Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Kaliteli İletişim için Zaman Yönetimi "BİLGİYİ PAYLAŞMAYA HOŞGELDİNİZ" Copyright © MSS Grup

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "Kaliteli İletişim için Zaman Yönetimi "BİLGİYİ PAYLAŞMAYA HOŞGELDİNİZ" Copyright © MSS Grup"— Sunum transkripti:

1 Bilginin Paylaşıldığı Nokta… HOŞGELDİNİZ

2 -Arif Ömer KARAŞEHİRLİMakine Mühendisi -Atilla KALKANVeteriner (Emekli Albay) -İsmail BALIKÇIBiyolog -Murat BOZANİşletme -Mustafa ZORERKimya Mühendisi -Serdar KOÇAKGıda Üretim -Demet KARAŞEHİRLİAvukat (Hukuk Danışmanı) -Fehim ŞAHİNERİşletme (Görsel Eğitim Danışmanı) -Hakkı KORKMAZMedya -Zafer MENTEŞEOĞLUModüler Eğitim Sistemi Projelendirme Hijyen Enstitüsü Ekibi

3 A. Ömer Karaşehirli Kimdir?

4 tarihinde Ankara’ da doğdu, 1983 yılında Gazi Üniversitesi Üretim Mühendisliği Ana Bilim Dalı Makine Eğitim Bölümünden mezun oldu. KARAŞEHİRLİ, Üretim Teknolojisinin Seçimi, İşletmenin Devreye Alınması, Hammadde Kaynaklarının Seçimi, Ön Üretimin Gerçekleştirilmesi ve Kalite Kontrol Sistemlerinin kurulması ve İş Süreçleri konusunda eğitim aldı, şirketlerin fizibilite danışmanlığını yaptı ve bu konularda eğitimler verdi. Pedagojik formasyona sahip olan KARAŞEHİRLİ, Algılama, Öğrenme, Düşünme ve Konuşma konularında Anakara’ da DKD seminerlerinin üstadı ve İnsan Mühendisliği Kitabının yazarı rahmetli Üstat Sn. Nüvit OSMAY’ dan özel ve uzun süreli eğitim aldı. Avrupa ve Amerika’ da temizlik ve dezenfeksiyon uygulamaları konularında özel eğitimler aldı. Profesyonel Temizlik ve Hijyen Sistemleri uygulamaları ile Endüstriyel ve Kurumsal Pazarlama Teknikleri konusunda bilirkişi seviyesinde uzmanlaştı.

5 A. Ömer Karaşehirli Kimdir? Kimya Endüstrisi, Temizlik Hizmetleri ve Gıda Üretim sektöründe faaliyet gösteren birçok kuruma; Kalite Yönetim Sistemleri (ISO 9001, 14001, 22000, OHSAS 18001, HACCP), Kuruluş İçi Kalite Denetimi, Toplam Kalite Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminde İnsanın Önemi konulu eğitim programlarını planladı ve sundu. KARAŞEHİRLİ’ nin Bilimsel ve Teknik Makaleleri; “Yönetim Geliştirme”, “Profesyonel Temizlik/Hijyen Sistemleri” ve “Temizlik Kimyasalları” konularındadır – 1983 Gençlik ve İzci Kamplarında Gençlik Liderliği ve Yüzme Öğretmenliği, 1983 – 1985 Teknik Lisede Mesleki ve Yabancı Dil Öğretmenliği, 1986 – 1987 Askerlik 1987 – 1999 Bir Alman&Amerikan Kimya şirketinde; satış elemanlığı, zemin ve genel temizlik uzmanlığı, mutfak hijyeni teknikerliği, bina bakımı ve endüstriyel temizlik makineleri ürün müdürlüğü, hastane hijyeni ürünleri bölüm yöneticiliği, kalite güvence müdürlüğü ve eğitim departmanı Yöneticiliği,

6 A. Ömer Karaşehirli Kimdir? 1999 – 2005 Bir Alman Kimya şirketini Türkiye’ ye getirdi, Kuruluş Ortağı ve Genel Müdürlüğünü yaptı, 2005 Aralık ayında, halen faal olan MSS Grup şirketini ve MSS Guruba ait Üretim Tesisini kurdu yılından bugüne; Pazarlama ve Satış Yönetimi, Kalite Yönetim Sistemleri, Profesyonel Temizlik & Hijyen Sistemleri, Davranış Biçimleri & Kişisel Gelişim konularında eğitim ve danışmanlık hizmetlerini ayrıca yürüttü. MSK’ da (Meslek Standartları Komisyonu) “Temizlik Elemanı” görev tanımını yapan komisyonda görev aldı Mayısında Türkiye’ nin ilk Hijyen Enstitüsünü kurdu. Cezaevlerinde Adalet Bakanlığı, İŞKUR, TURHİZ, TÜLBEK, OTED işbirliği ile mahkûmu meslek edindirme kapsamında Temizlik Elemanı olarak eğitti.

7 A. Ömer Karaşehirli Kimdir? KARAŞEHİRLİ, son yıllarda EFQM Mükemmellik modeli konusunda OUTSOURCİNG şirketlerine Danışmanlık ve Eğitim hizmetleri vermektedir yılında, başta hastaneler olmak üzere yüksek hijyen gereksinimi olan kurumlar için kolay uygulanabilir ve takip edilebilir MOPSİL “Mop Sanitasyon Sistemini” planladı. Bu projede, Profesyonel Temizlik Makine ve Ekipmanları Üreticisi olan Ulusal Sanayici arkadaşları ve uzman kadrosu ile “Ortak Akıl” oluşturdu ve projeyi geliştirdi, Yurtiçi ve Dışı pazara başarı ile arz etti. ‘Profesyonel Temizlik ve Hijyen’ adlı kitabı, 2015 Kasım ayında okuyucuları ile buluşacaktır.

8 Başlıyoruz… "Kaliteli İletişim için Zaman Yönetimi"

9 NASIL BAŞARILI OLABİLİRİZ? Amacımıza ulaşmak için: İşi doğru yapmak yetersizdir. Uygun olanı doğru yapmak ve verimlilik önemlidir.

10 BAŞARISIZLIKTAN NASIL KURTULURUZ? Problemlerin bize ait olduğunu kabul ederek, Hataları başkasında aramayarak, Problem çözümünde kendi rolümüzü belirleyerek, Mükemmelin iyinin düşmanı olduğunu unutmayarak.

11 ZAMAN BASKISI ALTINDAKİ KİŞİ Mesaiden sonra çalışır, Eve iş götürür, Ailesiyle beraber olamaz, Zaman bulamaz: Kendine, Sosyal çevreye, Tatile çıkamaz.

12 AŞIRI ÇALIŞMANIN TEHLİKELERİ Aşırı çalışmada üretim düşebilir, Mesai süresini aşabileceğini bilmek kişide gevşek davranış yaratabilir. Zaman süresi belirlenmemiş iş, kişiye aynı işi gereğinden uzun zamanda bitirme alışkanlığı edindirebilir, Sürekli özveride bulunmak kişide ruhi bunalım yaratabilir.

13

14 ZAMAN NEDİR? Zaman: Herkes için eşittir, Uzatılamaz, Yeniden başlatılamaz, Durdurulamaz, Geri getirilemez, Biriktirilemez, Depolanamaz, Üretilemez, Çoğaltılamaz, Yenilenemez. Zaman en az bulunan kaynaktır, verimli değerlendirilmez ise, diğer kaynaklardan da verim alınamaz.

15 KENDİMİZİ ZAMAN İÇİNDE YÖNETMELİYİZ İnsan zamanı yönetemez, zaman kişinin denetimi dışında hızla akıp gider. Mesele zamanı yönetme değil, zaman içinde kişinin kendini yönetmesidir.

16 ZAMAN İÇİNDE KENDİMİZİ NASIL YÖNETİRİZ? Kendi yaşamımızı organize ederek, İlişkilerimiz doğrultusunda başkalarının yaşamını organize ederek.

17 YAŞAMIMIZI NASIL DÜZENLERİZ? Kendimizi tanıyarak, zayıf ve kuvvetli yönlerimizi değerlendirerek, Yaşamdan zevk almamıza yardımcı olan etkenleri belirleyerek, Çok değil, planlı çalışmanın önemine inanarak, Başarıyı işe harcanan zamanla değil, eldeki sonuçlarla değerlendirerek, Değer verilen konular ışığında yaşam amaçlarını saptayarak.

18 Kişinin özel ve iş hayatını dengeli bütünleştirmek istemesi, Kişinin kendini tanıyıp yaşam amaçlarını saptaması, Kişinin yaşamını başkaları ile paylaşmasını öğrenmesi, Kişinin iletişim becerisini artırması, Kişinin başarısızlıkların nedenlerini araştırması, Zaman tuzaklarının belirlenmesi ve kurtulma yollarının aranması. ZAMAN YÖNETİMİNDE ÖNEMLİ NOKTALAR

19 Kişinin kendisini tanımasına yarar, Kişide ileriye dönük düşünce yeteneğini geliştirir, Kişide yaşamı başkaları ile paylaşma düşüncesini geliştirir, Kişinin görüş açısını geliştirir ve çok yönlü yapar, Kişiyi düzenli bilgi toplamaya ve uygun şekilde kullanmaya alıştırır, Kişiye düzenli ve ahenkli çalışma düzeni sağlar. NEDEN YAŞAMIMIZI ORGANİZE EDERİZ?

20 Zaman planlamasının gereğine inanarak, Zamanı organize ederek : Amaç belirleyerek, Ana faaliyetleri listeleyip benzerliklerine göre gruplayarak, Grupları önem sırasına koyarak, Faaliyetlerin başlama-bitiş zamanını belirleyerek, Başkaları ile yardımlaşarak, Faaliyetleri not ederek, Dosyalama sistemini geliştirerek. NASIL DÜZENLİ VE BAŞARILI KİŞİ OLABİLİRİZ?

21 KİŞİNİN HAYATI, DÜŞÜNÜN RENGİNE BAĞLIDIR

22 İşleri planlanan günde ve saatte yaparak, İşlerle tek tek uğraşarak, İşe tüm enerji ile sarılarak, İşlerin zor olanından başlayıp ayrıntılardan uzak durarak, Rutin işlerden kaçınarak, Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayıp ortadan kaldırarak, Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırarak, İşi paylaşabilecek eleman yetiştirerek, Toplantı sanatına uyarak. ZAMAN PLANLAMASINDA NASIL BAŞARILI OLURUZ?

23 Aynı anda birden fazla iş tamamlamak istemek, İşe başlamaya hazır olmamak : Amaçları açık belirleyememek, İşe plansız ve ortasından başlamak, Faaliyetlerin önceliklerini bozmak, Karar vermekten kaçınmak, Sürekli veri toplayamamak, İşin önemsiz kısımları ile uğraşmak, Kendini disiplin altına alamamak : Baskı hissedip planlamadan kaçmak, Planlama faaliyetlerine vakit ayırmamak, Eski düşünce tarzını değiştirememek, Kendine güvenmemek. ZAMAN PLANLAMASINDA NEDEN BAŞARISIZ OLURUZ?

24 İşletmede zaman planlamasına gereken önemin verilmemesi, Kişisel düzene vakit ayırmama, Kişinin yaşamındaki disiplinsizlik, Sosyal ve kültürel özellikler : Telefon konuşmaları, Randevusuz ziyaretler. İşletmede kullanılan terminolojideki düzensizlik, İşletmede bilgi akışının yetersizliği, Bürokrasi ve kırtasiyecilik, Hedeflerde sıralama eksikliği, ZAMAN TUZAKLARI

25 Kişinin iletişimi önemsememesi, Kararsızlık ve iş geciktirmeler, Aynı anda çok işle meşgul olma, Çok fazla monoton iş, Çok fazla okunacak doküman, "Hayır" diyememek Düzensiz hazırlanmış toplantılar, Yetersiz iş devri.

26 İLETİŞİM BECERİLERİ

27 Dikkatle dinleme, başka şey düşünmeme, Konuşanı telaşlandırmama, Hoşlanılmayan haber karşısında olumsuz tepki göstermeme Konuşmacı bilgi akışını keser, Konu hoşlanılmayan ama önemli olabilir. Yavaş konuşmacıya karşı sabırlı olmak Konuşmacıya zaman tanıma, Konuya devam etmesi için konuşmacıyı teşvik etme. Konunun anlaşılması için sorular sorma, Ana konu ve fikirlere dikkat toplama, Önemli konuları not etme, Konuşmacıyı dinlerken kişi kendi konuşması sırasında ne söyleyeceğini düşünmemeli. "KONUŞANI ANLAMADA ÖNEMLİ NOKTALAR"

28 Konuşmayı kesmeyin ! Konuşmacıyı rahatlatın ! Dinlemek istediğinizi hissettirin ! Dikkat dağıtacak çevre koşullarını azaltın ! Söylenenleri algılamaya çalışın ! Sabırlı olun ! Soğukkanlı olun ! Tartışma ve eleştiriye başlamayın ! Sorular sorun ! VERİMLİ DİNLEME İÇİN 10 ÖNERİ

29 Bize yapılan teklifleri yanıtlarken; Kazanç düşünülmeli! Harcanan zaman kişinin amacına ulaşmasına yardımcı olacak mı? Teklif kişi için önemli mi? Yaşamında değişiklik yapmaya değer mi? "Evet" veya "Hayır" demenin maliyeti ne? Kararlı ve tutarlı olunmalı! Mantıki ve gerçekçi neden söylenerek hayır denilmeli, Önce "Hayır" sonra "Neden" söylemek itiraz doğurur. Soğukkanlı ve samimi davranılmalı! Kişilerle ilişkileri bozmayacak nedenler bulunmalı, Israrlar karşısında "Güler Yüzlü ve Sabırlı Olma" niteliği kaybedilmemeli, İtiraza rağmen tekliften memnun olunduğu belirtilmeli. "HAYIR" DİYEBİLMELİYİZ!

30 TOPLANTI SANATI

31 TOPLANTI ÖNCESİ Toplantıdan başka seçenek olup olmadığının araştırılması : "Bu toplantı gerekli mi?" sorusu yanıtlanmalı, Sorumlu kişilerin alacağı karar grup halinde hareketi ortadan kaldırabilir mi? Toplantının yerini "telefon konuşması" alabilir mi? Toplantı ertelenip gündem bir sonraki toplantı gündemi ile birleştirilebilir mi? Katılımcı sayısının sınırlandırılması : Toplantıya kimler, hangi süre ile katılmalı? Toplantı için uygun zaman seçimine dikkat edilmeli : Karar verecek kişilerin sürekli bulunabileceği zaman seçildi mi? Kişilerin dikkatlerinin dağılmayacağı zaman birimi seçildi mi? Toplantı çağrısında tahmini bitiş saati belirtilmeli : Gündem maddelerine öncelikler vererek süreleri belirtildi mi? Toplantı yerinin seçimi amaçlara uygun olmalı.

32 Toplantı zamanında başlamalı : Katılımcılar bu konuda uyarılmalı, Disiplinsiz kişilerin gruba yön vermesine izin verilmemeli, Konuya ilgi gösteren ve zamana değer veren kişilere haksızlık edilmemeli. Zaman tutma sorumluluğu bir katılımcıya verilmeli : Maddeler için ayrılan zamana uyulmalı, Gündem maddelerinin akışını kesen konuşma ve davranışlara engel olunmalı. Toplantıyı aksatan kesintiler önlenmeli. Toplantı amacına ulaşmalı : Kişilere hatırlatma yapma ve fikir birliğini sağlamak için toplantı sonucu ve dağıtılan görevler tekrarlanmalı. Toplantı zamanında bitirilmeli : Katılımcıların toplantı sonrası zamanlarına yön verebilme imkanı sağlanmalı, Toplantıdan çıkacakları bekleyen kişilerin zamanı da hesap edilmeli. TOPLANTI SIRASINDA

33 Sekreter (varsa) randevusuz ziyaretleri engellemeli, Mümkünse randevusuz ziyaretçileri ofis dışında kabul etmeli, Ofiste masadan kalkarak selamlama konuşmanın kontrolünü kolaylaştırır, Ziyaretçi ile toplantıda konuşmalı ya da başka bir güne randevu vermeli, Görüşme saatlerini ilan etmeli, Telefon konuşmalarına ve mesaj göndermeye kişileri ikna etmeli, Kişilerden ziyaret nedenlerini önceden bildirmeleri istenmeli, Tartışma konusu için öneri istenmeli, Odada saat bulundurmalı, Randevu isteyen kişiye mümkünse kendisini ziyaret etme teklif edilmeli, Ani ziyaretçilere ne kadar zaman ayrılacağı bildirilmeli. RANDEVUSUZ ZİYARETÇİLER

34 İşi hemen tamamla : Acil durumlara hemen müdahale etmeli, Her yazıyı bir kere okumalı, Harcanan zamanı en aza indirmeli. Evrakı dosyala : Uzun dönemli faaliyetlerle ilgili olanlar saklanmalı, Her konu için ayrı dosya açılmalı, dosyalarla tek tek ilgilenmeli, Konunun önemli ve zor kısımları ile işe başlanmalı, Yeterli zaman ayırmalı. Faydasız konuya vakit ayırmamalı. KİŞİSEL DOSYALAMA SİSTEMİ

35 İşler istenilen zamanda tamamlanır, İş devredilenin sorumluluk duyması ve yeteneklerini geliştirmesine yardımcı olur, Delege edilen kişinin motivasyonunu artırır, Yoğun iş tarifleri tespit edilir, Zaman tasarrufu yapılır, Daha az iş yapma, daha çok iş bitirme imkânı sağlar, Yeni ve farklı fikirler doğabilir. YETKİ DEVRİ NEDEN ÖNEMLİDİR ?

36 Tek adam olma politikasını benimseme, Başkalarının hatalarına anlayış göstermeme, Kişisel kararların ciddiyetinden emin olmama, Acil durumlarda açıklama yapmaya zaman bulamama, Yetki ve sorumluluk kavramlarında karışıklık olması, Yeterli sayıda personel olmaması. İŞLER NEDEN DELEGE EDİLMEZ ?

37 Zamanın geri gelmeyeceğini bilerek, Ahenkli yaşamdan zevk alarak, Önemsenen işlere vakit bulunacağına inanarak, Daima iyi niyetli hareket ederek, Başarısızlıklara hayıflanmayarak, Hatalar için suçluluk duymayarak, Vakit kazanma teknikleri arayarak, Alışkanlıkları arada gözden geçirerek, Bekleme zamanlarını boşa harcamayarak, Not defteri taşıyarak, Günlük zaman cetveli tutarak Uzun ve kısa dönemli planlar yaparak, ZAMAN TASARRUFU NASIL YAPILIR?

38 Kararlara ve tercihlere sadık kalarak, Yalnız tek bir işe dikkat toplayarak, İşlerin başlangıç ve bitiş saatlerini belirleyerek, Delegasyona önem vererek, Başkalarının vaktini boşa harcamayarak, Uzmanlık konularına hürmet ederek, Günlük posta ve telefonlara az zaman ayırarak, Her yazıyı bir kere okuyarak, Düzenli masada çalışarak, Evrak aramayacak kadar düzenli çalışarak, Mesai içinde sohbetlere vakit ayırmayarak.

39 Kişileri belirli konularda bilgilendirmek, Bir plan veya proje anlatmak, Bir fikir için destek kazanmak, Kişilere, yapılması gerekenler ve yöntemler konusunda bilgi vermek, Belirli konuların geliştirilmesi için gerekli öneriler almak. TOPLANTILARIN YAPILIŞ NEDENLERİ

40 İletişim becerileri, Problem çözme teknikleri, Önderlik nitelikleri. VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN KİŞİLERDE GELİŞTİRİLMESİ GEREKLİ NİTELİKLER

41 Yeterli hazırlık zamanı ayırma, Bilinçli bir toplantı yönetimi sağlama, Sorunun katma değerini belirleme, Amaca uygun sunuş teknikleri kullanma, Toplantı yerini özenle seçme ve hazırlama. TOPLANTILARIN VERİMLİ OLMASI İÇİN

42 Toplantı nedenini belirleme, Amaca uygun katılımcı seçimi yapma, Katılımcı sayısını sınırlandırma, Toplantı zamanını seçme, Toplantı çağrısını yapma, Kesin başlangıç ve tahmini bitiş zamanını bildirme, Toplantı mekânını amaca uygun seçme. TOPLANTI ÖNCESİ YAPILMASI GEREKENLER

43 Grup halinde karar alma zorunluluğunda, Toplantı gündemi başka toplantı gündemleri ile birleştirilemediğinde, Üyelerin hepsine uygun olan zamanda, Üyeler toplantının amacına inandığında, Başka seçenek olmadığında, Rapor ve notlar Telefon görüşmeleri GEREKMEDİKÇE TOPLANTI YAPILMAMALI. TOPLANTI ZAMANININ BELİRLENMESİ

44 Amaca uygun bilgisi olanlar, Belirli bir konuda bilgilendirilecekler, Karar verebilecekler, Kararları eyleme geçirecekler, Fikirleri ile katkıda bulunacaklar. TOPLANTIYA KATILANLAR

45 Katılımcı sayısının sınırlandırılması verimli toplantılar için önemlidir. Hızlı sorunların belirlenmesinde, (10 Kişi) Sorunların etkin çözümlenmesinde, (5 Kişi) Bilgilendirme ve eğitim için, (15-20 Kişi) KATILIMCI SAYISI

46 TOPLANTI MEKÂNININ ROLÜ Toplantı mekânı toplantının havasını belirler, Fiziki rahatlık kişileri ruhen toplantıya hazırlar, Oturma düzeni iletişimi ve grup çalışmalarını etkiler, Yoğun katılım ve tartışmalar için u-masa, (20 Kişi civarında) Küçük grupla merkez bir masa etrafında, (6-12 Kişi arası) 6 Kişi ve altındaki sayı için herhangi bir ofiste, Büyük grupların soru-cevap ve uzun süre devam edecek toplantıları için sınıf veya anfi tiyatro düzeni.

47 Katılımcıların kimliğinin doğru olarak belirlemesi, Katılımcıların hazırlık yaparak ve doğru malzeme ile gelmesi, Tartışma yapılacak konuların süresinin belirlenmesi, Toplantı akışının düzenli olmasının sağlanması, Tartışma konularında kişilere verilecek sorumlulukların hatırlatılması. TOPLANTI GÜNDEMİNİN ÖNEMİ

48 Çağrı, toplantı hazırlık aşamasında saptanan bilgileri içerir halde mümkün olan en erken zamanda katılımcılara gönderilmelidir. Çağrıda bulunması gereken bilgiler : Toplantının Konusu Amacı Yeri, Tarihi Saati, Süresi Katılımcıların beraberlerinde getirmeleri gereken belgeler. TOPLANTI ÇAĞRISI

49 Kişilerin oturma yerleri ve isim plaketleri, Yazı malzemeleri, Bilgi dosyaları, Bardak ve su, İletişim araçları (Tepegöz, Multimedya v.b.), Toplantı yerinin ışık, sıcaklık ve havalandırma düzeni. TOPLANTI YERİ İÇİN YAPILMASI GEREKEN HAZIRLIK & DENETLEMELER

50 Başlarken toplantının kapsamı ve hedefleri tekrar edilmeli, Kapsam ve hedeflerin doğru anlaşılmadıkları kontrol edilmeli, Gündem maddeleri gözden geçirilip, zamanlama doğrulanmalı, Çalışma yöntemi saptanmalı, Katılımcıların, toplantı içindeki rolleri belirlenmeli (Örn.: Başkan, Sekreter atama) Katılımcıların söz sıraları saptanmalı ve bu sıraya uyulması sağlanmalı, Her katılımcının katkısı gerçekleştirilmeli ve bu katkılar değerlendirilmeli. TOPLANTI YÖNETİMİ

51 Kişiler arası iletişimi, grup çalışmasını, öneri sunmayı ve kişilerin yaratıcılık gücünü kullanmasını sağlama, Soru sormasını bilme, Kişileri soru sormaya cesaretlendirme, Üyeleri tartışmaya sokma, Tartışmaları yönlendirebilme, Disiplinsiz kişilerin gruba yön vermesini önleme, Toplantıya ayrılan zamanı verimli kullanma, Kararları uygulama, Gerekli kaynakları seferber etme. TOPLANTI YÖNETİMİNDE ÖNEMLİ NİTELİK (ÖNDERLİK)

52 Toplantıları zamanında başlatma : Katılımcıları bu konuda uyarma, İlgili olanlara ve zamana değer verenlere haksızlık etmeme. Zaman tutma sorumlusu belirleme, Her madde için ayrılan zamana uyma, Gündem maddelerinin akışını kesen konuşma ve davranışlara mani olma. Uzun toplantılarda ara verme. Toplantıyı kesintilere uğratmama, Gündem maddelerini sonuçlandırma, Toplantıyı zamanında bitirme. TOPLANTININ BAŞLATILMASI VE SÜRDÜRÜLMESİ

53 Toplantılar daima açılış cümlesi ile başlatılmalı, Konuşmanın ana başlıkları bildirilmeli, Her başlığın ayrıntısına gerektiği zaman ve miktarda girilmeli, Konuşma örneklerle süslenmeli, Konular güvenilir bir ifade ile aktarılmalı, Gerekli adımların atılması için önerilerde bulunmalı. TOPLANTI AÇILIŞI

54 Katılımcılar Konuşmacıların sözlerini kesmeden dinlemeli, Konuşmacıların fikirlerini paylaşmasalar de saygılı olmalı, Konuşanlarla fikir birliği için çaba gösterilmeli. TOPLANTIDA DAVRANIŞ

55 Bu yüzden gereksiz yargılama ve suçlamalardan, olumsuz ve yakıcı eleştirilerden kaçınmalı, ileriye dönük yapıcı ve olumlu çözümler getirilmelidir. TOPLANTILAR BİR MAHKEME DEĞİLDİR

56 Elde edilen sonuçlar özetlenmeli, Alınan kararların uygulama süreleri ve yöntemleri belirlenmeli, Alınan kararların kimlere ne, hangi görevleri ve sorumlulukları yüklediği ismen saptanmalı, Bir sonraki toplantının, konusu, yeri, tarihi ve saati ortaklaşa belirlenmeli. TOPLANTININ SONUÇLANDIRILMASI

57 Toplantıda alınan her karar için hesaplanması gereken kaynaklar : Zaman, İnsan gücü, Para. Görevlendirilen kişilerin ismen belirlenmesi, Olası sonuçların irdelenmesi. TOPLANTI KATMA DEĞERİ

58 Toplantı tutanağı güvenilir bir şekilde hazırlanmalı, Katılımcılara saat içinde gönderilmeli, Kararlar en kısa zamanda yürürlüğe konmalı, İki toplantı arası uzarsa uygulanan kararlarla ilgili gelişme raporları hazırlanmalı, Çok toplantı yapılan şirketlerde arada "Toplantı Değerlendirme" anketleri doldurulmalı Toplantının amacı açık belirtildi mi? Toplantı amacına ulaştı mı? Toplantı öncesi üyelere hazırlık için gerekli bilgi verildi mi? Toplantı süresi etkili kullanıldı mı? TOPLANTI SONRASI YAPILMASI GEREKENLER

59 TOPLANTIDA İleri sürülen görüşler, Varılan sonuçlar, Alınan kararlar. TUTANAK; Özetlenip, katılımcılara ve ilgililere dağıtılmalıdır. Her katılımcı toplantı hakkında; Üstlerine ve Çalışma arkadaşlarına bilgi vermekle yükümlüdür TOPLANTI SONUÇLARININ BİLDİRİLMESİ

60 Katılanlar ve onları bekleyenler açısından zaman kaybı, Katılanların ücreti açısından yüksek maliyet, Yöneticilerin olması gereken yerlerde olmayışının yüksek maliyeti, Kuruluş dışındakilerin, profesyonel kişilerin zaman ve bilgilerinden yararlanamaması, Yöneticilerin masalarında biriken evrak. VERİMSİZ TOPLANTININ SONUÇLARI

61 Kişiler duyduklarının % 20'sini, görüp duyduklarının % 50'sini hatırlar. Kişilerin sözlü ve sözsüz iletişimi kullanışı, Davranışları ve soğukkanlılığı, Kişinin kendinden emin olması ve bunu hissettirmesi, Sunuş sırasında : Duruşu şekilleri, Kişilerle göz teması, Ellerin kullanılışı, Ayak hareketleri. SUNUM SIRASINDA DİKKAT GEREKTİREN NOKTALAR


"Kaliteli İletişim için Zaman Yönetimi "BİLGİYİ PAYLAŞMAYA HOŞGELDİNİZ" Copyright © MSS Grup" indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları