Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

BATMAN MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HİZMET STANDARDI.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "BATMAN MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HİZMET STANDARDI."— Sunum transkripti:

1 BATMAN MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HİZMET STANDARDI

2 Planda faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbiri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için “000” sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için “00” sayısal karakter kullanılmıştır. Başbakanlık devlet arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından standart dosya planının ( ) arası adresinde yayımlanan “ Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”na ilavesi il “ Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planı” tamamlanmıştır.www.devletarsivleri.gov.tr

3 GENEL AÇIKLAMA -1- Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

4 Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin (MEB’e özel hizmetler) görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır..(MEB’e özel hizmetler) GENEL AÇIKLAMA -2-

5 Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 15A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01 Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon 02 Genel Ortaöğretim Programları 03 Mesleki Ortaöğretim Programları 04 Yaygın Eğitim Programları 99 Diğer 15C ÖRNEKLEM

6 160 Özel Eğitim, Rehberlik ve Danışma Hizmetleri10D 01 Özel Eğitim Hizmetleri 01 Özel Eğitim Sınıfları 02 Kaynaştırma Eğitimi 03 Bireyselleştirilmiş Eğitim Programları 04 Özel Eğitimde Aile Eğitimi Çalışmaları 05 Evde Özel Eğitime Muhtaç Öğrencilerle İlgili İşlemler 02 Rehberlik ve Danışma Hizmetleri 01 Psikolojik Ölçme Araçları 02 Rehberlik Programları 03 Rehberlik Araştırma Merkezleri Modülü Çalışmaları 04 Eğitsel ve Mesleki Rehberlik Çalışmaları 05 Hayat Boyu Rehberlik Çalışmaları 06 Kariyer Rehberliği Çalışmaları 07 Uyumlu Eğitim Ortamları Oluşturma Çalışmaları 08 Psikososyal Koruma ve Önleme Çalışmaları 09 Öğrenci Tanıma ve Tanılamaya İlişkin Çalışmalar 10 Aile Eğitim ve Rehberlik Çalışmaları ÖRNEKLEM-2

7 Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D 225 Ödül ve Disiplin İşleri15D ÖRNEKLEM-3

8 Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri5D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer5C 310 Müsamereler, Yarışmalar5D 01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar 01 Özel 02 Resmi 02 Halkoyunları Yarışmaları 03 Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 99 Diğer5C ÖRNEKLEM-4

9 Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri( Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları) BD 455 Radyo ve Televizyon Programlarının HazırlanmasıBC 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleriBC 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 DiğerBC 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleriBA 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri10D 471 Sınav Evrakının Dağıtımı5D 475 Soru Hazırlama İşleri5D 480 Merkezi Sistem Sınavları10D 01 Seviye Belirleme Sınavı (SBS) 02 Devlet Parasız Yatılılık ve Bursluluk Sınavı (DPYBS) 03 Açık Öğretim Okulları Sınavları (AÖOS) 04 Motorlu Taşıt Sürücü Adayları Sınavları (MTSAS) ÖRNEKLEM-5

10 Genel Açıklamalar  Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez  Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder.  sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır.  Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.  MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir.

11 ÖNEMLİ AÇIKLAMA -2- "ana hizmet birimi" Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; “Yardımcı hizmet, Danışma ve Denetim birimi” “Yardımcı hizmet, Danışma ve Denetim birimi” olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

12 GENEL AÇIKLAMA -3- Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için; sayısal aralığında kullanılmıştır.

13 GENEL AÇIKLAMA ( sayısal aralığında) Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için; veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.

14 GENEL AÇIKLAMA -5- yardımcı hizmet, danışma ve denetim Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

15 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. GENEL AÇIKLAMA -6-

16 GENEL AÇIKLAMA -7- Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01 Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon

17 Kurum KoduKod Açıklaması A “A” “B”“ C” Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,71,72 ….. v.b.) FF İl Kodu GG İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…) GENEL AÇIKLAMA -8-

18 STANDART DOSYA PLANI-BÖLÜM KODLARI ANA ÖRNEKLEM A. B C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI EVRAK KAYIT NO A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH.-JJKK B MEM / Yürütme MEBTaşraMilli İl Bölüm KoduAlt BölümANA DOSYA2.ALT KONU OrganıTeşkilatıEğt.Md.TeşkilatıKodu 1.ALT KONU 00 ORTAK ALAN 01 ÖZEL KALEM 02 EĞİTİM MÜFETTİŞLERİ BAŞKANLIĞI VE İNCELEME SORUŞTURMA DEĞERLENDİRME 03 ATAMA 01 YÖNETİCİ ATAMA 02ŞEF ATAMALARI VE DENKLİK İŞLEMLERİ 03BRANŞ ve SINIF ÖĞRETMENLERİ ATAMA 04 NORM KADRO 40 BEŞİRİ 05OKULÖNCESİ ATAMA 41 GERCÜŞ 04 ÖZLÜK 42 HASANKEYF 01TERFİ-KADRO 43 KOZLUK 02 ÖZLÜK(ÖN İŞLEM) 44 SASON 03 PASAPORT İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER [“210.01" Öğrenci işleri-Nakiller] [“Eğitim-Öğretim][“Öğrenci işleri] [“Evrak Kayıt] [“Bu bölüm okullar için 1]

19 05 EĞİTİM-ÖĞRETİM, 01EĞİTİM-ÖĞRETİM, ÖĞRENCİ İŞLERİ 02TAŞIMALI EĞİTİM 03YAYGIN EĞİTİM 04ÇIRAKLIK, MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM 05PROGRAM GELİŞTİRME 06 SAĞLIK İŞLERİ 07 MUHASEBE 01GENEL BÜTÇE 02ÖZEL BÜTÇE 03MUTEMETLİK 08 ÖZEL ÖĞRETİM 01DERSANELER 02MTSK 03KURSLAR 04ETÜD MERKEZİ 05ÖZEL OKULLAR 09 SPOR VE İZCİLİK 01SPOR VE PROTOKOL 02İZCİLİK VE ÖĞRENCİ KAMPLARI 10 ÖZEL EĞİTİM REHABİLİTASYON MERKEZLERİ 11 SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ 12 BİLGİSAYAR VE SINAV HİZMETLERİ 13 OKUL ÖNCESİ EĞİTİM 14 EĞİTİM ARAÇLARI VE DONATIM 15 HİZMET İÇİ EĞİTİM 16 KÜLTÜR 17 YURTLAR VE BURSLAR 18 ARŞİV VE İDARE 19 ÖĞRETMENE HİZMET VE SOSYAL İŞLER 20 STRATEJİ GELİŞTİRME 01STRATEJİ PLANLAMA 02AR-GE 03TKY 04PROJELER 21 İSTATİSTİK 22 ÜCRETSİZ DERS KİTAPLARI 23 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 24 BÜTÇE, YATIRIM VE TESİSLER 01 İLKÖĞRETİM-ORTAÖĞTETİM YATIRIMLAR 02 EMLAK KAMULAŞTIRMA

20 GENEL ÖRNEKLEM Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Sayı:B.08.4.MEM /12478 Yazışma Çıkış Kodu Şube/İlçe kodu Hizmet adı kodu Evrak kayıt No.

21 Dosya numarası Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. GENEL AÇIKLAMA -9- Sayı :B.02.0.ARV /3473 Birim Kodu Dosya No Kayıt No

22 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet, yardımcı hizmetdanışma ve denetim Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.

23 Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

24 Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır.

25 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

26 ÖRNEKLER: 205[04] (İlkokulları kayıt kabul işleri) [05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) [101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

27 Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR

28 MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Kurumun Adı Birimin kodu Dosya Numarası Anlaşma, Sözleşme ve Protokoller Konunun Adı 2012 Dosyanın Yılı

29 SAKLAMA SÜRELİ DOSYALARIN MUHTEMEL DOSYA KODLARI NOT: SON SAYFA TÜM ŞUBELERİN İNDİRMESİ GEREKEN SAYFADIR.

30 00 ORTAK ALAN 01 ÖZEL KALEM 02 EĞİTİM DENETMENLERİ BŞK.VE İNC. SOR.DEĞ. 661, 663, 667, ATAMA 01YÖNETİCİ ATAMA 902, 903, 917, ŞEF ATAMALARI VE DENKLİK İŞLEMLERİ 03BRANŞ ve SINIF ÖĞRETMENLERİ ATAMA 04NORM KADRO 05OKULÖNCESİ ATAMA 04 ÖZLÜK 01TERFİ-KADRO 902, 903, 912, ÖZLÜK(ÖN İŞLEM) 03 PASAPORT İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER 05 EĞİTİM-ÖĞRETİM, 01EĞİTİM-ÖĞRETİM, ÖĞRENCİ İŞLERİ 050, 102,105, 110,115,125, 135,140,199, 215, 135, 141, 490, 198, 160, 210, 225,250, 310, 604,640, 821, 841, 903, 050, 101, 115, 117, 360, 322,215 02TAŞIMALI EĞİTİM 03YAYGIN EĞİTİM 04ÇIRAKLIK, MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM 05PROGRAM GELİŞTİRME 06 SAĞLIK İŞLERİ 050, 310, 199, 604, 622, 774, MUHASEBE 01GENEL BÜTÇE 02ÖZEL BÜTÇE 03MUTEMETLİK 08 ÖZEL ÖĞRETİM 01DERSANELER 105, 310, 869, 903, 410, 02MTSK 03KURSLAR 04ETÜD MERKEZİ 05ÖZEL OKULLAR 09 SPOR VE İZCİLİK 01SPOR VE PROTOKOL 310, 330, 335, 821, 903, 947, 02İZCİLİK VE ÖĞRENCİ KAMPLARI 10 ÖZEL EĞİTİM REHABİLİTASYON MERKEZLERİ 050, 051, 160, 811, 841, 869, 900, 903, 11 SİVİL SAVUNMA HİZMETLERİ 821, 951, 952, 953, 955, BİLGİSAYAR VE SINAV HİZMETLERİ 604, 703, 705, 719, 774, 779, 903, OKUL ÖNCESİ EĞİTİM 105, 101, 809, EĞİTİM ARAÇLARI VE DONATIM 15 HİZMET İÇİ EĞİTİM KÜLTÜR 215, 160, 310, 315, 355, 604, 774, 815, 821, 17 YURTLAR VE BURSLAR 105, 110, 205, 245, ARŞİV VE İDARE ÖĞRETMENE HİZMET VE SOSYAL İŞLER 813, 815, 821, 903, STRATEJİ GELİŞTİRME 041, 042, 605, 708, 774, STRATEJİ PLANLAMA 602, 610, 612, 619, 779, 605, 060, 774, 051, 604, 821, 030, 604, 740, 903, 912, 702, 703, 708, 710, 713, 605, 774, AR-GE 03TKY 04PROJELER 21 İSTATİSTİK 22 KANTİN BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER 621, 622, 639, 803, 805, 823, 824, BÜTÇE, YATIRIM VE TESİSLER 811, 841, 01 İLKÖĞRETİM-ORTAÖĞTETİM YATIRIMLAR 040, 042, 105, 621, 640, 750, 755, 769, 815, 807, 903, EMLAK KAMULAŞTIRMA


"BATMAN MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI HİZMET STANDARDI." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları