Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA. BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA. BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır."— Sunum transkripti:

1 BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA

2 BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır.

3 Belgeler Niçin Yönetilmelidir?  Belgeler, kurumlar/işletmeler tarafında iş etkinliklerini yerine getirirken üretilen belgelerdir ve iş etkinliklerinde tekrar kullanılırlar.  Kurumsal bilgi kaynaklarıdır.  Birinci el bilgi kaynaklarıdır.  Kurumsal hafızayı oluştururlar.  Hukuki destek ve yasal süreçlere uyumu sağlar.  Hesap verebilirliğin güvencesidir.  Uzun süreçte arşivsel değer kazanarak kurumun/ işletmenin tarihi kaynaklarını oluştururlar. Belgeler yaptığımız her işi destekler! HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM

4  Kurumda çalışan herkes, kurumun etkinliklerine ilişkin belge üretmekten ve kayıtları tutmaktan sorumludur.  Kurumun etkinlikleri sonucunda üretilen belgeler öncelikle üretildiği kurumun malıdır ve daha sonraki çalışmalarda da kullanılır. HESAP VEREBİLİRLİK VE BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belgeleri Yönetmekten Kim Sorumlu Olmalıdır?

5 Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır. Hiç kimse malına zarar vermek istemez.  Belgeler kurumunuzun/işletmenizin malıdır.  Onları rast gele istiflemeyin.  Belgelerinizi kayıt sistemine dahil edin.  Yetkililerden onay almadan belgelerinizi imha etmeyin, değiştirmeyin ve silmeyin.  Belgelere kimlerin eriştiğinin farkında olun.

6 Arşiv ve Belge İşlemleri Güvenlik Gerektiren İşlemlerdendir. BİLGİ GÜVENLİĞİ Gerektirir. -Gizlilik disiplini ve sır saklama -Bilgi ve doküman güvenliği -Muhabere ve elektronik güvenliği -Sansür -Gizleme ve kamuflaj gibi çeşitli unsurları da içerir.

7 Bilgi Güvenliği Bilgi güvenliği kavramı ise; Ulusal güvenliği ilgilendiren, yetkisiz ellere geçtiği takdirde, Devlet ve kamu kurum ve kuruluşlarının, yerel yönetimlerin, kamu kurumları niteliğindeki meslek kuruluşları ve üniversitelerin faaliyet alanlarında güvenliklerini tehlikeye sokabilecek veya Devlet ve yukarıda belirtilen kurum ve kuruluşlar aleyhine kullanılabilecek,

8 o kurum ve kuruluşlar tarafından, çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve tasnif dışı gizlilik derecelerinde tasnif edilen, belirlenen ve işaretlenen bilgiyi, üretim, kullanım, işlenme, saklanma, nakledilme ve imha sırasında yetkisiz kişilerin erişimine ve olası her türlü fiziksel ve elektronik müdahaleye karşı korumaya, bilgiye erişim ve kullanıma ait usulleri açık şekilde belirlemeye ve bilgiyi gerektiğinde hazır bulundurmaya yönelik tedbirleri ifade eder.

9 Gizli Çok Gizli Hizmete Özel NATO Restricted (NR) NATO Confidential (NC) NATO Secret (NS) Cosmic Top Secret (CTS TASNİF DIŞI – NATO UNCLASSIFIED (NU)

10 Sınıflandırılmış belge grupları: Yeniden erişim Çoğaltma Kurum içi Paylaşım Üretilen belge ya da Gelen belge BELGE/DOSYA DEĞERLENDİRME AYIKLAMA VE İMHA ARŞİV GEÇİCİ DOSYALAMA DOSYA BELGE GÜNCEL BİGİ ÜRETİMİ Belge Yaşam Döngüsü

11 Bilgi Yönetim Sisteminde E-Belge Yönetimi İş Akış Yönetimi İnsan Kaynakları Yönetimi Belge(Evrak)/Doküm an Yönetimi(E- BEYAS) BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ TEKNOLOJİSİ

12 E-BEYAS MODELİ E-BEYAS Bileşenleri E-BEYAS Yönetim Birimi Bilgi Teknolojileri Yönetimi - BTY BY Veritabanı DY Veritabanı Elektronik Arşivleme Veritabanı E-BEYAS Modeli

13 Bu Çalışmaları Niçin Yapmalıyız?  Değişim ve dönüşümle mücadele etmek yerine, değişimi ve dönüşümü bir model etrafında yönetebilmek için...

14 14  Bugüne kadar;  Evrak, Dosyalama ve Arşiv işlemleri kurum ve kuruluşlar tarafından üzerinde önemle durulması gereken işler olarak görülmemiştir.  Konu hizmet birimlerinin inisiyatifine bırakılmış; hizmet birimleri de bu işlemleri tamamen kendi belirledikleri kurallar doğrultusunda yürütmüşlerdir.

15 15

16 16  İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim adeta imkansız hale gelmiş,  Bilgi ve belgelere erişilememe, bundan sonraki faaliyetler için doğru ve isabetli karar alınmasını engellemiş,  Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere aynı oranda etki ederek, verimliliği azaltmış,

17 Kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olmuş, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebebiyet vermiş, Arşiv iş ve işlemlerinin arşivcilik metot ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülmesi imkanını ortadan kaldırmış,

18 Güncelliğini kaybetmesi sebebiyle saklanmasına gerek görülmeyen belgelerle, arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin doğru bir şekilde tespit edilmesini ve ayrımını zorlaştırmış, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet vermiştir.

19 Arşivler Arşivler; Devletin, kurumların, kişilerin ve uluslar arası ilişkileri belgeler ve korurlar. Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve tespite yarar. Ait olduğu devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kurumlarını ve aralarındaki ilişki ve bağlantıları belirtir. Bilimsel araştırmalara imkan sağlar.

20 Arşivler Devletlerin geçmişten geleceğe uzanan devamlılıkları arşiv belgelerinin düzenli muhafazası ve erişilebilir olmasıyla sağlanabilir. Kurum ve kuruluşlarda düzenli işleyen bir arşiv sistemi kurmak ve işletmek kurumlara bir çok açıdan güç ve prestij kazandırır. Günümüzde arşivlere gereken önemin verilmemesi hem bilgi kaybına hem de itibar kaybına sebep olur.

21 Arşivler Günümüzde arşivlemeye önem vermeyen kurumların arşivleri kırpıntı kağıt veya malzeme deposu görünümündedir:

22 Arşivler

23 Ayıklama ve İmha Komisyonları

24 Kurum Arşivlerinde Ayıklama ve İmha Komisyonları –AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Kurum Arşiv Sorumlusu, ÜYE : Kurum Arşiv Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli’nden oluşur.

25 Taşra, Bölge ve Yurtdışı Arşivlerde Ayıklama ve İmha Komisyonları –TAŞRA TEŞKİLATI AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONU BAŞKAN: Taşra Teşkilatı Arşiv Sorumlusu, ÜYE : Taşra Teşkilatı Arşiv Personeli, ÜYE : Ayıklama ve İmhası Yapılacak Birim Personeli. Komisyon 5 kişiden oluşmakla birlikte yeterli personel olmamasında 3 kişiden oluşur.

26 İmha Liste ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme Bu konuda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bulunan hüküm şöyledir: “İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.” (Madde 42)

27 DOSYALAMA Belge yönetim sistemi içerisinde dosyalama planları da çok önemlidir. Bu aynı zamanda e-belgenin de ayrılmaz bir parçasıdır. Standart dosya uygulamaları aşağıda kısaca örneklendirilmektedir:

28 28 Standart Dosya Planı

29 29 Standart Dosya Planı

30 30 Standart Dosya Planı

31 31 Standart Dosya Planı

32 32 Standart Dosya Planı

33 33 Standart Dosya Planı

34 34 Standart Dosya Planı

35 35 Standart Dosya Planı

36 36 Standart Dosya Planı

37 37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47 ABD Milli Arşivi

48

49

50 ALMANYA Federal Arşivi Ana Bina

51 Almanya Federal Arşiv Yeni Binası

52 Almanya Arşiv Depo

53 Almanya Federal Arşiv Geçici Depolama

54 Belçika Milli Arşivi

55 Belçika Milli Arşivi Ek Bina

56 Fransız Milli Arşivi Ana Bina

57

58 Fransız Milli Arşivi

59 Fransız Milli Arşivi Yeni Bina

60

61 Fransız Milli Arşivi Yeni Bina Araştırma Salonu

62 Fransız Milli Arşivi Eğitim Programı

63 İngiltere Milli Arşivi

64

65

66

67

68 Kanada Milli Arşiv Ana Bina

69 Kanada Milli Arşiv Yeni Ek Bina

70

71 Kanada Milli Arşiv Raf Arşiv Kutuları

72 Vatikan Arşivi

73 Vatikan Arşivi Depo

74 Vatikan Arşivi Araştırma Salonu


"BELGE YÖNETİMİ – ARŞİV VE DOSYALAMA. BELGEYE DAYALI YÖNETİM Belge yönetimi, süreç yönetimini gerektirir ve yönetimin eyleminin ayrılmaz parçasıdır." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları