Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

DOSYALAMA; Kurum veya kuruluşa ç eşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluş an her t ü rl ü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "DOSYALAMA; Kurum veya kuruluşa ç eşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluş an her t ü rl ü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması."— Sunum transkripti:

1 DOSYALAMA; Kurum veya kuruluşa ç eşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluş an her t ü rl ü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak ü zere belli bir d ü zen i ç inde saklanması işlemlerine DOSYALAMA denmektedir.

2 Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınmış olacaktır. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir.

3 Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır. Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanmış olacaktır. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır. Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, İdarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayacak; kararların doğru ve isabetli alınmasını sağlayacaktır.

4 Dosyalama Yönetimi Neler Kazandırır. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevketmeyecektir. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli telaş ve paniğe sevketmeyecektir. İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir. İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen kağıtlar uçuşmayacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir. Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek, zaman ve iş kaybını engelleyecektir.

5 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa G ö re Dosyalama Sistemi Numaralı Dosyalama Sistemi Desimal Dosyalama Sistemi Tek Konu-Tek Dosya Sistemi

6 Alfabetik Dosyalama Sistemi Sistemde, dosya isimleri esas alınarak, dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili ve aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir. Saraç, Selvet Köksal, Tahir Karslı, Güzden Gürsoy, Şakir Gönül, Hülya Bingöl, Esra

7 Kronolojik Dosyalama Sistemi Bu sistemde tarihler ö n plana ç ıkarılarak, dosyalar tarih sırasına g ö re dizilmektedirler. Bu t ü r dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına g ö re kullanımı s ö z konusu olan dosyalar bu sisteme g ö re d ü zenlenir ve arşivlenirler

8 Coğrafik Dosyalama Sistemi Sistem, kurum ve kuruluşların ç alışma ve ilgi alanına giren coğrafik b ö lgeleri esas almaktadır. Belgeler, ait olduğu coğrafik b ö lge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi tutulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır. Yenimahalle-ANKARA Mamak-ANKARA Keçiören-ANKARA Gölbaşı-ANKARA Çankaya-ANKARA Altındağ-ANKARA

9 Numaralı Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi i ç in dosyaların sayılarla aranabilecek ö zellikler ihtiva etmesi gerekmektedir. Belgeler, ihtiva ettiği ö zel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalan ır ve bu sayılar dikkate alınarak arşivlenir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiya ç duymaktadır

10 Desimal Dosyalama Sistemi Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. Bu dosyalama sisteminin amacı kurum ve kuruluşlara gelen yazıların konusu ön plana çıkarılarak, konu bazında ayrımının sağlanmasıdır. Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır. Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır.

11 Desimal Dosyalama Sistemi Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır. Bu sistemin uygulanabilmesi için kurum yada kuruluşun tüm hizmet ve faaliyetlerini içine alacak şekilde bir araştırma yapılarak, bu hizmet ve faaliyetleri kapsayacak on ana faaliyet belirlenmelidir. Belirlenen ana faaliyetlerle ilgili alt faaliyetler ise, ait olduğu ana faaliyetin altında gruplandırılmalı ve alt gruplara bağlı tali konular içinde aynı yöntem uygulanmalıdır.

12 Desimal Dosyalama Sistemi Bu yapının oluşturulmasının ardından numaralandırma işlemine geçilerek, ana konular onlu dilimler halinde; ana konulara bağlı alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanmalıdır.

13 Desimal Dosyalama Sistemi Numaralandırma da dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı yatay bölünme ise sınırsızdır. Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile biten rakamlar ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir.

14 Desimal Dosyalama Sistemi ANA KONULAR 00Mevzuat 10 Araştırma, Planlama,İstatistik 20 Personel, Eğitim 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri 40 İdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri 50 Hukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon 60 Kültür Faaliyetleri 70 Kültür ve Tabiat varlıklarının Korunması 80 Uluslar arası İlişkiler 90 Kamu İlişkileri, Haberleşme

15 Desimal Dosyalama Sistemi 1. ALT KONULAR 20 Personel, Eğitim 21 Kadro İşlemleri, 22 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar 23 Personel Özlük İşleri 24 İzin İşleri 25 Emeklilik İşleri 26 Disiplin ve Ödüllendirme İşlemleri 27 Hizmetiçi Eğitim İşleri 28 Burs İşlemleri 29 Diğer İşlemler

16 Desimal Dosyalama Sistemi 2. ALT KONULAR 230 Personel Özlük İşleri 231 Tezkiye İşlemleri 232 Terfi İşlemleri, 233 İntibak İşlemleri 234 Asalet Tasdik İşlemleri 235 Nakiller Özlük konusunda diğer işlemler

17 Desimal Dosyalama Sistemi Desimal dosya tasnif sisteminin uygulandığı kurum ve kuruluşlarda hazırlanan yazı, plana göre hangi konuyu ihtiva ediyorsa bu konu için belirlenmiş numara yazının sayı bölümüne yansıtılacaktır. Bu şekilde bir uygulama, yazının hangi konuyu ihtiva ettiğinin göstermesi yanında işlemi tamamlandıktan sonra hangi dosyaya kaldırılacağını da belirleme özelliğini taşımaktadır. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır.

18 Desimal Dosyalama Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına g ö re almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Desimal dosyalama tasnif sisteminde belirlenmiş konu numaraları merkez ve taşra birimleri olmak ü zere t ü m teşkilatta aynen kullanılmalıdır Nakiller 234. A. Tasdik İşlem İntibak İşlemleri 232. Terfi İşlemleri 231. Tezkiye İşlemleri 230. Pers. Özlük İşl

19 Tek Konu-Tek Dosya Sistemi ANA KONULAR MEMevzuat APAraştırma, Planlama, Koord., İstatistik PEPersonel, Eğitim BTB ü t ç e ve Tahakkuk İşlemleri İMİdari, Mali, Yapı ve Onarım İşleri HTHukuk, Teftiş, Savunma, Enformasyon K Ü K ü lt ü r Faaliyetleri KTK ü lt ü r ve Tabiat varlıklarının Korunması ULUluslar arası İlişkiler KİKamu İlişkileri, Haberleşme

20 Tek Konu-Tek Dosya Sistemi 1. ALT KONULAR PEPersonel, Eğitim PE-1Kadro İşlemleri, PE-2İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar PE-3Personel Ö zl ü k İşleri PE-4İzin İşleri PE-5Emeklilik İşleri PE-6Disiplin ve Ö d ü llendirme İşlemleri PE-7Hizmeti ç i Eğitim İşleri PE-8Burs İşlemleri PE-9Diğer İşlemler

21 Tek Konu-Tek Dosya Sistemi 2. ALT KONULAR PE-3Personel Ö zl ü k İşleri PE-3-1Tezkiye İşlemleri PE-3-2Terfi İşlemleri, PE-3-3İntibak İşlemleri PE-3-4Asalet Tasdik İşlemleri PE-3-5Nakiller PE-3-9 Ö zl ü k konusunda diğer işlemler

22 Tek Konu-Tek Dosya Sistemi Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına g ö re almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. PE-3-5 Nakiller PE-3-4 A. Tasdik İşlem. PE-3-3 İntibak İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3 Pers. Özlük İşl


"DOSYALAMA; Kurum veya kuruluşa ç eşitli yollarla gelen ya da kurumun faaliyetleri neticesinde oluş an her t ü rl ü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları