Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Sistem Mühendisliği …….. Süreci …… Bürosu …… Şubesi Süreç İyileştirme.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Sistem Mühendisliği …….. Süreci …… Bürosu …… Şubesi Süreç İyileştirme."— Sunum transkripti:

1 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Sistem Mühendisliği …….. Süreci …… Bürosu …… Şubesi Süreç İyileştirme Olması Gereken (TO-BE) Analizi

2 1 Bu aşamada süreç yöneticisinden çalışmaya katılan en düşük rütbeli çalışana kadar herkesin ismi kıdem sırasına göre yazılacaktır. Çalışmayı Yapanlar

3 2 Olması Gereken Analizi Süreç iyileştirme çalışmaları yapılırken izlenen yol grafiğindeki ikinci adım olması gereken durum analizdir.

4 3 Makro Sistem Değişiklik Önerileri Olması gereken durum analizinde ilk işlem olarak makro sistemde değiştirilmesi gereken noktalar var ise onları ele almaktır.

5 4 Bu aşamada kalite el kitabına girmesi gereken süreç veya şube ile ilgili amaç, hedef, temel ilke ve strateji önerileri belirlenecektir. Belirlenen değerler madde madde yazılacak ve her değere birkaç cümle ile tanımlamalar getirilecektir. Süreçle ve Şube ile İlgili Makro Sistem Değişiklik Önerileri (Kalite El Kitabı Önerisi)

6 5 Şubenin Adı: Bu aşamada kalite el kitabına girmesi gereken süreç veya şube ile ilgili amaç, hedef, temel ilke ve strateji önerileri belirlenecektir. Belirlenen değerler madde madde yazılacak ve her değere birkaç cümle ile tanımlamalar getirilecektir. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. D1. Hızlı ve Basit Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D2. Sistemli Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D3. Standartlara Bağlı Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D4. İhtiyaçlara önem veren Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D5. En Güncel Akademik Bilgi Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D6. Yoğun Etkileşimli Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir D7. En Öğretici Tasarım Yukarıdaki kelimeler literatür olarak, kurum olarak ve AUZEF Makro Sistem teorisi olarak bize ne emretmektedir Süreçle ve Şube ile İlgili Makro Sistem Değişiklik Önerileri (Kalite El Kitabı Önerisi)

7 6 Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Makro sistemde yapılması gereken değişiklik önerilerinden sonra standartlarda yapılması gereken değişikler belirlenecektir.

8 7 Belirlenen değerler ışığında AUZEF bünyesinde, süreç ve şube ile ilgili alakalı standartlarda yapılması gereken değişikler ve ya yeni yazılması gereken standartlar örnekleri ile açıklanacaktır. Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri

9 8 Şubenin Adı: Belirlenen değerler ışığında AUZEF bünyesinde, süreç ve şube ile ilgili alakalı standartlarda yapılması gereken değişikler ve ya yeni yazılması gereken standartlar örnekleri ile açıklanacaktır. AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları AUZEF-SS İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Ders İçerikleri Bilimsel Standardı AUZEF-SS Açık ve Uzaktan Öğretim Birimi Yayın Komisyonu Yönergesi AUZEF-SS Soru Bankası Standardı AUZEF-SS Açık ve Uzaktan Öğretim Birimi Yayın Komisyonu Yönergesi Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri

10 9 Bu aşamada belirlenen değerler ile ilgili hangi standartlarda nasıl değişiklikler yapılacaksa örnekleri ile açıklanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. 1.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni 2.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Değer1. ……

11 10 Bu aşamada belirlenen değerler ile ilgili hangi standartlarda nasıl değişiklikler yapılacaksa örnekleri ile açıklanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. 1.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni 2.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Değer2. ……

12 11 Bu aşamada belirlenen değerler ile ilgili hangi standartlarda nasıl değişiklikler yapılacaksa örnekleri ile açıklanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. 1.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni 2.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Değer3. ……

13 12 Bu aşamada belirlenen değerler ile ilgili hangi standartlarda nasıl değişiklikler yapılacaksa örnekleri ile açıklanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. 1.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni 2.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Değer4. ……

14 13 Bu aşamada belirlenen değerler ile ilgili hangi standartlarda nasıl değişiklikler yapılacaksa örnekleri ile açıklanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. 1.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni 2.Standardın adı: AUZEF-SS AUZEF Program ve Derslerinde Öğretim Elemanları Görevlendirme ve Performans Standartları a.Standardın ilgili maddesi: Maddenin değişecek eski ve yeni metni Standartlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Değer5. ……

15 14 Şubenin iş analizi isimleri sırası ile alt alta yazılacaktır. 1.…. 2.…. 3.…. 4.…. 5.…. 6.…. 7.…. Süreçle ve Şube ile İlgili İş Analizlerinin Kontrolü

16 Şubenin Adı: Girdileri çıktılara dönüştüren, birbiri ile ilgili ve ya etkileşimde bulunan faaliyetler dizisine süreç denir. Bu sebeple her şube aslında bir süreçtir. Girdi ve çıktılar elle tutulabilir nesnelerdir. Ör; liste, rapor, video, yazılı metin vb… Bu aşamada sürecin girdi, çıktı ve dönüşüm tipi belirlenecektir. girdi çıktı ……………. ……………… ………… ……………. ……………… ………… DÖNÜŞÜM TİPİ Fiziksel Dönüşüm Konumsal Dönüşüm Değersel Dönüşüm Bilgisel Dönüşüm DÖNÜŞÜM TİPİ Fiziksel Dönüşüm Konumsal Dönüşüm Değersel Dönüşüm Bilgisel Dönüşüm Şubenin Olması Gereken Tanımı Doğal Kaynaklar İnsan, Taşınır, Taşınmaz, Zaman Doğal Kaynaklar İnsan, Taşınır, Taşınmaz, Zaman

17 Rekabet etmek için en iyiyi yapmak, daha iyiyi bulmak, Rekabet etmek için en iyiyi yapmak, daha iyiyi bulmak, Oluşacak hatalar için önceden önlem almak, Oluşacak hatalar için önceden önlem almak, Yeniden yapılanma ve değişmeye ihtiyaç duymak, Yeniden yapılanma ve değişmeye ihtiyaç duymak, Müşteri beklentilerini aşmak (beklenti yönetimi), Müşteri beklentilerini aşmak (beklenti yönetimi), Kalıcı başarı sağlamak, Kalıcı başarı sağlamak, Bu şubenin kuruluş nedeni ve neden süreç yönetimi uygulandığını aşağıdaki cümleler ve ya benzerleri kullanılarak tanımlanmalıdır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz. Şubenin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı:

18 Amaç Performans göstergeleri ve hedefleri Hangi faaliyetle başlayıp hangi faaliyetle bittiği Sürecin sahibi / sorumlusu Sınırları Süreçlerin tanımlanması; (Süreç öğelerinin belirlenmesi ve dokümante edilmesidir.) Uygulayıcılar (Süreci kimlerin yürüttüğü yazılacaktır.) Girdiler (Süreç akışını başlatan nesne belirtilecektir.) Kaynakları (Sürecin kaynakları yazılacaktır.) Alt süreçleri-faaliyetleri (Sürecin var ise alt faaliyetleri belirtilecektir.) Çıktılar (Sürecin bitiş faaliyetinden sonra ortaya çıkan nesne belirtilecektir.) Müşterileri (Bu süreci kim kullanıyorsa o müşteri belirtilecektir.) Kontrol noktaları ve kriterleri (Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) SÜRECİN TANIMLANMASI (İÇİNDEKİLER) Bu slaytta süreç için neler tanımlamamız gerektiğinin listesi verilmiştir. İlerleyen slaytlarda bu noktalar süreç için tanımlanacaktır. Bu slaytta doldurulmayacaktır. Süreci Tanımlayalım

19 Şubenin Süreç Akış BPMN Grafiği çizilecektir. Şubenin süreç akış grafiği çizilirken, öncelikle şubenin girdisi ile başlanır. iş analiz basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşmalıdır. Akış grafiği şubenin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: Şubenin Süreç Akış BPMN Grafiği çizilecektir. Şubenin süreç akış grafiği çizilirken, öncelikle şubenin girdisi ile başlanır. iş analiz basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşmalıdır. Akış grafiği şubenin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Süreci Tanımlayalım Şubenin Adı:

20 . ………. ……………. ………………… Şubenin Adı: Amaç (Şubenin kuruluş amacı için gerekli değişikler var ise belirlenip değiştirilecek, yok ise eski amaç yazılacaktır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz.) Şubenin Olması Gereken Tanımı

21 . ………. ……………. ………………… Şubenin Adı: Hedef (Şubenin hedeflerinde gerekli değişikler var ise değiştirilecek, yoksa eski hedefler yazılacaktır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz.) Şubenin Olması Gereken Tanımı

22 . ………. ……………. ………………… Şubenin Adı: Şubenin Performans Göstergeleri (Performans göstergeleri KPI ve Süreç Formlarında gerekli değişikler var ise belirtilecek, yok ise eskileri kalacaktır. Mevcut durum analizinde belirtilen ile arasında fark var ise kırmızı ile belirtiniz.) Şubenin Olması Gereken Tanımı

23 . ………. ……………. ………………… Şubenin Adı: Şubenin sınırları (Hangi faaliyetle başlayıp hangi faaliyetle bitmesi gerektiği belirlenecektir.) Şubenin Olması Gereken Tanımı

24 . ………. ……………. ………………… Şubenin Adı: Sürecin sahibi / sorumlusu Şubenin Olması Gereken Tanımı

25 Şubenin Adı: Sürecimizin Uygulayıcıları-Girdileri-Kaynakları-Alt Süreçleri-Çıktıları-Müşterileri-Kontrol Noktaları ve Kriterleri Sürecimizi Tanımlayalım UygulayıcılarGirdilerKaynaklar Alt süreçleri- faaliyetleri ÇıktılarMüşterileri Kontrol noktaları ve kriterleri

26 Girdiler ve Çıktılar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi 1GirdiÇıktı İş analizi 1Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti İş Analizlerinin Sınırları (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır)

27 Girdiler ve Çıktılar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi 2GirdiÇıktı İş analizi 2Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti İş Analizlerinin Sınırları (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır)

28 Girdiler ve Çıktılar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi 3GirdiÇıktı İş analizi 3Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti İş Analizlerinin Sınırları (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır)

29 Girdiler ve Çıktılar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi 4GirdiÇıktı İş analizi 4Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti İş Analizlerinin Sınırları (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır)

30 Girdiler ve Çıktılar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi 5GirdiÇıktı İş analizi 5Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti İş Analizlerinin Sınırları (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır)

31 30 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Makro sistemde ve standartta yapılan değişik önerileri sonrasında iş analizlerinde yapılacak değişik önerileri belirlenecektir.

32 31 Şubenin Adı: Eski iş analizleri tablonun sol tarafına, yeni iş analizleri sağ tarafa alt alta yazılacaktır. İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Eski İş AnalizleriYeni İş Analizleri

33 32 Şubenin Adı: İş analizlerinde yazılmayan fakat şubenin yaptığı işler var ise alt alta yazılacaktır. 1.…. 2.…. 3.…. 4.…. 5.…. 6.…. 7.…. İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri

34 Bu aşamada yeni çıkarılan değerlere göre şubenin iş analizleri ele alınacaktır. İş analizleri isimlerine göre tespit edilen zirve değer en sona yazılacak ve bu değere ulaşmak için sıfır noktasından sırası ile artırımlı olarak zirveye ulaşma yolları açıklanacaktır. Her değer basamağı özet bir cümle ile açıklanacaktır. Yazılan değer basamağı çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir basamak yazılmıştır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelecektir. İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri

35 İş Analizi Yeniden Yapılandırma 34 İş Analizi 1

36 İŞ ANALİZİ 1 KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Müşteri talepleri ve kabul kriterleri Ulusal / uluslararası standartlar Yasa ve yönetmelikler Kurum ihtiyaç ve beklentileri Diğer Sürecin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri Araştırması ( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

37 Bu sunuda turuncu renkli hücreye iş analizinin adından anlaşılan ve konu ile ilgili değerlerimizi tam olarak karşılayacak şekilde işin en iyi ve mükemmel olma durumu açık bir şekilde yazılacaktır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelmektedir. 36 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Yeni İş Analizi 1 Değer Akışı (Zirve DEĞER) (Talimat adının tam ve eksiksiz olması ile ulaşacağımız en mükemmel sonuç) Program koordinatörüne gönderilen ders ……………………… ……………………… ………. Ders öğretim üyesinden ………………… ………………… …………. Bilim kurulları tarafından incelenen ………………………….. Bilim kurullarından kabul görmeyen ve ………………… ………………… …….. Şubenin Adı: İş Analizi Adı buraya yazılacak…..

38 Süreci Tanımlayalım İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Şubenin Adı:

39 Girdiler ve Çıktılar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: İŞ ANALİZİNİN İSMİ………………….. Süreci Yeniden Tanımlayalım GirdiÇıktı Kaynaklar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) İnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları İş Analizlerinin Sınırları (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır) Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti

40 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizlerinin adımları yazılacaktır. Kim yapacak kısmına kişi ismi değil rol unvanları yazılacaktır. Rol unvanları: Süreç sorumlusu, Süreç Asistanı, Büro Sorumlusu, Şube Sorumlusu, Şube çalışanı İhtiyaç listesini yazarken o adım için gerekli olan bir şey var ise yazılacaktır. Değerİş Analizi İsmi Kim yapacak? Nerede Yapacak? Ne zaman yapacak? İhtiyaç Listesi 1. İş Adımı …………………. 2. İş Adımı …………………. 3. İş Adımı …………………. 4. İş Adımı …………………. 5. İş Adımı …………………. 6. İş Adımı …………………. 7. İş Adımı …………………. 8. İş Adımı …………………. 9. İş Adımı …………………. 10. İş Adımı …………………. 11. İş Adımı …………………. 12. İş Adımı …………………. 13. İş Adımı …………………. 14. İş Adımı …………………. 15. İş Adımı …………………. 16. İş Adımı …………………. 17. İş Adımı …………………. 18. İş Adımı …………………. 19. İş Adımı …………………. 20. İş Adımı ………………….

41 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen iş analizlerindeki iş adımları değişikliklerinin tam puan almayı nasıl sağlayacağı belirtilecektir. Değerİş Analizi İsmi Eski Puan Gerçek Puan İş adımları değişikleri ve yeni iş analizi düzeni tam puan almayı nasıl sağlayacak?

42 Şubenin Adı: Tespit edilen iyileştirme önceliklerinde bulunan kök neden tablosu aşağıdaki tablonun sol tarafına kopyalanacak, yeni geliştirilen iş analizi ve iş adımlarının bu kök nedeni nasıl ortadan kaldırılacağı tablonun sağ tarafında tanımlanacaktır. İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Sorun: Bu aşamada bir önceki sunuda bu iş analizi ile ilgili bildirilmiş sorunlar özet olarak buraya yazılacaktır. Kaybedilen Değerler: Bu sorunların sistemde hangi değer kayıplarına sebep olduğu önem sırasına göre en fazla 5 adet olmak üzere önceki slaytta yazılan şekli ile buraya aktarılacaktır. Neden 1. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 2. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 3. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 4. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 5. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Bulunan KÖK NEDEN 1 Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Kök Nedeni Nasıl Yok Edecek?

43 Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 1 İş tanımlandığı gibi doğru yapılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir:

44 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 2 İş tanımlanan zamanda başlayıp tanımlanan zamanda bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

45 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 3 Bu konuda paydaş şikayeti gelmesi bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

46 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 4 Periyodu, sıklığı, erişilmesi gereken sayı hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

47 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 5 Yapılan işler amaç, hedef, ilke ve stratejilere önemli katkı sağlamış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

48 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 1KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 6 Süreç formu hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

49 İş Analizi Yeniden Yapılandırma 48 İş Analizi 2

50 İŞ ANALİZİ 2 KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Müşteri talepleri ve kabul kriterleri Ulusal / uluslararası standartlar Yasa ve yönetmelikler Kurum ihtiyaç ve beklentileri Diğer Sürecin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri Araştırması ( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

51 Bu sunuda turuncu renkli hücreye iş analizinin adından anlaşılan ve konu ile ilgili değerlerimizi tam olarak karşılayacak şekilde işin en iyi ve mükemmel olma durumu açık bir şekilde yazılacaktır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelmektedir. 50 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Yeni İş Analizi 2 Değer Akışı (Zirve DEĞER) (Talimat adının tam ve eksiksiz olması ile ulaşacağımız en mükemmel sonuç) Program koordinatörüne gönderilen ders ……………………… ……………………… ………. Ders öğretim üyesinden ………………… ………………… …………. Bilim kurulları tarafından incelenen ………………………….. Bilim kurullarından kabul görmeyen ve ………………… ………………… …….. Şubenin Adı: İş Analizi Adı buraya yazılacak…..

52 Süreci Tanımlayalım İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Şubenin Adı:

53 Girdiler ve Çıktılar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: İŞ ANALİZİNİN İSMİ………………….. Süreci Yeniden Tanımlayalım GirdiÇıktı Kaynaklar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) İnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları İş Analizlerinin Sınırları (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır) Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti

54 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizlerinin adımları yazılacaktır. Kim yapacak kısmına kişi ismi değil rol unvanları yazılacaktır. Rol unvanları: Süreç sorumlusu, Süreç Asistanı, Büro Sorumlusu, Şube Sorumlusu, Şube çalışanı İhtiyaç listesini yazarken o adım için gerekli olan bir şey var ise yazılacaktır. Değerİş Analizi İsmi Kim yapacak? Nerede Yapacak? Ne zaman yapacak? İhtiyaç Listesi 1. İş Adımı …………………. 2. İş Adımı …………………. 3. İş Adımı …………………. 4. İş Adımı …………………. 5. İş Adımı …………………. 6. İş Adımı …………………. 7. İş Adımı …………………. 8. İş Adımı …………………. 9. İş Adımı …………………. 10. İş Adımı …………………. 11. İş Adımı …………………. 12. İş Adımı …………………. 13. İş Adımı …………………. 14. İş Adımı …………………. 15. İş Adımı …………………. 16. İş Adımı …………………. 17. İş Adımı …………………. 18. İş Adımı …………………. 19. İş Adımı …………………. 20. İş Adımı ………………….

55 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen iş analizlerindeki iş adımları değişikliklerinin tam puan almayı nasıl sağlayacağı belirtilecektir. Değerİş Analizi İsmi Eski Puan Gerçek Puan İş adımları değişikleri ve yeni iş analizi düzeni tam puan almayı nasıl sağlayacak?

56 İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Sorun: Bu aşamada bir önceki sunuda bu iş analizi ile ilgili bildirilmiş sorunlar özet olarak buraya yazılacaktır. Kaybedilen Değerler: Bu sorunların sistemde hangi değer kayıplarına sebep olduğu önem sırasına göre en fazla 5 adet olmak üzere önceki slaytta yazılan şekli ile buraya aktarılacaktır. Neden 1. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 2. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 3. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 4. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 5. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Bulunan KÖK NEDEN 1 Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Kök Nedeni Nasıl Yok Edecek? Şubenin Adı: Tespit edilen iyileştirme önceliklerinde bulunan kök neden tablosu aşağıdaki tablonun sol tarafına kopyalanacak, yeni geliştirilen iş analizi ve iş adımlarının bu kök nedeni nasıl ortadan kaldırılacağı tablonun sağ tarafında tanımlanacaktır.

57 Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 1 İş tanımlandığı gibi doğru yapılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir:

58 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 2 İş tanımlanan zamanda başlayıp tanımlanan zamanda bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

59 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 3 Bu konuda paydaş şikayeti gelmesi bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

60 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 4 Periyodu, sıklığı, erişilmesi gereken sayı hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

61 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 5 Yapılan işler amaç, hedef, ilke ve stratejilere önemli katkı sağlamış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

62 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 2KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 6 Süreç formu hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

63 İş Analizi Yeniden Yapılandırma 62 İş Analizi 3

64 İŞ ANALİZİ 3 KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Müşteri talepleri ve kabul kriterleri Ulusal / uluslararası standartlar Yasa ve yönetmelikler Kurum ihtiyaç ve beklentileri Diğer Sürecin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri Araştırması ( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

65 Bu sunuda turuncu renkli hücreye iş analizinin adından anlaşılan ve konu ile ilgili değerlerimizi tam olarak karşılayacak şekilde işin en iyi ve mükemmel olma durumu açık bir şekilde yazılacaktır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelmektedir. 64 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Yeni İş Analizi 3 Değer Akışı (Zirve DEĞER) (Talimat adının tam ve eksiksiz olması ile ulaşacağımız en mükemmel sonuç) Program koordinatörüne gönderilen ders ……………………… ……………………… ………. Ders öğretim üyesinden ………………… ………………… …………. Bilim kurulları tarafından incelenen ………………………….. Bilim kurullarından kabul görmeyen ve ………………… ………………… …….. Şubenin Adı: İş Analizi Adı buraya yazılacak…..

66 Süreci Tanımlayalım İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Şubenin Adı:

67 Girdiler ve Çıktılar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: İŞ ANALİZİNİN İSMİ………………….. Süreci Yeniden Tanımlayalım GirdiÇıktı Kaynaklar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) İnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları İş Analizlerinin Sınırları (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır) Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti

68 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizlerinin adımları yazılacaktır. Kim yapacak kısmına kişi ismi değil rol unvanları yazılacaktır. Rol unvanları: Süreç sorumlusu, Süreç Asistanı, Büro Sorumlusu, Şube Sorumlusu, Şube çalışanı İhtiyaç listesini yazarken o adım için gerekli olan bir şey var ise yazılacaktır. Değerİş Analizi İsmi Kim yapacak? Nerede Yapacak? Ne zaman yapacak? İhtiyaç Listesi 1. İş Adımı …………………. 2. İş Adımı …………………. 3. İş Adımı …………………. 4. İş Adımı …………………. 5. İş Adımı …………………. 6. İş Adımı …………………. 7. İş Adımı …………………. 8. İş Adımı …………………. 9. İş Adımı …………………. 10. İş Adımı …………………. 11. İş Adımı …………………. 12. İş Adımı …………………. 13. İş Adımı …………………. 14. İş Adımı …………………. 15. İş Adımı …………………. 16. İş Adımı …………………. 17. İş Adımı …………………. 18. İş Adımı …………………. 19. İş Adımı …………………. 20. İş Adımı ………………….

69 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen iş analizlerindeki iş adımları değişikliklerinin tam puan almayı nasıl sağlayacağı belirtilecektir. Değerİş Analizi İsmi Eski Puan Gerçek Puan İş adımları değişikleri ve yeni iş analizi düzeni tam puan almayı nasıl sağlayacak?

70 İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Sorun: Bu aşamada bir önceki sunuda bu iş analizi ile ilgili bildirilmiş sorunlar özet olarak buraya yazılacaktır. Kaybedilen Değerler: Bu sorunların sistemde hangi değer kayıplarına sebep olduğu önem sırasına göre en fazla 5 adet olmak üzere önceki slaytta yazılan şekli ile buraya aktarılacaktır. Neden 1. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 2. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 3. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 4. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 5. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Bulunan KÖK NEDEN 1 Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Kök Nedeni Nasıl Yok Edecek? Şubenin Adı: Tespit edilen iyileştirme önceliklerinde bulunan kök neden tablosu aşağıdaki tablonun sol tarafına kopyalanacak, yeni geliştirilen iş analizi ve iş adımlarının bu kök nedeni nasıl ortadan kaldırılacağı tablonun sağ tarafında tanımlanacaktır.

71 Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 1 İş tanımlandığı gibi doğru yapılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir:

72 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 2 İş tanımlanan zamanda başlayıp tanımlanan zamanda bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

73 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 3 Bu konuda paydaş şikayeti gelmesi bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

74 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 4 Periyodu, sıklığı, erişilmesi gereken sayı hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

75 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 5 Yapılan işler amaç, hedef, ilke ve stratejilere önemli katkı sağlamış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

76 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 3KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 6 Süreç formu hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

77 İş Analizi Yeniden Yapılandırma 76 İş Analizi 4

78 İŞ ANALİZİ 4 KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Müşteri talepleri ve kabul kriterleri Ulusal / uluslararası standartlar Yasa ve yönetmelikler Kurum ihtiyaç ve beklentileri Diğer Sürecin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri Araştırması ( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

79 Bu sunuda turuncu renkli hücreye iş analizinin adından anlaşılan ve konu ile ilgili değerlerimizi tam olarak karşılayacak şekilde işin en iyi ve mükemmel olma durumu açık bir şekilde yazılacaktır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelmektedir. 78 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Yeni İş Analizi 4 Değer Akışı (Zirve DEĞER) (Talimat adının tam ve eksiksiz olması ile ulaşacağımız en mükemmel sonuç) Program koordinatörüne gönderilen ders ……………………… ……………………… ………. Ders öğretim üyesinden ………………… ………………… …………. Bilim kurulları tarafından incelenen ………………………….. Bilim kurullarından kabul görmeyen ve ………………… ………………… …….. Şubenin Adı: İş Analizi Adı buraya yazılacak…..

80 Süreci Tanımlayalım İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Şubenin Adı:

81 Girdiler ve Çıktılar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: İŞ ANALİZİNİN İSMİ………………….. Süreci Yeniden Tanımlayalım GirdiÇıktı Kaynaklar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) İnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları İş Analizlerinin Sınırları (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır) Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti

82 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizlerinin adımları yazılacaktır. Kim yapacak kısmına kişi ismi değil rol unvanları yazılacaktır. Rol unvanları: Süreç sorumlusu, Süreç Asistanı, Büro Sorumlusu, Şube Sorumlusu, Şube çalışanı İhtiyaç listesini yazarken o adım için gerekli olan bir şey var ise yazılacaktır. Değerİş Analizi İsmi Kim yapacak? Nerede Yapacak? Ne zaman yapacak? İhtiyaç Listesi 1. İş Adımı …………………. 2. İş Adımı …………………. 3. İş Adımı …………………. 4. İş Adımı …………………. 5. İş Adımı …………………. 6. İş Adımı …………………. 7. İş Adımı …………………. 8. İş Adımı …………………. 9. İş Adımı …………………. 10. İş Adımı …………………. 11. İş Adımı …………………. 12. İş Adımı …………………. 13. İş Adımı …………………. 14. İş Adımı …………………. 15. İş Adımı …………………. 16. İş Adımı …………………. 17. İş Adımı …………………. 18. İş Adımı …………………. 19. İş Adımı …………………. 20. İş Adımı ………………….

83 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen iş analizlerindeki iş adımları değişikliklerinin tam puan almayı nasıl sağlayacağı belirtilecektir. Değerİş Analizi İsmi Eski Puan Gerçek Puan İş adımları değişikleri ve yeni iş analizi düzeni tam puan almayı nasıl sağlayacak?

84 İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Sorun: Bu aşamada bir önceki sunuda bu iş analizi ile ilgili bildirilmiş sorunlar özet olarak buraya yazılacaktır. Kaybedilen Değerler: Bu sorunların sistemde hangi değer kayıplarına sebep olduğu önem sırasına göre en fazla 5 adet olmak üzere önceki slaytta yazılan şekli ile buraya aktarılacaktır. Neden 1. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 2. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 3. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 4. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 5. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Bulunan KÖK NEDEN 1 Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Kök Nedeni Nasıl Yok Edecek? Şubenin Adı: Tespit edilen iyileştirme önceliklerinde bulunan kök neden tablosu aşağıdaki tablonun sol tarafına kopyalanacak, yeni geliştirilen iş analizi ve iş adımlarının bu kök nedeni nasıl ortadan kaldırılacağı tablonun sağ tarafında tanımlanacaktır.

85 Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 1 İş tanımlandığı gibi doğru yapılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir:

86 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 2 İş tanımlanan zamanda başlayıp tanımlanan zamanda bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

87 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 3 Bu konuda paydaş şikayeti gelmesi bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

88 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 4 Periyodu, sıklığı, erişilmesi gereken sayı hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

89 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 5 Yapılan işler amaç, hedef, ilke ve stratejilere önemli katkı sağlamış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

90 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 4KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 6 Süreç formu hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

91 İş Analizi Yeniden Yapılandırma 90 İş Analizi 5

92 İŞ ANALİZİ 5 KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Müşteri talepleri ve kabul kriterleri Ulusal / uluslararası standartlar Yasa ve yönetmelikler Kurum ihtiyaç ve beklentileri Diğer Sürecin Olması Gereken Tanımı Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri Araştırması ( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

93 Bu sunuda turuncu renkli hücreye iş analizinin adından anlaşılan ve konu ile ilgili değerlerimizi tam olarak karşılayacak şekilde işin en iyi ve mükemmel olma durumu açık bir şekilde yazılacaktır. Bu zirve değer adının altına da hangi değerleri desteklediği önem sırasına göre en fazla 5 tane olmak üzere yazılacaktır. Sonra sıfırıncı değer olan sistemin başlangıç noktası bulunacaktır. Devamında adım adım bu zirve değere varmak için eklenen değerler zinciri yapılacaktır. Kaç zincir halkası bulunmuş ise o kadar mavi hücre oluşturulup art arda bunların içine yazılarak değer akış zinciri oluşturulacaktır. Bu zincir halkalarından biri çıkarıldığında zirve değer kaybolmuyor veya azalmıyor ise gereksiz bir adım üretilmiştir. Tüm basamaklar itina ile yapıldığında zirve değere ulaşılamıyor ise önemli bir adım ihmal edilmiştir anlamına gelmektedir. 92 İş Analizlerinde Yapılacak Değişiklik Önerileri Yeni İş Analizi 5 Değer Akışı (Zirve DEĞER) (Talimat adının tam ve eksiksiz olması ile ulaşacağımız en mükemmel sonuç) Program koordinatörüne gönderilen ders ……………………… ……………………… ………. Ders öğretim üyesinden ………………… ………………… …………. Bilim kurulları tarafından incelenen ………………………….. Bilim kurullarından kabul görmeyen ve ………………… ………………… …….. Şubenin Adı: İş Analizi Adı buraya yazılacak…..

94 Süreci Tanımlayalım İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş Analizinin Değer Akış BPMN Grafiği çizilecektir. İş analizinin değer akış grafiği çizilirken, öncelikle iş analizinin girdisi ile başlanır. İş analizi için bulunan değer akış basamakları birbirini takip edecek şekilde oluşturulur. Basamaklarda belirtilecek ifadeler maximum 4 kelimelik, anlaşılır cümlelerden oluşacaktır. Akış grafiği iş analizinin çıktısı ile tamamlanır. Akış grafikleri sol yukarıdan sağ aşağıya doğru olmalıdır. *BPMN: İş süreçleri tarif etmek için kullanılan, ortak bir dili olan grafiksel gösterim şeklidir ve bir akışa şemasına sahiptir. Şubenin Adı:

95 Girdiler ve Çıktılar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve her birine tek girdi, tek çıktı yazılacaktır) Şubenin Adı: İŞ ANALİZİNİN İSMİ………………….. Süreci Yeniden Tanımlayalım GirdiÇıktı Kaynaklar (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) İnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları İş Analizlerinin Sınırları (İş analizi adı sol sütuna yazılacak ve başlangıç bitiş faaliyetleri karşılarına yazılacaktır) Başlangıç faaliyetiBitiş faaliyeti

96 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizlerinin adımları yazılacaktır. Kim yapacak kısmına kişi ismi değil rol unvanları yazılacaktır. Rol unvanları: Süreç sorumlusu, Süreç Asistanı, Büro Sorumlusu, Şube Sorumlusu, Şube çalışanı İhtiyaç listesini yazarken o adım için gerekli olan bir şey var ise yazılacaktır. Değerİş Analizi İsmi Kim yapacak? Nerede Yapacak? Ne zaman yapacak? İhtiyaç Listesi 1. İş Adımı …………………. 2. İş Adımı …………………. 3. İş Adımı …………………. 4. İş Adımı …………………. 5. İş Adımı …………………. 6. İş Adımı …………………. 7. İş Adımı …………………. 8. İş Adımı …………………. 9. İş Adımı …………………. 10. İş Adımı …………………. 11. İş Adımı …………………. 12. İş Adımı …………………. 13. İş Adımı …………………. 14. İş Adımı …………………. 15. İş Adımı …………………. 16. İş Adımı …………………. 17. İş Adımı …………………. 18. İş Adımı …………………. 19. İş Adımı …………………. 20. İş Adımı ………………….

97 Şubenin Adı: İş Analizi İsmi : Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Bu aşamada ilgili şube için önerilen iş analizlerindeki iş adımları değişikliklerinin tam puan almayı nasıl sağlayacağı belirtilecektir. Değerİş Analizi İsmi Eski Puan Gerçek Puan İş adımları değişikleri ve yeni iş analizi düzeni tam puan almayı nasıl sağlayacak?

98 İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU OrtalamaGerçekİdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 Sorun: Bu aşamada bir önceki sunuda bu iş analizi ile ilgili bildirilmiş sorunlar özet olarak buraya yazılacaktır. Kaybedilen Değerler: Bu sorunların sistemde hangi değer kayıplarına sebep olduğu önem sırasına göre en fazla 5 adet olmak üzere önceki slaytta yazılan şekli ile buraya aktarılacaktır. Neden 1. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 2. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 3. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 4. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Neden 5. (Yukarıdaki sorun neden olmuştur?) Bulunan KÖK NEDEN 1 Şubenin Yeni İş Analizleri İş Adımları Kök Nedeni Nasıl Yok Edecek? Şubenin Adı: Tespit edilen iyileştirme önceliklerinde bulunan kök neden tablosu aşağıdaki tablonun sol tarafına kopyalanacak, yeni geliştirilen iş analizi ve iş adımlarının bu kök nedeni nasıl ortadan kaldırılacağı tablonun sağ tarafında tanımlanacaktır.

99 Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.) Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 1 İş tanımlandığı gibi doğru yapılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir:

100 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 2 İş tanımlanan zamanda başlayıp tanımlanan zamanda bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

101 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 3 Bu konuda paydaş şikayeti gelmesi bitirilmiş mi? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

102 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 4 Periyodu, sıklığı, erişilmesi gereken sayı hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

103 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 5 Yapılan işler amaç, hedef, ilke ve stratejilere önemli katkı sağlamış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

104 Sürecin Olması Gereken Tanımı İŞ ANALİZİ 5KPI SORUSU Ortal ama Gerç ek İdare İçerik planlaması yapma iş analizleri Mevcut tüm derslerin ve en az gelecek 2 dönemlik ders içeriklerinin analizleri yapılarak zayıf ve güçlü noktaları yönetime raporlanıyor mu? 3 0 SORU 6 Süreç formu hedeflerine ulaşılmış mı? Sorunun Amacı: Sorunun Hedefi: Değerlendirilecek olay nedir: Veri Nereden Alınır: Ölçüm kriteri 5 alması için gereken sayı: 4 alması için gereken sayı: 3 alması için gereken sayı: 2 alması için gereken sayı: 1 alması için gereken sayı: Soru kısaltması nedir: Şubenin Adı: Kontrol Noktaları ve Kriterleri( Süreç için gerekli ölçümleri yaparken dikkate alınan noktalar belirtilecektir.)

105 Kaynaklar (İş analizleri sol sütuna yazılacak ve kaynaklar karşılarına yazılacaktır) Şubenin Olması Gereken Tanımı İş analizi adıİnsan kaynaklarıTaşınır kaynakları Şubenin Adı: SÜRECİN TANIMLANMASI

106 105 Tablo ve Formlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Olması gereken durum analizinde son işlem olarak tablo ve formlarda yapılacak değişiklik önerilerini belirlemektir.

107 106 Bu aşamada ilgili süreç, büro veya şubede yazılı iş analizlerini ve tanımlanan değerleri gerçekleştirmek için gerekli olan, düzeltilmesi ve ya yeni oluşturulması gereken tablolar ve formlar listelenecektir. Tablo ve Formlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri

108 107 AUZEF-FR Ders Takip Çizelgesi Formu AUZEF-FR Soru Yaşam Döngüsü Takibi Formu AUZEF-FR Soru Yaşam Döngüsü Takibi Formu AUZEF-FR AUZEF Ders İçeriği Kontrol Formu AUZEF-FR AUZEF Ders Kitabı Kontrol Formu AUZEF-FR Materyal Sayfa ve Süre Bilgileri Çizelgesi Formu AUZEF-FR PPT SUNULARI KONTROL FORMU AUZEF-FR Sınav Soruları Uygunluk Formu AUZEF-FR AUZEF Ders İçeriği Sorun Tespit Formu AUZEF-FR Ders İçeriklerinin Hazırlanması ve Yayınlanması Takvimi Tablo ve Formlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri Şubenin Adı: Öncelikle şubede kullanılan veya yeni oluşturulacak formlar ve cetveller listesi verilecektir.

109 108 Şube Adı: Her tablo veya form aşağıdaki gibi gösterilecek ve herhangi bir eleştiri veya problem yok ise üzerine OK! Logosu düşülecektir. Problem veya eleştiri var ise yeni olacak şekli DÜZELTİLMİŞ ÖNERİ olarak açıklama olarak sunuya eklenecektir. İ.Ü AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ AUZEF Ders İçeriği Kontrol Formu Dök. No: AUZEF-FR Yayın Tarihi: Rev.No:00Rev Tarihi: Sayfa 1 / 1 Programın Adı Dersin Adı DERS KİTABININ BİÇİMSEL KONTROL KRİTERLERİ GENELBÖLÜMLER Ders kitabının giriş sayfalarında kapak, içindekiler, önsöz, yazar notu, kısaltmalar yer alıyor mu? Ders kitabı 14 bölüm şeklinde oluşturulmuş mu? Her bölüm girişinde bu bölümde neler öğreneceğiz kısmına yer verilmiş mi? Her bölüm girişinde bölüm hakkında ilgi oluşturan sorulara yer verilmiş mi? Her bölüm girişinde bölümde hedeflenen kazanımlar ve kazanım yöntemlerine yer verilmiş mi? Her bölüm girişinde bölümün anahtar kavramları ve açıklamalarına yer verilmiş mi? Her bölümde, bölüm gövde metni numara verilmeden “Giriş” ara başlığı ile başlamış mı? Her bölümde bölüm uygulamalarına ve uygulama sorularına yer verilmiş mi? Her bölümde bölüm özetine (Bu Bölümde Ne Öğrendik Özeti) yer verilmiş mi? Her bölümde bölüm sorularına (en az 10 soru) yer verilmiş mi? OK! Tablo ve Formlarda Yapılacak Değişiklik Önerileri DÜZELTİLMİŞ ÖNERİ

110 KESİN HALLEDİLDİ Şubenin Adı: Aşağıda belirlenen kök nedenler ortadan kaldırıldı ise lütfen sağ sütuna KESİN HALLEDİLDİ notu yazınız. KÖK Nedenlerin Ortadan Kaldırıldığı Onayı

111 Şubenin Adı: Şubenin Yeni İş Analizleri Listesi Bu aşamada ilgili şube için önerilen en son iş analizleri listesi yazılacaktır.

112 Şubenin Adı: Bu iyileştirme uygulama modeli ile aşağıdaki kazanımlardan hangisi ne ölçüde karşılanmaktadır. İyileştirmenin İncelenmesi KatkıEn az etkiOrta etkiEn çok etki Müşteri ihtiyaçlarını karşılama Zamana ve gelişmelere uyum sağlama Daha hızlı ve verimli çalışma Kaynakları etkili kullanma Çalışanların organizasyon içindeki katkılarını artırma Yüksek kaliteli ürün ve hizmetlerin sunulması Maliyetlerin azaltılıp gelirlerin yükseltilmesi SadeleştirmeYapılmadı <%50% Katma değer yaratmayan adımların kaldırılması Kontrol ve karar adımlarının azaltılması Hata önleyici sistemlerin kullanılması Az sayıda fakat etkin personel kullanımı Tekrar eden faaliyetlerin ortadan kaldırılması BasitleştirmeYapılmadı <%50% İşlerin olabildiğince paralel gerçekleştirilmesi Ekip odaklı çalışılması, yetki ve sorumlulukların dağıtılması Teknoloji kullanımı (otomasyon, uzman sistemler,…v.b.)

113 112 Süreç Formunun Kontrolü ŞUBE SORUMLUSU ŞUBENİN SINIRLARI ETKİLENEN ŞUBELER ETKİLEYEN ŞUBELER GİRDİLER ÇIKTILAR KAYNAKLAR FAALİYETLERİLGİLİ STANDART ŞUBE KONTROL KRİTERLERİ ŞUBE PERFORMANS KRİTERLERİ ŞUBE HEDEFLERİ - Önceki slaytlarda doldurulmuş olan başlıklar, Süreç Formu tablosunda toplu halde yazılacaktır. Şubenin Adı:

114 auzef.istanbul.edu.tr 113


"İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kalite Yönetim Sistemi Eğitim Sistem Mühendisliği …….. Süreci …… Bürosu …… Şubesi Süreç İyileştirme." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları