Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

ZAMAN YÖNETİMİ. Yöneticilerin zamanlarnı etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak AMAÇ.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ. Yöneticilerin zamanlarnı etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak AMAÇ."— Sunum transkripti:

1 ZAMAN YÖNETİMİ

2 Yöneticilerin zamanlarnı etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak AMAÇ

3 HEDEFLERİ Zaman yönetiminin önemini açıklayabilecek. Zamanı etkin kullanmak için günlük plan tekniğini kullanabilecek. Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için kullanılan yöntemleri bilecek. Zaman tuzaklarını açıklayabilecek. Kişisel ve kurumsal gelişmenin zaman yönetim ile ilişkisini kurabilecek. Zamanı nasıl kontrol altına altına alabileceğini öğrenmek. Zamanı en önemli işlere nasıl harcadığını öğrenmek. Yaptığı işlerde nasıl daha verimli olabileceğini öğrenmek. Zamanı nasıl israf etmeyeceğini öğrenmek.

4 İÇERİK Neden “zaman yönetimi” amaç İşletme yönetiminde zaman yönetimin önemi, faydaları Kısıtlı ve üretilmeyen kaynak:zaman Günlük planda önceliklerin belirlenmesi için yöntemler Zaman tuzakları neler? Zaman tuzaklarından korunmanın yöntemleri Kişisel ve kurumsal gelişimin zaman yönetim ile ilişkisi

5 Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz, ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

6 ZAMANA HÜKMETMEK NİÇİN GEREKLİDİR? Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak. Zaman ve planlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek. Yönetim değişikliğinin etkilerini, önerilerini kavramak. İşleri kümelendirip, planlama yapmak becerisini kazandırmak.

7 Kendimizi eksen aldığımızda olayları ve olguları : Düşünüyoruz Ama aslında KONTROL GÜCÜMÜZ YOK KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDEMİYORUZ KONTROL EDEBİLİRİZ KONTROL EDİYORUZ KONTROL EDEBİLİRİZ

8 I- ZAMAN YÖNETİMİ AŞAMALARI MİSYON STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİKİŞİSEL ANALİZ KARŞILAŞTIRMA PLANLAMA UZUN VADELİ HEDEFLER TAKTİKSEL PLANLAR KISA VADELİ HEDEFLER OPERASYONEL PLANLAR

9 MİSYON STRATEJİK HEDEFLER UZUN SÜRELİ HEDEFLER KISA SÜRELİ HEDEFLER

10 HEDEFLER YAŞANTI ALANI ETKİ ALANI Kişinin kendini kontrol Alanında olan işler İLGİ ALANI Kişinin kendini kontrol alanı dışında olan işler Misyon : Dershane,300 öğrenci kapasiteli ve öğrencilerinin en az %80’ine (300x80/100=240) ÖSS kazandırmak ve 5.yıl sonunda 1000 öğrenci kapasitesine ulaşmak. 1-Uzun Vadeli Hedef : 5.yıl sonunda 1000 öğrenciye ulaşmak ve en az %80’ine (1000x80/100=800) ÖSS kazandırmak. 2-Kısa Vadeli Hedef : Birinci yıl sonunda 300 öğrencinin %80’ine ÖSS

11 DIŞ ÇEVRE ANALİZİ. İÇ ANALİZ GÜÇLÜ Benim iyi olduğum alan ne? 25 öğretmenim var ;15 ‘i MF, 10’u sosyal branşında olan öğretmen. Neyi daha iyi yaparız. Yeni açıldığı için teknolojik üstülüğü sürdürmek GÜÇSÜZ Rakip dershanede çok iyi bir matematik öğretmeni var Yabancı dil (İngilizce) öğretmeni açığı var OLUMLU GELİŞMELER Ünlü bir matematik öğretmeni bulmak Devlet okullarındaki öğretim kalitesini düşmesi OLUMSUZ GELİŞMELER Devlet okullarındaki öğretim kalitesinin artması Rakiplerin çoğalması Fiyatların düşmesi Sınav sisteminin değişmesi

12 STRATEJİK HEDEFLER ÇEVRE ANALİZİ KARŞILAŞTIRMA KİŞİSEL ANALİZ

13 Tek Kullanımlı Planlar: Belli bir amaca yönelik planlardır. Operasyonel Planlar Kısa süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlar iki bölümde hazırlanır; Standart Planlar: Belli kuralların, standart operasyonel planların yer aldığı planlardır.

14 Taktiksel Planlar Uzun süreli hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlardır. Taktiksel planlarda bölümlerin ve kişilerin görev ve sorumluluklarının ne olduğu, bu görev ve sorumluluklar dahilinde nasıl çalışacakları yer almaktadır

15 Okul müdürü olarak, zamanı yönetmek, işleri planlamak konusunda aşağıda verilen izlencenin yararlı olacağı umulur. Bir eyleme başlarken geleneksel okul müdürü şu soruyu sorar: “Bu görev nasıl yapılır” Siz, çağdaş bir okul yöneticisi olarak, kendinize ve çevrenizdekilere şu soruları yöneltin: Bana (bize) verilen görev nedir? Bu iş ne için yapılmalıdır? Bu iş yapılmaz ise ne olur Örnek: İş : Sınıfların, derslerin öğretmenlere dağılımı. Soru : Bu iş ne için yapılmalıdır? Cevap : Öğretim yılı başladığında sınıflarda öğretimin en iyi biçimde başlaması ve kesintiye uğramadan sürmesi için Soru : Bu işi benim yapmam gereklimi? Cevap : Evet. (1) Müdür yardımcısı öğretmenlerin tümünü bütün yönleri ile tanımıyor. (2) Geçen yıl yaptığım sınıf denetlemeleri sonunda ulaştığım bilgilerin bir çoğuna müdür yardımcıları sahip değillerdir. (3) Sınıfların paylaşımı konusunda, öğretmenlerin birbiri ile çatışan farklı istekleri var. Uzlaşmanın sağlanması gerekir. Bu problemli durum, müdür yardımcılarının iletişim ve yöneticilik becerilerini aşar. (4) Sınıfların dağıtımı için çevreden gelen baskılar, müdür yardımcılarını zor durumda bırakabilir. (5) sınıf okutmak, ders ücreti alabilmek açısından ders dağıtımları önemlidir. Bu tür maddi çıkarların ağır bastığı durumlarda, okul müdürünün etkin olması, gelecekteki çalışmaları azaltabilir.

16 III- ZAMANIMIZI ÇALAN HIRSIZLAR VE HIRSIZLARIN TUTUKLANMASI Acil işlerden ve krizlerden kurtulmanın tek yolu sorunların nedenini bulmak ve bu sorunları çözmekten geçer. Acil İşler, Krizler ve Panikler Yangın Söndürmek Zevklidir Oysa gerçek tam tersidir. Bizler krizlerin yaşanmamasını önleyerek verimliliğimizi arttırırız.

17 Yorgunluk, stres ve moral bozukluğu çalışmayı engelleyen ve zaman kaybına neden olan öğelerdir. Adrenalin Sonrası Çöküntü Her işletme kriz anlarını en iyi şekilde değerlendiren ve sadece yangın söndürerek yükselen uzmanlar vardır.. Bu nedenle her zaman yangın çıkmasını isterler. Yangını Söndürenler Terfi Eder Anlayışı · Kaç Kurtul · Savaş Kazan Bu basamakta biz, ikinciyi seçiyoruz. Ö nemli Olan İşlere Daha Ç ok Zaman Ayırmak

18 IV-ZAMAN HIRSIZLARI VE KARŞI ÖNLEMLER Kağıt İşleri Masa üstünün temiz olması ile başarı arasında bir ilişki yoktur. Gelen kağıtla (evrakla) ilgili ne yapılacağına çabuk karar verin. Bir kağıdı bir kez ele alın ve şu dört eylemden birini yapın 4.Gereğini yap. 1.At 2.Havale et 3.Dosyala

19 Telefonlar Bir orta düzey yöneticisi ortalama beş dakikada bir telefona bakmak zorunda kalır. Üst yönetici bunları sekreteri aracılığı ile programa bağlar

20 Mükemmellik Hastalığı Bazıları mükemmele ulaşmak için gereğinden çok zaman harcarlar. Bu bazen hastalık halini alır.Her gün bilerek herhangi bir işi mükemmel olmayan bir şekilde yaparak bu hastalıktan kurtarabilirsiniz.

21 Toplantılar Toplantılarda harcanan zamanın yarıdan çoğu, boşunadır, ziyan edilmektedir Toplantıların ayrıntılı bir gündemi olmalı ve her gündem maddesi zamanlanmalıdır Toplantıya herkes katılmamalı bir sınırlama olmalıdır katılması gerekenler katılmalıdır Gündemin bir iki maddesinin görüşülmesi ile ilgili olanlar, o maddeler görüşüldükten sonra ayrılmalıdır

22 Kullanabileceğimiz Zaman Çeşitleri 1.Vücudumuza ayırdığımız zamanlar. 2.Boş zamanlarımız. 3.Zevklerimiz için harcadığımız zamanlar. 4.Tüketim için harcadığımız zamanlar. 5.Seyahatlerde geçen zamanlarımız. 6.Dinlenmeye ayırdığımız zamanlar. 7.Sevgiye ayırdığımız zamanlar. 8.Başkalarına ayırdığımız zamanlar. 9.Ailemize ayırdığımız zamanlar. 10.Okumaya ayırdığımız zamanlar. 11.Gelişmemize ayırdığımız zamanlar.y 12.Geliştirmemize ayırdığımız zamanlar. 13.Meditasyon anlarımız. 14.Çocukluğumuzu aradığımız zamanlar. 15.Yalnız kaldığımız zamanlar. V-ZAMANIN İYİ KULLANILMASI

23 Sizden Kaynaklanan ve Zaman Kaybına Neden Olan Ögeler  Kendini değerlendirme biçiminiz  Yetersiz puanlama  Olayları önceden kestirmede yetersizlik  İyi tanımlanmamış amaçlar  Zamanın işlere kötü(dengesiz-önemleri ile orantısız) bölüşümü  Yarına bırakma eğilimi  İşlerin hepsini birden yapma isteği  Doğrudan size ait yanlışlar  Ayrıntıya çok önem verme eğilimi  İşlerin çalışanlar arasında dağıtımında yetersiz kalmak  Her şeyi ve herkesi bizzat denetleme tutkusu  Başkalarının yapabileceği işleri-düzenlemeleri bizzat yapmak  Birilerine uygun olmayan zamanlarda telefon etmek  Birlikte çalıştığı görevlilerle sık sık tartışmak  Beklenmeyen ziyaretçilerden yakasını kurtaramamak  Önyargılar-saplantılar  Düzensiz heyecanlanmalar  Disiplinsizlik  Başkalarını incitmek-küstürmek korkusu  HAYIR diyememek (çok fazla yumuşak yüzlü olmak)  Dinlenmesini bilmemek  Yavaş okumak  Çevrede çalışmaya yoğunlaşmayı engelleyen objelerin varlığı  Herkese çay kahve ikram etmek  Sürekli makamda oturmak  Sohbet etmek

24 Gecikmelerle Mücadele  Bitirme tarihini belirleyin  İlk önce sıkıcı olan işi yapın  Ödüllendirme sistemi kurun  İşleri küçük bölümlere ayırın  Sizi uyaracak biriyle anlaşın  Yukarıdaki hazırlıklar tamamsa şimdi yapın.

25 Beklenmedik Aksaklıklar  Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin.  Toplantıya zamanında gidin.  Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın. Uzun tartışmalardan kaçının.  Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin.  Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır.  Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir.  Neyin yanlış olma olasılığı vardır ?  Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ?  Bu konuda neler yapabilirim ?

26 Beklenmedik Aksaklıklar Bir toplantıya gitmeden önce, toplantının sizin için gerekli olup olmadığını ve sizin için gerekli olan kısımlarını tespit edin. Toplantıya zamanında gidin. Toplantıda aktif olabilmek için kendinizi hazırlayın. Uzun tartışmalardan kaçının. Takip edilecek maddeleri uygun öncelik düzeni içerisinde hazırlayıp listeleyin. Birçok kimse krizlerin kaçınılmaz olduğunu düşünür. Bu kısmen doğrudur. Kriz, yapılması gereken bir işin zaman ve zamanlama planlaması yapılmamışsa yaşanır. Beklenmedik olaylar yaşamamak için her işin veya aktivitenin başlangıç noktasında iken daha önce yaşanmış tecrübelerinizi gözden geçirin.Tecrübeleriniz ışığında kendinize tarz ve metod belirletin.Her aktiviteden önce ihtimalleri belirleyin.Bunun için şu sorular sorulabilir. Neyin yanlış olma olasılığı vardır ? Ne zaman yanlıştan haberdar olabilirim ? Bu konuda neler yapabilirim ?

27 VI-ZAMANI KONTROL ETMEK 3. haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve proğramlayın 4. Zirve Enerji Zamanımızı Optimum Kullanım 2. Gereksiz ve uygun olmayan faaliyetleri eleyin 1. sorumluluklar ı, öncelikleri ve amaçları belirleyin Mümkün olduğunca dağıtım yapın Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın Engellerin Çoğunu Mümkün Olduğunca Eleyin veya Azaltın

28 EN İYİ ZAMAN KULLANIMI Günlük programınızı yaparken,enerji konjonktürünüzün aklınızda olması iyi bir fikirdir.Bazı insanların en iyi zamanları sabahın erken vakitleridir.Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.

29 Bazılarının en başarılı oldukları zaman ise öğleden sonradır.Mümkün olduğunca günlük programınızı en iyi zamanınıza denk gelecek şekilde planlamaya çalışın.Her zaman kontrolü sağlayamazsınız,fakat konsantrasyon ve düşünce gerektiren çalışmaları en iyi zamanınızda yapma fikrini de göz önünde bulundurmalısınız.

30 Eğer en iyi zamanınız sabah ise daha az önemli olan okuma,mektup veya telefonlara cevap verme gibi faaliyetleri öğleden sonraya bırakın. Zamanı nasıl kullanacağınızı analiz edin.Sonra gereklilik, verimlilik ve uygunluk testleri uygulayarak aktivitelerinizi inceleyin.İşinizin temel unsurlarını belirleyin.Zamanınızı boşa harcayan işleri bir tarafa ayırın ve onlarla uğraşarak onları saf dışı edin. Zaman yönetiminde size uygun olan planlama tekniklerine başvurun.Size yardımcı olacak uygun teknolojik cihazlar kullanın

31 TİPİK ENERJİ ÇEMBERİ %100 En iyi zaman O 8:00 Öğle 17:00

32 FAALİYET PLANLAMA DOSYASI Faaliyet planlama dosyaları içerikte büyük oranda farklılık gösterebilirler.Bu aşamaların gerektirdiği en basit gösterim bir projeyi tamamlamaktır.Başlama tarihleri,hedeflenen tamamlama tarihleri,fiyat tahminleri,kimlerin sorumlu olduğu gibi ilave bilgi esas dosyaya eklenebilir.

33 FAALİYET PLANLAMA DOSYASI

34 ONİKİ AY

35 BEŞ YIL ÖNCE

36 ON YIL SONRA

37 1.Planlı ve programlı çalışmak zamanı akıllı kullanmak demektir. 2.Yetki devri en önemli zaman yönetimi tekniğidir. 3.Sekreter görevlendirmek yöneticilerin; ziyaretçilerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını ve çevre ilişkilerini düzenlemesini sağlar. 4.Programlı çalışmak; ast yöneticilerle, personelle, halkla genel görüşme yapmak, evrak imzalamak için belirli saatler koymak, bu saatlere uymak zaman kazandırır. 5.Sık sık görüşle yardımcıların birimlerin ve danışmanlarının odalarının yakın olması zaman kazandırır. 6.Yapılacak günlük ve haftalık işleri daima önem ve öncelik sırasına göre yapmak zaman kazandırır. ZAMAN KULLANIMI KONUSUNDA ÖNERMELER

38


"ZAMAN YÖNETİMİ. Yöneticilerin zamanlarnı etkin biçimde kullanmalarını sağlayarak verimliliklerini arttırmak AMAÇ." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları