Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

1 Kurumlarda Bilgi Yönetimi Uygulamaları Öğr.Gör. Mustafa SAĞSAN

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "1 Kurumlarda Bilgi Yönetimi Uygulamaları Öğr.Gör. Mustafa SAĞSAN"— Sunum transkripti:

1 1 Kurumlarda Bilgi Yönetimi Uygulamaları Öğr.Gör. Mustafa SAĞSAN

2 2

3 3 Kurumlar BY’ni Neden Tercih Etmeli? Sermaye yoğundan bilgi yoğuna geçmek Sermaye yoğundan bilgi yoğuna geçmek İstikrarsız piyasada “örgütleşmiş teslimiyet”ten uzak durmak İstikrarsız piyasada “örgütleşmiş teslimiyet”ten uzak durmak “Liderimiz değişim” değil; biz “değişimin lideri” oluruz “Liderimiz değişim” değil; biz “değişimin lideri” oluruz Ayakta kalmak için bilgili olmak (bireyden örgüte) Ayakta kalmak için bilgili olmak (bireyden örgüte) Bilgi: örgütsel kararların en kritik noktasında Bilgi: örgütsel kararların en kritik noktasında Örtük bilgi hareketli: çıkıp gidebilir Örtük bilgi hareketli: çıkıp gidebilir Küreselleşmeyle birlikte rakipler her yerde Küreselleşmeyle birlikte rakipler her yerde

4 4 Somut varlıklardan soyut varlıklara… Bilgi Bilgi Ticari markalar Ticari markalar Telif hakları Telif hakları Kurumsal itibar Kurumsal itibar Çalışanların zihni Çalışanların zihni Markalaşma Markalaşma Bireysel uzmanlıklar Bireysel uzmanlıklar Ortaklaşa davranma Ortaklaşa davranma Patentler ve buluşlar Patentler ve buluşlar Kurumun sektör içerisindeki vizyonu/imajı Kurumun sektör içerisindeki vizyonu/imajı Müşteri bağlılığı ve kolay ulaşılabilirliği Müşteri bağlılığı ve kolay ulaşılabilirliği Kurumun yenileşmeye açık olma durumu Kurumun yenileşmeye açık olma durumu Kurumun öngörü yeteneği Kurumun öngörü yeteneği

5 5 ÖRGÜTLER BY’NE NEDEN İHTİYAÇ DUYAR? 6 BAŞLIKTA 24 KRİTİK FAKTÖR555 6 BAŞLIKTA 24 KRİTİK FAKTÖR BİLGİYE DAYALI FAKTÖRLER 2. TEKNOLOJİYE DAYALI FAKTÖRLER 3. ÖRGÜTSEL YAPIYA DAYALI FAKTÖRLER 4. ÇALIŞANLARA DAYALI FAKTÖRLER 5. SÜRECE DAYALI FAKTÖRLER 6. EKONOMİK FAKTÖRLER

6 6 1.BİLGİYE DAYALI FAKTÖRLER Örgütün halihazırda ne bildiğine yönelik başarısızlıkları belirleyin! Örgütün halihazırda ne bildiğine yönelik başarısızlıkları belirleyin! Örtük bilgiye yüksek bağımlılığın olduğunu vurgulayın! Örtük bilgiye yüksek bağımlılığın olduğunu vurgulayın! Çalışanlar arasındaki bilgi istifçiliğine duyulan eğilimi dile getirin! Çalışanlar arasındaki bilgi istifçiliğine duyulan eğilimi dile getirin! Bilgi grevlerinin nedenini anlamaya çalışın! Bilgi grevlerinin nedenini anlamaya çalışın!

7 7 2.TEKNOLOJİYE DAYALI FAKTÖRLER Bilgi-teknoloji-işletme arasındaki uyumu dengelemeye çalışın! Bilgi-teknoloji-işletme arasındaki uyumu dengelemeye çalışın! Örgütsel uygulamalarda, teknolojinin farklılaştırıcı bir görev üstlendiğini vurgulayın! Örgütsel uygulamalarda, teknolojinin farklılaştırıcı bir görev üstlendiğini vurgulayın! Kurumun, hizmet yaşam dönüsünde teknolojinin rolünü belirleyin Kurumun, hizmet yaşam dönüsünde teknolojinin rolünü belirleyin

8 8 3.ÖRGÜTSEL YAPIYA DAYALI FAKTÖRLER Proje merkezli örgütsel yapılar oluşturun! Proje merkezli örgütsel yapılar oluşturun! Ürün ve hizmet yakınsamasını, farklılaştırıcı bir stratejiyle engellemeye çalışın! Ürün ve hizmet yakınsamasını, farklılaştırıcı bir stratejiyle engellemeye çalışın! Örgüt içerisinde işlevsel yakınsamayı anlamaya çalışın! Neden birimler/örgütler birbirlerine öykünüyor? Örgüt içerisinde işlevsel yakınsamayı anlamaya çalışın! Neden birimler/örgütler birbirlerine öykünüyor?

9 9 4.ÇALIŞANLARA DAYALI FAKTÖRLER Takım hareketliliği ve akışkanlığını özendirin! Takım hareketliliği ve akışkanlığını özendirin! Örgütlerin karmaşık beklentilerinin nedenini anlamaya çalışın! Çevre dinamik ve değişken. Örgütlerin karmaşık beklentilerinin nedenini anlamaya çalışın! Çevre dinamik ve değişken. Birimler/örgütler arasında çapraz-işlevsel işbirliklerine duyulan ihtiyacı göz ardı etmeyin! Örgüt yaşamını tek olarak sürdüremez! Birimler/örgütler arasında çapraz-işlevsel işbirliklerine duyulan ihtiyacı göz ardı etmeyin! Örgüt yaşamını tek olarak sürdüremez!

10 10 5.SÜRECE DAYALI FAKTÖRLER Sık sık tekrar eden ve sonucu pahalıya mal olabilecek hatalardan kaçının! Sık sık tekrar eden ve sonucu pahalıya mal olabilecek hatalardan kaçının! Gereksiz “yeniden yaratıcılık işgüzarlığı” yapmayın! Gereksiz “yeniden yaratıcılık işgüzarlığı” yapmayın! BY için öngörülebilir hedeflerden yola çıkın! BY için öngörülebilir hedeflerden yola çıkın! Rekabetçi tepkilere alışın! Rekabetçi tepkilere alışın!

11 11 6. EKONOMİK FAKTÖRLER Örgütün ürün veya hizmet farklılaşmasının peşinde koşun! Örgütün ürün veya hizmet farklılaşmasının peşinde koşun! Bilginin, temel ekonomik faaliyetlerin en temel girdisi olduğunu unutmayın! Bilginin, temel ekonomik faaliyetlerin en temel girdisi olduğunu unutmayın!

12 12 Bilgi Yönetimi Ne Değildir? BY, sadece teknoloji sorunu değil; bir yönetim sorunudur. ( Hatırlayınız! örgütsel demokrasi ve yönetişim modeli ) BY, sadece teknoloji sorunu değil; bir yönetim sorunudur. ( Hatırlayınız! örgütsel demokrasi ve yönetişim modeli ) BY, sadece enformasyon mühendisliği işi değil BY, sadece enformasyon mühendisliği işi değil BY, işletme ve yönetim sürecine vurgu yapar, sayısal ağlara değil BY, işletme ve yönetim sürecine vurgu yapar, sayısal ağlara değil Bu yüzden, akıllı bir intranet yapılandırılması işi de değil Bu yüzden, akıllı bir intranet yapılandırılması işi de değil Bir kerelik bir yatırım değil Bir kerelik bir yatırım değil Sadece açık veya kodlanabilir bilgiyi zaptetmek işi değil: doküman yönetimi Sadece açık veya kodlanabilir bilgiyi zaptetmek işi değil: doküman yönetimi

13 13 Bilgi Yönetimini Kimler Sürdürmeli? İki tür şirket bilgi yönetimini sürdürür: İki tür şirket bilgi yönetimini sürdürür: Rakiplerine karşı geri kalmamak için bilgiye ihtiyacı olduğunu farkına varan kurumlar Rakiplerine karşı geri kalmamak için bilgiye ihtiyacı olduğunu farkına varan kurumlar Bilginin önemi farkına varmış, onu yenileşmesi için kullanmış ve gelecekte de kullanan kurumlar Bilginin önemi farkına varmış, onu yenileşmesi için kullanmış ve gelecekte de kullanan kurumlar

14 14 ÖRGÜTSEL BİLGİNİN DÖRT DÜZEYİ KNO W WHAT KNO W HOW KNO W WHY CARE WHY Başlangıç Bilgi düzeyi Harekete Geçirilen bilgi İstenen bilgi İstenen bilgi

15 15 BİLGİ YÖNETİMİ NEDEN ZOR BİR İŞTİR? Çünkü; Çünkü; pahalı bir iştir. Örgütün tamamını kapsar. pahalı bir iştir. Örgütün tamamını kapsar. teknoloji-insan bileşiminin uyumunu gerektirir. teknoloji-insan bileşiminin uyumunu gerektirir. bilgi pazarları dinamiktir, hareketliliği yüksektir. bilgi pazarları dinamiktir, hareketliliği yüksektir. Sonlanmayan, tek etaplı bir iştir. Bilgi paylaşımı bu sonlanmayan süreçlerin başında gelir. Sonlanmayan, tek etaplı bir iştir. Bilgi paylaşımı bu sonlanmayan süreçlerin başında gelir.

16 16 Bilgi Paylaşımı: Kolaylaştırıcılar ve Engeller KOLAYLAŞTIRICILAR ENGELLEYENLER YÜKSEK GÜVEN DÜZEYİ KORKU VE ENDİŞE PAYLAŞIM İÇİN ÖDÜL KOYMAK İSTİFÇİLİĞİ KASITLI OLMADAN ÖDÜL. TAKIMLA İŞBİRLİKÇİ ÇALIŞMA ÖDÜL OLMAKSIZIN BİREYSEL GAYRETLERİ DESTEKLEMEK YEREL KARAR ALMA ADEM-İ MERKEZİYETÇİ YAPI MERKEZİYETÇİ VE YUKARIDAN AŞAĞIYA KARAR ALMA YENİ FİKİRLERE AÇIK OLMAK BİLGİYİ PAYLAŞACAK ZAMANIMIZ YOK. ŞU AN ÇOK MEŞGULÜZ.

17 17 KURUMUNUZ BY’NE HAZIR MI? ÇEVRESEL TETKİKLER YAPIN ÇEVRESEL TETKİKLER YAPIN 1. Örgütünüz hakikaten hangi çevrede olduğunun farkında mı? 2. Enformasyon toplama: Örgütünüz çevresinden yeteri kadar enformasyon topluyor mu? 3. Örgütünüzü, rakipleriyle karşılaştırdığınızda, kendi içindeki operasyonel süreçlerin farkında mı? PERFORMANS BOŞLUKLARINI DOLDURUN PERFORMANS BOŞLUKLARINI DOLDURUN SOYUT VARLIKLARINIZI ÖLÇÜMLEYİN SOYUT VARLIKLARINIZI ÖLÇÜMLEYİN ORTAK KURUMSAL BİR KÜLTÜR YARATIN ORTAK KURUMSAL BİR KÜLTÜR YARATIN BİLGİYİ YÖNETECEK “BİLGİ ŞAMPİYONLARI” BELİRLEYİN BİLGİYİ YÖNETECEK “BİLGİ ŞAMPİYONLARI” BELİRLEYİN BİLGİYİ YÖNETME İŞİNE NE BİLDİĞİNİZLE BAŞLAYIN BİLGİYİ YÖNETME İŞİNE NE BİLDİĞİNİZLE BAŞLAYIN

18 18 2 BY VE ÖRGÜT STRATEJİSİNİN UYUMLANDIRILMASI 1 ÖRGÜTÜN MEVCUT ALTYAPISININ ANALİZİ ALTYAPININ DEĞERLENDİRİLMESİ AŞAMA-1 3 BY ALTYAPISININ TASARIMI 5 BY TAKIMININ TASARLANMASI 4 MEVCUT BİLGİ VARLIKLARININ VE SİSTEMİNİN DENETLENMESİ AŞAMA-2 BİLGİ YÖNETİMİ SİSTEM ANALİZİ, TASARIMI VE GELİŞİMİ ADIMLAR AŞAMALAR 6 BY PROJESİNİN OLUŞTURULMASI 7 BY SİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİ 8 SONUÇ ALDIKÇA İLERLEYEN BY ASAMALARININ VE SİSTEMİNİN YERLEŞTİRİLMESİ VE KULLANILMASI 9 DEĞİŞİM, KÜLTÜR VE ÖDÜL YAPILARININ YÖNETİLMESİ 10 PERFORMANSIN DEĞERLENDİRİLMESİ, YATIRIM KARLILIĞININ ÖLÇÜLMESİ VE BYS İLERLETİLMESİ BY SİSTEMİNİN YERLEŞTİRİLMESİ AŞAMA-3 BİLGİ YÖNETİMİ YOL HARİTASI DEĞERLENDİRME AŞAMA-4

19 19 BY stratejisi için örgütün mevcut ağlarını gözden geçirin BY stratejisi için örgütün mevcut ağlarını gözden geçirin Örgütünüzde hali hazırda var olan veri madenciliği, veri ambarları, proje yönetimi ve karar destek sistemlerini yapılandırarak harekete geçirin Örgütünüzde hali hazırda var olan veri madenciliği, veri ambarları, proje yönetimi ve karar destek sistemlerini yapılandırarak harekete geçirin BY sistemi oluşturmak için nelere ihtiyacınız olduğunu belirleyin! BY sistemi oluşturmak için nelere ihtiyacınız olduğunu belirleyin! İyi bir BY sistemi; *esnek ve ölçülebilir olmalı, *kaliteli ve doğru kararların alınmasına yardımcı olmalı, *onu kullananların istekleriyle biçimlenmeli, *sadece enformasyona değil, örgütsel kaynaklara ve onu üretilenlere de değer vermeli (örtük bilgi). İyi bir BY sistemi; *esnek ve ölçülebilir olmalı, *kaliteli ve doğru kararların alınmasına yardımcı olmalı, *onu kullananların istekleriyle biçimlenmeli, *sadece enformasyona değil, örgütsel kaynaklara ve onu üretilenlere de değer vermeli (örtük bilgi). 1 ÖRGÜTÜN MEVCUT ALTYAPISININ ANALİZİ

20 20 1 ÖRGÜTÜN MEVCUT ALTYAPISININ ANALİZİ ÖRGÜTSEL BİLGİ YÖNETİMİ AĞLARI BİLGİ AKIŞI Web Siteleri Veri tabanları Dosya sistemleri İş akışı Tartışma listeleri ENFORMASYON KAYNAKLARI İşlem Raporları Çoklu medya ortamları Operasyonel veriler AKILLI AJANLAR VE AĞ MADENCİLİĞİ İtme ajanları Çekme ajanları Veri ve metin madenciliği Web çiftçiliği teknolojileri Enformasyon indeksleme ve sınıflama (taksonomiler) Enformasyon sınıflama ve kümeleme ENFORMASYON VE BİLGİ DEĞİŞİMİ Görüntüleme araçları İşbirlikçi ek açıklama ortamları Platformlar ENFORMASYON HARİTALAMASI Ambarlar Modeller Dağıtım kanalları Kurumsal veriler Meta veriler Dış ağlar Gayrı resmi konuşmalar

21 21 BY Stratejisi= {Teknoloji + Kültürel değişim + yeni ödüllendirme sistemleri + örgütün iş stratejisi} BY Stratejisi= {Teknoloji + Kültürel değişim + yeni ödüllendirme sistemleri + örgütün iş stratejisi} Stratejik programlamadan stratejik planlamaya geçin! Stratejik programlamadan stratejik planlamaya geçin! Porter’ın SWOT analizinin ötesinde Zack’ın bilgi boşluğu analizi modelini uygulayın. Porter’ın SWOT analizinin ötesinde Zack’ın bilgi boşluğu analizi modelini uygulayın. Kişiselleştirme mi yoksa kodlama stratejisi mi uygulayacağınıza karar verin Kişiselleştirme mi yoksa kodlama stratejisi mi uygulayacağınıza karar verin Örgütünüzü yanıltıcı veri örüntülerinin ötesine taşıyın! Örgütünüzü yanıltıcı veri örüntülerinin ötesine taşıyın! Bilgi haritaları oluşturun. Bilgi haritaları oluşturun. 2 BY VE ÖRGÜT STRATEJİSİNİN UYUMLANDIRILMASI

22 22 M. Zack’ın Bilgi Boşluğu Analizi Modeli Örgütünüz ne biliyor? Örgütünüz bildikleriyle ne yapabilir? BİLGİ-STRATEJİ BAĞLANTISI Örgütünüz ne bilmelidir? Örgütünüz bildikleriyle ne yapmalıdır? STRATEJİ-BİLGİ BAĞLANTISI BİLGİ BOŞLUĞU STRATEJİK BOŞLUK

23 23 1. Niyetlendiğiniz iş stratejisini anlatın 2. İş stratejisi ile bilgi bağlantısını anlatın 3. Neye gereksinim duyduğunuz için örgüt içerisinde bilgi haritası oluşturun 4. Hangi stratejiyi seçeceğinize karar verin 5. Her bir rakibe yönelik bilgi haritası oluşturun 6. Sektörünüz için bilgi haritası oluşturun 7. Kendinizin ve rakiplerinizin öğrenme kapasitesinin dökümünü yapın 8. İç/dış bilgi boşluklarınızın gelecekteki iş stratejinizi nasıl etkileyebileceğinin dökümünü yapın 2 BY VE ÖRGÜT STRATEJİSİNİN UYUMLANDIRILMASI

24 24 BY altyapısını tasarlarken, yedi katmanlı bilgi yönetimi mimarisi üzerine odaklanılmalıdır. Bunlar; BY altyapısını tasarlarken, yedi katmanlı bilgi yönetimi mimarisi üzerine odaklanılmalıdır. Bunlar; 1. Arayüz katmanı 2. Erişim ve Kimlik Denetleme Katmanı 3. İşbirlikçi İstihbarat ve Süzme Katmanı 4. Uygulama Katmanı 5. Taşıma Katmanı 6. Arataban ve Yasal Entegrasyon Katmanı 7. Ambarlar 3 BY ALTYAPISININ TASARIMI

25 25 Arayüz Katmanı Sistemdeki mevcut bilgiyi kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda ona gösteren katmandır. Sistemdeki mevcut bilgiyi kullanıcıların ihtiyaçları doğrultusunda ona gösteren katmandır. Örtük ve açık bilgi için kanallar var. Örtük ve açık bilgi için kanallar var. Burada örtük bilgi dışsallaştırılarak enformasyona, oradan da tekrar içselleştirilerek örtük bilgiye dönüşür. Burada örtük bilgi dışsallaştırılarak enformasyona, oradan da tekrar içselleştirilerek örtük bilgiye dönüşür.

26 26 Erişim ve Kimlik Denetleme Katmanı BY sistemi içerisine dahil olan kullanıcıların denetimini ve doğrulamasını yapan katmandır. BY sistemi içerisine dahil olan kullanıcıların denetimini ve doğrulamasını yapan katmandır. İşbirlikçi İstihbarat ve Süzme Katmanı Akıllı ajan araçları, içerik kişiselleştirilmesi, dizinlemeler ve meta imlemeler burada yer alır. Akıllı ajan araçları, içerik kişiselleştirilmesi, dizinlemeler ve meta imlemeler burada yer alır.

27 27 Uygulama Katmanı Tartışma ağları ve grup düzeyinde sorun çözmeye ve paylaşmaya yönelik forumlar var. Tartışma ağları ve grup düzeyinde sorun çözmeye ve paylaşmaya yönelik forumlar var. Beceri dizinleri, sarı sayfalar, video konferans yazılımları, vb. burada yer alır. Beceri dizinleri, sarı sayfalar, video konferans yazılımları, vb. burada yer alır. Taşıma Katmanı Web ve TCP/IP bağlantıları, Web sunucuları, POP/SMTP desteği, kesintisiz ses ve video desteği, vb. burada yer alır. Web ve TCP/IP bağlantıları, Web sunucuları, POP/SMTP desteği, kesintisiz ses ve video desteği, vb. burada yer alır.

28 28 Ara taban ve Yasal Entegrasyon Katmanı Uyumsuz platformlar üzerinde bulunan verilere “kalıt” denilmektedir. Uyumsuz platformlar üzerinde bulunan verilere “kalıt” denilmektedir. Burada ara bilgisayarlar üzerinde bulunan yasal veriler, ana bilgisayara entegre edilmektedir. Burada ara bilgisayarlar üzerinde bulunan yasal veriler, ana bilgisayara entegre edilmektedir. Ambarlar Katmanı Forum arşivleri, sayısal belge arşivleri, veri ambarları, ve belge veri tabanları burada yer alır. Forum arşivleri, sayısal belge arşivleri, veri ambarları, ve belge veri tabanları burada yer alır.

29 29 Örgütlerde bilgi hangi sebeplerden dolayı denetlenebilir? Örgütlerde bilgi hangi sebeplerden dolayı denetlenebilir? BY yol haritası oluştururken, BY yol haritası oluştururken, AR-GE yaparken, AR-GE yaparken, Bilgiye dayalı bir strateji oluştururken Bilgiye dayalı bir strateji oluştururken Örgütsel öğrenme eğrisini yükseltirken Örgütsel öğrenme eğrisini yükseltirken Kıyaslama yaparken Kıyaslama yaparken 4 MEVCUT BİLGİ VARLIKLARININ VE SİSTEMİNİN DENETLENMESİ

30 30 BİLGİ DENETİMİ 6 BASAMAKTAN OLUŞUR 1. Bilgi denetlemesine ilişkin hedeflerinizi belirleyin 2. İdeal denetleme biçiminize kara verin 3. Denetim yönteminizi seçin. Bu yöntem en azından üç soyut değeri açıklamalı (1) çalışanların becerileri (2)Örgütün İtibarı/Ünü (3)Örgütün kültürü 4. Bilgi varlıklarını belgeleyin ve bilgi denetimi uygulamasına başlayın. Bilgi ile ilgili alanları belirlemek için 25 soru kendinize sorun. Bkz. S Bu 25 sorudan alınan cevaplarla örgütsel bilgi varlıklarını 4 kapasiteye sınıflayın.. S

31 31 KURUMLARDA BİLGİ VARLIKLARININ BELİRLENMESİ İÇİN ~13 KRİTİK SORU 1. Kurumunuz, bilgiyle ne kadar uğraşıyor? 2. Kurumunuz enformasyonla ne kadar uğraşıyor? 3. Kurumunuz, çalışanların uzmanlıklarından, mevcut bilgilerinden, yapmış olduğu başarılı projelerden ne kadar istifade ediyor? Yoksa bunlar bitince rafa mı kalkıyor? 4. Rakiplerinize karşı sizi üstün kılacak hangi tür bilgiye sıklıkla ihtiyaç duyuyorsunuz? 5. Kurumunuzun yapısını nasıl tanımlıyorsunuz? Mekanik, organik, bürokratik,vb… 6. Size benzer çoğu kurum içerisinde sizi farklı kılan yapısal özellikleriniz var mıdır? Nelerdir? 7. Kurumunuzda yapılan işe mi yoksa takımlara mı dayalı bir işlevsel yapılanma var? 8. Kurumunuz teknolojik altyapıya ve bilgiye ne kadar bağımlıdır? 9. Kurumunuz için bu dört unsuru önem sırasına koyunuz. A)teknoloji b)İs süreçleri c)İnsan d)bilgi 10. Paylaşımcı, güvene dayalı ve açık bir kültürünüz mü var yoksa tam tersi? 11. Kurumunuz için birey mi yoksa takım performansı mı ağırlıktadır? Bu sorunun cevabı, kurumdaki ödüllendirme yapılarının içeriğini belirleyecektir. 12. Kurum başkanınız ve yardımcıları mali bütçeye mi, geleceğe yönelik büyüme planlarına mı yoksa her ikisine mi önem vermektedir? 13. Kurumunuzun yönetim biçimiyle reaktif mi yoksa proaktif mi bil ilginiz var?

32 32 Bilgi Varlıklarını Nasıl Belirlersiniz? 1. Düzenleyici güçler: 2. İşlevsel güçler 3. Konumsal güçler 4. Kültürel güçler

33 33 1.Düzenleyici güçler Patentler Patentler Ticari markalar Ticari markalar Kurumunuza kayıtlı tasarımlar (mimari projeler, park, büst, heykel, vs.) Kurumunuza kayıtlı tasarımlar (mimari projeler, park, büst, heykel, vs.) Lisanslar Lisanslar Veri tabanları Veri tabanları Kurumunuza has geliştirdiğiniz teknolojiler Kurumunuza has geliştirdiğiniz teknolojiler İş yapma biçimleriniz/yöntemleriniz İş yapma biçimleriniz/yöntemleriniz

34 34 2.İşlevsel güçler Geçmiş bilgiye kolayca ulaşabilme Geçmiş bilgiye kolayca ulaşabilme Yeniliğin benimseme becerisi, hızı ve oranı Yeniliğin benimseme becerisi, hızı ve oranı Bireylerin ve takımların becerileri Bireylerin ve takımların becerileri Kurumun, herhangi bir işle ilgili ne bildiği bilgisinin (know-how), kurumda dağılım hızı ve oranı Kurumun, herhangi bir işle ilgili ne bildiği bilgisinin (know-how), kurumda dağılım hızı ve oranı Çalışanların beceri düzeyleri Çalışanların beceri düzeyleri

35 35 3.Konumsal güçler Kurumun iç/dış çevredeki itibarı Kurumun iç/dış çevredeki itibarı Değer zinciri yönetimi Değer zinciri yönetimi Ürün/hizmetin itibarı Ürün/hizmetin itibarı Pazar içindeki paylaşımı Pazar içindeki paylaşımı

36 36 4.Kültürel güçler Yapılan en iyi uygulamalara dönük geleneksek veya kurumsal kültür Yapılan en iyi uygulamalara dönük geleneksek veya kurumsal kültür Kurum içerisinde veya kurumlar arası paylaşım geleneği Kurum içerisinde veya kurumlar arası paylaşım geleneği İşbirliği geleneği İşbirliği geleneği Zor şartlara uyma geleneği Zor şartlara uyma geleneği Çalışanların bir takım olarak çalışabilme yetenekleri Çalışanların bir takım olarak çalışabilme yetenekleri Kurumun girişimci/atılımcı yetenekleri Kurumun girişimci/atılımcı yetenekleri Yenileşme Yenileşme Piyasadaki hareketliliğe tepki verme gücü/kapasitesi Piyasadaki hareketliliğe tepki verme gücü/kapasitesi Çalışanlara verilen inisiyatif ve motivasyon Çalışanlara verilen inisiyatif ve motivasyon

37 37 Bilgi Varlıklarının Denetlenmesi Sonucu Örgütün Stratejik Konumu STRATEJİK KONUM (A) Dışarıya saldırgan İçeride güvenli Rekabet Avantajı YÜKSEK STRATEJİK KONUM (B) Dışarıya karşı güvenli İçeride saldırgan Rekabet Avantajı YÜKSEK STRATEJİK KONUM (C) Rekabet Avantajı YOK STRATEJİK KONUM (D) Rekabet Avantajı GEÇİCİ AÇIKBİLGİAÇIKBİLGİ Ö R T Ü K B İ L G İ Düşük Yüksek

38 38 Esas takım ve yapısı Esas takım ve yapısı Ekibin yaşam süresi ve büyüklüğü Ekibin yaşam süresi ve büyüklüğü Bilgi yönetimi proje lideri Bilgi yönetimi proje lideri İyi bir ekip için neler yapılmalı? İyi bir ekip için neler yapılmalı? 5 BY TAKIMININ TASARLANMASI

39 39 Esas Takım ve Yapısı BİLGİ YÖNETİCİSİ Pazarlama- cılar Bilişimciler İnsan Kaynakları Uzmanları Finansçılar Kurumsal Stratejiyi oluşturanlar Bilgi Misyonerleri İ N S A N K A Y N A K L A R I B Ö L Ü M Ü PROJESPONSORLARIPROJESPONSORLARI

40 40 Ekibin Yaşam Süresi ve Büyüklüğü İki önemli görüş: İki önemli görüş: 1-Kurum hayatına devam ettikçe, bilgiyi yönetme işi de devam etmelidir. 2-Bilgiyi yönetme işi çalışanlara iyice benimsetildikten sonra, bilgiyle yakından ilgilenen personel, bu işin liderliğini yapar.

41 41 Bilgi Yönetimi Proje Lideri Bilgi yöneticisidir. (Chief Knowledge Officer’s) Bilgi yöneticisidir. (Chief Knowledge Officer’s) Kurum içerisindeki dinamikleri çözebilmeli, yetki/sorumluluk alabilmeli, bir çevirmen gibi hareket edebilmeli, vb. Kurum içerisindeki dinamikleri çözebilmeli, yetki/sorumluluk alabilmeli, bir çevirmen gibi hareket edebilmeli, vb.

42 42 Bilgi Yönetimi Ekibinin Proje Alanı Projenin stratejik hedefi Projenin stratejik hedefi Kurumun mevcut bağlamı Kurumun mevcut bağlamı Teknolojik kısıtlamalar Teknolojik kısıtlamalar Parasal kısıtlamalar Parasal kısıtlamalar Kurumun kısa ve uzun dönemli hedefleri Kurumun kısa ve uzun dönemli hedefleri Bilgi yönetimi proje ekip üyeleri ilk etapta şu sorulara cevap vermeli: Bilgi yönetimi proje ekip üyeleri ilk etapta şu sorulara cevap vermeli:

43 43 Kurumun stratejik hedefi nedir? Kurumun stratejik hedefi nedir? Kurumun performansa dönük hedefi nedir? Kurumun performansa dönük hedefi nedir? Kurum hiyerarşisi içerisinde bilgi yönetimi takımı en iyi nereye konumlandırılabilir? Kurum hiyerarşisi içerisinde bilgi yönetimi takımı en iyi nereye konumlandırılabilir? Mali kısıtlamalarımız nelerdir? Mali kısıtlamalarımız nelerdir? Mevcut teknolojik sınırlılıklarımız nelerdir? Yazılım, donanım, İnternet’e dayalı teknolojiler, ağ düzeneği standartları, vb. Mevcut teknolojik sınırlılıklarımız nelerdir? Yazılım, donanım, İnternet’e dayalı teknolojiler, ağ düzeneği standartları, vb. Kurumun bilgi, beceri ve insan bakımlarından kaçırdığı ve halen kaçırmakta olduğu kritik unsurlar nelerdir? Bu açıdan kurum danışman bir firmaya ihtiyaç duyuyor mu? Kurumun bilgi, beceri ve insan bakımlarından kaçırdığı ve halen kaçırmakta olduğu kritik unsurlar nelerdir? Bu açıdan kurum danışman bir firmaya ihtiyaç duyuyor mu? BY projesiyle ilgili zaman tablosu gerçekçi mi? Esneklik var mı? BY projesiyle ilgili zaman tablosu gerçekçi mi? Esneklik var mı? Acil sonuçlanması gerekli işler nelerdir? BY açısından öncelikleri sıralayınız. Acil sonuçlanması gerekli işler nelerdir? BY açısından öncelikleri sıralayınız. Proje üyeleri ile üst düzey yönetici arasındaki uyum ve bağlılık hangi düzeydedir? Proje üyeleri ile üst düzey yönetici arasındaki uyum ve bağlılık hangi düzeydedir? BY projesinden beklenilen kültürel ablukalar nelerdir? BY sisteminin başarıyla gerçekleşebilmesinde gerekli bilgi paylaşım tutumu, kurumun kültürüyle uyumlu olarak çalışıyor mu? Eğer çalışmıyorsa, ödüllendirme yapılarında ne gibi değişiklikler yapılması gereklidir? Bu tür değişiklikleri yapabilecek yetkeye kim sahip olmalı? BY projesinden beklenilen kültürel ablukalar nelerdir? BY sisteminin başarıyla gerçekleşebilmesinde gerekli bilgi paylaşım tutumu, kurumun kültürüyle uyumlu olarak çalışıyor mu? Eğer çalışmıyorsa, ödüllendirme yapılarında ne gibi değişiklikler yapılması gereklidir? Bu tür değişiklikleri yapabilecek yetkeye kim sahip olmalı? Rakip firmalar bu projeye benzer bir uygulama yapmışlar mı? Rakipler hakkında bu konuda ne biliyoruz? Eğer rakipler başarılı olmuşsalar, dış kaynak kullanımı (outsourcing) ne kadar faydalı olabilir? Rakip firmalar bu projeye benzer bir uygulama yapmışlar mı? Rakipler hakkında bu konuda ne biliyoruz? Eğer rakipler başarılı olmuşsalar, dış kaynak kullanımı (outsourcing) ne kadar faydalı olabilir?

44 44 Örgütte açığa çıkan ve denetlenen bilgi varlıklarının, firmanın toplam varlığına yedirilmesiyle örtük bilgi üretimi artar. Örgütte açığa çıkan ve denetlenen bilgi varlıklarının, firmanın toplam varlığına yedirilmesiyle örtük bilgi üretimi artar. Bu sayede BY projesi, başarıya doğru gidiyor demektir. Bu sayede BY projesi, başarıya doğru gidiyor demektir. By projesinin başarısında BY mimarisi, kritik rol oynar. (Mimariyi hatırlayınız! 7 katmanlı) By projesinin başarısında BY mimarisi, kritik rol oynar. (Mimariyi hatırlayınız! 7 katmanlı) 6 BY PROJESİNİN OLUŞTURULMASI

45 45 Kayıp Fırsatların Analizi Açığa çıkması mümkün olmayan bilgiler açığa çıkarılmaya çalışılırken şirketler kimi zaman önemli hatalara düşebilmektedir. Bu hataların nasıl analiz edileceği sorusuna “kayıp fırsatların analizi” denilmektedir. Açığa çıkması mümkün olmayan bilgiler açığa çıkarılmaya çalışılırken şirketler kimi zaman önemli hatalara düşebilmektedir. Bu hataların nasıl analiz edileceği sorusuna “kayıp fırsatların analizi” denilmektedir. O zaman bu analiz nasıl yapılmalıdır? O zaman bu analiz nasıl yapılmalıdır?

46 46 Kullanılmaya hazır hale getirilmiş bilgi Kullanılmaya hazır ancak kurumun başarısızlığı nedeniyle kaybolmuş bilgi Usulsüz bir şekilde açığa çıkarılmış ve yanlış yorumlanmış bilgi Usulüne uygun bir şekilde örtük bırakılmış bilgi Açıklanabilir bilgi Açıklanamaz bilgi Açıklanmış bilgiÖrtük kalmış bilgi

47 47 BİLGİ YÖNETİMİ MİMARİSİ (BYM) BYM, enformasyon teknolojisi altyapısını da içeren daha geniş bir sistemdir. Bilgi yönetimi sistemi olarak da bilinir. BYM, enformasyon teknolojisi altyapısını da içeren daha geniş bir sistemdir. Bilgi yönetimi sistemi olarak da bilinir. Açığa çıkarılmış bilginin yapılandırılmasında BYM rol oynar. Açığa çıkarılmış bilginin yapılandırılmasında BYM rol oynar. Örgüt, hangi bilginin açığa çıkarılıp hangisinin örtük kalacağına bu mimariyi oluştururken karar verir. Örgüt, hangi bilginin açığa çıkarılıp hangisinin örtük kalacağına bu mimariyi oluştururken karar verir. Enformasyon teknolojisi, örtük bilginin sadece değiş-tokuşuna mümkün kılan bir kanal vazifesi görür. Enformasyon teknolojisi, örtük bilginin sadece değiş-tokuşuna mümkün kılan bir kanal vazifesi görür.

48 48 BİLGİ YÖNETİMİ MİMARİSİNİN UNSURLARI 1. Bilgi havuzları Açığa çıkarılmış resmi ve resmi olmayan bilgilerle bunların belirli süreçlerden geçirilmesine ilişkin kuralları içerir. Açığa çıkarılmış resmi ve resmi olmayan bilgilerle bunların belirli süreçlerden geçirilmesine ilişkin kuralları içerir. 2. İşbirliği platformları Resmi olmayan her türlü iletişim kanalı ile kurum içerisine dağılmış işlerin tartışıldığı ortam. Resmi olmayan her türlü iletişim kanalı ile kurum içerisine dağılmış işlerin tartışıldığı ortam. 3. Ağlar Kurum içi iletişimi sağlayan teknolojiye dayalı her türlü ağ düzenekleridir. Kurumun kiralık hatları, intranet ve ekstranet gibi fiziksel ağları ile iş kollarına ait formların yer aldığı kavramsal ağ düzeneklerini içerir. Kurum içi iletişimi sağlayan teknolojiye dayalı her türlü ağ düzenekleridir. Kurumun kiralık hatları, intranet ve ekstranet gibi fiziksel ağları ile iş kollarına ait formların yer aldığı kavramsal ağ düzeneklerini içerir. 4. Kültür Örgütün geçmiş deneyimlerine dayalı iş yapma biçimleri, değerleri, liderin davranışları, inanışları, kurum eliyle meydana gelmiş yapay oluşumlar, kurumun ödüllendirme yapıları, …vb. Örgütün geçmiş deneyimlerine dayalı iş yapma biçimleri, değerleri, liderin davranışları, inanışları, kurum eliyle meydana gelmiş yapay oluşumlar, kurumun ödüllendirme yapıları, …vb.

49 49 BİLGİ YÖNETİMİ MİMARİSİNİN ÖMRÜ NASIL UZUN TUTULUR? Kurum içerisindeki intraneti sürekli aktif tutun ve kullanımını özendirin, Kurum içerisindeki intraneti sürekli aktif tutun ve kullanımını özendirin, Mimariyi, çalışanların çıkarlarından uzak; iş ve görev odaklı tasarlayın Mimariyi, çalışanların çıkarlarından uzak; iş ve görev odaklı tasarlayın Mimariden başarılı sonuçlar aldıkça, bunu kurum bazında daha fazla yaymaya çalışın. Mimariden başarılı sonuçlar aldıkça, bunu kurum bazında daha fazla yaymaya çalışın. Nesne yönelimli programlarla mimarinin kullanımında daha fazla başarının elde edildiğini hesaba katın Nesne yönelimli programlarla mimarinin kullanımında daha fazla başarının elde edildiğini hesaba katın Mimariyi tasarlarken, ortak bir terminoloji ve dil etrafında taksonomiler oluşturun Mimariyi tasarlarken, ortak bir terminoloji ve dil etrafında taksonomiler oluşturun Mimariyi kullananların istek ve beklentilerini her zaman ön planda tutun. Mimariyi kullananların istek ve beklentilerini her zaman ön planda tutun. Bilgi yönetiminin sadece bir teknoloji işi olmadığını göz önünde bulundurarak mimariyi s e z g i s e l uygulamaları da destekleyecek şekilde yapılandırın Bilgi yönetiminin sadece bir teknoloji işi olmadığını göz önünde bulundurarak mimariyi s e z g i s e l uygulamaları da destekleyecek şekilde yapılandırın Mimarinin kurumsal faydasını sürekli ölçerek kullanıcılarından gelecek geribildirime açık olun. Mimarinin kurumsal faydasını sürekli ölçerek kullanıcılarından gelecek geribildirime açık olun.

50 50 BİLGİ YÖNETİMİ MİMARİSİNİN 7 KATMANI 1. Havuzlar katmanı 2. Ara yazılım ve yasal birleştirme katmanı 3. Taşıma katmanı 4. Uygulama katmanı 5. İşbirlikçi süzme ve istihbarat katmanı 6. Erişim ve kimlik denetleme katmanı 7. Kullanıcı arayüz katmanı

51 51 Bu bölümde söz konu bilgi yönetimi mimarisinin her bir katmanı detaylı olarak anlatılmaktadır. Bu bölümde söz konu bilgi yönetimi mimarisinin her bir katmanı detaylı olarak anlatılmaktadır. 7 BY SİSTEMİNİN GELİŞTİRİLMESİ

52 52 8 SONUÇ ALDIKÇA İLERLEYEN BY ASAMALARININ VE SİSTEMİNİN YERLEŞTİRİLMESİ VE KULLANILMASI Bilgi yönetimi mimarisinden sonuç almadan önce, bu sistemin bizim için ne gibi sonuçlarının olabileceğini kestirmek amacıyla kimi ön testler yapılır. Bunlar, Bilgi yönetimi mimarisinden sonuç almadan önce, bu sistemin bizim için ne gibi sonuçlarının olabileceğini kestirmek amacıyla kimi ön testler yapılır. Bunlar, 1. Çağlayan / Şelale yöntemi 2. Enformasyon paketleme yöntemi Daha sonra sonuca dayalı artım yöntemi ile model kurum içerisine yerleştirilmeye çalışılır. Daha sonra sonuca dayalı artım yöntemi ile model kurum içerisine yerleştirilmeye çalışılır.

53 53 Çağlayan/Şelale Yöntemi Ön araştırma İhtiyaçları belirleme Tasarımı yapma Tasarımı yerleştirme Sınama ve yerleştirme Yerleştirme sonrası Gözden geçirme

54 54 Enformasyon Paketleme Yöntemi Mimari ve Sistem Planlaması (Kritik başarı faktörleri ile maliyet, kaynak ve zaman ölçümlerini sapta) Tasarım ve Analizi (Amaçların, alternatiflerin ve risklerin tanımla) Mimarinin Yerleştirilmesi ve Ölçümlenme Testleri (Resmi olarak mimariyi hizmete koy) Teknolojinin Uygulanması (Ayrıntılı unsurların önce teker teker sonra da birlikte sına) 12 34

55 55 9 BİLGİ YÖNETİCİLERİ, KURUMSAL DEĞİŞİM, KÜLTÜR VE ÖDÜL YAPILARININ YÖNETİLMESİ 10 PERFORMANSIN DEĞERLENDİRİLMESİ, YATIRIM KARLILIĞININ ÖLÇÜLMESİ VE BYS İLERLETİLMESİ

56 56 Sabırla dinlediğiniz ve not aldığınız için teşekkür ederim. ©Mustafa SAĞSAN Başkent Üniversitesi İletişim Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü /2080


"1 Kurumlarda Bilgi Yönetimi Uygulamaları Öğr.Gör. Mustafa SAĞSAN" indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları