Kurum Analiz Örnekleri

... konulu sunumlar: "Kurum Analiz Örnekleri"— Sunum transkripti:

1 Kurum Analiz Örnekleri
Akılcı Stok Yönetimi Kurum Analiz Örnekleri Ecz. İrem Mühürcü Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi

2 Hastanelerde Stok Yönetimi;
Sağlık Bakanlığı; Sağlık Müdürlükleri, Eğitim Araştırma Hastaneleri, Devlet Hastaneleri, Dal Hastaneleri, İlçe Hastaneleri, ADSM Merkezleri ve Bağlı Üniversite Hastanelerinden oluşan yaklaşık 1040 kurumu bünyesinde bulunduran çok büyük bir sağlık hizmeti sunucusudur. Kurumlarımızın mali anlamda ayakta kalabilmesi için; Stok Koordinasyon Birimleri Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri Satın Alma Birimleri İhtiyaç Tespit Komisyonları

3 Kurumlarımız Stok Yönetimi bakımından dört ana başlık altında analiz edilmektedir.
Stok Kayıt Düzeni Satın Alma Analizi Stok Analiz Eşdeğer Kurum Karşılaştırma

4 Stok Kayıt Düzeni (İlgili Mevzuat)
2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz Kurumun bir ay içinde gerçekleştirdiği her türlü stok giriş ve çıkışlarını düzenli olarak MKYS' ne kaydının yapılması; ay sonu cetvellerinin ertesi ayın 6 sına kadar saymanlığa bildirilerek TDMS kayıtlarına işlenmesinin sağlanması 17/03/2011 tarih 2776 sayılı yazımız Kurumlarımızın aylık ödenek tahsis hesaplamasında kullanılan parametrelerden MKYS-TDMS stok kayıt uyumunu sağlayamayan kurumlarda; halihazırda %1 olarak uygulanan tahsilat kesintisinin %5 e kadar arttırılacağı belirtilmiştir.

5 MKYS-TDMS Uyum Analizi Örneği
Kurumun MKYS giriş fişlerini 2 ayda bir saymanlığa gönderdiği MKYS çıkışlarını düzensiz yaptığı görülmektedir

6 Stok Analiz (İlgili Mevzuat)
2011/54 sayılı Azami Stok Miktarı Uygulaması Genelgemiz İlaç ve tıbbi sarf malzeme alımlarında ürün bazında azami stok miktarı uygulamasına dikkat edilmesi ve fazla mal kabulünün yapılmaması Kurum ihtiyaçlarının öncelikle il stok havuzundan veya ihtiyaç/stok fazlası malzeme bulunan kurumlardan tedarik edilmesi 2010/37 sayılı İhtiyaç Tespit Komisyonları Genelgemiz İhtiyaç Tespit Komisyonlarının etkin çalıştırılması ve zorunlu olmayan mal alımının yapılmaması İEGM Akılcı İlaç Kullanımı Projesi desteklenmeli Akılcı Stok Yönetimi hedeflenmelidir.

7 Stok Düzeyi Analiz Örneği
İlaç ve Farmakolojik Ürün Fiili Stok Analizi Fiili Stok Tutarı Aylık Tüketim Olması Gereken Fiili Stok Tutarı Stok Düzeyi AY Stok Fazlası Tutar J SİSTEMİK ANTİENFEKTİFLER 2 B KAN VE KAN YAPICI ORGANLAR 1 N SİNİR SİSTEMİ 88.153 22.702 68.107 4 20.046 R SOLUNUM SİSTEMİ 39.211 10.008 30.025 9.186 A GASTROİNTESTİNAL KANAL ve METABOLİZMA 70.449 19.748 59.245 11.204 TOPLAM 3 Medikal Malzeme Fiili Stok Analizi BASİT SARF MALZEMELER 51.908 71.791 ORTOPEDİ VE TRAVMATOLOJİ 79.146 STOKSUZ GENEL CERRAHİ MALZEMELERİ 22.765 68.294 5 39.849 Kurumun İlaç ve Farmakolojik ürünler ve Medikal Malzemeler Genel Toplamında stok düzeyi azami stok düzeyini aşmamıştır. ATC Dal Koduna göre ve Medikal Branş koduna göre incelendiğinde azami stok düzeyini aştığı görülmektedir.

8 Stok Analiz (İlgili Mevzuat)
2008/42 sayılı Döner Sermaye Kaynaklarından Yapılacak Olan İhalelerde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar Genelgemiz Ertesi yıla geçen yüklenme şeklinde sözleşmeye bağlanan alımlarda mümkün olduğunca teslimatların ve ödemelerin gelecek sene yapılması 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Sözleşme ve ihale dokümanı hükümleri çerçevesinde; mevcut stok, yıl sonuna kadar duyulacak ihtiyaçlar ve tedarik süreçleri gözetilerek mümkün olduğu ölçüde (%20’ye kadar ) iş eksilişine gidilip mal kabullerinin azaltılması

9 Yıl Sonu Mal Kabul Örneği
2010 Yılı Aylık Giriş Çıkış Bilgileri Ay MKYS Devir MKYS Giren Satınalma MKYS Çıkan Tüketim MKYS Kalan OCAK ŞUBAT MART NİSAN MAYIS HAZİRAN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK Genel Toplam Kurumun MKYS giriş ortalaması 500 bin civarı iken yıl sonunda ödeme dengesini bozduğu görülmektedir.

10 Satın Alma Analizi (İlgili Mevzuat)
2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz Alımlardan önce yapılacak olan yaklaşık maliyet tespiti çalışmalarına gereken önem gösterilerek piyasa şartlarına uygun yaklaşık maliyetin belirlenmesi Yaklaşık maliyet tespitinde piyasa araştırmalarının yanında kurum tarafından daha önceki yıllarda gerçekleştirilen alım bedelleri ile diğer kurumlarca gerçekleştirilen alım bedellerinin de dikkate alınması Sağlık Bakanlığı İhale Bilgi Sistemi (SBİBS) ve Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) üzerinden bahse konu satın alınacak mal ve hizmetlerin diğer kurumlarca gerçekleştirilen satın alma bedellerinin incelenmesi gerekmektedir.

11 Birim Fiyat Analiz Örneği
Barkod Malzeme Açıklaması Ortalama Fiyat TAVANIC 500 MG 1 FLAKON 10,72 BARKOD MALZEME AÇIKLAMA Alım Fiyatı SATIN ALMA MİKTAR TOPLAM TUTAR YIL AY KURUM TEDARIKCI 13.50 200 2.700 2011 1 DEVLET HASTANESİ ECZA DE POSU VE İLAÇ PAZ A.Ş 9.89 1.979 8.99 1.799 9.50 100 950 9.23 30 277 CATAJELL 1,76 1.51 1000 1512 8 İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ. CATHAJEL 12,5 GR JEL 2.00 500 999 İMEDİKAL TIBBİ CİHAZ VE SANAYİ TİC.LTD.ŞTİ KATHAJEL 1.19 2000 2376 CATHEJEL 12,5 GR JEL 1.46 250 364,5 LIDOKAINLI JEL 2.11 300 631,8

12 Eşdeğer Kurum Karşılaştırma
Kurumlarımızın Yatan Hasta Başına Maliyet Hesaplanarak birbirleriyle ve yıllar itibariyle kendi verileriyle mukayese edilmesidir. Toplam Yatak Sayıları Toplam Yatan Hasta Sayıları Toplam Tüketim Miktarları Toplam Ameliyat Sayıları Toplam Hekim Sayıları Kurumlarımızın tıbbi hizmetlerinin kalite ve etkinliği azaltmaksızın verdikleri hizmeti yükseltmeleri, akılcı stok yönetimi anlayışıyla maliyetlerinin düşürülmesi amaçlanmaktadır.

13 Eşdeğer Kurum Örneği Kurum Adı Yatak Sayısı Uzman Sayısı Toplam Muayene Yatan Hasta Toplam Ameliyat 2010 Toplam Gider 2010 Toplam Tahakkuk A Devlet Hastanesi 200 51 17.374 27.006 B Devlet Hastanesi 250 66 16.249 24.510 C Devlet Hastanesi 279 41 19.233 28.282 D Devlet Hastanesi 225 77 17.227 26.794 TOPLAM- YATAN HASTA BAŞINA MALİYET İLAÇ- YATAN HASTA BAŞINA MALİYET MEDİKAL- YATAN HASTA BAŞINA MALİYET LABORATUAR- YATAN HASTA BAŞINA MALİYET LABORATUAR- MUAYENE BAŞINA MALİYET J01 SİSTEMİK ANTİBAKTERİYELLER J02 SİSTEMİK ANTİMİKOTİKLER 270 46 117 107 3 ,75 322 65 149 96 4 ,78 253,77 202 52 84 64 2 ,71 77,99 219 53 105 59 1 ,25 77,37 Toplam Giderleri ve Tahakkuk oranları yaklaşık olan benzer kurumların Yatan Hasta Başı Maliyetlerindeki farklılıklar görülmektedir.

14 MKYS Depo Kayıt Düzeni tarihli yazımızda belirtildiği üzere MKYS-HBS entegrasyonun sağlanarak toplu çıkış yapılmaması tarih yazımızda belirtildiği üzere tıbbi malzeme ve ilaçların Barkot, UBB Barkot, Son Kullanma Tarihi bilgilerinin tam ve eksiksiz girilmesine dikkat edilmesi Tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Farmakolojik Ürünlerin girişlerinin adet olacak şekilde yapılması tarihli yazımızda belirtildiği üzere Ambarlardan Toplu Çıkış İşlemi yapılmaması, lüzum görülürse toplu çıkış söz konusu olan Laboratuar, Diyaliz gibi birimlere Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi atanması tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemelerin Yıllık İhtiyaç Miktarı bilgisinin eksiksiz girilmesi

15 Yanlış Depo Kayıt Örnekleri
Verilerin anlamlı olabilmesi ve sistem altyapısının doğru bir şekilde çalışabilmesi için MKYS giriş kayıtlarımızın, stok hareketlerimizin doğru ve güncel olması gereklidir. 3 Yanlış Tüm Doğruyu Götürür ! Taşınır Kodu Malzeme Tanımı Açıklama Ölçü Birimi Barkod Satın alma Tüketim Tutarı Fiili Stok Tutarı Yıllık İhtiyaç Azami Stok Miktarı Stok Fazlası Stok Fazlası Tutarı GMDN UNSPSC RONTGEN FILMLERI RONTGEN FILMI 35X43 CM YESILE HASSAS STARLIGHT MARKA ADET 68.295 PROLEN MESH 6X11 PROLEN MESH 6X11 CM 28.279 26.676 DIYALIZOR SELLULOZ (HEMOFAN) DIYALIZOR 17L 1,7 M2 68.691 15.289 16.293 DUAL LUMEN URETERAL ACCESS SHEATH 1.674 4 2 38821 Endoterapi dilatör, tek kullanımlık Üroloji malzemeleri 2011 YILINDA TOPLU ÇIKIŞ YAPILAN MEDİKAL MALZEMELER (Özellikle Laboratuar, Diyaliz ve Ameliyathane Birimlerine Ait Malzemeler) Malzeme Miktar Fiyat Toplam Bedel Çıkış Çıkış Tutarı Çıkış Sayısı Stok Stok Tutarı Tarih H.FOBİK AKRİL İOL (SENSAR) 330 132 43481 1 11-NIS-2011 CS PGA 1 40MM YUVARLAK 2640 9 23380 28-NIS-2011 DİYALİZÖR 1,7 M2 TAM SENTETİK 990 18 17963 ANTI HIV 1/2 AB 1000 6 6340 19-NIS-2011 ANTİ HCV AB 800 7 5910

16 Medikal Malzeme Depo Kayıt Düzeni
Medikal Malzemelerimiz TİTUBB Projesi kapsamındaki Branş Çalışması ile sınıflandırılmıştır. Bu yapının sağlıklı kullanılabilmesi için kurumlarımızın MKYS verilerini taşınır kodu en alt düzeye kadar doğru bir şekilde bildirim yapması gerekmektedir. Medikal Malzeme Branş Kodu tablosunda Medikal Malzemeler ve Medikal Sarf Malzemeler başlığı altında tutarı bilgileri var ise HBYS firmanız ile görüşülüp eksik gönderilen verilerin tamamlanması sağlanmalıdır. UBB kaydı aranmayacak ürünler ile ilgili İEGM Tıbbi Cihazlar Yönetmeliği ve Tıbbi Cihazlar 2010/4 sayılı duyuru yayınlanmıştır. Bu koşullara uymayan bir ürünün tıbbi amaçla kullanılması uygun değildir. UBB Barkodu tıbbi cihaz/malzeme ait teknik şartname benzeri bilgileri içerir. UBB Barkodu aynı olan iki ürün birbirinin tam eşdeğeri olan iki ürün olduğunu göstermektedir. Fiyat mukayese etme ve devir işlemlerinde UBB barkodu önemlidir. Her ürüne ait veri doğru girilmelidir.

17 SUT Gereği; SUT’ta belirtilen istisnalar hariç olmak üzere Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına (TİTUBB) kayıt/bildirim işlemi tamamlanmış olmalıdır. Kuruma fatura edilen tıbbi malzemelerden TİTUBB kayıt/ bildirim işlemi tamamlanmamış tıbbi malzeme bedelleri kurumca (SGK) ödenmez. Kamu İhale Kurumu İhale Sonuç Formu Ekranına eksiksiz ve düzenli girilinceye kadar Kurumca ödenmez. SGK Hatalı Girilen İhale Sonuçları hakkında 2011/ Nisan tarihli duyuru bulunmaktadır. SUT Eki EK-5/A-1, EK-5/A-2, EK-5/E ve EK-F listelerin fiyatları geçerlidir ve bu fiyatlar tavan fiyat fiyat olup üzerinde faturalandırma yapılamaz. SUT Eki ve listelerinde yer almayan tıbbi malzemeler; Kamu İhale Sonuç Formu Ekranında son bir yıl içerisinde tespit edilen en düşük 5 fiyatın ortalaması geri ödeme fiyatı olarak kabul edilmektedir.

18 Aylık Bilgi Notu Kurumlarımızın MKYS-TDMS uyumlarını, Fiili Stok Durumları/Stok Düzeyleri, gerçekleşen Toplam Tüketim Miktarları/Aylık Tüketim Miktarları, Satın alma yöntemleri/miktarları Kurumsal mail adreslerine Aylık Bilgi Notları halinde gönderilecektir. İş-zekası Kurum Analiz Ekranları geliştirilerek kurumların kendisini takip etmesi hedeflenmektedir. .../…/2011 ………………………………………………. HASTANESİ Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi "… Ayı Bilgi Notu " STOK KAYIT DÜZENİ 2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz *Kurumun bir ay içinde gerçekleştirdiği her türlü stok giriş ve çıkışlarını düzenli olarak MKYS' ne kaydının yapılması; ay sonu cetvellerinin ertesi ayın 6 sına kadar saymanlığa bildirilerek TDMS kayıtlarına işlenmesinin sağlanması gerekmektedir. * 17/03/2011 tarih 2776 sayılı yazımızda Kurumlarımızın aylık ödenek tahsis hesaplamasında kullanılan parametrelerden MKYS-TDMS stok kayıt uyumu farkı %20 nin üzerinde olan kurumlarda; halihazırda %1 olarak uygulanan tahsilat kesintisinin %5 e kadar arttırılacağı belirtilmiştir. Bu hususa dikkat edilmeye devam edilmelidir.

19 Kurum Aylık Bilgi Notu STOK ANALİZ
2011/54 sayılı Azami Stok Miktarı Uygulaması Genelgemiz * Mal kabulününde ürün bazında azami stok miktarı uygulaması dikkate alınarak peyderpey yapılması * Kurum ihtiyaçlarının öncelikle ihtiyaç/stok fazlası malzeme bulunan kurumlardan veya il stok havuzundan tedarik edilmesi /37 sayılı İhtiyaç Tespit Komisyonları Genelgemiz *İhtiyaç Tespit Komisyonlarının etkin çalıstırılması 2008/70 sayılı Harcamalarda Etkinlik ve Verimlilik Genelgemiz * Alımlardan önce yapılacak olan yaklaşık maliyet tespiti çalışmalarına gereken önem gösterilerek piyasa şartlarına uygun yaklaşık maliyetin belirlenmesi, yaklaşık maliyet tespitinde piyasa araştırmalarının yanında kurum tarafından daha önceki yıllarda gerçekleştirilen alım bedelleri ile diğer kurumlarca gerçekleştirilen alım bedellerinin de dikkate alınması, bu amaçla Sağlık Bakanlığı İhale Bilgi Sistemi (SBİBS) ve Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) üzerinden bahse konu satın alınacak mal ve hizmetlerin diğer kurumlarca gerçekleştirilen satın alma bedellerinin incelenmesi ve gerçekçi bir yaklaşık maliyet belirlenerek ihalelerin sağlıklı bir şekilde neticelendirilmesi hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir. MKYS Stok Yönetimi * tarih yazımızda belirtildiği üzere tıbbi malzeme ve ilaçların Barkod, UBB Barkod, Son Kullanma Tarihi bilgilerinin tam ve eksiksiz girilmesine dikkat edilmesi * tarihli yazımızda belirtildiği üzere İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemelerin Yıllık İhtiyaç Miktarı bilgilerinin eksiksiz girilmesi * tarihli yazımızda belirtildiği üzere Ambarlardan Toplu Çıkış İşlemi yapılmaması, luzüm görülürse toplu çıkış söz konusu olan laboratuvar gibi birimlere Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi atanması * sayıllı Malzeme Çıkışları yazımız gereği MKYS- HBS entegrasyonunun sağlanarak toplu çıkışların önüne geçilmesi

20 Sosyal Sağlık Güvencemizi Koruyoruz
Dünyada Sağlık Birleşmiş Milletlerin 1978 yılında Alma Ata Deklarasyonu’nda “Herkes İçin Sağlık” hedefi konmuştur. Amerika Birleşik Devletinde kişi başına düşen sağlık harcaması diğer ülkelere nazaran iki katı olduğu halde, sigortasız yaşayan elli milyon kişinin yanında, on milyonlarcası da kapsamı yetersiz sigortayla yetinmek zorunda kalmaktadır. Çin de yılında Temel Sağlık Sigortası olan kişi sayısı 18,78 milyon iken , de 200,84 milyona ulaşmıştır. Avrupa’da sağlık hizmetlerinin finansmanı ve sunumu hala çok büyük ölçüde kamu kuruluşları tarafından sağlanmaktadır. Türkiye’de kamu sistemi sayesinde vatandaşlarımızın nerdeyse tamamının sağlık hizmetine erişim imkanı vardır. Sosyal Sağlık Güvencemizi Koruyoruz

21 Emeğiniz İçin Teşekkürler
Daha fazla bilgi ve veri için: Stok Yönetimi ve Analiz Şubesi İyi ki Azami Stok Miktarı Uygulaması Çıkmış Bu sene işim daha KOLAY