Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. İLETİŞİM KAZALARI Gönderen: Genel Müdür Gönderilen:Departman Müdürü Yarın sabah saat dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. İLETİŞİM KAZALARI Gönderen: Genel Müdür Gönderilen:Departman Müdürü Yarın sabah saat dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır."— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2 İLETİŞİM KAZALARI Gönderen: Genel Müdür Gönderilen:Departman Müdürü Yarın sabah saat dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır. Bu her gün rastladığımız bir olay olmadığı için çalışanların en iyi elbiselerini giymiş olarak, gözlemek üzere dışarıda toplanmalarını istiyorum. Bu ender olayı vurgulamak için, ben bizzat bu olayı kendilerine açıklayacağım. Yağmur yağarsa iyi göremeyeceğimiz için, çalışanların kantinde toplanmaları gerekecektir.

3 Gönderen: Departman Müdürü Gönderilen: Üretim Müdürü Genel Müdürün emri ile yarın sabah dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır. Eğer yağmur yağarsa, en iyi elbiselerimizi giymiş olarak dışarıda göremeyeceğiz. Bu durumda güneşin yok oluşu kantinden izlenecektir. Bu her zaman rastladığımız bir olay değildir.

4 Gönderen: Üretim Müdürü Gönderilen:Üretim Amiri Genel Müdürün emri ile yarın sabah dokuzda güneşin kantinden yok oluşunu en iyi elbiselerimizle izleyeceğiz. Genel Müdür yağmur yağıp yağmayacağını bildirecektir. Bu her gün rastladığımız bir olay değildir

5 Gönderen: Üretim Amiri Gönderilen:Formen Eğer yarın kantinde yağış varsa, ki bu her zaman gördüğümüz bir olay değildir, Genel Müdür en iyi elbiseleri içerisinde saat dokuzda yok olacaktır.

6 Gönderen:Formen Gönderilen:Bütün çalışanlar Yarın saat dokuzda Genel Müdür yok olacaktır. Ne yazık ki bu her zaman karşılaştığımız bir olay değildir.

7 RESMİ YAZI Kamu kurum ve kuruluşları arasında veya gerçek ve tüzel kişilerle yazılı iletişim amacıyla kullanılan yazılara resmi yazı denir.

8 RESMİ YAZI Yazan/gönderilen makamın derecesine, konuya göre yazının bölümleri ve ifadeler değişebilir. Ancak TSE’nin TS– 1391 numaralı ürününde belirtilen şekli değişmez. TSE, yazıların kolay anlaşılması ve karmaşayı önlemek için Avrupa’daki uygulamaları da dikkate alarak bu standartları belirlemiştir.

9 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI Tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

10 TANIMLAR a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

11 TANIMLAR e ) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

12 NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

13 BELGE BOYUTU Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

14 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

15 YAZININ BÖLÜMLERİ 1.DERECE BÖLÜMLERİ Birinci derece bölümler her yazıda bulunmalıdır. Başka bir ifade ile bu bölümler resmi yazının olmazsa olmazlarıdır.  BAŞLIK  SAYI  BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI  KONU  TARİH  GÖNDERİLEN MAKAM  METİN  İMZA  PARAF  ADRES

16 YAZININ BÖLÜMLERİ 2.DERECE BÖLÜMLERİ Resmi yazının özelliğine göre 2.derece bölümlerin gerekli olanları yazılır. Bir yazıda bu bölümlerin hiçbirinin yazılması gerekmediği gibi sadece birinin, birkaçının veya hepsinin yazılması gerekebilir..Gizli Yazılar. İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı. İlgi Bölümü. Ekler Bölümü. Dağıtım Bölümü. Sayfa Numarası Bölümü. Onay. Koordinasyon. Aslına Uygunluk Onayı. Kayıt Kaşesi

17 BAŞLIK Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

18 BAŞLIK. T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır.

19 BAŞLIK 2 KOL ARALIĞI T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü

20 SAYI Başlığın son satırından iki aralık aşağıdan ve kağıdın sol kenarından, 12 karakter içeriden başlanarak Sayı yazılır ve önüne ( : ) işareti konur.

21 T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK

22 SAYI Kod numarası verilir, kod numarasından sonra (-) işareti konularak standart dosya numarası, sonra da yine (-) işareti konularak kayıt numarası yazılır. genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda ( / ) eğik çizgi konularak yazılır. Kayıt numarası, yazının evrak kayıt defterinde kaydedildiği numaradır.

23 SAYI tarihinden itibaren Resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir.İdari Birim Kimlik Kodlarının ÖRNEK Sayı: Desimal No/Sayı No

24 KONU Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu: sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

25 KONU Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

26 GÖNDERİLEN MAKAM *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

27 T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : /12 21/11/2013 Konu: Teftiş Tebliği 2-4 Aralık İSTANBUL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)

28 GÖNDERİLEN MAKAM Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın ” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

29 GÖNDERİLEN MAKAM Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

30 GÖNDERİLEN MAKAM Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

31 GÖNDERİLEN MAKAM T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : / /21/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 Beşiktaş İSTANBUL

32 İLGİ Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu ya da bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür.

33 İLGİ Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve “İlgi” sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur.

34 İLGİ Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

35 İLGİ T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : /75.../11/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 04/07/1975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05/02/2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15/01/2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız

36 METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

37 Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden METİNLERDE UYGULANACAK KURALLAR

38 ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

39 ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

40 ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

41 İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun, duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. Kısaltma yapılmamalıdır.

42 İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

43 İMZA Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerine atılır. Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.

44 İMZA Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir

45 İMZA Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “İmza Yetkileri Yönergesi”ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

46 İMZA Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır. Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir. Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam unvanı yazılır. Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir.

47 ÖRNEK İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı

48 * Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü satıra yazılır. İmza Harun KAYA Vali a. Vali Yardımcısı

49 Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur. İmza Abdullah ALEMOĞLU Personel Şube Müdürü İmza Süleyman SÜSLÜ Kültür Müdürü İmza Süleyman SÜSLÜ Kültür Müdürü

50 ONAY Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır. OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır. Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır. OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da unvanı ortalanır.

51 ONAY OLUR 21/11/2013 Hüseyin Avni MUTLU Vali OLUR 21/11/2013 Hüseyin Avni MUTLU Vali

52 ONAY O L U R 21/11/2013 İmza Harun KAYA Vali a. Vali Yardımcısı O L U R 21/11/2013 İmza Harun KAYA Vali a. Vali Yardımcısı

53 ONAY Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir. Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir.

54 ONAY Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ” bölümü açılır.

55 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa; İmza Dr. Muammer YILDIZ İl Milli Eğitim Müdürü Uygun görüşle arz ederim 21/11/2013 İmza Harun KAYA Vali Yardımcısı O L U R 21/11/201 İmza Hüseyin Avni Mutlu İstanbul Valisi İmza Dr. Muammer YILDIZ İl Milli Eğitim Müdürü Uygun görüşle arz ederim 21/11/2013 İmza Harun KAYA Vali Yardımcısı O L U R 21/11/2013 İmza Hüseyin Avni Mutlu İstanbul Valisi

56 EKLER İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır. EK : Yönetmelik (4 sayfa)

57 PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

58 PARAF Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

59 PARAF 12/01/2011 Memur :E.KAYMAKLI (Paraf) 12/01/2011 Şef :H.AVŞARKIZI 12/01/2011 Md.Yrd :M.KARAKÖSE (Paraf)

60 DAĞITIM Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır. EK : Yazı Örneği (2 sayfa) DAĞITIM: İlköğretim Okulu Müdürlükleri

61 *Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, İstanbul Valiliği … Milli Eğitim Müdürlüğü DAĞITIM: Gereği: Bilgi: …Kaymakamlığı, İstanbul Valiliği … Milli Eğitim Müdürlüğü

62 ADRES Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.

63 ÖRNEK İstanbul İl Millî Eğitim Müdürlüğü (Özel Kalem Bölümü) Ankara Cad. No:2 A Blok Cağaloğlu - Fatih / İSTANBUL Tel (Santral): (0 212) Dahili : 432 Faks: (0212) E-Posta : Elektronik Ağ: İstanbul İl Millî Eğitim Müdürlüğü (Özel Kalem Bölümü) Ankara Cad. No:2 A Blok Cağaloğlu - Fatih / İSTANBUL Tel (Santral): (0 212) Dahili : 432 Faks: (0212) E-Posta : Elektronik Ağ:

64 GİZLİ YAZILAR Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

65 GİZLİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır. Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

66 GİZLİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır. Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

67 GİZLİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır. Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

68 “Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

69 İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının “ivedi ve günlü” olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır. Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının “ivedi ve günlü” olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

70 SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir. Örnek: 3/5, 2/9

71 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ; Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

72 RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

73 KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

74 ÖRNEK Okulu Müdürlüğü KAYIT TARİH SAYI HAVALE GEREĞİ BİLGİ DOSYA NO EKLER

75 FAX Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

76 F KLAVYE Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda “F klavye” kullanma mecburiyeti getirilmiştir. Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi “F klavye” kullanılarak yazılmalıdır.

77 F KLAVYE STANDART TÜRK KLAVYESİ ( F KLAVYE )’ dir yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.

78 F KLAVYE F klavye hazırlanırken; kelime ve harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır. Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür.

79 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.) Yazılar makam atlanarak gönderiliyor. Yazılara ilgi tutulmuyor. (İlgili şubeye ulaşıncaya kadar yazının dolaşması zaman kaybına neden oluyor.) Yazılar makam atlanarak gönderiliyor.

80 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor. Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor. Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor. İstatistiki verileri içeren formlar zamanında gönderilmiyor. Aylık çalışmalar hangi şube ile ilgili ise o şubeye ilgi tutulması gerekiyor. Doğum izni ve askerlik izinleri müracaatlarının onay alınmasını gerektirmesi nedeniyle başvuru yazılarının önceden yapılması gerekiyor.

81 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. Konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor. Ücretsiz izinler senelik izin şeklinde algılanıyor. Konuyla ilgili ayrılış ve başlayış bildirimleri düzenli yapılmıyor.

82 Genelde Karşılaşılan Yazışma Hataları Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor. Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, T.C. Kimlik numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor. Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor. Geçici görevlendirmeler ve tayinlerde ayrılış ve başlayışlar düzenli bildirilmiyor. Personel ile ilgili yazışmalarda unvan, T.C. Kimlik numarası ve bayan personelin kızlık soyadları belirtilmiyor. Günlü ve acele yazıların gereği zamanında yapılmıyor.

83 İLGİ VE SABRINIZA TEŞEKKÜR EDERİM İLGİ VE SABRINIZA TEŞEKKÜR EDERİM Ramazan ÇALIŞKAN İl Eğitim Denetmeni Ramazan ÇALIŞKAN İl Eğitim Denetmeni


"RESMİ YAZIŞMA KURALLARI. İLETİŞİM KAZALARI Gönderen: Genel Müdür Gönderilen:Departman Müdürü Yarın sabah saat dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları