Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV YÖNETİM PROGRAMLARINA ARŞİVLERİN ÖNEMİ Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV YÖNETİM PROGRAMLARINA ARŞİVLERİN ÖNEMİ Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli."— Sunum transkripti:

1 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV YÖNETİM PROGRAMLARINA ARŞİVLERİN ÖNEMİ Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli bir misyonu yüklenmektedirler. Devletlerin, kurumların ve kişilerin haklarını korumak, saklamak, devletler arası ilişkileri belgelemek arşivlerin görevleri arasında sayılmaktadır. Arşivler, ait oldukları dönemin toplumsal, ekonomik ve ticari yapısını, ilgili döneme ait kurumsal ilişkileri ortaya koyan belgeleri bünyelerinde bulundurmaktadırlar. İlgili konularda yapılan araştırmaların belgelere ve bu belgelerin hizmete sunulduğu arşivlere dayandırılmadan sağlıklı biçimde yürütülmesi oldukça güçtür

2 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 II Tüm kurumlar belirli gereksinimlerin sonucu olarak ortaya çıkmaktadırlar. Bu gereksinimler, aslında kurumsal varlığın oluşum nedenlerini ortaya koymaktadır. Toplumsal yaşamın ve buna bağlı ilişkilerin bir parçası olarak var olan arşivlerin, hizmetlerini sağlıklı olarak gerçekleştirilebilmesi için; oluşum nedenleri ve hizmetlerinden beklentilerinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir.

3 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV MALZEMESİ NEYE DENİR? Arşivciliği ve arşivcilik kapsamında yürütülen çalışmaları ortaya koyabilmek için öncelikle arşiv malzemesinin olması gereken özelliklerine göz atmakta fayda vardır. Bu anlamda arşiv malzemesinin iki temel özelliğinin olduğunu söyleyebiliriz. 1. Bu özelliklerden ilki arşiv malzemesinin organik olmasıdır. Yani kurumların kanun ve yönetmeliklerle kendilerine yüklenmiş olan işlevleri yerine getirirken doğal olarak oluşmasıdır. Bir başka deyişle bir işlevin icrasının doğal sonucu, o işlevin yapılıp yapılmadığının ya da nasıl yapıldığının delili olmasıdır. 2. İkinci bir özellik ise arşiv malzemesinin bir işleve bağlı olarak üreten birim ya da kişi tarafından üçüncü bir kişi ya da kuruma iletilmiş olmasıdır. İletilmemiş belgeler arşiv kapsamında girmezler. Bir kurumda bu tür bilgi kaynaklarının olması muhtemeldir. Ancak bunların yönetiminde kullanılacak teknikler arşiv tekniklerinden farklı olabilir.

4 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Neden arşiv tutuyoruz? Arşivlerin Kurumlar İçin Önemi 1. Arşiv Bir Karar Verme Aracıdır: Hızlı ve doğru karar verebilmek bilgiye sahip olmayı gerektirir. Karar verme aşamasında kullanılacak bilginin iki temel özelliği vardır. Bunlar doğruluk ve bütünlüktür. 2. Arşiv Bir Yasal Destek Aracıdır: Arşivler yasal destek aracı olarak dört amaca hizmet ederler. Kurumlar görevlerini belirli kanun ve yönetmelikler çerçevesinde yaparlar. Arşiv kaynakları kurumların kanuna uygun hareket edip etmediklerini belgelerler. Kurumlar hangi alanda hizmet verirse versin çalışanlarının haklarını belgeleyen kayıtlar tutarlar. Bu belgelerin saklanması ve gerektiğinde bir hakkın kanıtlanmasında kullanılması kurumların yükümlülüklerindendir. Kurumlar diğer özel ve tüzel kişilerle iş ilişkisine girerler. Bu ilişkilerdeki uyuşmazlıklar kurumun arşivindeki belgeler doğrultusunda çözülür.

5 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 II 3. Arşiv Bir Kurumsal Verimlilik Aracıdır: Üretilen bilgilere zamanında ulaşılması kurumun verimliliğini artıran en önemli unsurdur. Bulunamayan belgelerin sebep olduğu zaman Ve iş kaybı verimliliği düşüreceği gibi kuruma olan güveni de sarsacaktır. 4. Arşiv Bir Tarihi Referans Aracıdır: Kurum tarihindeki önemli olayların belgeleri, kurum yapısındaki farklılaşmalar, sosyo- ekonomik olayların kurumu nasıl etkilediğini ortaya koyar. Gelecek nesillerin kurum hakkında bilgi edinebileceği birincil kaynakların korunması ve kullanıma sunulması gerekmektedir. 5. Arşiv bir Tasarruf Aracıdır. Kurumlar kaynaklarının önemli bir bölümünü bilginin toplanması, düzenlenmesi, kullanılması ve saklanması gibi faaliyetler için kullanırlar. Arşiv yönetiminin sistematik ve bilinçli gerçekleştirilmesi, kurumun zaman, işgücü, mekan ve paradan tasarruf etmesine imkan sağlayacaktır.

6 ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Arşivlerin Önemi Kurumlar için bu denli öneme sahip arşiv malzemesinin kurumsal bir kaynak olarak algılanması ve belgelerin üretim aşamasından başlayarak nihai ayıklamaya kadar yönetilmesi gerekir. Arşiv malzemeleri kullanım, bilgi değeri ve saklanmaları açısından çeşitli evrelerden geçerler. Bu evreler güncel yarıgüncel ve güncel olmayan olarak da ayrılabilmektedir

7 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV PROGRAMLARININ OLUŞTURULMASI ENVANTER ÇALIŞMALARI Kurum arşivlerinde yapılacak herhangi bir düzenlemenin çıkış noktasını; var olan koşulların tanımlanması aşamasından başlatmak gerekir. İlk etapta genel hatlarıyla bir durum tespiti yapılıp yapılacak arşiv çalışmasını projelendirmek ve üst düzey yönetimden onay almak gerekir. Üst yönetimin projeyi onaylaması projenin başarıya ulaşmasında olmazsa olmaz şarttır. Çalışmalar projelendirilirken öncelikle projenin amacının belirlenmesi gerekir. Örneğin: Bu proje üretilen bilginin sistematik olarak düzenlenmesi, tasnif edilmesi, dosyalanması, depolanması, ve saklanmasına gerek kalmayan malzemenin zamanında tasfiyesini mümkün kılacak bir sistemin geliştirilmesini amaçlamaktadır. Bu proje kapsamında ele alınacak konular şunlardır……

8 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Belge Envanterleri Belge Envanterleri/ Kurumda mevcut arşiv malzemesinin dosya ya da belge bazında tespit edilmesini sağlarlar. Belge envanterlerinin amaçları: Kurumun enformasyon kaynaklarının tespit edilmesi. Kurumun yıllık belge üretiminin hesaplanması. Kurumu bilgi üretimi, dosyalama ve saklama gereksinimleri ile ilgili olarak gerekli yer ve ekipmanın belirlenmesi. Dosya Tasnif Planı Projelendirme çalışmalarında envanterin ardından bir diğer önemli konuyu dosya tasnif planları oluşturur. Dosyalarda uzun zaman dilimlerinde saklanan belgelerin tekrar ulaşılabilirliğini sağlamak üzere küçük gruplara bölünmesiyle oluşur Dosyaların konu esasına göre sınıflandırıldığı bir sistemde aynı zamanda dosya tasnif planının oluşturulması gerekir Birimler bazında görev ve sorumlulukların çok farklı alanları kapsıyor olması bunlarla ilgili belgelerin aynı kapsamda ve içerikte olmasını doğurur. Dosyalama yapılırken genellikle bu çeşitliliğin göz ardı edildiği üzerinde durulmaktadır.

9 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Dosya Tasnifi  Genellikle kurumlar gelen evrak ve giden evrak olmak üzere çok genel bir tasnif yapmaktadırlar. Bu uygulama doğal olarak istenilen belgelere ulaşılamama ya da zamanında ulaşım problemlerinin doğmasına yol açmaktadır.  Dosya tasnif planı hazırlanırken seriler düzeyinde ayrı konu başlıkları altında belgelerin dosyalanmasına imkan sağlanması gerekir. Hazırlanacak dosya tasnif planı genel olarak aşağıdaki yararları sağlayacaktır. 1. Bilginin yeniden ulaşabilirliğini sağlamak 2. Karar verme mekanizmalarının bilgi ihtiyacını karşılamada kolaylık sağlamak. 3. Herhangi bir konuda gereksinim duyulan bilginin bütünlüğünü ve doğruluğunu sağlamak. 4. Bilginin kurumsal bir kaynak olarak tüm birimlerde yaygın olarak kullanımını sağlamak. 5.Bilginin organizasyonunda standartlaşma sağlamak.

10 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Ayıklama ve İmha Planı Projede 3. önemli konu ayıklama ve imha planlarının oluşturulmasıdır. Ayıklama ve İmha Planı: 16 Mayıs 1988 ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik çerçevesinde hazırlanmak durumundadır. Saklanmasına gerek kalmayan belgelerin zamanında imhası, yer, zaman, sarf malzemelerinde tasarruf sağlayacaktır. Yalnızca gerekli olan bilgilerin saklanması bilgiye ulaşımda verimliliği artıracaktır. Bilginin saklanmasının belirli bir plan dahilinde yapılması, saklama ayıklama ve imha işlemlerinde standardizasyonu sağlayacaktır. Belge envanter, dosya tasnif, ayıklama ve imhadan sonra dördüncü olarak arşiv yönetmeliğinin hazırlanması gerekir. Yönetmelik ile: 1.Bilginin üretilmesinden nihai ayıklanmasına kadar geçen süreçteki prosedürlerin standardizasyonu. 2.Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi. 3.Sorumlulukların belirlenmesi.

11 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Arşiv Yönetim Sistemi Tüm bu çalışmalar bütün olarak arşiv yönetim sistemini oluşturur. Arşiv Yönetim Sistemi: Kurum içerisinde üretilen ve dosya tasnif planı yapılan evrakların, bilgisayar destekli olarak da kontrolüne imkan verecek bir sistemi tanımlar. Böylece: Kurum enformasyon kaynaklarının tek bir noktada toplanması ve bilgiye hızlı erişim sağlanabilecektir. Kurum Arşivinin Kurulması: Kurumların ürettikleri belgelerin ayıklama ve imha planı çerçevesinde depolanması gerekmektedir. Depolara kaldırılan belgelerin uygun koşularda korunması ve gerektiğinde zamanında erişimi sağlayacak kurum arşivleri aşağıdaki olanakları sağlarlar. 1.Birimlerde tutulan belge miktarının azaltılması 2.Birimlerde yer alan belgeler üzerinde kontrol sağlama 3.Yerden ve depolama ekipmanlarında tasarruf sağlamak 4.Verimli bir bilgi ulaşım sistemi kurmak 5.Belgelerin güvenliğini sağlamak.

12 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Projenin Kapsamı Dile getirdiğimiz unsurların genel olarak çerçevesinin çizilmesinin ardından projeye ilişkin teknik altyapının tanımlanması gerekir. Kapsam: Proje kurumda yer alan tüm birimlerin ve bağlı kuruluşların ürettikleri belgeleri kapsamalıdır Süre: Projenin ne kadar zamanda tamamlanacağı ve çalışma takviminin belirlenmesi gerekir. Hangi işlerin öncelikle yapılacağı bu takvimde belirlenmelidir. Eğer toplam proje süresi 6 aydan fazla aman alıyorsa, proje parçalara bölünmeli ve öncelikli gereksinimler kısa zaman dilimlerinde gerçekleştirilmelidir. Personel: Projenin kimler tarafından yürütüleceğinin belirlenmesi ve bu kişilerin proje kapsamına alınan birimlere duyurulması gerekir. Projeyi gerçekleştirecek ekip kurum bünyesinde oluşturulabileceği gibi kurum dışından da geçici olarak personel temin edilebilir. Çoğu zaman dışarıdan bakan bir gözün problemleri daha iyi teşhis ettiği bilinmektedir. Ancak dışarıdan gelen kişilerin kurumu öncelikle tanıması ve teşkilatlanmaya hakim olması gerekir.

13 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Yapılacak İşler (Proje Takvimi)1. Ay2. Ay3. Ay4. Ay5. Ay6. Ay Projeye Hazırlık Üst Yönetimin Bilgilendirilmesi1 Gün Proje Ekibinin oluşturulması ve Birimlere Duyurulması 1 Gün Envanterlerin yapılması Dosya Tasnif Sisteminin Hazırlanması Saklama Planlarının Yapılması Depoların Hazırlanması Bilgisayar Sisteminin Kurulması Dosya Tasnif Sisteminin Hayata Geçirilmesi Yönetmeliklerin Hazırlanması Sistemin Test Edilmesi ve Aksaklıkların Giderilmesi Eğitim Çalışmaları

14 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Maliyet: Son olarak bu projenin kuruma maliyetinin ne kadar olacağının hesaplanması gerekir. Bu hesaplamaya dahil edilecek unsurların başlıcaları şunlardır. Ekipman ve Sarf Malzemeleri: Yeni sistem için gerekli raflar, arşiv kutuları, dosya kapakları, makine ve teçhizat vb. Personel: Projeyi gerçekleştirecek personelin zamanı İş Kaybı: Sistemin yenilenmesi esnasında oluşabilecek iş kayıpları da göz önüne alınmalıdır. Proje kapsamında en etkili veri toplama araçlarından biri olan anket mutlaka uygulanmalıdır. Anket Formlarının Hazırlanması Yukarıda sıralanan projenin gerçekleştirilebilmesi için çeşitli anket formlarının hazırlanması gerekir. Bu formlarının birincisi kurumda yer alan birimlerin görev ve işlevlerini analiz etmeye ve dosya tasnif planı hazırlamaya yönelik bilgileri derlemeye yarayacaktır

15 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Bu formda yer alacak bilgiler şunlardır: 1.Sayı: Kurumsal işleve verilecek sayı numarası. Bu işlevle ilgili yapılacak çalışmalarda kullanılmak üzere verilir. 2.Kod: Kurumsal işlev gruplarına verilecek kod numarasıdır. Sayıdan farklı olarak işlevi yerine getiren birim ve ilişkili olduğu diğer işlevler hakkında bilgi verir. 3.İşlevi yerine getiren birim. 4.İşlevin ya da görevin genel tanımı. 5.İşlevin ya da görevin devralındığı birim. Bu görev birime gelmeden önce hangi işlemlerden geçmektedir. 6.Görevin devredildiği birim. Görev bu birimden çıktıktan sonra hangi işlemlerden geçmektedir. 7.İşlemler: Görev yerine getirilirken hangi işlemler yapılmakta ve bu işlemler sırasında hangi belgeler üretilmektedir. 8.İşlemlerin yerine getirilmesini düzenleyen mevzuat. 9.İşlemler için gerekli imzalar 10.İşlemin yapılması için harcanan süre 11.Aylık ortalama işlem sayısı 12.İşlem üzerinde çalışan kişi sayısı 13.Notlar/Öneriler/Yorumlar 14.Formu dolduran 15.Tarih

16 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 BELGE ENVANTER FORMU 1. BİRİM ADI (anabirim, birim, alt birim) 2. GÖRÜŞÜLEN KİŞİ (Ad, Telefon, Oda No:3. BELELGERİN BULUNDUĞU YER 4. BELGE SERİSİNİN ADI5. KAPSADIĞI TARİHLER 6. BELGE SERİSİNİN TANIMI (İçeriğin, amaçların, ilgili olduğu faaliyetlerin özeti. Varsa form örnekleri) 7. MİKTAR (Dosya Sayısı yada Metre Cinsinden Raf Uzunluğu Aktif (Son Sene) Pasif (Önceki Seneler 8. DÜZENLEME TÜRÜ Konu Vaka Diğer (Belirtiniz) 9. DÜZENLEME ŞEKLİ Ada Göre Alfabetik Konuya Göre Alfabetik Coğrafi Ada Göre Alfabetik Numerik Kronolojik Desimal Konu Tasnif Sistemi Diğer (Belirtiniz) 10. BELGE TÜRÜ Ses Bandı Bilgisayar kaydı Video Film A3 Kağıt Sinema Filmi A4 Kağıt Fotoğraf A5 Kağıt Mikrofiş/Film Sürekli formlar Defter Diğer Harita/Plan/Çizim 11. BU BELGEYE BÜRODA NE KADAR SÜRE İHTİYAÇ VAR? 12. BU BELGE ARŞİVE KALDIRILDIĞINDA NE KADAR SÜRE İHTİYAÇ DUYULUR? Sürekli İse Neden? 13. SAKLAMA SÜRESİ İLE İLGİLİ BİLGİ VARSA İLGİLİ MEVZUATIN ADI 14. BELGENİN BAŞKA BİR YERDE KOPYASI MEVCUT MU? 15. ESKİ YILLARA AİT BELGENİN KULLANIM SIKLIĞI Sık (Ayda Birden Fazla) Ara Sıra (Ayda Birden Az) Nadiren 16. VARSA GİZLİLİK DERECESİ 17. ERİŞİM ARAÇLARI VAR MI? VARSA NELER? 18. BU SERİNİN DEVAMI VAR MI? NEREDE? 19. NOTLAR/ÖNERİLER/YORUMLAR 20. FORMU DOLDURAN21. TARİH

17 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Belge Envanter Formu Formlar gerçekleştirildikten sonra uygulanmasına geçilir. Bunu için öncelikle üst yönetimden randevu alınmalı, ve birimin fonksiyonel envanterleri çıkartılmalıdır. Kurumsal yapının, hiyerarşik düzenin ve bu düzende gerçekleştirilen görev ve işlemlerin tanımlanması bitirilmeden belge envanterlerine geçilmemelidir. Böylece kurum ve işleyişi hakkında bilgiler elde edilebilecek ve bu doğrultuda belge işlemler daha rahat analiz edilebilecektir. Bu çalışma sonucunda kurum ile birimlerin işleyişindeki sorunlar da rahat biçimde görülebileceğinden gerekli değişiklikler daha rahat biçimde gerçekleştirilebilecektir. Kurum arşivlerinin verimliliği ve etkinliği büyük ölçüde belgeler arşive gelmeden önce belge yönetimi aşamasındaki uygulamalarla yakından ilişkilidir. Bu noktada eğer kurumda belge yönetimi üzerine bir yapılanma yoksa kurum arşivinin belgelerin güncel olduğu dönemlerde denetimi üzerinde de çalışmalar yürütmesi gerekir. Bu çalışmalar içerisinde maliyet analizinin özel bir yer vardır. Şimdi örnek bir analiz çalışması sonucu elde edilen bilgileri sunalım

18 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 MALİYET FAKTÖRÜMALİYET Amir Zamanı Bir yöneticinin her yazışma için harcayacağı minimum zaman 8 dakikadır. Bu yöneticinin ayda ortalama 600 Dolar aylık aldığını ve haftada 40 saat çalıştığını varsayarsak 0,5 Dolar Sekreter Zaman Bir yazışmanın dosyalanabilir hale gelmesi için harcanan zaman minimum18 dakikadır. Sekreterin haftada 40 saat çalıştığını ve 300 Dolar maaş aldığını varsayarsak 0,56 Dolar Verimsiz İşçilik Amir ve sekreterin iş sırasında farklı konularda meşgul edilmelerinden kaynaklanan iş kaybı. Bu oranın yaklaşık %15 olduğunu farz edelim 0,16 Sabit Giderler Bina giderlerinin iş başına düşen oranı. Bu oran toplam personel giderlerinin 52’si olarak tespit edilmiştir 0,53 Dolar Malzemeler Kağıt, toner vs. giderler (tek nüsha için 0.06 Dolar Posta Giderleri0,15 Dolar Toplam2,06 Dolar

19 (ARŞ421) ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 Verimlilik Faktörleri Bu noktada yazışmalarda verimliliği artırmak için aşağıdaki noktalar üzerinde durulmalıdır. Standart yazışmalar için formların hazırlanması Yazışmaların başlangıç ve bitiş bölümleri ile çeşitli konularda verilebilecek standart cevapların paragraflar halinde hazırlanması ve gerektiğinde kullanılması Amir ile sekreterin yazışmayı yüz yüze yapması yerine arada bir makinenin kullanılması. Örneğin telefon gibi (Yapılan araştırmalar daha verimli olduğunu göstermektedir) Yazışmaların mümkün olduğu oranda elektronik posta yoluyla yapılması. Yazışmaların daktilo yerine bilgisayarla üretilmesi. Dosyalama ve arşiv sisteminin belge kayıplarını en aza indirgeyecek şekilde düzenlenmesi. Bir evrakı yeniden üretmek orjinalinden çok daha fazlaya mal olacaktır. Bazen yeniden üretim mümkün olmaya da bilir.

20 Genel Alıkoyma Uygulamaları Seri/Defter AdıSaklama SüresiNotlar BüroDepo Faaliyet Raporları14İmha: Halka ilişkiler birimindeki kayıtlar sürekli saklanacaktır Vergi İade Zarfları ve Bordrolar14İmha Satınalma Talepleri19İmha Ayniyat ve Demirbaş Kayıtları1---Kayıt yenilendikten sonra eski kayıtlar bir yıl sonra imha Bütçe Çalışmaları14İmha: Hesap İşleri Biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Evrak Kayıt Defterleri19İmha: Yazı işleri biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Posta Zimmet Defterleri19İmha Maaş Bordroları14İmha. Hesap İşleri biriminde kayıtlar sürekli saklanacaktır. Personel1100Personel biriminden ayrıldıktan 1 yıl sonra imha. Personel İşlerinde 101 yıl saklanacaktır. Gelen-Giden Evrak14Beş yıl sonunda değerlendirme Bildiri, Tamim, Genelge1--İdari İşler biriminde sürekli saklanacaktır Avans19Birimlerde 1 yıl Hesap İşlerinde 10 yıl sonra imha Telefon, elektrik, su, doğalgaz vs sözleşmeleri ve faturalar 19Sözleşmeler yenilenilene kadar sürekli, faturalar hesap işleri biriminde 10 yıl sonunda imha Toplantı Tutanakları14Birimlerde 5 yıl sonunda değerlendirme. İlgili birimde sürekli saklanacaktır Davalar130Dava kararından sonra 31 yılın sonunda imha Ruhsat İşleri129Ruhsat tarihini takip eden 30 yılın sonunda imha

21 ARŞİVİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI Alıkoyma programları çerçevesinde ayıklanan, imha edilen belgeler dışında kalıcı değere sahip uzun süre saklanması öngörülen malzemeler kalıcı arşiv depolarına ara depolara ya da merkezi arşivlere kaldırılırlar. Bu noktada arşivlerin görevleri Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak Arşiv malzemesini tespit etmek ve ayırmak Arşiv malzemesini kayba uğratmadan korumak Arşiv malzemesini kayba uğratmadan korumak Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak. Arşiv malzemesini yararlanmaya sunmak. Arşiv malzemesinin tekrar üretimini denetim altında tutmak. Arşiv malzemesinin tekrar üretimini denetim altında tutmak.

22 Belgelerin Geçirdiği Aşamalar Belgeler kullanımlarının hemen ardından arşivlere kaldırılmazlar. Arşivler belgelerin yaşam döngüsünde tüm aşamaları geçtikten sonra nihai depolama ortamlarıdır. Arşivlere gelinceye kadar belgelerin Üç dönemi vardır: Dönem: Bu dönemde belgeler kurumlarda güncelliğini kaybetmemiş olarak, günlük iş akışı içerisinde kullanılmaktadırlar. Dönem: Bu dönemde belgeler kurumlarda güncelliğini kaybetmemiş olarak, günlük iş akışı içerisinde kullanılmaktadırlar. İkinci Dönem (Ara depolar)Bu dönemde belgeler günlük iş akışı içerisinde kullanımlarını kaybetmişseler de zaman zaman başvurulan materyaller olarak kalmaktadırlar. İkinci Dönem (Ara depolar)Bu dönemde belgeler günlük iş akışı içerisinde kullanımlarını kaybetmişseler de zaman zaman başvurulan materyaller olarak kalmaktadırlar. Üçüncü Dönem (Arşivler). Güncelliğini tamamen kaybetmesine karşın kullanım değerlerini koruyan belgelerin kalıcı olarak depolandığı alanlardır. Üçüncü Dönem (Arşivler). Güncelliğini tamamen kaybetmesine karşın kullanım değerlerini koruyan belgelerin kalıcı olarak depolandığı alanlardır.

23 Nihai ayıklama kararıyla kalıcı değere sahip belgeler arşivlere kaldırılır. Genel olarak kurumlarda arşivler iki tür yapıdan oluşurlar: Merkeziyetçi Tip: Kurumun ya da farklı kurumların kullandığı tek merkezi bir arşiv deposu vardır Merkeziyetçi Tip: Kurumun ya da farklı kurumların kullandığı tek merkezi bir arşiv deposu vardır Dağınık Tip: Bir kurumun çeşitli birimlerinde ya da birden fazla kurumun farklı amaçlarda oluşturulmuş olduğu çeşitli konularda uzmanlaşmış arşivler söz konusudur. Dağınık Tip: Bir kurumun çeşitli birimlerinde ya da birden fazla kurumun farklı amaçlarda oluşturulmuş olduğu çeşitli konularda uzmanlaşmış arşivler söz konusudur.

24 KURUM ARŞİVLERİ: TANIMI, KAPSAMI VE GÖREVLERİ Kurum arşivleri, Kurum arşivleri, genel olarak kurumun idari birimlerinde üretilen; genel olarak kurumun idari birimlerinde üretilen; tarihi, yasal, idari ve mali değerini devam ettiren belgelerin, tarihi, yasal, idari ve mali değerini devam ettiren belgelerin, araştırma ve danışma amacıyla kullanımına olanak sağlayacak; araştırma ve danışma amacıyla kullanımına olanak sağlayacak; düzenleme, koleksiyon geliştirme, koleksiyonun organizasyonu ve tanımlanması ile, ilgili belgelerin korunması sorumluluğu taşıyan bir birimidir. düzenleme, koleksiyon geliştirme, koleksiyonun organizasyonu ve tanımlanması ile, ilgili belgelerin korunması sorumluluğu taşıyan bir birimidir.

25 Arşivlerde gerçekleştirilen programları tanımlamadan önce, arşivlerin işlevlerine göz atmakta yararlı vardır. Arşivler aktüel materyallerin saklandığı korunduğu ve hizmete sunulduğu yerlerdir. Arşivler aktüel materyallerin saklandığı korunduğu ve hizmete sunulduğu yerlerdir. Arşivlerin sürekli kullanım değerine sahip materyalleri seçme sorumluluğu vardır. Arşivlerin sürekli kullanım değerine sahip materyalleri seçme sorumluluğu vardır. Ve sonuç olarak arşivler tarihi belgelerin korunduğu yerlerdir. Ve sonuç olarak arşivler tarihi belgelerin korunduğu yerlerdir. Bu işlevlerin gerçekleştirilmesi bazı faktörlere bağlıdır bunlar: Belgelerin sağlanması ya da toplanması Belgelerin sağlanması ya da toplanması Kurum olarak arşivlerin idaresi, Kurum olarak arşivlerin idaresi, Materyallerin korunacağı fiziksel alanlar Materyallerin korunacağı fiziksel alanlar Arşivlerin ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi ve devamlılığının sağlanmasına yönelik destek unsurlarıdır. Arşivlerin ve arşiv çalışmalarının yürütülmesi ve devamlılığının sağlanmasına yönelik destek unsurlarıdır.

26 ARŞİV İDARESİ İşlevleriPlanlamaOrganizasyonPersonelYönlendirmeKontrol Para İnsan Olanaklar Kurumun master planlarını oluşturma Mali planlama, bina, koleksiyon ve koleksiyon düzenleme planları Seçim motivasyon eğitim Periyodik mali veriler, Toplantılar, Yazılı İletişim Bütçe, Performans değerlendirme, Sürdürülebilir sistem BilgiLiderlikVizyonZaman YönetimiEtkili İletişimOrganizasyon

27 Kurumsal Yapı İçinde Arşivler Akraba Kurumlarla İlişki Akraba Kurumlarla İlişki Otorite ve amaç Otorite ve amaç Kurumsal yerleşim Kurumsal yerleşim Yönetim organları Yönetim organları Resmi olmayan iletişim (informal network) Resmi olmayan iletişim (informal network) Yardımcı Unsurlar Yardımcı Unsurlar Arşivin bağlı olduğu yönetim organları Arşivin bağlı olduğu yönetim organları Arşivle ilişkili unsurlar Arşivle ilişkili unsurlar Dahili organizasyon Dahili organizasyon Kurumsal harita Kurumsal harita Politika ve düzenlemeler Politika ve düzenlemeler

28 Politika Belirleme Politika Belirleme 1. Temel Unsurlar 1. Temel Unsurlar Arşivin amaçlarına yönelik bir bildiri hazırlanmalıdır. Arşivin amaçlarına yönelik bir bildiri hazırlanmalıdır. Koleksiyon oluşturma politikaları tanımlanmalıdır Koleksiyon oluşturma politikaları tanımlanmalıdır Erişim politikaları tanımlanmalıdır. Erişim politikaları tanımlanmalıdır. Arşivistin sorumlulukları ve otorite alanları ortaya konulmalıdır. Arşivistin sorumlulukları ve otorite alanları ortaya konulmalıdır. Diğer Unsurlar Diğer Unsurlar Yasal Otorite: Koleksiyon sağlama, koruma, ve erişilebilir kılmaya yönelik yasal koşullar tanımlanmalıdır. Yasal Otorite: Koleksiyon sağlama, koruma, ve erişilebilir kılmaya yönelik yasal koşullar tanımlanmalıdır. Amaç: Mission statement olarak tanımlanan, arşivlerin hedefleri ve beklentileri ortaya konulmalıdır. Amaç: Mission statement olarak tanımlanan, arşivlerin hedefleri ve beklentileri ortaya konulmalıdır. Arşivistlerin otoritesi ve pozisyonu tüm yönleriyle belirlenmelidir. Arşivistlerin otoritesi ve pozisyonu tüm yönleriyle belirlenmelidir. Sorumluluk alanları ana hatlarıyla belirlenmelidir. Sorumluluk alanları ana hatlarıyla belirlenmelidir. Koleksiyon politikaları ortaya konulmalıdır. Koleksiyon politikaları ortaya konulmalıdır. Erişim politikaları yazılı hale getirilmelidir. Erişim politikaları yazılı hale getirilmelidir. Belge Yönetimi ve arşiv yönetimi arasındaki ilişki tanımlanmalıdır Belge Yönetimi ve arşiv yönetimi arasındaki ilişki tanımlanmalıdır Gerekli tanımlamalar yapılmalıdır. Gerekli tanımlamalar yapılmalıdır.

29 Genel Olarak Arşiv Yönetim Haritası Arşivin Bağlı Olduğu Birim Arşivin Bağlı Olduğu Birim Arşiv Yöneticisi Arşiv Yöneticisi Teknik Servis Teknik Servis Aksesyon Servisi Aksesyon Servisi Danışma Servisi Danışma Servisi Düzenleme ve Tanımlama Düzenleme ve Tanımlama Koruma Koruma

30 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Geleneksel yaklaşımlarda her kurum kendi ihtiyaçları doğrultusunda bir arşiv programı uygular şeklinde olan yaklaşım günümüzde değişmiştir. Arşivciliğin profesyonel bir disiplin olarak algılanması ve arşiv materyallerinin kurumsal karalara olan etkileri doğrultusunda standartlaşmış uygulamalara geçiş sağlanmıştır. Bu çalışmalar için öncelikle Kurumsal kararlılık ve onay Kurumsal kararlılık ve onay Arşiv personeli ve Arşiv personeli ve Arşiv olanakları ve çalışmaları tanımlanmıştır. Arşiv olanakları ve çalışmaları tanımlanmıştır.

31 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Kurumsal Karalılık: Özellikle arşiv çalışmaları için gerekli araç- gerecin sağlanması, mali olanaklar ve yeni uygulamalar konusunda yönetimin desteği için önemlidir. Arşiv Personeli: Profesyonel olarak eğitim almış arşiv personeli başarılı arşiv programları için vazgeçilmez bir öneme sahiptir. Arşiv Olanakları: Arşiv olanaklarının ortaya konulabilmesi için aşağıdaki soruların yanıtlanması gerekmektedir. Arşiv materyallerinin etkin yönetimi ve saklanmasına yönelik kullanılan yer uygun mu? Arşiv materyallerinin etkin yönetimi ve saklanmasına yönelik kullanılan yer uygun mu? Gelecekte materyallerin büyüme hızı göz önüne alındığında kullanılan alan yeterli mi? Gelecekte materyallerin büyüme hızı göz önüne alındığında kullanılan alan yeterli mi? Arşiv materyallerinin etkin kullanımı için yeterli olanaklar sağlanabiliyor mu? Arşiv materyallerinin etkin kullanımı için yeterli olanaklar sağlanabiliyor mu?

32 Arşiv programları arşiv programlarının planlanması ve idarine yönelik merkezi bir örgütlenmenin yapılmasına paralele aşağıdaki uygulamaları gerektirir Koleksiyon Geliştirme: Koleksiyon geliştirme materyallerin sağlanması üzerine politikaların oluşturulması ve belgelerin sağlanacağı birimlerle olan ilişkileri kapsar Koleksiyon Geliştirme: Koleksiyon geliştirme materyallerin sağlanması üzerine politikaların oluşturulması ve belgelerin sağlanacağı birimlerle olan ilişkileri kapsar Değerlendirme: Değerlendirme işlemi sağlanan belgelerin yasal, idari, mali ya da tarihi değerini analiz etme işlemi olarak değerlendirilebilir. Tüm belgelerin kalıcı değeri olmadığı sürekli olarak düşünülmelidir. Değerlendirme: Değerlendirme işlemi sağlanan belgelerin yasal, idari, mali ya da tarihi değerini analiz etme işlemi olarak değerlendirilebilir. Tüm belgelerin kalıcı değeri olmadığı sürekli olarak düşünülmelidir.

33 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Düzenleme: Düzenleme işlemi değerlendirmenin ardından kalıcı olarak saklanacak belgelerin arşiv prensipleri ve kurumsal gereklilikler doğrultusunda etkin olarak kullanımını sağlayacak biçimde yerleştirilmesini sağlamaktır Düzenleme: Düzenleme işlemi değerlendirmenin ardından kalıcı olarak saklanacak belgelerin arşiv prensipleri ve kurumsal gereklilikler doğrultusunda etkin olarak kullanımını sağlayacak biçimde yerleştirilmesini sağlamaktır Tanımlama: Düzenlemeyle içi içe değerlendirilebilir. Ancak farklı olarak belgelerin fiziksek karakteristikleri, kapsamı, işlevsel amaçları doğrultusunda içerik analizlerinin yapılması olarak değerlendirilmelidir. Bu adım belgelere yönelik entelektüel kontrolün son adımıdır. Tanımlama: Düzenlemeyle içi içe değerlendirilebilir. Ancak farklı olarak belgelerin fiziksek karakteristikleri, kapsamı, işlevsel amaçları doğrultusunda içerik analizlerinin yapılması olarak değerlendirilmelidir. Bu adım belgelere yönelik entelektüel kontrolün son adımıdır.

34 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Danışma: Kullanım tüm diğer arşiv işlevlerinin de temel amacıdır. Danışma: Kullanım tüm diğer arşiv işlevlerinin de temel amacıdır. Tüm diğer unsurlar da koleksiyonun güncel ve gelecek kullanımını desteklemek durumundadır. Tüm diğer unsurlar da koleksiyonun güncel ve gelecek kullanımını desteklemek durumundadır. Danışma hizmetleri kurum personelinin ya da araştırmacıların gereksinim duydukları belgelere erişimi için, koleksiyonun kullanımı, yerleştirilmesi, analizine yönelik politikaların oluşturulmasını kapsar Danışma hizmetleri kurum personelinin ya da araştırmacıların gereksinim duydukları belgelere erişimi için, koleksiyonun kullanımı, yerleştirilmesi, analizine yönelik politikaların oluşturulmasını kapsar

35 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Erişim: Erişim arşivlerin en çok zorlandıkları konulardan birisidir. Erişim: Erişim arşivlerin en çok zorlandıkları konulardan birisidir. Kullanıcıların gereksinimi ile yasal ve idari sınırlamalar doğrultusunda uygun yolu bulmak erişim politikalarını bu yönde oluşturmak gerekmektedir. Kullanıcıların gereksinimi ile yasal ve idari sınırlamalar doğrultusunda uygun yolu bulmak erişim politikalarını bu yönde oluşturmak gerekmektedir. Halkla İlişkiler: Arşiv kaynakları ve arşivde yer alan materyaller konusunda Halkla İlişkiler: Arşiv kaynakları ve arşivde yer alan materyaller konusunda kurum içi ve kurum dışı ilgili kişilerin haberdar edilmesi ve buna yönelik uygulamaların yapılması halkla ilişkiler kapsamında değerlendirilmelidir. kurum içi ve kurum dışı ilgili kişilerin haberdar edilmesi ve buna yönelik uygulamaların yapılması halkla ilişkiler kapsamında değerlendirilmelidir.

36 Arşiv Yönetimi Programlarının Geliştirilmesi Kaynakların Korunması: Kaynakların Korunması: Arşivde saklanmasına karar verilen materyalle oldukça uzun dönemlerde buralarda saklanmak durumundadır. Arşivde saklanmasına karar verilen materyalle oldukça uzun dönemlerde buralarda saklanmak durumundadır. Arşivlerin nemi, ısısı, bozulmaya neden olan koşulların bertaraf edilmesi ve en uygun dosya kabinlerinin seçilmesi koruma kapsamında değerlendirilmelidir Arşivlerin nemi, ısısı, bozulmaya neden olan koşulların bertaraf edilmesi ve en uygun dosya kabinlerinin seçilmesi koruma kapsamında değerlendirilmelidir

37 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Herhangi bir arşive yönelik koleksiyon geliştirme politikasından söz ediyorsak bu çalışmalar doğrudan arşivlere belge sağlama ve aksesyon politikasıyla ilişki içerisindedir (Acquisation). Herhangi bir arşive yönelik koleksiyon geliştirme politikasından söz ediyorsak bu çalışmalar doğrudan arşivlere belge sağlama ve aksesyon politikasıyla ilişki içerisindedir (Acquisation). Arşivlerde sağlama, arşiv kurumlarının hizmet vereceği kaynakların seçimi ve yerleştirilmesiyle ilişki içerisindedir. Arşivlerde sağlama, arşiv kurumlarının hizmet vereceği kaynakların seçimi ve yerleştirilmesiyle ilişki içerisindedir. Belge sağlama ve aksesyon çalışmaları iki unsura dayanmaktadır Belge sağlama ve aksesyon çalışmaları iki unsura dayanmaktadır

38 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Koleksiyon geliştirme çalışmalarının iki yönü vardır Fiziksel Koruma (Custody): Güncel kullanımın ardından uygun koşullarda arşivlenmesi Fiziksel Koruma (Custody): Güncel kullanımın ardından uygun koşullarda arşivlenmesi Tanımlama (Description). Fiziksel ortamın ve içeriğin tanımlanması. Tanımlama (Description). Fiziksel ortamın ve içeriğin tanımlanması. Arşivler tarihsel değere sahip materyallere sahiptir. Kurumda güncel kullanımları sona ermiş ve kurum içindeki işlemlerde geçerliliği ortadan kalkan belgeler, güncel kullanım amaçlarının dışında başka nedenlerle eğer bir öneme sahipseler arşivlerde değerlendirilirler. Belgelerin kurumsal ve toplumsal önemi 4 başlık altında toplanmaktadır. Arşivler tarihsel değere sahip materyallere sahiptir. Kurumda güncel kullanımları sona ermiş ve kurum içindeki işlemlerde geçerliliği ortadan kalkan belgeler, güncel kullanım amaçlarının dışında başka nedenlerle eğer bir öneme sahipseler arşivlerde değerlendirilirler. Belgelerin kurumsal ve toplumsal önemi 4 başlık altında toplanmaktadır. Idari 2. Mali 3. Araştırma 4. Tarihsel değer Idari 2. Mali 3. Araştırma 4. Tarihsel değer

39 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Arşivlerde sağlama birbiriyle ilişkili pek çok özelliği içerisinde barındırır. Bunların en önemlisi, kurumlarda arşiv belgeleri ve arşivlik belgeleri ilgilendiren politikaların oluşturulmasıdır. Bunların en önemlisi, kurumlarda arşiv belgeleri ve arşivlik belgeleri ilgilendiren politikaların oluşturulmasıdır. Aslında arşivler kurumların idari işleyişini sağlayan belgelerin hizmete sunulduğu birimlerdir. Arşivlere ya da arşivlerde hizmete sunulan belgelere yönelik bir politika oluşturulurken, kurumsal işleyiş ve bu işleyişi sağlayan yasal düzenlemelerin öncelikle değerlendirilmesi gerekir. Arşivlere ya da arşivlerde hizmete sunulan belgelere yönelik bir politika oluşturulurken, kurumsal işleyiş ve bu işleyişi sağlayan yasal düzenlemelerin öncelikle değerlendirilmesi gerekir. Kurumsal işleyiş ve bu işleyişi belirleyen yasalarla işleyişin aracı olan belgeler göz önüne alınarak gerçekleştirilecek koleksiyon geliştirme politikalarının kurumsal analiz çalışmalarının bir parçası olduğunu söylemek mümkündür. Kurumsal işleyiş ve bu işleyişi belirleyen yasalarla işleyişin aracı olan belgeler göz önüne alınarak gerçekleştirilecek koleksiyon geliştirme politikalarının kurumsal analiz çalışmalarının bir parçası olduğunu söylemek mümkündür.

40 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Koleksiyon geliştirme çalışmalarının İngilizce’de “Good sense and good judgement” Doğru ve adil bir politikayla ifade edilmektedir. Koleksiyon geliştirme çalışmalarının İngilizce’de “Good sense and good judgement” Doğru ve adil bir politikayla ifade edilmektedir. Arşivlerde tasnif, tanımlama, yerleştirme ve kullanıma sunma hizmetlerinin etkinliği için sağlıklı bir sağlama ve koleksiyon geliştirme politikasının geliştirilmesi öncelikli öneme sahiptir. Arşivlerde tasnif, tanımlama, yerleştirme ve kullanıma sunma hizmetlerinin etkinliği için sağlıklı bir sağlama ve koleksiyon geliştirme politikasının geliştirilmesi öncelikli öneme sahiptir.

41 Arşivlerde koleksiyon geliştirme politikaları oluştururken öncelikle aşağıdaki sorular sorulmalıdır. İlgili materyalin yasal durumu nedir? İlgili materyalin yasal durumu nedir? Belgenin güncel kullanımına devam ediyor mu? Belgenin güncel kullanımına devam ediyor mu? Belirlenen kriterler doğrultusunda uzun vadede bir anlam taşıyor mu? Belirlenen kriterler doğrultusunda uzun vadede bir anlam taşıyor mu? Belge sağlanacaksa erişimine yönelik sınırlamalar gerekli mi? Belge sağlanacaksa erişimine yönelik sınırlamalar gerekli mi? İlgili materyali üreten kişi ya da kurumlar hakkında özel bilgiler içeriyor mu? İlgili materyali üreten kişi ya da kurumlar hakkında özel bilgiler içeriyor mu? Bu belgeleri hizmete sunma konusunda ilgili kişi ya da kuruluşlardan izin alındı mı? Bu belgeleri hizmete sunma konusunda ilgili kişi ya da kuruluşlardan izin alındı mı? Eğer materyal kurum dışından sağlanıyorsa herhangi bir mali ya da yasal yükümlülük içeriyor mu? Copyright hakkı ya da telif ücreti gibi. Eğer materyal kurum dışından sağlanıyorsa herhangi bir mali ya da yasal yükümlülük içeriyor mu? Copyright hakkı ya da telif ücreti gibi. Yine bununla ilgili olarak materyalin pazar değeri var mı? Yine bununla ilgili olarak materyalin pazar değeri var mı?

42 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Unutulmaması gereke bir diğer unsur da belgelerin, bir delil ya da enformasyon değeri olup olmadığıdır. Unutulmaması gereke bir diğer unsur da belgelerin, bir delil ya da enformasyon değeri olup olmadığıdır. Özellikle kurum arşivleri için belgelerin öncelikli işlevi yasalar önünce kanıtlayıcı birinci el kaynak oluşudur. Özellikle kurum arşivleri için belgelerin öncelikli işlevi yasalar önünce kanıtlayıcı birinci el kaynak oluşudur. Arşivler ne sağlanacağı, neye gereksinim olduğu ve ilişkili diğer birimlerde nelerin derlendiğini analiz ederek koleksiyon geliştirme politikaları uygulamalıdırlar Arşivler ne sağlanacağı, neye gereksinim olduğu ve ilişkili diğer birimlerde nelerin derlendiğini analiz ederek koleksiyon geliştirme politikaları uygulamalıdırlar

43 Arşivlere materyal sağlamada beş temel kriter göz önüne alınmalıdır. Statü: Gereklilikler ve yasal koşulların belgeler için ön gördüğü değer. Statü: Gereklilikler ve yasal koşulların belgeler için ön gördüğü değer. İdari Düzenlemeler: Belgelerin kurumsal düzenlemelerde tanımlandığı biçimde arşive sağlanması gerekir. İdari Düzenlemeler: Belgelerin kurumsal düzenlemelerde tanımlandığı biçimde arşive sağlanması gerekir. Belge Alıkoyma Programları: Alıkoyma programları doğrultusunda belgeler arşive sağlanır. Belge Alıkoyma Programları: Alıkoyma programları doğrultusunda belgeler arşive sağlanır. Sağlama Politikaları: Arşivlerce hazırlanacak politikalar da belgelerin sağlanmasında temel alınabilir. Sağlama Politikaları: Arşivlerce hazırlanacak politikalar da belgelerin sağlanmasında temel alınabilir. Kurumsal Gereklilikler: Bazı koşullarda depo koşulları gibi belgelerin zorunlu olarak arşive nakli gerekebilir. Kurumsal Gereklilikler: Bazı koşullarda depo koşulları gibi belgelerin zorunlu olarak arşive nakli gerekebilir.

44 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Arşivlere materyal üç yolla sağlanır Birimlerden transfer Birimlerden transfer Satınalma Satınalma Bağış Bağış

45 KOLEKSİYON GELİŞTİRME Koleksiyon geliştirme, kurum içerisinde idari birimlerde kullanılan ve yönetmeliklerde belirlenen süreleri tamamlamış ve kullanım değerini sürdüren belgelerin saptanması işlemine dayanır. Koleksiyon geliştirme, kurum içerisinde idari birimlerde kullanılan ve yönetmeliklerde belirlenen süreleri tamamlamış ve kullanım değerini sürdüren belgelerin saptanması işlemine dayanır. Ancak böyle bir koleksiyon transferinin gerçekleştirilebilmesi için, öncelikle belgelerin yer aldığı birimlerle arşiv arasında sağlıklı iletişim kanallarının oluşturulması gerekmektedir. İlgili birimlerle eşgüdümlü olarak çalışarak, arşive belge akışının istenilen biçimde gerçekleştirilmesi mümkün olabilecektir. Ancak böyle bir koleksiyon transferinin gerçekleştirilebilmesi için, öncelikle belgelerin yer aldığı birimlerle arşiv arasında sağlıklı iletişim kanallarının oluşturulması gerekmektedir. İlgili birimlerle eşgüdümlü olarak çalışarak, arşive belge akışının istenilen biçimde gerçekleştirilmesi mümkün olabilecektir.

46 Koleksiyon geliştirme politikalarının dayandığı ilkeler aşağıda sıralanmaktadır: Amaçların ortaya konulması Amaçların ortaya konulması Kullanıcıların tanımlanması (Personel/koleksiyona yönelik destek unsurları) Kullanıcıların tanımlanması (Personel/koleksiyona yönelik destek unsurları) Araştırma başlıkları (İç ve dış) Araştırma başlıkları (İç ve dış) Sergiler Sergiler Halkla ilişkiler Halkla ilişkiler Yayınlar Yayınlar

47 ıı Koleksiyonun hizmete sunulduğu kesim Koleksiyonun hizmete sunulduğu kesim Kurum içi Kurum içi Araştırmacılar Araştırmacılar Halk Halk Diğer Diğer Koleksiyonun öncelikleri ve sınırlamaları Koleksiyonun öncelikleri ve sınırlamaları Mevcut güçlükler ve dirençler Mevcut güçlükler ve dirençler Mevcut koleksiyon düzeyi Mevcut koleksiyon düzeyi Mevcut zayıflıkların tanımlanması Mevcut zayıflıkların tanımlanması Programın hedefleriyle uyuşan gereksinimler Programın hedefleriyle uyuşan gereksinimler Toplanacak materyallerin yeri, düzeyi ve konu başlıkları Toplanacak materyallerin yeri, düzeyi ve konu başlıkları Arşivler bağlantılı diğer birimler ile koleksiyonun toplanması ve dokümantasyonu konusunda sağlanacak uzlaşma. Arşivler bağlantılı diğer birimler ile koleksiyonun toplanması ve dokümantasyonu konusunda sağlanacak uzlaşma. Kaynak paylaşımıyla ilgili düzenlemeler Kaynak paylaşımıyla ilgili düzenlemeler Erişime yönelik kısa ve özet bir çalışma Erişime yönelik kısa ve özet bir çalışma Koleksiyon politikalarını etkileyen yasal ve idari düzenlemeler Koleksiyon politikalarını etkileyen yasal ve idari düzenlemeler Ve nihai olarak koleksiyon geliştirme ile ilgili bir rehberin oluşturulması Ve nihai olarak koleksiyon geliştirme ile ilgili bir rehberin oluşturulması

48

49

50

51

52

53 Tekli kulplu

54

55

56

57

58

59 Tablo ve Resim arşivlemek için daha elverişli

60

61


"ARŞİV YÖNETİMİ DERSİ Özgür KÜLCÜ, 2005 ARŞİV YÖNETİM PROGRAMLARINA ARŞİVLERİN ÖNEMİ Arşivler, geçmiş ile bugün arasında bağlantı kurmak gibi oldukça önemli." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları