdür V. İmza Adı SOYADI Bakan a. Müsteşar Yardımcısı İmza Adı SOYADI Vali a. Vali Yardımcısı İmza Adı SOYADI Başbakan V. İMZA İmza Adı SOYADI Müdür

27 Belgenin 2 Yetkili tarafından imzalanması Durumu En üst unvan sahibi sağ tarafta yer alır. Belgenin 2 den fazla Yetkili tarafından imzalanması Durumu: En üst makam sahibi solda olmak üzere soldan sağa doğru sıralanır. İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Daire Başkanı Genel Müdür İmza İmza İmza Adı SOYADI Adı SOYADI Adı SOYADI Müsteşar Yardımcısı Genel Müdür Daire Başkanı

28 Evrakların Paraflarında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Aslı gidecek olan evrakların idarenin inisiyatiflerine göre ilk ve son sayfası olmak üzere yada tüm sayfaları yazı metnini engellemeyecek şekilde paraflatılması gerekmektedir. Gerekli görüldüğü takdirse ise kurumun mührü ile de mühürlenmelidir. Aslı gibidir yapılabilir.

29 Ek (Madde-16) : İmzadan sonra sola uygun yere eklenir. Birden fazlaysa parantezle sayı belirtilir. Farklı ekler eklenirse alt alta numara verilir. Eğer üst yazı alanına sığmıyorsa EK LİSTESİ yapılıp üst yazıya eklenir. Belge ekleri muhataba gönderilmediği durumda ; “Ek Konulmadı” ya da “Ek-…. “ ibareleri eklenir.

30

31 Dağıtım (Madde-17) : Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi; Varsa ek kısmı ondan sonra Dağıtım adı altında üst yazıya eklenir. Gereği’ nin yapılmasını istenenlere Gereği kısmı; Bilgisinin olmasını istenenlere ise Bilgi kısmı; Gereği Dağıtımın altına, Bilgi ise Gereğiyle aynı satırda sayfa ortalanarak işlem yapılır. Dağıtım sığmazsa eğer Dağıtım Listesi yapılır.

32 DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Kamu Hastaneleri Kurumuna Müsteşarlık Makamına Halk Sağlığı Kurumuna DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Kamu Hastaneleri Kurumuna Müsteşarlık Makamına Halk Sağlığı Kurumuna

33 Olur (Madde-18) : Makam oluru alınacak belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir, oluru alınan makamca ıslak imza yada e-imza ile imzalanır. - Birim Sorumlusu yazının sağına; - Olur veren makam ise yazının ortasına; Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar var ise sırasıyla “Uygun görüşle arz ederim.” olura katılırlar. -Eklenen ara makamlar ise yazının soluna;

34 (İmza) Dr. ………………. Genel Müdür Uygun görüşle arz ederim. …/…/ 20.. (İmza) Dr. ……………….. Müsteşar Yardımcısı O L U R …/…/ 20.. (İmza) Prof. Dr………………. Bakan a. Müsteşar (İmza) Dr. ………………. Genel Müdür Uygun görüşle arz ederim. …/…/ 20.. (İmza) Dr. ……………….. Müsteşar Yardımcısı O L U R …/…/ 20.. (İmza) Prof. Dr………………. Bakan a. Müsteşar

35

36 Paraf (Madde-19) Fiziksel ortamda kullanılan paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlenmesini sağlar. Sayfanın sonunda sol tarafta yer alır; Tarih, unvan ad soyad belirtilir. (Fiziki) EBYS üzerinden atılan paraflar ise sistemce akış hiyerarşisine sokulduğundan sayfa sonuna eklenmez. Sistemce (log) kayda alınır. Parafa ihtiyaç duyulmayan durumlarda e-imza ile yerine onay alınabilir.

37 …/…/…. Uzman : ……………...(Paraf) …/…/…. D.Bşk. : ……………..(Paraf) …/…/…. Gn. Md. :……………..(Paraf) …/…/…. Müst. Yrd. : ……………..(Paraf) …/…/…. Müsteşar :………………(Paraf) …/…/…. Uzman : ……………...(Paraf) …/…/…. D.Bşk. : ……………..(Paraf) …/…/…. Gn. Md. :……………..(Paraf) …/…/…. Müst. Yrd. : ……………..(Paraf) …/…/…. Müsteşar :………………(Paraf)

38 Koordinasyon (Madde-20) Kurum içinde birden fazla birimin işbirliği ile hazırladığı belgelerdir. Hazırlayanın paraf ile sonra “koordinasyon:” yazılır ve iş birliğine dahil olanlar aynı formatta alt kısma eklenir.

39

40 İletişim Bilgileri (Madde-21) : Belgeyi gönderen idarenin adresi, * posta kodu, * telefon ve faks numarası, * e-posta adresi, internet adresi, Taslağı hazırlayan kişinin * Adı soyadı unvanı, * Telefon numarası(dahili) Yazı Karakteri: Times New Roman, Arial 8 Punto

41 Gizlilik Dereceli Belgeler (Madde-22) hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması Gizli ibaresi olan ve önem arz eden belgedir.  Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.  Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

42 Süreli Yazışmalar (Madde-23) “ACELE” ibaresi taşıyan belgelerdir, ve derhal işlem yapılmalıdır. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelerdir, istenilen sürede cevap verilmelidir. Her iki şekilde olan yazılarda ibareler sağ üst köşede kırmızı yazıyla belirtilir. EBYS ortamında ise belge üst verisinde belirtilir.

43 Sayfa Numarası (Madde-24) Birden fazla tutan belgelere verilir.  Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir.  Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

44 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması (Madde-26) Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27) Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28)

45 Belgenin Çoğaltılması (Madde-26) “ASLI GİBİDİR” ibaresi konarak kurumca yetkilendirilmiş kişi tarafından bilgileri açıkça belirtilip paraflanan tüm belgeler aslı gibi işlem görebilir. EBYS üzerinden çıkarılan evraklarda ise “ BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR.” Tarih ve sayı bilgisi EBYS yardımıyla evrak üzerine yazdırılır.

46 Üst veri ile çıktı arasında ilişkilendirme yapılır. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış belgelerin elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi ve dosyalanarak saklanması esastır. Bu belgeler, zorunlu olmadıkça; çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza (ıslak imza) ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.

47 Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27) Zarfın sol üst köşesine; * Gönderen kurumun adresi ve belge tarihi Zarfın ortasına; * Muhatabın adı ve adres bilgisi Zarfın sağ üst köşesine; * Acil ve Günlü olan Evraklar kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir.

48 Belgenin Fiziksel Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-27) Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

49

50 *Alınması Durumu: Kuruma fiziksel ortamda gelen belge sorumlu tarafından teslim alınır ve alındığı tarih ve belge üst verileri kaydedilir. Kurumlar belgeye vuracakları kaşenin şartları belirtilmiş olup belgenin ilk sayfasının her iki yüzüne de vurulması gerekmektedir.

51 *Alınması Durumu: EBYS gelen evrakta gerek görülürse çıktısı kayıt altına alınır. “ KİŞİYE ÖZEL” gelen belgeler ilgili kişi tarafından açılabilir. Kuruma verilen dilekçelerde “arz ederim.” ve “rica ederim.” olmasa bile dilekçe kabulüne engel değildir.

52 ÇOK GİZLİ" GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

53 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28) e-imza ile imzalanmış belge elektronik ortamda muhataplarına gönderilir. Elektronik ortamda gönderilemeyen belgeler çıktı alınıp, Kayıt altına alınarakta veri depolama birimlerince muhataplarına gönderilebilir.

54 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28) E-Yazışma Teknik Rehberi’ ne uygun şekilde; yazışmaların yapılması ve hazırlanması gerekmektedir. İdare, başka bir idareden kendisine resmi yazışma kapsamında gönderilen e-yazışma Teknik Rehberinde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış evrağı reddetme hakkına sahiptir.

55 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28) Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işleminde mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Reddedilen Belge sebepleriyle beraber 2. iş günü sonuna kadar bildirmesi gerekmektedir.

56 Belgenin Elektronik Ortamda Gönderilmesi ve Alınması (Madde-28) İdareler gönderim işleminde şifreleme tekniğini de kullanabilirler. (DETSİS) Şifreli gönderilen belge idareler arasında iletişimde iken şifreli belgeyi alan idare, belgeyi şifresiyle beraber kayıt altına alıp 2. iş günü sonuna kadar açıklamalarıyla beraber iade etmezse, belgeyi almış şifresiyle açmış ve içeriğine erişmiş kabul edilir.

57 BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Belgenin İade Edilmesi (Madde-29) Görüş, bilgi ve taleplerinde süre (Madde-30) Tekit Yazısı (Madde-31) Uygun Yazılmayan Belgeler (Madde-32) Düzenleme Yetkisi (Madde-33) Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat, Atıflar(Madde-34) Elektronik Altyapının Kurulması Sayı Sisteminin Uyumlaştırılması Yürürlük Yürütme

58 Belgenin İade Edilmesi (Madde-29) Belge fiziksel halde muhatap belli olmadığı halde idareye gönderilip asıl muhatabına ulaşmıyorsa belge idarece gönderilen yere iade edilir. Gönderilen kişi açıkça belirtilmişse aslı muhatap kişiye örneği ise kayıt altına alınır.

59 Belgenin İade Edilmesi (Madde-29) Elektronik ortamda ise gönderilen belge muhatap yok ise bulunmadığı belirtilip belge ile ilgili tanımlayıcı bilgiler verilerek gönderen iade edilir. Sistemce (elektronik ortam) kayıt altına alınır.

60 Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre (Madde-30) İdare içi, dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlü yazılır. *Fiziki ortamda Genel Evrak kayıtlarına girdiği, *EBYS üzerinde gelen ise e-sisteme girdiği,

61 Görüş, Bilgi ve Belge Taleplerinde Süre (Madde-30) İlgili mevzuatta ki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyenler geldiği tarihten itibaren en geç 5 iş gününde, Bilgi ve görüş taleplerini ise süre belirtilmiyorsa en geç 15 iş günüde,

62

63

64 Elektronik Altyapının Kurulması Bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren daha önce kurulan EBYS’ ler bir yıl Bu yönetmelik Hükümlerine uyumlu hale getirilir. 28. madde 8. ve 9. fıkralarında belirtilen belgenin gönderilmesi ve alınması için yetki verilen üçüncü taraflara 6 ay içinde verilmesi gerekmektedir. Genel olarak yönetmeliğin 1 yıl içinde uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.

65 Geçmişten Bugüne Kağıt Belgeler/Dokümanlar, Bilgisayar ve iletişim Teknolojisindeki gelişmeler.

66 EBYS Nedir? Belgeleri Elektronik ortamda yaratmak, İş akış/süreç takibi, Yönetilmesi, Arşivlenmesi.

67 Ebys’nin Faydalari Bilgi yönetimi, Zaman, Maliyet, Güvenlik, Kolaylık, Fiziki Kağıt İsrafına Son. 1

68

69 E-İmza Nedir? Üretim, İletim, Kullanım, Saklama İmhasını gösteren dijital bir işarettir.

70 Elektronik İmza Neleri Sağlar? Bilgi bütünlüğü, Kimlik doğrulama, İnkar edilemezlik, İmza taklidi çok zor İmzalanan verinin değiştirilememesi İmzalanan verinin kimin tarafından imzalandığı kanıtı

71 EBYS KULLANIMI

72

73

74

75

76 Konu, Dosya Planı, Gönderi Yöntemi, Dağıtım ve Akış(İmza Hiyerarşisi) doldurulması zorunlu

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89 EBYS ile ilgili Notlar

90

91 Powered By cYhNmZLm


"Ceyhun MAZLUM RESMİ YAZIŞMA KURALLARI, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)" indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları