Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

1 BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "1 BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI."— Sunum transkripti:

1 1 BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI

2 2

3 3 2009/ Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik 2011/37 Genelge “Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme Çalışmaları“ 2011/1 Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Konulu Başbakanlık Genelgesi 2005/7 2005/7 Sayılı Başbakanlık Genelgesi

4 4 KAMU HİZMETLERİNİN SUNUMUNDA UYULACAK USUL VE ESASLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK Tarih: 31 Temmuz 2009 Sayı : çerçevesinde: İlçe Sağlık Müdürlüklerinin; - Kamu Hizmet Envanterleri, - Kamu Hizmet Standartları çalışmalarını yapması, - Kurum Kodları, - Standart Dosya Sırtlıkları oluşturulması.

5 5 SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/ BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MERKEZÎ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLÎ İDARE DİĞER (ÖZELSEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI Ha sta Ha kla rı Biri m Sor um lula rın a Eği tim Dü zen lem ek Hast a Hakl arı hizm etler ini Yürü tenle rin Eğiti m İhtiy acını n Karş ılan ması Hasta Hakları Yönetme liği,Hast a Hakları Uygulam a Yönerge si 9.Madde Hasta Hakları Uygula maların ı Yürüte n Sağlık Çalışan ları. Sağlık Bakan lığı- Sağlık Hizme tleri Genel Müdür lüğü. İl Sağlık Müdür lüğü Sağlık Müdürl üğü Hasta Hakları Koordi natörlü ğü çalışanı 1- Koord inatör lük Çalışa nı, 2- Hasta Hakla rı İl Koord inatör ü, 3- Sağlık Müdür yardı mcısı, 4- Sağlık Müdür ü - İşbirliği yapılması gereken bir kurum olduğu takdirde söz konusu kurum -2 saat1 Sunulmu yor Ek-1 HİZMET ENVANTERİ TABLOSU

6 6 Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar 1- SIRA NO: Hizmetlere 1’den başlayarak sıra numarası verilecektir. 2- KURUM KODU: tarih ve 2011/1 sayılı genelgeye göre ve DTVT uygulaması üzerinde yer alan kodlama standartlarına göre uygulama yapılacaktır.Kodlar arasında hiçbir noktalama işareti veya boşluk bulunmayacaktır STANDART DOSYA PLANI KODU: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı, tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişiklikler uygulanacaktır. 4- HİZMETİN ADI: Bu bölüme idarenin yürüttüğü bütün hizmetler açık ve anlaşılır şekilde yazılacaktır. 5- HİZMETİN TANIMI: Hizmetin mahiyetini belirten bir tanım yapılacaktır. 6- HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI: Hizmetin yerine getirilmesinde idareye görev, yetki ve sorumluluk veren kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı, genelge, tebliğ ve benzeri düzenlemelerin adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. 7- HİZMETTEN YARARLANANLAR: Kurumun sunduğu hizmetten yararlananlar yazılacaktır. Örnek: Vatandaş, sivil toplum kuruluşu, özel sektör veya kamu kurumları. 8- HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ/YETKİLİ KURUMLARIN/BİRİMLERİN ADI: Söz konusu hizmeti sunmakla görevli, yetkili veya sorumlu idarenin adı yazılacaktır. Hizmeti yerine getiren idare, bu bölümde yer alan Merkezî İdare; Taşra Birimleri; Mahallî İdare; Diğer (özel sektör vb.) başlıklarının altına ismen yazılacaktır. 9- BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER: Başvurulu hizmetler için başvuruda istenen belgeler ve bunların dayandığı mevzuatın adı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Hizmet başvurulu olmayıp kurumca resen sunuluyor ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır. 10- İLK BAŞVURU MAKAMI: Başvurulu hizmetlerde hizmet talebinde bulunanın ilk müracaatını nereye ve hangi makama yapması gerektiği, mevzuat adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet değil ise (-) işareti konularak boş bırakılacaktır.

7 7 Kamu Hizmet Envanteri Tablosunun Doldurulmasında Dikkat Edilecek Hususlar 11- PARAF LİSTESİ: Başvurulu hizmetlerde, başvuruyu alandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. Hizmet, başvurulu bir hizmet olmayıp resen verilen bir hizmet ise, işlemi ilk başlatandan nihaî onayı veren kişiye kadar paraf listesinde yer alan bütün unvanlar sıralı olarak yazılacaktır. 12- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR: Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum içi yazışmaların hangi birimle, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Merkez birimlerinin kendi aralarında veya taşra teşkilatıyla ya da taşranın merkez birimleri ile yaptığı yazışmalar iç yazışmadır. 13- KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR: Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken kurum dışı yazışmaların hangi kurumla, ne amaçla yapıldığı, mevzuat dayanağı ve ilgili madde numarası açıkça yazılacaktır. Diğer kurumlar ile koordinasyon sağlamak ya da görüş, onay, bilgi, belge istemek için yapılan yazışmalar dış yazışmadır. 14- MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ: Mevzuatta hizmetin tamamlanması için herhangi bir süre öngörülmüş ise bu süre, mevzuatın adı ve ilgili madde numarası ile birlikte açıkça yazılacaktır. 15- HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ: Mevzuatta başka bir süre belirtilmiş olsa bile hizmetin fiili olarak ortalama ne kadar sürede tamamlandığı yazılacaktır. 16- YILLIK İŞLEM SAYISI: Hizmetinin yılda kaç defa sunulduğu yazılacaktır. 17- HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI: Hizmet elektronik olarak sunuluyor ise ilgili internet sayfasının adresi, sunulmuyor ise “Sunulmuyor” ifadesi yazılacaktır.

8 8 KAMU HİZMET STANDARTLARI

9 9  Kamu Hizmet Standartları Kamu Hizmet Envanterinde yer alan: Gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler,sivil toplum kuruluşları vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler ; Hizmet Standartları tablosunda gösterilecektir. Hizmetin Adı Başvuruda İstenen Belgeler Hizmetin Tamamlanma Süresi Kamu Hizmet Envanterinde geçtiği şekilde olacak İlçe Sağlık Müdürlüğünde sunulan hizmetler Kamu Hizmet Envanterinde yer alması şartıyla Hizmet Standartları tablosunda yer alacaktır.

10 10 Kamu hizmet envanterinde belirtilen hizmet adları hiç değişiklik yapılmadan Hizmet Standartları tablosunda yer alacaktır. Hazırlanan kamu hizmet envanterinde; gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler, sivil toplum kuruluşları vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler Hizmet Standartları tablosunda gösterilecektir.

11 11

12 12 - Yukarıdaki ifadenin ardından bir satır aralığı bırakılarak sol tarafa “ İlk Müracaat Yeri”, aynı hizada sağ tarafa “İkinci Müracaat Yeri”, altlarına da isim, unvan, adres, telefon, faks ve e posta bilgileri yazılacaktır. - Tablodan sonra bir satır aralığı bırakılarak aşağıdaki ifade yazılacaktır; “Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz” TABLONUN BİÇİMİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR

13 13 ç) Hizmetin Tamamlanma Süresi: Bu sütunda idarenin hizmeti ne kadar sürede bitirmeyi taahhüt ettiği belirtilecektir. Bu süre idarenin taahhütüdür. İdare, hizmeti mevzuatta belirtilen süreden önce bitirebileceğini taahhüt ediyorsa, bu süreyi yazacaktır. (Süre olarak ½ veya 0,5 iş günü yerine 4 saat, 3,5 ay yerine 3 ay 15 gün )1 ila 5 günlük süreler iş günü olarak belirlenecektir.Hizmet ile ilgili başvurudan sonra yerinde inceleme gerekmesi durumunda, tespit edilen eksikliklerin başvuru sahibi tarafından tamamlanması için geçen süreler hariç tutulacaktır.Bu konu ile ilgili not yazılacak ise istenen belgelerin altına yazılacaktır. c) İstenen Belgeler : Bu sütunda idare tarafından hizmet sunumu için gerçek veya tüzel kişilerden istenen belgeler tam olarak yazılacaktır. b) Hizmetin Adı: Bu sütuna idarenin gerçek veya tüzel kişilere (vatandaş, şirketler, sivil toplum kuruluşları vb) yönelik, başvuru üzerine yaptığı bütün hizmetler yazılacaktır. a) Başlık: Kamu hizmetini doğrudan sunan idarenin adı ve “Hizmet Standartları” ifadesi yazılacaktır. (Örnek: İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI) TABLONUN İÇERİĞİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR

14 14 TABLONUN İÇERİĞİ İLE İLGİLİ HUSUSLAR d) İlk Müracaat Yeri: Kamu Hizmet Standartları tablosunda; - belirtilenlerin dışında belge istenmesi, - eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması -tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda, müracaat edilecek görevlinin adı,unvanı,adresi, telefon ve faks numarası ile e-posta bilgileri yazılacaktır.İlk müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin amiri olacaktır. e) İkinci Müracaat Yeri : Kamu Hizmet standartları tablosunda belirtilenlerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda,müracaat edilecek görevlinin adı,unvanı adresi,telefon ve faks numarası ile e-posta bilgileri yazılacaktır.İkinci müracaat yeri hizmeti doğrudan veren idarenin bağlı olduğu hiyerarşik üst olacaktır.

15 15 İZNİK İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI EK-2 SIRA NO HİZMETİN ADIBAŞVURUDA İSTENEN BELGELERHİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 1Hasta Hakları başvuruları Dilekçe veya mail ile yapılan şikayetler 15 İş Günü 2 Ferdi Şikayetlerin Değerlendirilmesi 1-Dilekçe 2-Şikayetle ilgili belgeler 15 İş Günü Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. “Ancak her şube ile ilgili birinci derece sorumlu şube müdürü” dür İlk Müracaat Yeri Adı ve Soyadı: Dr…………….. Görev Ünvanı :İznik İlçe Sağlık Müdürü Adres : İznik İlçe Sağlık Müdürlüğü İznik/BURSA Tel : / Faks: e- posta : İkinci Müracaat Yeri Adı ve Soyadı :Nurettin KAKİLLİOĞLU Görev Ünvanı :İznik Kaymakamı Adres : Bursa İznik Kaymakamlığı İznik /BURSA Tel : / Faks: e- posta :

16 16 Türkiye’de Saydamlığın Arttırılması ve Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi Stratejisi (2010– 2014) ilgi a Bakanlar Kurulu Kararı gereğince; ”Toplumsal Bilincin Artırılmasına Yönelik Tedbirler” uyarınca eylem planının 03/01 No.lu tedbir kapsamında; a.Bir başvuru vasıtası olarak BİMER tanıtımının yapılması, Örnekte sunulan materyalin Bakanlık/kamu kurum ve kuruluşlarının merkez ve taşra teşkilatlarında vatandaşlarımızın kolayca görebileceği panolarda,kurumsal internet sayfalarında duyurulması ve sergilenmesi ayrıca ; Yazıda idarelerce oluşturulan Hizmet Standartları Tablolarının güncellenmesi istenmiştir.

17 17 Bürokrasinin Azaltılması ve İdari Basitleştirme çalısmaları GENELGE 2011/37  Bürokrasinin Azaltılması ve İdarenin Basitleştirilmesi çalışmaları bundan sonra da aynı şekilde Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yürütüleceğinden anılan Yönetmeliğin;  3 ncü maddesine göre kamu hizmetlerinin ilk kademede ve vatandaşa en yakın yerde sunulması,  4 ncü maddesine göre, kamu hizmetlerinin elektronik ortamda sunulması,  5 nci maddesine göre, sunulan kamu hizmetleri hakkında vatandasın internet sayfaları aracılığı ile bilgilendirilmesi,  6 ncı maddesine göre, hizmet standartlarının oluşturulması ve internet sayfaları ile hizmet kapılarında vatandaşa duyurulması,  7 nci maddesine göre, özürlülerin hizmete erişimini sağlayıcı ve kolaylaştırıcı tedbirlerin alınması,  Basvuru sahibinden bilgi ve belge istenmesi hususunda 8 ve 9 ncu maddelerde belirtilen ilkelere uyulması,  10 ncu maddesine göre, hizmet talep edenlerin mali yükümlülükler hakkında bilgilendirilmesi,  Kurum içi ve kurum dısı yazısmaların yapılmasında 11 nci maddede belirtilen ilkelere uyulması, yazısmalarda elektronik ortamın da kullanılması ve,  Basvuruların kabulü ve sonuçlandırılmasında 12 nci maddede belirtilen ilkelerin göz önünde bulundurulması önem arz etmektedir. Not: * 5. ve 6. madde çalışmaları hazırlandıktan sonra İl Sağlık Müdürlüğü web sayfasında da yayınlanacaktır. ** Ağustos ve Aralık aylarında iki dönem halinde Müdürlüğümüzce denetlemeler yapılacağından çalışmaların düzenli olarak elektronik olarak da arşivlenmesi gerekmektedir.

18 18 BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI DENETLEME FORMU Kurumun Adı : 1Hizmet Envanter Tablosu (Ek1) hazırlandı mı?  Evet  Hayır   Hazırlanması talimatlandırıldı. 2Tablo Kamu Hizmetlerinin Sunulmasında Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğe uygun mu?  Evet  Hayır   Düzeltilmesi talimatlandırıldı. 3Hizmet Standartları belirlenmiş mi? (Ek2)  Evet  Kısmen (Düzeltilmesi talimatlandırıldı.)  Hayır   Yapılması talimatlandırıldı.  Direkt vatandaşa yönelik hizmet sunulmadığı için belirlenmedi. 4 Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Hizmet Standardı Tablolarındaki Bilgiler, , , , , , , ve tarihli Resmi Gazetelerde Yayımlanan Mevzuat değişikliklerine uygun mu? Güncellendi mi?  Evet  Hayır   Mevzuat değişikliklerine göre güncellenmesi talimatlandırıldı. 5Hizmet Envanteri ve Hizmet Standartları tabloları, en güncel hali ile kurumun web sayfasında yayınlandı mı?  Evet  Kısmen (Tamamlanması talimatlandırıldı.)  Hayır   En güncel hali ile sürekli olarak yayında olması talimatı verildi. 6Tablolar web sayfasında yayınlanmamışsa nedeni?  Web sayfası yok   Kaymakamlık/İl Müdürlüğü sayfasında yayınlanması talimatlandırıldı.  Web sayfası var yayınlanmamış   Hemen yayınlanması talimatlandırıldı. 7Hizmet Standartları Tablosu hizmet sunumu noktalarında en güncel hali ile uygun şekil ve sayıda ilan edildi mi?  Evet  Yetersiz, uygun yer ve şekilde ilanı talimatlandırıldı.  Hayır   Hemen en güncel hali ile sürekli olarak ilan edilmesi talimatlandırıldı. 8Özürlüler için Ayrı park yeri   Var  Yok Tekerlekli sandalye rampaları   Var  Yok Asansör   Var  Yok Karşılama görevlileri   Var  Yok Ayrı bankoda hizmet   Var  Yok Özürlü tuvaleti   Var  Yok Özre göre yönlendirme işaretleri   Var  Yok Özürlü kullanımına uygun ankesörlü telefon var mı?   Var  Yok 9 Kamu Hizmet Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik ve (2008/69, 2009/50, 2009/70, 2010/25 ile 2010/71 sayılı) uygulama genelgeleri hakkında çalışanlar bilgilendirildi mi? (genelgeler yürürlükten kalktı)  Evet  Hayır   Çalışanların imza karşılığı bilgilendirilmesi talimatlandırıldı. 10Varsa Plazma, LCD, TV gibi platformlardan hizmet standartlarının yayını yapılıyor mu?  Evet  Hayır   Yayınlanması talimatlandırıldı. :::: Denetim Tarihi:Bilgi Veren Yetkilinin; Adı Soyadı:Adı Soyadı: Görevi:Görevi: Ünvanı:Ünvanı: İletişim Bilgileri:

19 19 3. KURUM KODLARI  Devlet Teşkilatı Veri Tabanından alınan örnek çalışmalarla İl ve ilçelerin haberleşme kodları belirlenmiştir. Yazışmalarda bu kodlar kullanılacaktır. Hizmet Envanterinde Kurum kodu kısmına yeni kodlar yazılacaktır.

20 20 4. STANDART DOSYA PLANI  2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi,  Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişikliklerin uygulanması,  Yazışmalarda dosya numaralarının kullanılması,  Klasör sırtlarının düzenlenmesi gerekmektedir.

21 21

22 22 Kamu kurum ve kuruluşlarınca kâğıt veya elektronik ortamda oluşturulan ve depolanan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere etkin bir şekilde erişebilmek, Bu amaç doğrultusunda merkez ve taşra teşkilatlarınca ortak kullanılacak ve tek merkezden yönetilecek bir dosya planı hazırlamak ve yönetmektir.

23 23 BELGE DOSYA DOSYA PLANI STANDART DOSYA PLANI HABERLEŞME KODU DOSYALAMA ARŞİV BİRİM ARŞİVİ KURUM ARŞİVİ ORTAK ALAN ANA HİZMET FAALİYETLERİ ANA DOSYA SAKLAMA KODU RESMİ YAZI RESMİ BELGE RESMİ BİLGİ

24 24 Belge; Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyali, Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu, Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini, Standart Dosya Planı; 2005/7 Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planı

25 25 Haberleşme Kodu; 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi, 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile yürürlükten kaldırılarak DTVT’nin güncelleme çalışmaları başlatılmıştır. Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,

26 26 Arşiv; Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları mahaberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerleri, Birim Arşivi; Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini (kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılır.), Arşiv Malzemesi; Dosyalar ve her çeşit yazılı ve basılı evrak ve kayıtlar, model, numune, harita, plan, program, proje, mühür, damga, resim, fotoğraf ve benzerleri.

27 27 Kurum Arşivi; Kurum Arşivi; Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezî arşivleri, ifade etmektedir. Ortak Alan; Standart dosya planında ve aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planları Ana Hizmet Faaliyetleri; Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları aralığındaki dosya planları, Ana Dosya; Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları ifade eder.

28 28 Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodlardır. Resmi Yazı; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı. Resmi Belge; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeler. Resmi Bilgi; Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları/gönderdikleri/sakladıkları bilgilerdir.

29 29 İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olamaz, Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller, Bilgi ve belge alt yapı eksikliği iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder, verimliliği azaltır,

30 30 Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur, Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına sebep olur, Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır, Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının yok olmasına sebebiyet verir,

31 31 İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır, Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır, Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir, 27/4/2004 ve sayılı bilgi edinme hakkı kanununun uygulanmasına ilişkin esas ve usuller hakkında yönetmelik ile karşılanması zorunluluk haline gelen vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır,

32 32 İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevketmeyecektir, Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır, İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, göze hiç de hoş görünmeyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir, Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacaktır,

33 33 Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir, Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcadığımız zaman ve iş kaybını asgari seviyeye düşürecektir, İhtiva ettiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken diğer bir deyişle arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespit edilecektir, Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenecektir, Kurumların yürürlükteki arşiv mevzuatı doğrultusunda yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlatarak, iş ve işlemlerin mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlayacaktır.

34 34

35 35 Standart dosya planı, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir. Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmıştır sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme Birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur ve dosya planı uygulaması 01 Nisan 2010 tarihinden itibaren zorunlu hale getirildi.

36 36 T.C. BURSA VALİLİĞİ SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ ECZA DEPOLARI RUHSAT İŞLEMLERİ 2013 T.C. BURSA VALİLİĞİ SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ POLİKLİNİK RUHSAT AÇILIŞ ONAY İŞLEMLERİ 2013 KURUM/KURULUŞ ADI KURUM/KURULUŞ ADI İDARİ BİRİM KİMLİK KODU İDARİ BİRİM KİMLİK KODU DOSYA NO KONU ADI YIL

37 37

38 38 İdari Birim Kimlik Kodu devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 (sekiz) haneli tekil ve değişmez nitelikteki koddur.

39 39

40 40  BURSA ORHANELİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ  BURSA ORHANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ  BURSA OSMANGAZİ İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ  BURSA YENİŞEHİR İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ  BURSA YILDIRIM İLÇE SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ HALK SAĞLIĞI VE HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ KAMU SAĞLIK HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETİM HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

41 41 TEXT Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurumlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek, yazıya yansıtılacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır.

42 42 Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup; Ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konular, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içermekte iken; ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynıdır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

43 43 Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün tarih ve 0867 sayılı yazısı ile "Saklama Süreli Standart Dosya Planında Ortak Alanlara" İlişkin değişiklikler yapılmıştır. Saklama Süreli Standart Dosya Planı internet adresinde yayınlanmıştır.

44 44 GENEL KONULAR 1 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4

45 45 Standart Dosya Planı Ortak Alanlar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlandı (Ortak Alanlar / ) STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER BİLGİ SİSTEMLERİ DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ EMLAK VE YAPIM İŞLERİ EĞİTİM İŞLERİ İDARİ VE SOSYAL İŞLER TANITIM VE YAYIN İŞLERİ MALİ İŞLER ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ PERSONEL İŞLERİ SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

46 46 Standart Dosya Planı Ana Hizmet Faaliyetleri TOPLUM SAĞLIĞINA YÖNELİK ÇEVRE SAĞLIĞI BULAŞICI VE SALGIN HASTALIKLAR BULAŞICI OLMAYAN HASTALIKLAR VE KRONİK DURUMLAR AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI ORGAN, DOKU VE KÖK HÜCRE NAKLİ KAN İLE İLGİLİ İŞ VE İŞLEMLER ANA-ÇOCUK SAĞLIĞI VE AİLE PLANLAMASI RUH SAĞLIĞI TÜTÜN VE BAĞIMLILIK YAPICI MADDE İLE MÜCADELE ADLİ TABİPLİK HİZMETLERİ ACİL SAĞLIK HİZMETLERİ BESLENME VE FİZİKSEL AKTİVİTELER ZEHİR,ZEHİRLENME VE ZEHİR ARAŞTIRMALARI TANI, KONTROL, DOĞRULAMA VE ANALİZ İŞLERİ HASTA HAKLARI, TIBBİ SOSYAL HİZMETLER VE TEDAVİ YARDIMI 420 HEKİMLİK, HEMŞİRELİK VE EBELİK HİZMETLERİ SAĞLIK KURUM/KURULUŞLARI HASTA VE HASTANE/POLİKLİNİK İŞLEMLERİ HUDUT VE SAHİL SAĞLIK GÜVENLİĞİ İLAÇ, ECZACILIK VE TIBBİ CİHAZ İŞLERİ Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Kurum ve kuruluşların Strateji Geliştirme Birimleri tarafından müşterek hazırlandı. (Ana Hizmet Birimleri )

47 47 Ana konular üç karakter rakam; Ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; Alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır. Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, ana konu altında sıralanmış alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını hedeflemektedir.

48 48 Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örnek; Ana Dosya 774 Eğitimler, Kurslar 1.Alt Konu 01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim 2.Alt Konu 01 Teklifler 02 Program 03 Duyuru 04 Eğitici Temini 05 Kayıt, Katılım Listeleri 06 Eğitim Materyali 07 Sınav 08 Belgelendirme 09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.)

49 Eğitimler, Kurslar 01 Mesleki Yeterlilik ve Gelişim 01 Teklifler 02 Program 03 Duyuru 04 Eğitici Temini 05 Kayıt, Katılım Listeleri 06 Eğitim Materyali 07 Sınav 08 Belgelendirme 09 Yeterlilik (Sağlık Raporu vb.) 02 Dil Eğitimi 03 Rotasyon 04 İntibak 05 Görevde Yükselme 06 Aday Memur 07 Kariyer Uzman 08 Kişisel Gelişim ve Motivasyon 09 Bilgilendirme-Bilinçlendirme 99 Diğer Örnek ; Ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplanır. Tüm eğitimler ; 774

50 50 Hazırlanan bir yazı alt konu veya tali konu numarası almış dahi olsa, yazının almış olduğu numara ile dosya açmak yerine, ana dosya numarası altında “Genel” bir dosya açarak, yazıları bu dosyada toplamak; zaman içerisinde bu dosyadaki alt ve tali konulardaki birikim yoğunluğuna göre kendi özel numaraları ile dosya açmak daha verimli olacaktır.

51 51 Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır. Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Konuların sonunda bulunan “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir.

52 İkinci Basamak ÖzelBA 01 Planlama 02 Ruhsat İşlemleri 03 Açma /Kapama 04 Ünite Açma /Kapama 05 Ek Bina, Servis İlavesi 06 Yatak Sayısı Artırma 07 El Değiştirme 08 Ünvan Değişikliği 99 Diğer Ana Dosya Kodu “434” Alt Konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazılar için “99 Diğer” adıyla dosya açılır Örnek ;

53 53 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

54 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları 01 Planlama 02 Ruhsat İşlemleri 03 Açma /Kapama 04 El Değiştirme 05 Ünvan Değişikliği 99 Diğer Tıp Meslekleri ve Özel Tanı Tedavi Merkezleri Şubesi 432 Birinci Basamak Özel Sağlık Kuruluşları 03 Açma / Kapama

55 55 AÇMA/KAPAMA İŞLEMLERİ [ MUAYENEHANELER ] AÇMA/KAPAMA İŞLEMLERİ [ MUAYENEHANELER ] AÇMA/KAPAMA İŞLEMLERİ [ OPTİK MERKEZLERİ ] AÇMA/KAPAMA İŞLEMLERİ [ OPTİK MERKEZLERİ ] T.C. BURSA VALİLİĞİ SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ AÇMA / KAPAMA İŞLEMLERİ 2013

56 56 Resmi Yazışmalarda sayı bölümünde bulunması gerekenler : İdari Birim Kimlik Kodu : Sayı bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya Kodu : Yazının konusunu, hangi dosyayı ilgilendirdiğini ve nerede dosyalanacağını ifade eder. Kayıt No : Evraktan aldığı tarih /sayıyı ifade eder.

57 57 Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, idari birim kimlik kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: A B C A: Yataklı Sağlık Hizmetleri Şubesi B: (804) Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri (01) Gelen/Giden Evrak-Evrak Kayıt Numarası A:İdari Birim Kimlik Kodu Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası.

58 Evrak Kayıt ve Sevk İşlemleri 01 Gelen-Giden Evrak 02 Kontrollü Evrak İşlemleri 03 Yanlış Evrakın İade İşlemleri 99 Diğer

59 59 Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.

60 60 Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

61 61 Sağlık Bakanlığı Arşiv Yönetmeliği; 1989 (Madde 5) Birim arşivlerinde 1-5 yıl Kurum arşivlerinde yıl

62 62 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” ve web adreslerinde de istifadeye sunulmakta olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilmektedir.

63 63 Şubeler Performans ve Kalite Koordinatörlüğü Şube Sunumları Bürokrasi ve İdari Basitleştirme Çalışmaları

64 64


"1 BÜROKRASİNİN AZALTILMASI VE İDARİ BASİTLEŞTİRME ÇALIŞMALARI." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları