Yönetim Bilişim Sistemleri

... konulu sunumlar: "Yönetim Bilişim Sistemleri"— Sunum transkripti:

1 Yönetim Bilişim Sistemleri
Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

2 Sorun? İdefix.com, metis kitap basım yayımı almıştır. Her iki işletmenin de bir milyonun üzerinde müşteri bilgisi depolanmıştır. Veriler sağlıklı bir biçimde nasıl bir araya getirilebilir?

3 Yönetim Örgüt Teknoloji Çözüm Süreci Veri Yönetimini Merkezileştir
Veri Yönetim kuralları ve prosedürleri oluştur Örgüt Veri tanımlarını standart hale getir Verileri temizle ve bağdaştır Teknoloji Ana veri dosyasını tasarla Veri tabanı modeli seç Enformasyon Sistemleri Müşteri ve tedarikçi verilerini birleştir Müşteri ve satış olanaklarını tanımla İş Çözümleri Üretkenliği Artır Geliri Artır İş Zorlukları Yatırımlar yoluyla hızlı büyüme Müşteri bilgisi kargaşası Parçalanmış veri kümeleri Çözüm Süreci

4 VERİ YÖNETİMİ İşletmelerin veriyi nasıl depoladığı, nasıl düzenlediği ve yönettiğinin, örgütün etkinliği üzerinde çok büyük etkisi vardır. Kağıt ile milyonlarca müşteri, bayi ve tedarikçinin verisi tutulamaz. Merkezi bir ana veri yönetim sistemine ihtiyaç vardır. Aynı zamanda örgüt üyelerinin hangi veriyi nereye işleyeceğini ve nerede bulacağını bildiği bir standartlaşma gereklidir.

5 6.1 Geleneksel Dosya Ortamında Veri Düzeni
Etkin bir süreç yönetimi ve karar verme sisteminin oluşması için ihtiyaç duyulan enformasyonun hızlı, kesin ve tam olarak elde edilebilmesi gerekir. Oysa birçok işletmede bu başarılamaz. Muhasebe ve Finans (Kullanıcılar) Uygulama Programı 1 Türetilmiş Dosyalar İnsan Kaynakları (Kullanıcılar) Uygulama Programı 2 Satış ve Pazarlama (Kullanıcılar) Uygulama Programı 3 Üretim (Kullanıcılar) Uygulama Programı 4 Bir işletmedeki departmanlar yıllarca kendi içinde veri depolama ve yönetme sürecini sürdürdüğünde sonuç olarak ortaya büyük sorunlar çıkmaktadır.

6 Geleneksel Veri Yönetimi Sorunları – Veri Fazlalığı ve Tutarsızlık
Veri Fazlalığı: Birden çok veri dosyasında yedek verilerin bulunmasıdır. Böylece aynı veri birden fazla yerde ve konumda depolanır. Veri fazlalığı bir örgüt içinde farklı departmanların aynı veriyi depolaması durumunda ortaya çıkar, verilerden biri güncellenirken diğeri eski haliyle kalır. Veri Tutarsızlığı: Farklı departmanların aynı veriyi farklı alanlarda depolaması sonucu veri tutarsızlığı ortaya çıkar. Tarihler, adresler v.b. İki departman arasında farklılık ve tutarsızlık göstermeye başlar. Ortaya çıkan bir diğer sorun kodlama sorunudur. Örneğin satış pazarlama bölümü aynı ürün için EXTRALARGE kodunu kullanırken, tedarik yönetiminde bu ürünün XL olarak kodlanması verilerin eşlenmesini zorlaştıracaktır.

7 Geleneksel Veri Yönetimi Sorunları – Program veri bağımlılığı
Her program verileri kendi yapısına göre düzenler ve depolar, departmanların aynı verileri farklı programlarla depolaması, verilerin eşleştirilmesini imkansız kılan bir diğer unsurdur.

8 Geleneksel Veri Yönetimi Sorunları – Esneklik Eksikliği
Geleneksel bir program önceden tasarlandığı analizleri ve rapoları oluşturabilir. Ancak yeni bir analiz ve rapora ihtiyaç duyulduğunda bu enformasyonu ele geçirmek için yazılımcılara ve büyük zamana ihtiyaç vardır.

9 Geleneksel Veri Yönetimi Sorunları – Zayıf Güvenlik
Departmanlar kendi içinde veri depoladığı ve düzenlediği için yönetim verileri kontrol etmekte güçlük çeker. Verilere kimin, ne zaman, ne gibi değişiklikler yaptığını bulmak oldukça zordur.

10 Geleneksel Veri Yönetimi Sorunları – Veri Paylaşımı ve Kullanırlık Eksikliği
Verilerin depolanması, düzenlenmesi farklı sistemlerde gerçekleştiği için bölümler arası veri paylaşımı gerçekleştirilemez. İki farklı bölümde aynı unsura yönelik iki farklı veri ile karşılaşıldığında veri kullanılamaz, güvenilirliğini yitirir.

11 6.2 Veri Yönetiminde Veritabanı Yaklaşımı
Veritabanı: Birbiriyle ilişkili çok sayıda verinin bir arada tutulduğu ve belirli bir düzene göre saklandığı yapıdır. İhtiyacımız olan veri kümesini sorgulayarak hızla bulabiliriz. Tek bir veritabanı, amaca göre düzenlenmiş çoklu uygulamalara hizmet eder. Veriler, ayrı alanlarda depolanmak yerine tek bir merkezde depolanır. Veritabanı Veritabanı Yönetim Sistemi Rapor 1 Rapor 2 Öğrenci No, Kan Grubu Giriş Yılı, Velisi Öğrenci No, Notlar, Burs Durumu Öğrenci No, Notlar, Giriş Yılı, Nereli, Burs Durumu, Kan grubu, Velisi

12 Veritabanı Yönetim Sistemleri (VTYS)
Bir VTYS, bir örgütün verilerini veritabanına depolamasına, etkili bir biçimde kullanmasına ihtiyaç duyduğunda ulaşmasına imkan tanıyan yazılımdır. VTYS, Uygulama programı ile veritabanı arasında iletişimi sağlar. Uygulama programı bir veriyi çağırdığında VTYS ilgili veriyi veritabanında bulur ve programa iletir. VTYS kullanıcıyı verinin nerede ve ne şekilde depolandığını hatırlama, zahmetinden kurtarır. Kullanıcı ihtiyaç duyduğu veriyi talep ettiğinde VTYS ilgili veriyi veritabanından çeker.

13 Veritabanı Yönetim Sistemleri geleneksel dosyalama problemlerini nasıl çözer?
VTYS, verinin tekrarını engelleyerek veri fazlalığı ve tutarsızlığını engeller. Veriler tek bir alanda depolandığı için enformasyon paylaşımı, paylaşım hızı ve enformasyona ulaşmadaki esneklik artacaktır. Verilerin güncel durumu yönetim tarafından denetlenebilecek ve güvenlik riskleri ortadan kalkacaktır. Departmanların farklı uygulama programları ve sistemleri arasındaki uyuşmazlıklar yok olacaktır.

14 İlişkisel VTYS Kişisel bilgisayarlar ve ana bilgisayarlar için bugün en geçerli model ilişkisel veritabanı yönetim sistemidir. İlişkisel veritabanı sistemleri; özniteliklere göre düzenlenmiş tablolar, tablolarda eşsiz kayıtlar ve tablolar arasında ilişkiler üzerinden yönetilir. Kişisel Bilgisayarlar Microsoft Access Ana Bilgisayarlar DB2 Oracle Database Lite (Elle taşınabilir aygıtlar) Microsoft MySQL Server MYSQL (En yaygın VTYS uygulamalarındandır – Açık kaynaktır)

15 İlişkisel VTYS Tabloları
Birincil Anahtar: Her alan için benzersiz Olarak oluşturulan alandır. Kopyalanamaz, değiştirilemez. Tedarikçi Tablosu Tedarikçi Nu Tedarikçi Adı Tedarikçi Adres Şehir Posta Kodu İşletme Sahibi 1205 Haymana Camcılık Nilüfer OSB. Bursa 16310 Ali Haymana Yedek Parça Tablosu Parça Nu Parça Adı Fiyat Tedarikçi Nu 137 Kelebek Cam 22.00 1205 138 Arka Cam 95.00 1207 Yardımcı Anahtar: Bir tablodaki birincil anahtar, farklı bir tabloda ilişki kurmak için kullanılıyorsa yardımcı anahtar olur.

16 İlişkisel VTYS faaliyetleri
Tedarikçi Nu Tedarikçi Adı Tedarikçi Adres Şehir Posta Kodu İşletme Sahibi 1205 Haymana Camcılık Nilüfer OSB. Bursa 16310 Ali Haymana Parça Nu Parça Adı Fiyat Tedarikçi Nu 137 Kelebek Cam 22.00 1205 138 Arka Cam 95.00 1207 VTYS: Seçme, birleştirme ve yansıtma Özelliklerini kullanarak amaca yönelik Tablolar ve raporlar oluşturur. Parça Nu Parça Adı Tedarikçi Adı Tedarikçi Nu 137 Kelebek Cam Haymana Camcılık 1205

17 Nesne Yönelimli VTYS İlişkisel veritabanları tablolar ve veriler üzerinde çalışmaya uygundur. Pek çok uygulama resimler, videolar, grafikler üzerinde çalışmayı gerekli kılmaktadır. Bu gibi durumlarda ilişkisel VTYS işimize yaramaz; nesne yönelimli bir VTYS kullanmalıyız. Pek çok web uygulaması değişik nesneleri çalıştırmak üzere Nesne Yönelimli VTYS kullanır. İlişkisel VTYS’den daha kullanışlı olmasına rağmen daha yavaştır. Her iki sistemi kullanan hybrid (melez) VTYS sistemleri de mevcuttur.

18 Buluttaki Veritabanları
Değişik işletmeler müşterilerine değişik esnekliğe sahip ve fiyatlandırılabilir veritabanı hizmetleri sunmaktadır. Microsoft SQL Azure MySQL Oracle – Amazon EC2

19 VTYS’nin yetenekleri Bir VTYS, veritabanındaki veriye erişmek, onları yönetmek ve düzenlemek için araçlar ve olanaklar içermektedir. En önemli olanları Veri Tanımlama Dili, Veri Sözlüğü ve Veri İşleme Dili’dir. VTYS, veritabanındaki içerik yapısını belirlemek için bir veri tanımlama yeteniğine sahiptir. Veri sözlüğü ise veri tabanındaki bilgilerin tanımlarını ve onların özelliklerini depolayan otomatik veya kullanıcı tarafından oluşturulan bir dosyadır. Gelişmiş veri tabanlarında ise kullanım, yetkilendirme, güvenlik, iş fonksiyonları, her bir alan için raporlar gibi gelişmiş enformasyon yapıları mevcuttur. Her VTYS, veriyi işleme, değiştirme, silme ve enformasyon taleplerine cevap vermek üzere bir Veri İşleme Dili Kullanır. Bugün en gelişmiş veri işleme dili Yapılandırılmış Sorgu Dili (SQL: Structured Query Language)’dir. Microsoft Access SQL dilini bilmeden bir veritabanı yönetimine imkan tanımaktadır.

20 Veritabanı Tasarlama Normalleştirme ve Varlık İlişki Diyagramları
Bir veritabanı işletmenin fiili ve gelecekteki faaliyetlerini kapsayan bir mantıksal tasarlama ve bunun gerçekleştirildiği fiziksel tasarlamadan oluşur. Normalleştirme ve Varlık İlişki Diyagramları Kavramsal veri tabanı tasarımı, verilerin nasıl gruplanacağını, uygulamalar için hangi verilere ihtiyaç duyulduğu ve veriler arası ilişkileri düzenlemeyi kapsamaktadır. Normalleştirme: Veritabanındaki gereksiz verileri en aza indirmek, verileri karmaşık gruplardan, anlaşılır, küçük ve amacı belli olan kümelere dağıtmak için kullanılır. Veri Tutarlılığı: İlişkisel VTYS tablolar arasında bilgi tutarlılığını zorlayarak veri fazlalığı ve tutarsızlığının önüne geçer. Varlık İlişki Diyagramı: Tablolar ve iş süreçleri arasında ilişki türü doğru tanımlanmazsa VTYS işe yaramayacaktır. BİRE – BİR, BİRE – ÇOK, ÇOKA - ÇOK

21 Normalleştirme ve Varlık İlişki Diyagramı
Normalleştirmeden Önce Sipariş NO Sipariş Tar Parça NO Parça Adı Parça Fiyatı Parça Miktarı Tedarikçi NO Tedarikçi ADR. Tedarikçi Şehir Normalleştirmeden Sonra Yedek Parça İligili Kalem Parça NO Parça Adı Parça Fiyatı Tedarikçi NO Sipariş No Parça No Parça Fiyatı Tedarikçi Sipariş Tedarikçi NO Tedarikçi ADR. Tedarikçi Şehir Sipariş NO Sipariş Tarihi.

22 İş Performansını ve Karar vermeyi Etkinleştirmek İçin VTYS
İşletmeler değişik işlem süreçlerini takip etmek ve yönetimi etkinleştirmek üzere veri tabanlarını kullanırlar. En çok satışı hangi eleman yaptı, en iyi müşteri kim, en çok izin kullanan personel kim, departmanlar arasında performans farkı var mı? Bu gibi pek çok soru VTYS aracılığı ile kolayca cevaplanabilir.

23 VERİ AMBARLARI Veri ambarı: İşletme genelinde güncel ve geçmiş veriyi depolayan bir veritabanıdır. Yöneticilere karar verme sürecinde veri hazırlamak üzere kullanılırlar. Örgüt içi veritabanlarından gelen veriler, ötgüt dışı verilerle birleştirilerek kullanıma hazır hale getirilir. Veri ambarı oluşturmak için genellikle işletme içi İNTRANET sistemleri kullanılır. Veri Erişimi ve Analiz Veri Ambarı Faaliyet Verisi Müşteri Verisi Üretim Verisi Geçmiş Veri Dış Veri VERİ MARTLARI: İşletmenin derlediği verilerin, departmanlar tarafından kullanılmak üzere küçük bölümlerinin İlgili bölümle paylaşıldığı yapıdır.

24 VERİ MADENCİLİĞİ Çok büyük veritabanlarında değişik analizler yoluyla geleceğe ışık tutan çıkarımlar ortaya çıkarılabilir. Veri Madenciliği bu örüntüleri bularak, anlamlı ilişkiler oluşturmaya çalışır. İlişkiler, diziler, sınıflandırmalar, kümeler ve öngörüleri içerir. İlişkiler: Tek bir vaka ile bağlantılı oluşumlardır. Örn: bir süpermarkette mısır cipsi alındığında %65 oranında bir içecekte alınmaktadır, promosyon olunca ise oran %85 olmaktadır. Diziler: Vakalar gelecek ile ilişkilendirilir. Örn ev alan bir çift %65 oranında iki ay için yeni bir buzdolabı alacaktır. Sınıflandırma: Mevcut kalemlerden sınıflandırmalar ve kurallar çıkarma işlemidir. Örn: yaş arası öğrenciler operatör değiştirmeye eğilimlidir. Öngörü: Bir gelecek verisi için ilişki içinde olduğu verileri inceler. Örneğin satış rakamları öngörüsü için, üretim, pazarlama gibi değişik veri gruplarını analiz eder.

25 Metin Madenciliği ve Web Madenciliği
Veri madenciliği girilmiş, işlenmiş veri üzerine kuruludur. Ancak işletmeye yönelik bir çok veri işlenmemiş metin dosylarında yer alır. Metin madenciliği, e-postalar, müşteri görüşmeleri, anket yanıtları, çağrı merkezi kayıtları verilerini analiz ederek anlamlı örüntüler çıkarır. Web madenciliği; Değişik internet servislerinden yararlanarak (Google Trends, Google Insıghts for Search) kişilerin eğilimleri, satın alma davranışları, ait oldukları sınıf gibi verileri elde etmeyi ifade etmektedir.

26 Veritabanları, WEB ve yeni iş alanları
Veritabanları ve WEB İnternetten alışveriş yaptıysanız ya da bir katalog incelediyseniz bir internet veritabanı kullandınız demektir. Kullanıcı bilgisayarı aracılığı ile bir bilgi ister ve sunucu bilgisayar veritabanından bu veriyi gönderir. Bu istemci-sunucu ilişkisinde veritabanını yönetip, istemciye veriyi gönderen bir VTYS yönetim aracı gereklidir. Veritabanları, WEB ve yeni iş alanları Sahibinden.com Facebook.com

27 Veri Kaynaklarını Yönetme
Her işletmenin veri yönetiminde standartlaşmış prosedürlere ve politikaya ihtiyacı vardır. Enformasyon Politikası Veriler nasıl düzenlenecek, güvenlikten kim sorumlu, kim görüntüleyebilir ve değiştirebilir. Küçük işletmelerde yetki ve sorumluluk genellikle sahiplerdedir. Büyük işletmelerde ise devasa bilginin depolanması ve yönetimi ayrı bir politika gerektirir. Veri Yönetişimi: Gizlilik, Güvenlik, Veri kalitesi ve hükümet uygulamaları arasında uyumu kapsamaktadır. Veri Kalitesini Sağlama İyi tasarlanmış bir veri tabanı doğru politikalarla verimlilik ve yönetim için oldukça faydalı olacaktır. Ancak ek adımlar gereklidir. Veri kalitesi denetimi: Veritabanının verdiği bilgiler ile hatalı uygulamalar arasındaki ilişkilerin tespitidir. Veri temizleme: Kullanımdan çıkmış, mükerrer, hatalı verilerin tespiti ve çıkarılmasını ifade etmektedir.