Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü RESMİ YAZIŞMA KURALLARI (2015) Hazırlayan ve Sunan; Mustafa UZUNER Yazı İşleri Müdürü 1.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü RESMİ YAZIŞMA KURALLARI (2015) Hazırlayan ve Sunan; Mustafa UZUNER Yazı İşleri Müdürü 1."— Sunum transkripti:

1 T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü RESMİ YAZIŞMA KURALLARI (2015) Hazırlayan ve Sunan; Mustafa UZUNER Yazı İşleri Müdürü 1

2 Resmi Yazışma Niçin Önemlidir? Devlet yazı ile konuşur. Yazı Devletin dilidir. Devletin hafızası arşivdir. Arşiv de yazı ile oluşur. Resmi yazı kurumun en alttaki biriminden en üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek suretiyle, sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini yansıtmaktadır. Söz Uçar Yazı Kalır… 2

3 Yazışma İşlemlerini Düzenleyen Mevzuat  Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/02/2015 tarihli ve Sayılı Resmi Gazete)  Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği… ve Yönetmeliğin Uygulama Yönergesi  İçişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği  Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hk.Kanun  Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik  Başbakanlık tarafından yayımlanan genelgeler  Standart Dosya Planları  İmza Yetkileri Yönergeleri  Yazışma işlemlerini düzenleyen diğer mevzuat 3

4 Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan süreci ifade eder. Dayanak: 3056 Sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hk. Kanun Hükmünde Kararnamenin değ. 2. ve 33. mad. 02/02/2015 tarih ve sayılı Resmi Gazete yayınlandı. Amaç: Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Kapsam: Bütün kamu kurum ve kuruluşları kapsar. 4 Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (2015)

5 Resmî Yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci, ifade eder. Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder. İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracını, ifade eder. 5 TANIMLAR

6 Günlük rapor (log): EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve zaman bilgisini ihtiva eden kayıtları, ifade eder. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) TıklayınızTıklayınız Belge : Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanmış ve EBYS, ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı, ifade eder. (Diğer tanımlar Yönetmelikte belirtilmiştir.) 6 TANIMLAR

7 Belge Boyutu: Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kağıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması esastır. Belge ekleri; farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kağıdın her iki yüzü de kullanılabilir. Yazı Alanı: Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5cm boşluk bırakılarak düzenlenir. 7 BELGE ÖZELLİKLERİ Kağıt Boyutu ve Yazı Alanı A4 Kağıdı Yazı Alanı

8 Yazı tipi ve karakter boyutu: Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New Roman“(12 punto) veya "Arial" (9 punto) yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır.  Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.  Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir. Nüsha Sayısı: Muhataba gönderilmek üzere fiziksel ortamda hazırlanan belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha düzenlenir. 8 BELGE ÖZELLİKLERİ

9 RESM İ YAZININ BÖLÜMLER İ 9 T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü

10 Başlık Sayı (İdari Birim Kimlik Kodu) Tarih Konu Gönderilen Makam (Muhatap) İlgi Metin İmza Ek Dağıtım Paraf Adres 10 BELGENİN BÖLÜMLERİ

11 1. Ba ş lık  Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.  Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak, bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan bakanlığın adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. (Örnek 1).  Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.  Doğrudan merkezi teşkilata bağlı taşra birimlerinde başlıkta merkezi teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir.  Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır 11

12 T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Ba ş lık Örnekleri Örnek-1 T.C. KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4. Bölge Müdürlüğü T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı

13 2. Sayı : 13  Sayı Belgelerde sayı bulunması zorunludur. "Sayı:" sırasıyla; DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur.  "Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. (Örnek 2) Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması halinde araya eğik çizgi işareti (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır.  Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerin kayıt numarası, başına "E." ibaresi konularak yazılır. (Örnek: E.4752).

14 2. Sayı Örne ğ i Örnek-2  Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen Kodlama Sistemine ve Dosya Planına uymak zorunludur.  Eski Kurum ve Dosya kodları kullanılmayacaktır. 14 T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü (2 Satır Boşluk) Sayı : Tarih Standart Dosya Kodu İdari Birimin DETSİS Kodu Belge Kayıt Numarası

15 15

16 3. Tarih  Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Belgede tarih bulunması zorunludur.  Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde tarih, sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. (Örnek 3)  Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde ise tarih, metnin bitiminde yer alabilir.  Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir. (Örnek: , 04/09/2014)  Ay adları, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl araşma herhangi bir işaret konulmaz. (Örnek: 10 Ekim 2014, 09 OCAK 2014)  Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde bulunan güvenli elektronik imzaların uzun vadeli doğrulamaya imkan verecek nitelikte olması ve bu imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur.  Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır. 16

17 Sayı : Standart Dosya Kodu İdari Birimin DETSİS Kodu Belge Kayıt Numarası 2. Sayı, Tarih ve Konu Örne ğ i Örnek-3  " Konu:" yan başlığı, "Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır. Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta(T.C.) hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır. Konu bir satırı geçerse ikinci satır "Konu:" yan başlığının altı boş bırakılarak yazılır. (Örnek 3) Tarih Konu: Hizmet İçi Eğitim Semineri Sunumu

18 5. Gönderilen Makam (Muhatap)  Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre 2 ila 4 satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.  Muhatabın İdare yada özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. (Örnek 4)  Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır.  İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi; muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük, diğerleri küçük harflerle yazılır.  Muhatap gerçek kişi (şahıs) ise; muhatap bölümüne "Sayın" kelimesinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise BÜYÜK harflerle yazılır. (Örnek 4) Sayın Ahmet YILMAZ  İdare tarafından gerekli görüldüğü hallerde, dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne "DAĞITIM YERLERİNE" ibaresi yazılabilir. (Örnek 14) 18

19 5. Gönderilen Makam Örnekleri (Örnek 4) İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) 19 SAKARYA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) SERDİVAN KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü) KREDİ YURTLAR KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Dumlupınar Bulvarı Sokak No: Çankaya / ANKARA Sayın Atilla DURSUN Kemalpaşa Mah. Okul Sokak No:8 Serdivan / SAKARYA

20 6. İ lgi : 20  İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.  "İlgi" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren 2 satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.  "Sayı", "Konu" ve "İlgi" yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta ":" işareti aynı hizada yazılır.  İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse; devamı "İlgi" yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır.  İlginin birden fazla olması durumunda; belgeler tarih sırasına göre alt alta alfabetik olarak, küçük harflerle, a), b), c) şeklinde sıralanır.  İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısı belirtilir. Ancak ilgi tutulan belge, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez.  İlgide, "... tarihli ve... sayılı..." ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur. (Örnek 5)

21 6. İ lgi Örnekleri (Örnek 5) SAKARYA VALİLİĞİNE İlgi : a) Ahmet DEMİR’in tarihli dilekçesi. b) İçişleri Bakanlığı (Personel Genel Müdürlüğü)’nün tarihli ve sayılı yazısı. c) tarihli ve sayılı yazımız. d) Sakarya Valiliğinin tarihli ve sayılı yazısı. Not: “ Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta“:” işareti aynı hizada yazılır ve ilgiler tarih sırasına göre alfabetik olarak dizilir. 21 (2 satır boşluk)

22 6. İ lgi (Devam) (Örnek 6) Önceki UygulamaYeni Uygulama İlgi: 05/02/2010 tarihli ve B.02.0.İGB sayılı yazı. İlgi: Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının tarihli ve sayılı yazısı. İlgi: 11/07/2012 tarihli ve B.07.0.BMK sayılı yazı. İlgi: Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün tarihli ve sayılı yazısı. İlgi: 24/12/2009 tarihli ve B.08.4.MEM sayılı yazı. İlgi:Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün tarihli ve sayılı yazısı. 22

23 6. Metin 23  Metin, "İlgi" ile "İmza" arasındaki kısımdır.  İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa muhatapla metin arasında iki satır boşluk bulunur.  Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.  Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır.  Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz.  Birden fazla sayfalı üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir. Başlık her sayfada yer alır.  Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. (Örnek: ,25)  Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir.  Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltması yazılır. Örnek:Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM).

24 24 6. Metin Devam  Metnin son bölümünde, yazışma yapan makamlar arasında hiyerarşi yönünden;  Alt makama yazılan yazılar “Rica ederim.”,  Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “ Arz ederim.”,  Üst, aynı ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim.” şeklinde bitirilir.  Gerçek kişileri muhatap alan yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir. Metin Bölümünde: Planlı anlatım olmalıdır. Metin yalın ve kısa olmalıdır. Olumlu ve içten anlatım tarzı kullanılmalıdır. Açık ve doğruluk ilkesine göre yazılmalıdır. Saygılı dil kullanılmalı ve muhataba hitaben yazılmalıdır. İmla kurallarına ve noktalama işaretlerine uyulmalıdır. Birden fazla paragraflı yazılar Giriş-Gelişme ve Sonuç şeklinde düzenlenir.

25 25 6. Arz ve Rica Örnekleri Alt makama yazılan yazılar: “…ekte gönderilmiştir.” “… rica ederim.” üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar; “… ekte sunulmuştur.” “ … arz ederim.” üst veya aynı düzey ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar; “… arz ve rica ederim.” biçiminde bitirilmektedir. * Örnekler; Bilgilerinize arz ederim. Bilgilerinizi rica ederim. Bilgilerinizi arz ve rica ederim. Bilgi ve gereğini arz ve rica ederim. Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya “Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilebilir.

26 GİZLİLİK DERECESİ T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü İki satır boşluk Sayı : /02/2015 Konu : ………………….. İki- dört satır boşluk SERDİVAN KAYMAKAMLIĞINA İki satır boşluk İlgi :a) b) Bir satır boşluk (satır Aralığı yok) Bilgilerinize/gereğini arz/rica ederim. İki- dört satır boşluk (İmza atılan yer) Adı Soyadı Genel Sekreter Uygun satır boşluk EK: 1- Yazı örneği (....sayfa) 2- Yönetmelik (....sayfa) Uygun satır boşluk DAĞITIM: Gereği:Bilgi: Sakarya Kamu Hastaneler Birliği Genel Sekreterliği İrtibat için: Mehmet Ali BEGEN Telf:(0 264) Fax: web: Adres: Çark Caddesi No:4 Adapazarı / SAKARYA NOT: Cevabi yazınızda şube kodu ve sayıyı lütfen yazınız. 26

27 8. İ mza 27  Belgeyi imzalayacak makam sahibinin adı soyadı ve unvanı metnin bitiminden itibaren 2 ila 4 satır boşluk bırakılarak, yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır.. (Örnek 9).  İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.  El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılır.  Elektronik ortamda yapılacak resmi yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar.  Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. (Örnek 10).  Fiziksel ortamda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması halinde belgenin son sayfası imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır, önceki sayfalar ise imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi halinde sayfalar ayrıca idare mührüyle mühürlenir.

28 8. İ mza Örnekleri Ek-9 İmza atılan yer Ramazan ŞAHİN Kaymakam İmza atılan yer Ramazan ŞAHİN Vali a. Kaymakam İmza atılan yer Adı Soyadı Genel Sekreter V. 28 İmza atılan yer Adı Soyadı Genel Sekreter

29 8. İ mza Örnekleri Ek-10 İmza atılan yer Adı Soyadı Genel Sekreter a. İdari Hizmetler Başkanı İmza atılan yer Adı Soyadı Genel Sekreter V. İmza atılan yer İmza atılan yer Adı Soyadı Adı Soyadı İdari Hizmetler Başkanı Genel Sekreter İmza atılan yer İmza atılan yer İmza atılan yer Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Hastane Yöneticisi İdr. Mal. Hiz. Müd. İdr. Mal. Hiz. Müd. Yard. 29

30 8. İ mza – Yetki Devri Durumunda Ek Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi hazırlayan idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir. Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Başbakan a.”, “Bakan a”, “Müsteşar a.”, “Vali a.”, “Belediye Başkan a.” veya “Kaymakam a.” biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz. (Örnek 11)

31 8. İ mza - Vekalet Durumunda Ek Belge vekaleten imzalandığında, İmzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, Vekalet olunan makam “Müsteşar V.”, “Vali V.”, “Belediye Başkanı V.”, “Rektör V.”,“Kaymakam V.” biçiminde ikinci satıra yazılır.  Üst yazıya eklenen ekler, imza sahibi ya da imza yetkisine sahip görevlilerce imzalanır ve mühürlenir.  İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.  Ek olarak eklenen çizelge ve tablolar imza ve mühürle tasdik edilir.. (Örnek 12)

32 10 DAKİKA ARA Sabırla dinlediğiniz için TEŞEKKÜRLER 32

33 9. Ek Belgede ek olması halinde "Ek:" başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda "Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez içinde belirtilir. Örnek: 1- Tüzük Taslağı (2 sayfa) Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. (Örnek: EK-l, EK-2). Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "EK LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir. Örnek : Ek Listesi (1 sayfa) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" ya da "Ek-.?.. konulmadı" ifadesi yazılır (Örnek 13). 33

34 9. Ek Örnekleri ( Örnek 13 ) Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı EK: Personel İsim Listesi (10 sayfa) EK: 1- Rapor (1 sayfa) 2- Disket ( 2 adet) DAĞITIM: Sakarya Devlet Hastanesi Sakarya Devlet Hastanesi (Ek-1 konulmadı) Hendek İlçe Devlet Hastanesi (Ek konulmadı) Karasu Devlet Hastanesi (Ek-2 konuldu) 34

35 8. Onay Makam oluru alman belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır. Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak, yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak, imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır (Örnek 14). (3) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle olura katılabilir. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile "OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır (Örnek 15-16). 35

36 8. Onay Örnekleri ( Örnek 14 ) SERDİVAN KAYMAKAMLIK MAKAMINA üç satır boşluğu ……………………………………… İki- dört satır boşluğu (İmza) Ali DERE İlçe Milli Eğitim Müdürü Uygun satır boşluğu O L U R 25/02/2015 (İmza) Ramazan ŞAHİN Kaymakam 36

37 8. Vali Adına Onay Örne ğ i ( Örnek 15 ) SERDİVAN KAYMAKAMLIK MAKAMINA üç satır boşluğu ………………………………………………… İki- dört satır boşluğu (İmza) Ali DERE İlçe Milli Eğitim Müdürü Uygun satır boşluğu O L U R 25/02/2015 (İmza) Ramazan ŞAHİN Vali a. Kaymakam 37 …/02/2015 V.H.K.İ. : S.YILMAZ …/02/2015 Şube Müd. : M.TURGUT

38 8. Üçlü Makam Onayı ( Örnek 16 ) VALİLİK MAKAMINA SAKARYA üç satır boşluğu İki- dört satır boşluğu (İmza) Cihan NİŞANCI Genel Sekreter İki satır boşluğu Uygun görüşle arz ederim. …/…/ 2015 (İmza) Ali İkram TUNA Vali Yardımcısı Uygun satır boşluğu O L U R …/…/ 2015 (İmza) Hüseyin Avni COŞ Vali 38

39 10. Da ğ ıtım Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı, ek varsa "Ek:" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 17). Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar "Gereği:" kısmına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise "Bilgi:" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmı "Dağıtım:" başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır. Dağıtımlı belgeler dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada "DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında gösterilir ve üst yazıya eklenir (Örnek 18). 39

40 10. Dağıtım Örnekleri (Örnek 17) EK : 1- İlgi (a) Yazı Sureti (2 sayfa) 2- Personel Listesi 3- Dağıtım Listesi DAĞITIM: Gereği: Bilgi: İl Sağlık Müdürlüğüne Sakarya Valiliğine İlçe Sağlık Müdürlüğüne DAĞITIM: - Kamu Kurum ve Kuruluşlarına 40 DAĞITIM: Sakarya Devlet Hastanesine Sakarya Devlet Hastanesine (Ek-1 konulmadı) Hendek İlçe Devlet Hastanesine (Ek konulmadı) Karasu Devlet Hastanesine (Ek-2 konuldu)

41 10. Dağıtım Listesi Örnek (Örnek 18) 41 T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı :xxxxxx-xxx-xxx Konu : xxxxxxxx DAĞITIM YERLERİNE

42 11. Paraf …/02/2014 Hem. : S.BÜLBÜL …/02/2015 Uzman : M.A.BEGEN …/02/2015 İdari Hiz.Bşk. : T.ÖLÇENOĞLU (En Fazla 5 Kişi) 42 Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 19). Belgenin paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyadı belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza ile atılır. Ancak parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması ya da ilgili idare tarafından güvenli elektronik imza ile paraf atılmasına gerek görülmemesi halinde ilgilinin parafı yerine elektronik onayı alınır. Bu onaylar EBYS'nin günlük raporlarında (log) kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır.

43 11. Paraf Örnekleri (Örnek 19) 43

44 Koordinasyon (Örnek 20). Koordinasyon: …/02/2015 İdari Hiz.Bşk. T.ÖLÇENOĞLU …/02/2015 Mali Hiz.Bşk.M.S.DEMİRHAN 44 İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve üst makama sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve iş birliğine dahil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. (Örnek 20)

45 12. İ leti ş im Bilgileri (Adres) 45 İletişim bilgileri; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve faks numarası, e-posta adresi, internet adresi ile bilgi alınacak kişinin adı, soyadı, unvanı ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır. (Örnek 21) …/02/2014 Hem. : S.BÜLBÜL …/02/2015 Uzman : M.A.BEGEN …/02/2015 İdari Hiz.Bşk. : T.ÖLÇENOĞLU (En Fazla 5 Kişi) Serdivan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü İrtibat için: Ömer DURAK Adres: Kemalpaşa Mah.Okul Sok. No: Serdivan-SAKARYA V.H.K.İ. Telf: 0(264) Fax: – 0(264) e-Posta : İnternet Adresi :

46 Aslına Uygunluk Onayı Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin altında, uygun bir yerine "Aslının aynıdır - Aslı gibidir“ ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. 46 ASLI GİBİDİR Mustafa UZUNER Yazı İşleri Müdürü (İmza Mühür) BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR Cafer DEMİR Şef (İmza-Mühür )

47 Belgenin çoğaltılması Fiziksel ortamda hazırlanan ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması halinde, örneğin uygun bir yerine "ASLİ GİBİDİR" ibaresi konulur ve idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması halinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine "BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur. İmzalanır ya da Müdürlenir. 47

48 Sayfa Numarası Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir 48 2/7 1/9 2/22

49 G İ ZL İ YAZILAR  Gizlilik dereceli belgelerin hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemlere ilişkin olarak ilgili mevzuatta belirtilen hükümler uygulanır.  Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.  Gizlilik dereceleri; ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL, HİZMETE ÖZEL şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. 49

50 Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel ) GİZLİLİK DERECESİ T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Şanlıurfa İli Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği İki satır aralığı İVEDİ Sayı: /02/2013 Konu: İki- dört satır aralığı BAKANLIĞINA İki satır aralığı (satır aralığı yok)

51 Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel) İki- dört satır aralığı (İmza) Adı Soyadı Genel Sekreter Uygun satır aralığı EKLER: 1- Yazı örneği (....sayfa) 2- Yönetmelik (....sayfa) Uygun satır aralığı DAĞITIM: Gereği:Bilgi: GİZLİLİK DERECESİ Serdivan Kaymakamlığı Yazı İşleri Müdürlüğü İrtibat için: Ömer DURAK Adres: Kemalpaşa Mah.Okul Sok. No: Serdivan-SAKARYA V.H.K.İ. Telf: 0(264) Fax: – 0(264) e-Posta : İnternet Adresi : 51

52 Gizlilik damgası taşıyan İç zarf dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır. Gizli Yazıların Gönderilmesi (Devamı)

53 Gizli Yazılar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Hizmete Özel ) 53 GİZLİ

54 "ÇOK G İ ZL İ " Gizlilik Dereceli Yazıların Teslim Alınması "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "gizli" veya "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

55 Süreli Yazı ş malar (Acele ve Günlü Yazılar,  Süreli resmi yazışmalarda "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine yer verilir. "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içinde belirtilir.  "ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle, "GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye, belgede belirtilen süre içinde cevap verilir.  Süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda hazırlanan süreli belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresine belge üstverisinde de yer verilir. Birden fazla sayfalı belgelerde "ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir. 55

56 Tekit Yazısı  Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir.

57 Evrak Zimmet Fi ş i Evrak No- Evrak Tarihi09/02/2015 Konu……………… Ek SayısıYazı ve Eki Gideceği Yer Sakarya Valiliğine ( İl Yazı İşleri Müdürlüğü) Teslim EdenSerdivan Kaymakamlığı (Ömer DURAK) Teslim Tarihi09/02/2015 Teslim Alan Sakarya Valiliğine ( İl Yazı İşleri Müdürlüğü) Teslim Alanın Adı/İmzası …………………………….. …………………………….

58 Evrak Kayıt Ka ş esi İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeleri için gelen evrak kaydında kullanacakları kaşede en az yandaki örnekte belirtilen unsurlara yer verirler. Kaşe üst yazının ilk sayfasının ön ve ya arka yüzüne basılır.

59 Sabırla dinlediğiniz için TEŞEKKÜRLER Mustafa UZUNER İlçe Yazı İşleri Müdürü İrtibat: BU RESMİ YAZIŞMA SLAYTI KAYMAKAMLIK WEB SAYFASININ PROGRAM BÖLÜMÜNDEN YAYINLANACAKTIR.


"T.C. SERDİVAN KAYMAKAMLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü RESMİ YAZIŞMA KURALLARI (2015) Hazırlayan ve Sunan; Mustafa UZUNER Yazı İşleri Müdürü 1." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları