Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

• En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "• En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları."— Sunum transkripti:

1

2 • En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları telefon makinalarının çağdaş teknolojilerinden yararlanarak telefonun hafızasına kayıtlanmalıdır. • Telefon, kolayca erişilebilecek bir yere konmuş olmalı ve sekreter, telefon konuşmaları esnasında gerekecek, kalem, not defteri, telefon kayıt formu vb. Malzemeyi el altında bulundurmalıdır.

3 • Sekreter, bürosunun özelliklerine göre bir kayıt formu düzenlemelidir, aranan kişi büroda değilse verilecek bilginin esaslarını (isim, telefon numarası, konu, tarih, saat vs.) telefon formuna kaydedilmeli ve bu şekilde ilgiliye aktarılmalıdır. Düzensiz olarak küçük not kağıtlarına yazılan bilgiler kaybolmaya mahkumdur ayrıca aranan kişi bu düzensiz notlardan doğru bilgi alamayabilir.

4 • Mümkün olduğu ölçüde telefona iki defadan fazla çalmadan cevap verilmelidir. Böylelikle; işyerinin dinamizmi yansıtılır, zaman unsuruna önem verildiği ifade edilir, hemen cevap alınması karşı tarafa güven ve rahatlık verir. Örneğin; sizin çok acil bir işiniz olduğunu ve bir yeri aradığınızı düşünün, telefon defalarca çalıyor ve açılmıyor ne hissedersiniz?

5 • Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır. • Masa üstü derli toplu olmalı, düzensizliğin dikkati dağıtmasına izin verilmemelidir. • Mecbur kalınmadıkça telefonla ayakta konuşulmamalıdır, oturarak rahat bir pozisyonda görüşme yapılmalıdır. • Bağlanmayı bekleyenleri hatta bekletirken her saniyede hatırlatma yapılmalı, dakikalarca hatta bekleyen birisi, beklemekten vazgeçmiş olabilir, size not bırakmak isteyebilir vs. karşısında uzun süre muhatap bulamaması uygun değildir.

6 TELEFONDA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLABİLME YALIN DİNLEME BECERİSİ Dinleme, konuşmaktan daha zordur ve daha fazla da dikkat ve güç gerektirir. Aşağıdaki nedenlerle dinlemek bazen zorlaşır; • Karşıdaki kişiye ve/veya sözlerine karşı önyargılı olmak • Rahatsız edici bir ortamda bulunmak • Arayan kişinin etkisiz ses tonu • Deneyimsizlikten kaynaklanan panik bir ortam vs.

7 TELEFONDA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLABİLME • En iyi dinleme yolu, not almaktır. Unutmaları veya yanlış hatırlamaları önlemek için telefonun yanında bir not defteri ve kalem mutlaka bulundurulmalıdır. • Örneğin; en basit bir ismi bile yanlış hatırlayabilirsiniz ercan mıydı? Ertan mıydı? Gibi ifadeler aranan kişiye not iletilirken işinizi iyi yapmıyorsunuz imajı yaratır. • Ya da amiriniz elinde o dışarıdayken yazıp masasına bıraktığınız telefon notu ile geliyor ve size “bu numarada bu isimde biri yokmuş” diyor eğer cevabınız “telefon eden kişi çok çabuk konuşuyordu o yüzden yanlış almış olabilirim” gibi bir açıklama hiç tatmin edici bir cevap değildir. Çok önemli beklenen bir telefon olabilir fakat elinizde yanlış bir telefon bilgisinden başka bir şey yoktur...

8 TELEFONDA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLABİLME • Sekreter aynı anda birçok iş yapmak durumunda olduğu zamanlarda hafızasına güvenmemelidir, mutlaka not almalı bu tür hataları sıfıra indirmelidir. • Sekreter, telefonla konuşurken tüm dikkatini arayan kişinin söylediklerine yoğunlaştırmalı o anda başka bir şey düşünüp dikkatini dağıtmamalıdır. • Anlamadığı noktaları sorarak aydınlatmalı, gerekiyorsa karşısındakini kibarca uyararak yönlendirebilmelidir. Örneğin; “ sesiniz çok az geliyor, lütfen biraz daha yüksek tonda konuşabilir misiniz?” gibi...

9 TELEFONDA İYİ BİR DİNLEYİCİ OLABİLME • Sekreter, telefonla konuşurken çevresinde bir takım gürültüler olabilir, bu durumda etrafındakileri uyarmalı, o anda sözlü olarak bu işi yapamıyorsa mimik ve el hareketleriyle çevresindekileri yönlendirebilmelidir.

10 EMPATİK DİNLEME BECERİSİ • Sekreterin telefonla konuşurken kendisini, karşısındakinin yerine koyarak anlayışla yardımcı olması empatik dinleme becerisini gösterir. • Gün içinde birçok insan aynı büroyu, aynı soruları sormak için arayabilir, bu insanlar birbirinden bağımsızdır ve hepsinin yardıma ihtiyacı vardır. Bu gibi durumlarda sekreter asla sinirli ve ters davranmamalı, olumlu, sabırlı, hoşgörülü ve yardım edici olmalıdır. • Konuşulan kişiye karşı dinlemiş olunduğu belli edilmelidir. Yüz yüze görüşmelerde anlaşılan konular, baş sallama gibi mimiklerle belli edilirken telefonda böyle bir imkan yoktur. Bu nedenle, sesimizle “anlıyorum”, “evet” gibi sözcüklerle onaylama yapılmalı ve hatta olunduğu belli edilmelidir.

11 TELEFON KONUŞMALARINDAN ÖRNEKLER • Doğru: İyi akşamlar, Marmara Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı, ben Dilara nasıl yardımcı olabilirim? • Doğru: Ben Dilara Öztan, Marmara Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı’ndan arıyorum Kemal San Bey’le görüşebilir miyim lütfen? • Doğru: Ahmet Bey şu anda ofiste değil, not bırakmak isterseniz ben alayım, kendisi döner dönmez aradığınızı iletirim. • Yanlış: Ahmet Bey yok. Daha sonra arayın. • Doğru: Efendim Ahmet Bey şu anda toplantıda, yaklaşık 2 saat sonra biteceği düşüncesindeyim, dilerseniz notunuzu alayım, kendisine mutlaka iletirim. • Yanlış: Ahmet Bey toplantıda, ne zaman biteceğini bilmiyorum, kendisini görürsem söylerim. • Doğru: Ahmet Bey şu anda ofis dışında, konuyu öğrenebilirsem sizi ilgili başka bir departmanla görüştürebilirim. • Yanlış: Ahmet Bey yok, yerine bakan kimse yok, daha sonra arayın. • Doğru: Rica etsem Mehmet Beye Ahmet Beyin acil olarak telefon beklediğini iletebilir misiniz? Teşekkür ederim ben kiminle görüştüm? • Yanlış: Ahmet Bey’in aradığını söyleyin. Klik...

12 TELEFON KONUŞMALARINDAN ÖRNEKLER • Doğru: Marmara Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Günaydın... Serhat Bey merhaba nasılsınız? • Doğru: Marmara Üniversitesi Rektörlüğü Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Günaydın... Kimin aradığını söyleyeyim efendim? • Yanlış: Alo... Kimsiniz? • Doğru: Canan Hanım Mehmet Bey’i öğleden sonra kaçta arasam uygun olur acaba? • Doğru: Kemal Bey evet bugün ikinci arayışınız... Emre Bey bugün çok yoğun sanırım sizi aramaya fırsatı olmadı ben tekrar hatırlatacağım. • Yanlış: Aaaaa ben söyledim sizi aramadı mı? • Doğru: Evet notumu aldım Serpil Hanım sizi numaralı telefondan arayacağız (teyit) • Doğru: Tabii efendim telefon beklediğinizi ileteceğim kendisinde numaranız var mıydı? • Doğru: Kemal Bey’in telefon görüşmesi biraz uzun süreceğe benziyor dilerseniz biz sizi bitince arayalım? • Yanlış: Hattı meşgul daha sonra arayın

13 TELEFON KONUŞMALARINI SORUNSUZ İDARE EDEBİLMEK • Genellikle sekreterler, aynı anda birkaç telefona cevap vermek durumunda kalırlar, bu gibi durumlarda ilk olarak, sakin olup soğukkanlı davranmalı, gereksiz telaşa kapılmadan, gelen telefonlardaki kişilere önem sırasına göre yardımcı olmalıdırlar. • Bu süreç içerisinde bekletme veya bağlama sırasında telefonların kapanmamasına veya yanlış kişilere aktarılmamasına dikkat edilmelidir. Karışıklıktan ve dikkatsizlikten arayan kişinin hatta unutulmamasına özen gösterilmelidir. • Sekreter, kısa zamanda zekice ve pratik hareket etmeli, konuşurken mutlaka not almalı, yanlış kişinin notunu, ismini, telefon numarasını vs. birbirine karıştırıp işleri engellememelidir.

14 TELEFON KAPATILIRKEN DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR • Konuştuğunuz konuları kısaca teyit edin. Aradıkları için / soruları için / siparişleri için vs. onlara teşekkür edin. • Yardımlarını isteyin, onları tekrar aramanız için en uygun zamanı veya onlara nasıl ulaşabileceğiniz vs. sorularını sorun. • Hoş bir dilekte bulunun (iyi hafta sonları geçirmenizi diliyorum, tekrar görüşmek üzere vs.) • En son klik sesini bekleyin, son anda söylemeyi unuttukları bir şeyi hatırlayabilirler, bu hat kesilmesi veya yüzüne telefon kapatılması olarak algılanmasını engeller.

15 TELEFON İLETİŞİMİNDE PROTOKOL KURALLARI • Telefonla sağlanan iletişimlerin makamları dikkate alan sistematik bir yapısı bulunmaktadır. Söz konusu sistematik yapının oluşumunda protokol kuralları etkili olmaktadır. • Kamu kurum ve kuruluşlarıyla, özel sektör kuruluşlarının telefon iletişimlerinde; üst, ast ve eşit düzey makamlar, kurum ve işletmelerin dışındaki, öndeki, sondaki ve eşit düzeydeki makamların birbiriyle olan iletişimlerinde, protokol kuralları son derece önemli bulunmaktadır.

16 TELEFON İLETİŞİMİNDE PROTOKOL KURALLARI Pek çok yönetici, karşı tarafın sekreteri ile karşılaşmak istemez, telefon bağlandığında konuşmak istediği kişinin sesi ile karşılaşmak ister. Bu yanlış yönde algılanmamalıdır, olaya zaman kaybı açısından bakılmalıdır. Sekreterin bir telefonu bağlama süresi çeşitli etkenlerle uzayabilir, yöneticisinin hatta uzun süre beklemesi vakit kaybıdır, unutulmamalıdır ki yöneticinin her anı değerlidir.

17 TELEFON İLETİŞİMİNDE PROTOKOL KURALLARI Sekreter üst, ast ve eşit düzey ilişkilerine dikkat etmeli, kurallara uygun olarak telefon bağlamalı ve mutlaka yöneticisine durumla ilgili küçük hatırlatmalar yapmalıdır. Örneğin; amirine daha üst makamda birini bağlıyorsa “Mehmet bey hatta Ahmet beyin sekreteri var” şeklinde belirtme yapmalıdır çünkü amiri telefon bağlanınca direk “Ahmet bey...” diye söze başlayabilir.

18 TELEFON İLETİŞİMİNDE PROTOKOL KURALLARI Telefonu önce arayan kapatır. Eğer yönetici ve diğer üstlerle konuşuluyorsa, bu kurala aykırı olarak telefonu önce üstün kapatması beklenir. Örneğin; Personel Müdürü bir konuda yöneticiye bilgi vermek için Genel Müdürü aradıysa, telefon konuşması bitince, telefonu önce Genel Müdür kapatmalıdır.

19 SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER Ses tonu, telefonla iletişimde en önemli unsurlardan biridir. Sesimiz, sadece sözleri söylememizi sağlamakla kalmaz, vurgulamamızı da sağlayarak istediğimiz tonlamayla doğru yaklaşımı verir. Aynı sözler çeşitli ses tonları ile söylendiğinde farklı anlamlar yaratabilir. Sekreter, telefonla konuşurken ses tonunu çok iyi ayarlamalı, anlaşılabilir, açıklayıcı, net konuşmalı, ne çok sessiz ne de çok yüksek sesle konuşmamalıdır.

20 SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER Sesimizle iyi bir etki bırakmanın en önemli yolu, konuşurken tebessüm etmektir. Gülümseme, ses tellerini rahatlatır, daha dostça konuşmayı sağlar ve karşıdaki insanı da rahatlatır. Gülümseme sadece karşıdaki insan için zorla yapılması gereken bir eylem olarak algılanmamalıdır, gülümsedikçe stres azalır, hoşgörü artar, sekreterin kendisi içinde gerekli olan bir motivasyondur.

21 SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER Ses; tatlı, yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma hazır olunduğunu hissettirici olmalıdır. Yavaş ve pürüzsüz bir sesle konuşulmalı hiçbir zaman sert ve soğuk bir ses tonu kullanılmamalıdır. Ayrıca konuşurken bağırmamalı, fısıldama veya mırıldanma şeklinde konuşulmamalıdır. Bu tarz konuşmalar ilgisizlik belirtisidir, sonuca ulaştırmaz, stres ve yanlışlıklar yaratır. Güzel bir telefon konuşması, ortada bir telefon bulunduğunu unutturan ve karşı karşıya sohbet hissini veren telefon konuşmasıdır.

22 SES TONU VE SES TONUNU BOZAN ETKENLER • Sekreter, sözcüklerini dikkatle seçer ve her sözcüğe gerekli sesi verirse başarılı olur. Telefonda acelesiz konuşmak çok önemlidir, çünkü dinleyiciye mimiklerle değil, doğrudan sesle hitap edilir. • Konuşurken bir şeyler yemek, sigara içmek veya sakız çiğnemek ses tonunu bozar ve karşısındaki insana ciddiyetsizlik izlenimi verir. Ayrıca öksürme, hapşırma gibi istem dışı durumlarda mutlaka ahize kapatılmalıdır.

23 İLETİŞİM VE HABERLEŞME TEKNİKLERİ • İletişim, mesaj alışverişi demektir, kişiler arasında bir bilginin çeşitli sembollerle anlatılarak karşılıklı olarak iletilmesidir. İletişim mantıklı ve duygusal güdüler kanalıyla gerçekleştirilir, tamamen denge mekanizmasıyla uygulanmalıdır. İletişimin 4 unsuru vardır; • Mesajı gönderen (kaynak) • Mesajın konusu (bilgi) • Kanallar (dil, kulak, göz, ortak semboller) • Mesajı kabul eden (alan)

24 İLETİŞİM VE HABERLEŞME TEKNİKLERİ Düşünce ve duygular, sözlü, yazılı veya beden dilini kullanarak ifade edilir. Sözlü iletişimde; insan düşünce ve duygularını konuşarak ifade eder en önemli aracı ise dildir. Anadilini iyi bilmek ve iyi kullanmak etkili konuşmanın temelini oluşturur. Bilgi büyük taşır, bilgilerimizin oranında konuşup karşımızdakine duygularımızı aktarabiliriz. Sözcük dağarcığımızın geniş olması ve tonlama, vurgulama ve diksiyon konusuna da önem vermeniz gerekir.

25 İLETİŞİM VE HABERLEŞME TEKNİKLERİ • Yazılı iletişimde sekreter, dilbilgisi kurallarını çok iyi bilmeli, her türlü iş yazısı kurallarını öğrenmeli ve uygulamalıdır. • Sekreter, sözlü ve yazılı iletişim teknikleri ile birlikte vücut dilini de iyi kullandığında faydalı bir iletişim kurmayı başarır. Doğru anlatabilir, doğru anlar hatalara olanak vermez, vakitten kazanır.

26 BAŞARISIZ BİR TELEFON İLETİŞİMİNİN SEBEPLERİ • Her zaman telefon görüşmelerinde başarı sağlanamayabilir, buna ilişkin nedenler; • Söz verildiği halde, cevap vermek için aramamak • Zamanında telefonu açmamak • Telefon görüşmeleri esnasında yeme, içme ve sigara içmek • Ne olup bittiğini bildirmeden, telefonda bekletmek • Aranan kişiye tanıtım yapmamak • Arayan kişiye ilgisiz davranmak ve yardımcı olmamak • Aynı anda iki konuşmayı birden sürdürmek • Anadilimizi doğru ve yerinde kullanamamak

27 SES HAFIZASININ ÖNEMİ • Sekreter, devamlı ilişkide bulunulan kişileri ses tonlarından tanıyarak, onlara ismen hitap edebilmelidir. • Bu zamanla gelişen bir kavramdır özellikle yöneticisinin yakın çevresinin ve önemli müşterilerinin sesini tanıması sekretere olumlu puanlar kazandırır. • Karşıdaki kişi ismini söylemeden “iyi günler Esra hanım Mehmet bey şuanda toplantıda çıkınca ben aradığınızı ileteceğim” gibi bir konuşma karşıdaki kişiyi rahatlatır, notunun iletileceğinden emin olur, bu hem vakitten kazandırır hem de müşteriyi memnun eder.

28 HER TELEFON BİR İŞTİR PRENSİBİNİN BENİMSENMESİ • Kurum için, dışarıdan gelen her telefon bir iştir. Sekreterler de bağlı bulunduğu şirketinin ve müdürünün ilk temsilcisi olduğunu unutmayarak çalan her telefon bir iştir prensibini benimsemelidir. • Bütün telefonlara aynı nezaketi, özeni, yardımı göstererek şirketine mümkün olduğunca fayda sağlamalıdır.

29 TELEFONUN İLETİŞİMDEKİ ÖNEMİ İletişim; insanların aralarında bilgi, duygu ve düşünce aktarmaları yapma süreçleridir. Konuşma, insanın kendini ifade edebilme becerisidir. Konuşma ile insanlar arası anlaşma sağlanır, haberleşme ağının ve bireylerin ilişkilerinin sağlam bir şekilde sürdürülmesini sağlar...

30 TELEFONUN İLETİŞİMDEKİ ÖNEMİ • Doğru, akıcı ve net konuşma ile, fikirlerini, ihtiyaçlarını, yaptıklarını anlatabilen insan, toplum içinde başarılı olur, anlamlı ilişkiler geliştirir ve toplum için başarıyı yakalar. • Sekreterin, iş hayatında en büyük becerisi konuşma yeteneğidir. İş ortamındaki tüm çalışmalar iletişime dayalıdır uzmanlara göre telefon iletişiminin, işletmelerin genel iletişim toplamlarının %70’ini oluşturduğu söylenmektedir. Konuya bu açıdan bakıldığında telefon haberleşmesinin önemi ortadadır. Telefon, işletmelerin dışa açılan penceresi konumundadır.

31 TELEFONUN İLETİŞİMDEKİ ÖNEMİ • Dışarıdakilerin gördükleri onları çekecek mi? Yoksa itecek mi? Sorusu firma için önem taşımaktadır. İyi düzenlenmiş bir telefon iletişiminin, etkili bir organizasyonu yansıttığı da bilinmektedir. • Kişilerin yüz yüze iletişiminde, birbirleri üzerinde nasıl bir etki yarattığı gözlemlenebilirken, telefon iletişiminde bu sağlanamaz. Bundan dolayı telefon iletişiminde de en önemli katkının telefondaki ses tonu, seçilen kelimeler ile yapılan tonlamalardan oluştuğu söylenebilir.

32 TELEFONUN İLETİŞİMDEKİ ÖNEMİ Sekreter, firmasının ilk temsilcisi olduğundan telefonla iletişim konusunda sürekli kendisini yenilemeli ve iletişim yoluyla sağlanacak tüm başarıları firmasına ve kendisine kazandırmalıdır. Telefonla konuşma bilgisi ve becerisi sekreterlik mesleğinin olmazsa olmaz kuralıdır. Günümüzde yöneticiler ve işlerinin büyük bölümünü telefonla yürüten kuruluşlar,

33 TELEFONUN İLETİŞİMDEKİ ÖNEMİ • Telefon konuşmalarında özel bir bilgi ve beceri uygulanmasını istiyorlar ve bu konuda eleman alımında çok seçici davranıyorlar, araştırmalara göre yöneticiler telefon ile ilgili işe alımlarda personelin mutlaka bayan olmasını tercih ediyor bunun sebebi etkili, yumuşak ses tonu olarak öngörülüyor. • Doğru ve etkili iletişim sadece iş hayatında değil, tüm yaşamda insan için çok büyük önem taşır. Siz ne kadar sistemli ve özenli çalışırsanız, büro içinde ve dışındakiler de size aynı özeni gösterir.

34 PROTOKOL KURALLARINI BİLMEK • Protokol; sosyal ilişkilerde iki veya daha fazla insanın karşılaşabilecekleri her yerdeki davranışlarının gelenek, görgü, nezaket kuralları içerisinde yapılmasına denir. Bir başka tanımda ise "protokol uluslararası nezaket kurallarıdır" denmiştir. • Geleneklerin zamanla zorunluluk halini alması, kuralları oluşturmuştur. Her türlü beşeri ilişkilerde, kurallara uymak, protokolün önemini büyütmüştür. • Bu kurallara uyulması, beşeri ilişkilerdeki samimiyeti, iş hayatında verimi, kamu kuruluşlarında yönetimin kumanda etkinliğini ve başarısını yaratmaktadır. Protokol, ilişkiler zincirinin koparılmadan devamını organize eden davranışlardan meydana gelir.

35 PROTOKOL KURALLARINI BİLMEK • Protokol devlet hayatında, iş dünyasında ve kişilerin günlük yaşantısında bilerek veya bilmeyerek, her gün uyguladıkları gelenek, görgü, nezaket ve beşeri ilişkiler denen kuralların bütünüdür. • Protokol kuralları da toplumların eğitimi, kültürel gelişimleri ve sosyal değişmeleriyle beraber sürekli değişmiştir. Protokol kuralları bir ülkeden diğerine, şehirden köye ve tarihin akışı ile geçmişten geleceğe devamlı değişmektedir. Protokol, her devlette kurallara göre farklı ve çok katı kurallarını devam ettirmektedir. Bu kurallar, zamanla yönergeleri, yönetmelikleri, bazen de kanun maddelerini oluşturmak suretiyle, devlet sisteminde yöneten ve yönetilenlerin hiyerarşik ortamdaki beşeri ilişkilerini düzenlemektedir.

36 PROTOKOL KURALLARINI BİLMEK • Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya haberleşen kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kuralları uygulamalıdır. • Yöneticisinin arz edeceği veya rica edeceği kişileri sekreterin de tanıması, davranışlarındaki hataları önler. • Bütün beşeri ilişkilerde, protokol kurallarına uyulduğunu görmek mümkündür. Kadın, erkek görüşmelerinde, selamlaşmalarda, davetlerde, toplantılarda protokol kurallarına uyulmalıdır. Bir kaç örnek verecek olursak; • Kişinin kendini, giysisini ve çevresini temiz tutması, büyüklere, yaşlılara, hastalara saygı göstermesi, tanımadık ve samimi olunmayan kişilere "siz" diye hitap etmesi, insanların birbirlerinin hakkına karşı saygı duymaları gibi... • Başkaları ile ilişkilerde güler yüzlü ve terbiyeli olmak, zaman kavramını bilmek ve ona göre her konuda başkalarının zamanına saygılı olmak, nerede, nasıl davranacağını düzenlemek protokol gereğidir.

37 NOT ALMANIN İNCELİKLERİ Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır... Sekreterin not ve mesaj alırken aşağıdaki hususlara dikkat etmesi gerekmektedir. 1) Genel Talimata Uymak • Önemli kişilerin isim, soyadı ve adresleri bir fihristte toplanmalıdır. Her dikte alınan defterin üst kısmında birkaç satır bırakılarak yöneticinin vereceği talimatlar buraya not edilmelidir. Dikte alırken mektubun yazıldığı kişinin adı, soyadı, adresi yazılarak kaydedilmelidir. • Bu gibi hususlar renkli kalemle yazının marjlarına not edilmelidir. (APS, mektup, telefaks, teleks, tel.)

38 NOT ALMANIN İNCELİKLERİ 3) Diğer Talimatı Not Etmek Dikte verilirken yönetici aniden başka bir işin yapılmasını da hatırlatabilir. Hafızaya güvenmeyerek bu gibi hususların da not edilmesi gerekir. Sekreterin konu dışındaki talimatları not etmek için ayrı bir not defteri bulundurması da faydalıdır. 4) Değişiklikler Yapmak Dikte esnasında yapılan düzeltmeler ve ilaveler kelimelerin arasına sıkıştırılmayarak, sadece bir çarpı işareti konularak notun veya defterin sonuna yazılmalıdır. 5) Dikte Aralarında Dikkat Edilecek Konular Dikte verenin kısa duraklamalarından yararlanarak, not okunmalı, eksiklikler tamamlanmalı, imla işaretleri konulmalı, paragraf başları belirlenmelidir. Yöneticinin dikte verirken uygun bir kelimeyi bulmak için duraksamasında ona yardımcı olmaya çalışmalıdır. 6) Dikte ile İlgili Diğer Kurallar Dikte esnasında daha üst makamdan veya özel misafirler gelebilir. Bu durumda görüşme süresi tahmin edilerek başka bir işle meşgul olunmalıdır. Yapılan bu görüşmeler, özel ve gizli bir içerik taşıyorsa, sekreter derhal odayı terk etmeli, ancak yönetici kalmasında sakınca görmezse yerinde kalarak, onları dinliyor görünmeden, notlarıyla ilgilenmelidir.

39 NOT ALMANIN İNCELİKLERİ • Yöneticinin dikte esnasında soruların ne zaman sorulmasından hoşlanacağı öğrenilerek ona göre davranmalıdır. Fakat yine de en uygunu soru sormak için konuşmanın sonunu beklemektir. Sorular kısa ve açık olmalıdır. • Şayet dikte işleminde geride kalmışsa bunu derhal özür dileyerek söylemelidir. Dikte biter bitmez yöneticinin odası derhal boşaltılmalıdır. Getirilen bütün araç ve gereçler tekrar geri götürülmelidir. Dikte işlemi bittiği an, dikteyle ilgili bütün konular anlaşılmış olmalıdır. Diğer taraftan süratli ve iyi bir dikte alabilmek için; 1. Dikte almaya giderken yeteri kadar defter ve kalemi olmalıdır. Çünkü hiçbir yönetici diktenin tam ortasında defter veya kalem için beklemekten hoşlanmaz. 2. Özel isimler veya yabancı kelimeler, belirgin ve hatasız olarak yazılmalıdır. 3. Her zaman dikte almaya giderken dolu bir dolmakalem, kurşun kalem ve renkli kalem götürülmelidir. 4. Dikte alırken sorulması gereken yerler varsa; bunlara işaret konulmalı, dikte bittikten tespit edilen bu sorular sorulmalıdır. Bunun için her sekreter kendine özgü işaretler geliştirir. 5. İş gereği gelişigüzel sayfalar üzerine alınmış olan notlar daha sonra defterin sayfaları boyutunda katlanarak, ilgili sayfaların arasına konulmalıdır. 6. Notların içinde ilişik veya eki gibi ibareler varsa bunların altı çizilerek gözden kaçmaması sağlanmalıdır. 7. Birden fazla yazı dikte ettiriliyorsa, birinci dikte bittikten sonra ikinciye başlamadan önce, birkaç satırlık boşluk bırakmalıdır. 8. Yazılar yönetici tarafından numaralandırılmamış ise, her diktenin başına bir numara konulmalıdır

40 TİPİNİZE GÖRE PERFORMANSINIZI ÖLÇÜN! • Hangi kategoride olursanız olun, zamanınızı verimli kullanabilmek için; En yüksek performans gösterilen saatler için şunlar önerilebilir; • Yapılacaklar listesinde önemlileri saptamak, - Öncelikli işler üzerinde tartışmak. • Orta performans gösterilen saatler için; - Rutin işleri yapmak, - Daha sonraki işler için planlama yapmak. • Düşük performans gösterilen saatler için ise; - Telefon görüşmeleri yapmak, - Ziyaretçileri kabul etmek, - Mektupları cevaplandırmak.

41 KENDİNİ YENİLE • Klasik sekreter imajını silmenin yollarından birisi değişim... Eski Türk filmlerinden kalma, hiçbir yetenek ve eğitim gerektirmeden yapılabilen sekreterlik imajını değiştirmek için çağa ayak uydurmak kaçınılmaz. • Bilgisayarlar... Elektronik yenilikler... Organizasyon değişiklikleri... Bunların hepsi iş hayatında karşımıza daha sık çıkıyor artık.

42 KENDİNİ YENİLE • Genellikle iş hayatında çoğumuz, her zaman yapmaya alışık olduğumuz işleri yapmayı isteriz. Böylelikle kendimizi emniyette hissederiz. Değişim ise kontrolü kaybetmek, belirsizlik hissetmek, sürprizlerle karşılaşmak ve daha fazla iş yüklenmek gibi korkuları beraberinde getirir. • Diğer taraftan değişim, kişilere olanaklar da sunar. Rekabet edilebilir olmak, üstünlük sağlamak, başarılı olmak ve iyi bir maddi kazanç için değişimi çok yakından takip etmek zorunluluktur. • Sekreter de çalıştığı firmaya en iyi şekilde hizmet verebilmek için değişmek zorundadır. Yöneticisinin hızına ayak uydurmak ve firmasını gerektiği gibi temsil edebilmek için sürekli kendini geliştirmelidir.

43 KENDİNİ YENİLE • Bu nasıl olur? Mesleki eğitimleri takip etmek, en az bir yabancı dil öğrenmek, bilgisayar ve internet kullanımında kendini geliştirmek, güncel konuları takip etmek en temel gerekliliktir. Bu konularda yöneticilerden yardım istemek sekreteri daha girişimci ve daha aktif kılacaktır. Unutmayalım: Değişime ne kadar hızlı ayak uydurursak yöneticimiz için o kadar vazgeçilmez oluruz.

44 KONUŞMADA ETKİNLİK • Konuşurken, dinleyicilerin yüzüne bakın. Onlarla rahatsız etmeyecek ölçüde, ancak mümkün olduğunca çok göz ilişkisi kurun. • Canlı olun. Yüzünüz, ilginizi yansıtsın. Donuk ve ifadesiz görünmeyin. Kendinizle ilgili ya da kendinize özgü bilgi aktaracağınız ya da öneride bulunacağınız zaman bunu "ben", "benim", "bana göre" biçiminde belirtin. Kendinizi ortaya koymaktan çekinerek, "herkes", "bazı insanlar" gibi sözler kullanmayın.

45 KONUŞMADA ETKİNLİK • Bir düşüneyim, sen yarın yine bir uğra, biz sizi ararız gibi cümleler birer atlatma mesajı olarak algılanabilir. Bu nedenle elden geldiğince evet ya da hayır ilkesine uyarak açık sözlü ve dürüst cevaplar verin. • Kullandığınız sözcüklere dikkat edin. Karşınızdakinin anlayabileceği düzey ve dilde konuşun. • Gaf yapmaktan, başkasını incitecek sözler söylemekten kaçının. • İsimleri aklınızda tutmaya çalışın. Beyefendi, Hanımefendi gibi genel hitaplar, isimler kadar etkili değildir. • İsimleri doğru telaffuz edin. Örneğin Atila mı, Atilla mı? • Karşınızdakine tercih ettiği isimle hitap edin. Örneğin, Defne Esra Yazıcıoğlu isminde bir kişiye hitap ederken, hangi ön adı tercih ettiğini öğrenerek, buna göre "Defne Hanım" ya da "Esra Hanım" diyebilirsiniz. • Mizah yaparken dikkatli olun. Mizah ölçünüz diğerleri için üzücü olmasın. Irk, din veya bedensel özürler gibi konularda yapılan mizah her zaman kırıcı olur.

46 KONUŞMADA ETKİNLİK • Konuşmanızı uygun yer, zaman ve konuda yapmaya özen gösterin. • Diğerlerine sorular sorarken kendinizi onların yerine koyun. • Her düşündüğünüzü söylemeyin. Bu, düşündüğünüzü asla söylememek kadar zayıflıktır. • Abartılı konuşmayın. Bu sizi "mantıksız" gösterebilir. • Kullandığınız sözcük ve neyi simgelediği arasındaki bağlantı, dinleyici için de aynı şeyi ifade etmelidir. • Zaman kısıdına dikkat edin. Zaman kısıtı konuşma amacınıza ulaşmanıza engel olur. Bu nedenle, dinleyicinin zaman konusunda bir kısıtı olup olmadığını öğrenmeli buna göre davranmalısınız.

47 DİNLEMEYİ ÖĞRENMELİ • Dinleme esnasında zihinsel faaliyetler devreye girer, etkin dinlemek; duyduklarınızdan doğru anlamlar çıkarabilmeniz demektir. İyi dinleme becerisinin, başarılı bir yönetici asistanı için önemi çok büyüktür. İyi bir dinleyici, hataları ve yanlış anlaşılmaları en aza indirgeyebilir. Bu da zamandan tasarruf demektir. • Sekreter karşısındaki insanı dinlerken empatik olmalıdır. Herhangi bir şikayeti dinlerken kendini karşısındakinin yerine koyarak ona göre davranmalıdır. Ayrıca dinlerken mutlaka elinin altında bir not defteri ve kalem bulundurmalı, önemli ayrıntıları not tutmalı, verilen mesajı tam almalıdır, dinlerken dikkatini tamamen olaya yönlendirmelidir.

48 DİNLEMEYİ ÖĞRENMELİ Aşağıda verilen konular dinleme becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır; • - Cevap vermeden önce, konuşanların sözlerini bitirmelerini bekleyin - Dinlerken sakin olun, sinirlerinizin bozuk olmamasına özen gösterin - Konuşanın söylediklerine yoğunlaşın, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin - Konuşma sırasında ilgiyi dağıtan dış kaynakları yok etmeye çalışın - Vereceğiniz kararlarda ve yapacağınız işlerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacağını unutmayın - Dinlerken asla tartışmaya girmeyin - Dinlerken işinize yarayacak kısımları seçerek dinleyin - Dinlediğinizi karşınızdakine hissettirmek için başınızı sallayın - Doğru duyduğunuzdan emin olmak ve verilen mesajı aldığınızı göstermek için, konuşmacının sözlerini başka sözcüklerle açıklamaya çalışın

49 GÖRÜŞME BECERİLERİNİ GÜÇLENDİRMEK • İş hayatında başarılı olmanın en önemli koşullarından biri görüşme becerileridir. Sekreterlik mesleğinde iletişimin önemi iki kat daha fazladır. Görüşme becerileri kavramının içerisinde, uzlaşma sağlama ve müzakere etme kabiliyeti de yer alır. • Görüşme becerilerinizi güçlendirmek için; • - Daima en küçük ve en büyük beklentilerinizin neler olduğunu bilin - Düşünce yapınızı değiştirmeye hazırlıklı olun - Kendinize bir çıkış yolu bırakın - Seçeneklerinizi belirlemek için kendinize zaman tanıyın - Her iki tarafında kazanç elde edeceklerini düşünmelerini sağlayın - Sindirme, gözünü korkutma yolunu değil, razı etme yolunu seçin - Sabırlı olun - Dinleyin - Çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemeye çalışın

50 MESLEĞİ SEVMENİN GEREKLİLİĞİ • Bugün artık yeterli mesleki ve kültürel yetişkinlik olmaksızın, yöneticisinin sağ kolu olan ve sevk-idare mekanizmasının can alıcı noktasını teşkil eden sekreterlik mesleğini, tam anlamıyla yürütmek olanaksızdır. • Bu bakımdan sekreterlik, sınırlı işler yapan ve tesadüfen kazanılmış bir meslek değil, organizasyon içinde kendisine belirlenen görevi yerine getirmenin yanısıra, bağlı bulunduğu yerde daha verimli bir çalışma ortamı kurmaya, belirli kuralları uygulamaktan öte, belirli hedeflere ulaşmaya yönelik önemli bir meslek haline gelmiştir.

51 MESLEĞİ SEVMENİN GEREKLİLİĞİ • Bu kadar önemli sorumluluklarla bezenmiş sekreterlik mesleği, işini sevmeyen biri tarafından asla başarılı olarak yerine getirilemez. Mesleğini sevmeyen bir sekreter işine asla motive olamaz ve bunun sonucunda verim sağlayamaz. Yapısal olarak sürekli aktif olmayı gerektiren sekreterlik mesleği zor olduğu kadar eğlencelidir buna rağmen işini sevmeyen sekreterler büyük ölçüde çevresinden ve yaygın sekreterlik anlayışından etkilenip mesleğinden soğumaktadırlar. • Gerçek olan, kişinin önce kendine ve mesleğine saygı duymasıdır bu oranda karşısındakinden gerekli saygıyı görebilir. “İnsan neye inanırsa onu yaşar”. Sekreter işini sevmekle hiçbirşey kaybetmeyeceğinin aksine maddi ve manevi birçok şey kazanacağının (para, kariyer, iç huzuru vs.) ayrımına varmalıdır. • Sekreter, iş hayatında başarılar elde etmeye bakmalı en önemli hedefi hep daha iyiye yönelmek olmalı, işin olumlu yanlarını düşünerek bir çok sorunun üstesinden kolayca gelebileceğini fark etmelidir. • Mesleğini severek ve işinin gereklerini yerine getirerek çalışmalarını sürdüren sekreter, kendini sürekli geliştirir ve mesleğinde en iyi yere gelir.

52 GÜNE KENDİNİZİ MOTİVE EDEREK BAŞLAYIN • İnsanın iş yapma gücünü harekete geçiren etkiye motivasyon denir. Performansla çok yakından ilişkilidir. Performans da insanın yaptığı “işi” demektir. • Performans = Yetenek x Motivasyon formülünde de görüldüğü üzere insan ne kadar yetenekli olsa da motivasyonu sıfır veya çok düşük olduğunda performansı da düşer veya sıfırlanır. • İnsanın iş hayatında motivasyonu hem kendi çabasıyla hem de yönetim kadroları tarafından yükseltilebilir. Yönetim kadroları soyut ve somut motivasyon araçlarını kullanarak personelinin motivasyonunu artırarak üretimi sağlar. • İnsan kendi kendini de motive etmelidir, öncelikle hayatı sevmeli, mesleğini sevmeli, güne iyi başlamalı ofisinde aktif olmalı, başarılı olmak için çalışmalı bunun yanına yönetim kadrosunun da motivasyonu eklenince ortaya mükemmel bir performans çıkar. • Gülümsemek bile bir motivasyondur. Güne iyi başlayan, yeni bir güne hazır olarak işe gelen sekreter daha dinamik çalışır dolayısıyla daha çok verim alır.

53 SEKRETER YÖNETİCİSİNİN SAĞ KOLU OLMALI • İnsan için sağ kolun önemi ne kadar büyükse, yönetici için de asistanı o ölçüde önem taşır. • Yöneticisini aratmayan bir sekreter ofiste yöneticisinden sonra ikinci sıradadır. • Tecrübelerinizden hatırlayın, yöneticiniz yokken, büro elemanları herhangi bir sorunda size danışırlar ve sizin sözünüze göre davranırlar, sizin sözünüz yöneticinizin sözü yerine geçer. • Yöneticisini aratmayan bir sekreter; • - Büroda neyi ne zaman ve nasıl yapacağını bilir • - Yazışmaları tek başına denetleyebilir • - Telefonları rahatlıkla idare edebilir • - Ziyaretçilerin görüşme taleplerini anlar, dikkatle inceleyerek çabukça ve ustaca ne yapacağına karar verebilir • - İşlerin önem ve öncelik sırasını bilir • - Çalışma yerini benimser, her türlü gideri için dikkatli davranır, ekonomik önlemler uygular • - Çalışma yerinin makinelerini, araçlarını, kendi malı gibi özenle kullanır ve arkadaşlarının da öyle kullanmasını sağlar

54 SEKRETER YÖNETİCİSİNİN SAĞ KOLU OLMALI • Çalışma yerini bir aile gibi benimser, onu üçüncü şahıslara karşı mükemmel bir şekilde tanıtmayı görev bilir • Müdürüyle ve diğer çalışma arkadaşlarıyla arasındaki köprüde anahtar-kilit görevini başarıyla gerçekleştirir • Zamanı en iyi şekilde kullanır, boşa harcamaz • Yükselme arzusuyla kendini yetiştirici çalışmalar yapar • Sekreter, yaratıcı ise, fikir verebiliyor, yol gösterebiliyor, yardım edebiliyor, dayanışma gösterebiliyorsa, yetki devralmasını ve/veya yetki devretmesini biliyorsa, olağanüstü durumlarda soğukkanlı ve becerikli olabiliyorsa, düşündüklerini ve bilgilerini güzel ve anlaşılabilir bir şekilde aktarabiliyorsa, yöneticisinin sağ kolu demektir ve yokluğunda yöneticisinin yerini aratmayacaktır.

55 ŞİRKETİNİ EN İYİ ŞEKİLDE TEMSİL ETME • Başarılı bir sekreter; • - Şirket kuralları ve düzenini • - Şirketin faaliyet alanını • - Şirketin sektördeki yeri ve önemini • - Şirket çalışanlarının isimlerini ve telefon numaralarını • - Amirlerinin özelliklerini çok iyi bilmelidir. • Sekreter sürekli kendisini geliştirmelidir, ileriye dönük amaçları olan ve başarılı olmak isteyen sekreter, firmasının konusu ile ilgili her türlü bilgiyi edinmeli, gazeteleri, TV’yi takip etmeli, konuyla ilgili kitapları okumalı, aynı sektördeki rakip firmaların gelişmelerinden de haberdar olmalıdır. • Bir işyerinin ilk temsilcisi sekreterdir. Sekreterde ilk göze çarpan, görünümü, hareketleri, konuşması ve bilgi düzeyidir. Bu özellikleri, dışarıdan biri için, firma hakkında tanıtıcı bilgi sayılabilir niteliktedir. • Sekreterin giyimi, insanlara karşı davranışları, kullandığı kelimeler, sesinin tonu çok önemlidir. İnsanlardaki ilk izlenim hep aynı kalır. Bu sebeple ilk intiba iyi sağlanmalıdır.

56 ŞİRKETİNİ EN İYİ ŞEKİLDE TEMSİL ETME Sekreterin, şirketinin statüsünü kollayıcı, koruyucu davranışlar sergilemesi, çalıştığı işyeri, amirleri ve çalışanları hakkında yeterli derecede bilgi sahibi olması, şirkete dışarıdan gelenlerin gözünde olumlu bir etki sağlar. Örneğin; toplantıya gelen müşterileri sökük bir kıyafetle, ağzında sakızla karşılayan bir sekreter veya müşterinin işle ilgili herhangibir sorusuna bilmiyorum diye ilgisizce cevap veren bir sekreter çok olumsuz bir tepki görür. Bu kendisi ve firması için eksi bir puandır.

57 EKONOMİK OLMALI MÜSRİFLİKTEN KAÇINMALI Sekreter, çalıştığı yeri sadece sabah gidip akşam geldiği, ayda bir maaş aldığı bir yer olarak görmemeli, daha önceki konularda değindiğimiz gibi şirketinin çıkarlarını düşünmeli, her türlü giderde ekonomik olmayı hedeflemelidir. Fazladan yakılan ampulden tutun, kırtasiye harcamalarına, mutfak masraflarına, ofis makinelerinin alımına kadar her konuda aşırıya kaçmamalı, ihtiyaç haricinde tüketime, otoriterlik ve büro yöneticiliği özelliklerini kullanarak izin vermemelidir.

58 SIFIR HATA PRENSİBİYLE ÇALIŞMAK • Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler.. • Hatasız yapılan iş kaliteli iş demektir. Sadece sekreterlik mesleğinde değil tüm işlerde sıfır hata prensibini benimsemek ve uygulamak kişiyi başarıya götürür. • Sekreter, hatasız iş yapabilmek için öncelikle işini ciddiye almalı, çok dikkatli olmalı, hafızası çok kuvvetli olmalı, takipçi olmalı ve işin peşini bırakmamalıdır. • Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler, işinden olmasına sebep olur veya yükselmesini engeller. Hatasız iş yapan bir elemana amirleri yeni sorumluluklar verir ve bu da kariyerinin artmasını buna bağlı olarak da pek çok imkanın peşinden gelmesini sağlar. • Sekreter işini yaparken ona odaklanmalı ve tamamlandığına emin olmadan da başka işe geçmemelidir.

59 GÜÇLÜ HAFIZAYA SAHİP OLMAK • Hafıza, sekreterlik mesleğinde ihtiyaç duyulan en önemli becerilerden biridir. Her şeyi bilmesi ve hatırlaması gereklidir bu onun en önemli görevleri arasındadır, bilmiyorum ya da hatırlamıyorum kelimesi işini iyi yapmaması olarak algılanır. Sekreter adeta yöneticisinin ayaklı ajandası olmalıdır. • Öncelikle not tutma sistemi geliştirmesi gereklidir. Her yıl birkaç konuyu değişik ajandalarda toplamalıdır. Örneğin; toplantıları, randevuları ayrı bir ajandada ve günlük rutin işlerini ayrı bir ajandada tutabilir, yıl bitiminde yeni ajandalara geçtiğinde eskilerini asla atmamalı, arşivinde tutmalıdır. Notlarını mutlaka ajandasına kaydetmelidir, küçük not kağıtlarına yazarak kaybolmasına izin vermemelidir. Küçük şeyleri bile önemsemeli mutlaka not tutmalıdır.

60 GÜÇLÜ HAFIZAYA SAHİP OLMAK • Ayrıca, bir konuyu dinlerken mutlaka dikkatini o konuya yoğunlaştırmalı verilen mesajı tam olarak almalı, o şekilde kaydetmelidir. İlgiyle dinlediği konu hafızasında yer eder ama gönülsüz veya geçiştirerek dinlediği bir konu unutulmaya mahkumdur. • Örneğin; Yöneticisi geçmiş aylara ait herhangi bir bilgiyi istediğinde gerek hafızasını kullanarak gerekse ajandalarından faydalanarak yöneticisine bilgiyi verir, bu yöneticisi tarafından takdir görmesini sağlar ayrıca yöneticisinin güvenini kazanır. Yöneticisi “asistanım her konuda bilgi sahibidir beni zorda bırakmaz” diye düşünür ve bu çok önemli bir avantajdır.

61 KORUYUCU VE PARAVANLIK GÖREVİ ÜSTLENEBİLMEK • Sekreter, işle ilgili her konuda yöneticisine karşı koruyucu görevini üstlenmelidir, amirine en yakın kişidir ve paravan görevi görür. Yöneticilerin işleri çok yoğun ve zamanları çok sınırlı olduğundan dışarıdan gelen müşterilere, ziyaretçilere ve ofis içerisindeki elemanlara gerekli zamanı ayıramaz. Sekreter, bu kişilerle yöneticisinden önce muhatap olur, konuyu öğrenir, önem sırasına göre yöneticisiyle görüştürür veya kibarca reddederek durumu uygun bir dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yöneticisine danışarak randevu verir. • Bu işleri yaparken dikkatli davranmalı ve ilk önce yöneticisinin koşullarını düşünmelidir, onu gereksiz kişilerden veya telefonlardan ustalıkla korumasını bilmelidir.

62 PROBLEM ÇÖZÜCÜ OLMAK • Daha önceki bölümlerde de açıkladığımız gibi sekreter, pratik zekalı ve çalışkan olmalıdır. Bu özelliklerini kullanarak ofis içerisindeki gerek düzen ve uyumla gerekse işle ilgili konularda problem çözücü özelliğini geliştirmelidir, olayları büyütüp karmaşık hale getirmek yerine biran önce halledip sonuca ulaştırma eğiliminde olmalıdır. • Ofis içindeki düzenle ilgili problemlerde, arkadaşlarıyla uyumunu ve iletişim bilgisini kullanarak, köprü görevini görerek problemleri çözer ve üstlerine aktarmaz. • İşle ilgili sorunlarda düzenli olarak, her şeyi not ederek, işlerini zamanında ve eksiksiz hallederek problemleri çözmeye çalışır. Sabırla, hoşgörüyle, azimle çalışarak çıkan pürüzler karşısında eski deneyimlerden yararlanarak, gerektiği ölçüde üstlerine danışarak, pratik zekasını ve inisiyatifini kullanarak zor durumların altından başarıyla kalkmayı becerir. • Sekreter, olaylara olumlu yaklaşmalı sonuca olmayacak gözüyle bakmamalıdır. Hiçbir şey imkansız değildir, her şeyin bir çözümü vardır ama çaba gerektirir felsefesinden hareketle işe başlamalıdır.

63 YETKİ ÜSTLENMEK VE DANIŞMANLIK • Günümüzde üst düzey yöneticilerinin yoğun işleri arasında, sekreter amirinin en yakın yardımcısı, sağ kolu pozisyonundadır. Sorun yükü hafifletmek olduğundan, işleri kolaylaştırmak sekretere düşer, bir takım sorunları kendi inisiyatifini kullanarak halletmelidir. • Örneğin; bir müşterinin sorularını cevaplamak, bir mektubu tek başına yazmak, önemli gördüğü bir randevuyu ayarlamak, tebrik mesajlarını zamanında ve usulüne uygun göndermek, rapor ve tutanakları yazmak gibi rutin işleri yöneticisinin hatırlatmasına ve kontrolüne gerek kalmadan halletmek sekreterin mesleğinde ilerlemesini ve sorumluluklarının artmasını sağlar. • Sekreterin danışmanlık hizmeti verebilmesi için; yeterli ve doğru bilgi sahibi olması, çeşitli bilgileri toplayıp sınıflandırabilmeli ve yöneticisinin ihtiyacı olduğunda hemen yardımcı olabilmeli, araştırma yapabilmeli, fikir üretebilmeli, herhangi bir konuda yol gösterebilmeli ve sonuç ortaya koyabilmelidir. • Sekreter tüm bu becerilere, sürekli kendini eğitip, geliştirerek sahip olur. • Sekreterin yetki üstlenebilmesi için; sınırlarını iyi bilmesi, yöneticisini iyi tanıması, firma misyonunu bilmesi, kişilik yeterliliği olması, etkili bir haberleşme kurabilmesi, deneyim sahibi olması, riskleri göze alabilmesi, doğabilecek sonuçları tahmin edebilmesi, güvenilir olması ve karar verebilme becerisine sahip olması gerekmektedir.

64 SÜRATLİ VE ÇALIŞKAN OLMAK • Zaman iş hayatında çok büyük önem taşır, verimi artırır, ekonomik yönden kazanç sağlar. • Yöneticiler için, sekreterlerinin çalışkan ve süratli olması büyük fayda sağlar, çalışkanlığını kanıtlamış bir sekreter yöneticisine güven ve huzur verir. Sürat ise verimli iş çıkarabilmenin 3 öğesinden biridir. • Sekreterin süratli bir şekilde çalışmasını etkileyen faktörler: • - Büro makinelerini kullanma konusundaki yeterli becerisi • - Evrak takibi, dağıtımı ve evraka uygulayacağı işlemlerdeki bilgisi • - Dosyalama bilgisi • - Büro içi ve dışı ilişkileri koordine yeteneği • - Motivasyonu (iş yapabilmek için yeterli psikolojik rahatlığı ve gücü)

65 DİKKATLİ VE TEMKİNLİ OLMAK • Başarılı olmak isteyen bir sekreterin önemle üzerinde durması gereken konulardan biride dikkatli olmaktır. • Yapacağınız işle ilgili her konuda bilgi sahibi olmalısınız, • İlk önce kendinize sonra firmanıza ve yöneticinize karşı sorumluluklarınızı unutmamalısınız • Bilmediğiniz konuların üzerine mutlaka eğilmeli, yardım almalısınız • İşinizle ilgili her türlü bilgiyi zamanında toplamalı, iletilmesi gerekenleri zamanında iletmelisiniz “yaptığını yaz, yazdığını yap” • Küçük şeylerin önemli olmadığını düşünmemelisiniz, hiç tahmin etmediğiniz şeyler unutulduğunda veya yanlış anlaşıldığında size önemsiz de görünse çok büyük problemler çıkarabilir • Kullandığınız herşeyin belli bir yeri olmalı, onlar her zaman yerinde olmalı felsefesini benimsemelisiniz, aradığınız herşeyi hemen bulabilmek size zaman ve takdir kazandırır • Gizli belgeleri mutlaka kilitli veya kapalı bir yerde muhafaza etmeli, ortada bırakmamalısınız • Ödünç verdiğiniz dosya veya evrakı mutlaka bir yere not edip, takip etmelisiniz • Şirket içindeki tüm personelin ünvanlarını, dahili numaralarını, ev ve cep telefonlarını fihristinizde bulundurmalısınız • Ölçülü konuşmalı, daima düşündüğünüzden daha azını söylemelisiniz.

66 EMPATİK OLMAK • Empatik olmanın kelime anlamı; kendini karşısındakinin yerine koymaktır. Empatik olmak, insana hem iş hem de özel yaşamında fayda sağlar. • Sekreter, iş hayatında gerek telefonla gerekse birebir ilişkilerinde empatik olmalıdır. Örneğin bir ofisi günde birçok kişi arayabilir ve hepsi aynı şeyleri sorabilir, bu kişiler birbirinden bağımsızdır ve hepsinin aynı bilgilere ihtiyacı olabilir, sekreter bu durumda sinirlenmemeli, sakinliğini korumalı ve karşı tarafa geçerek kendini onların yerine koymalıdır. • Empatik olmak, işleri kolaylaştırır, karşı tarafı da uyuma davet eder, uyumlu bir ilişki sağlar. Sekreterin iş hayatında büyük önemi vardır, sadece dışarıdaki müşterilere değil, ofis içerisinde gerektiğinde yöneticisine, gerektiğinde çaycısına kadar herkese empatik davranmalıdır.

67 GİRİŞİMCİ BİR RUHA SAHİP OLMAK • Girişim (teşebbüs); başarının koşullarından biridir, ana yapısında çalışkanlık vardır, bir hareketi, eylemi ifade eder. Risk, azim, kararlılık, cesaret, dinamizm sözcüklerini çağrıştırır. • Girişimci insan; işini yönetmeye imkan sağlayacak koşulları hazırlama becerisine sahiptir. Gözlemcidir, deneyimlerden ders almasını bilir, araştırıcıdır, ileriye dönük tahminler yapar, insanlarla iletişimi çok iyidir, ast, üst ve eşit düzeydeki ilişkilerinin ayrımını çok iyi yapar. Girişimci bir ruha sahip olmayan sekreter mesleğinde ilerleyemez olduğu yerde kalır.

68 ZORLUKLARLA BAŞEDEBİLMEK • Şüphesiz her mesleğin zor yönleri vardır, sekreterlik mesleğinin zorluğundan ve tesadüfen kazanılmış bir meslek olmadığından daha önce söz etmiştik. • Kabul etmeliyiz ki sekreter iş hayatında çok sık zorluklarla karşılaşır. Yeteneğini de bu alanda ortaya koymalıdır ki yerini sağlamlaştırsın, aranılan eleman olsun ve başarısını kanıtlasın. • Zorluklarla baş edebilmeyi kolaylaştırmanın yollarından biri de, gün içerisinde çıkan problemleri kişiselleştirmeden çözmeye çalışmak ve mümkün olduğunca sakin ve problem çözücü olmaktır.

69 HATALARDAN DERS ALMAK Dikkatli bir sekreter “sıfır hata” prensibini benimsemiştir, fakat olası hatalarda mutlaka kendine bir ders çıkarmalı ve kesinlikle aynı hatayı tekrarlamamalıdır. İlk yapılan hatanın telafisi vardır fakat aynı hatanın 2. kez telafisi çok güçtür. Yapılması gereken dikkati tamamen yapılan işe odaklamaktır

70 GELECEĞİ GÖREBİLME ÖZELLİĞİ • Sekreterin sahip olması gereken özelliklerden biri, geleceği görebilirliktir. Bu özellik, tecrübe ve hatalardan ders alma yöntemiyle geliştirilebilir. Sekreter, daha önce yaşadığı benzer olaylarda aldığı sonuçları yeni işine de uygular ve sonucu doğru tahmin etmeye çalışır ya da daha önce hata yaptığı bir konuda titiz ve dikkatli davranarak aynı hataya düşmez. • Bir işi yapmadan önce akıllıca, dikkatli davranarak olaya objektif bakarak geleceği görerek kontrol altına alabilir

71 SÜREKLİ ÖĞRENME İSTEĞİNE SAHİP OLMAK • Başarılı bir sekreter mesleğinde en yüksek noktayı hedefler, bu da sürekli öğrenme isteğiyle orantılı olarak gelişir. İnsanın gelişmesi %90 kendi çabalarıyla gerçekleşir. Sekreter, konusu ile ilgili her bilgiyi yakından takip etmeli, sürekli mesleği ile ilgili yeni şeyler öğrenmeli, kendine bir hedef belirlemeli, konusu ile ilgili toplantı ve seminerlere katılmalı, deneyimli kişilerin tavsiyelerinden yararlanmalı, hatalarına objektif gözle bakmalı ve düzeltmek için elinden geleni yapmalı, çalışmalarını mutlaka bir plana göre düzenlemelidir. • Sürekli daha iyisini düşünmeli, işinden memnun olsa bile gelişmesini durdurmamalıdır, mükemmelliğin sonu yoktur. • “insan bir şeyi yürekten istemeye görsün, hiçbir şey erişilemeyecek kadar yükseklerde değildir

72 TAKİPÇİLİK ÖZELLİĞİ • Sekreter bir işi yaptıktan sonra sonucunu mutlaka takip etmeli, tamamlandığından emin olduktan sonra işe yapıldı demelidir. • Örneğin; herhangi bir mesaj ilettiğinde karşısındakinin mesajı değerlendirmesini takip etmesi, herhangi bir yere bir evrak gönderdiğinde veya faks çektiğinde gidip gitmediğini kontrol etmesi vb.

73 ENERJİK VE AKTİF OLMAK • Hareketsiz, oturduğu yerden kalkmayan, hımbıl bir sekreter ofis için hiç de iyi bir imaj sergilemez. • Sekreter genelde tüm ofisten sorumludur ve her an her yerde olmalıdır. Ofise hakim olabilmek için her yerde gözü kulağı olması gerekmektedir. Güne dinamik başlanırsa, dinamiklik gün boyu devam eder. Başarılı bir sekreter, işte yorulmak nedir bilmez, sürekli iş peşindedir. Enerjisi dikkatini keskinleştirir, aktivitesini olumlu yönde sonuçlandırır.

74 GÜVENİLİRLİK • Sekreterin önemli özelliklerinden biri de güvenilirliktir. Yöneticisinin güvenini kazanması sekreterin kendisini kanıtlamış olmasına bağlıdır. Ofis içerisinde üst amirler astlarına bir takım sorumluluklar verirler ve tam olarak yerine getirilmesini beklerler, karşıdaki kişiye direktif verip sonra o işi yine kendisinin yapması çok büyük vakit kaybı ve sekreterin başarısızlık örneğidir. Yöneticisi asistanına herhangi bir iş verdiğinde o işi kafasından silip atmalı, vaktini aynı işe harcamamalı, o işin hakkıyla doğru olarak yapılacağından emin olmalıdır. Bu da sekreterin güvenilir olmasıyla yakından ilgilidir

75 DEDİKODULARDAN UZAK DURABİLMEK • Dedikodu işyerlerinde “biçimsel olmayan haberleşme” olarak tanımlanır. İşyerlerinde işle ilgili konularda veya çalışan kişilerin özel yaşamları, maaşları vs. konularda sürekli dedikodu yapılır. Özellikle merak edilen ve hakkında konuşulmak istenen kişi ise ofisin yöneticisidir, sekreter de yöneticiye en yakın insan olduğundan daha çok ondan bilgi alınmaya çalışılır. • Sekreter bu durumda mesleğinin anlamını unutmamalı, dedikodunun kendisine zarar verebileceğini, yanlış değerlendirmelere maruz kalabileceğini, gerçeklerin bu yolla saptırılabileceğini ve bunun işine yansıyabileceğini asla unutmamalıdır.

76 İNİSİYATİF SAHİBİ OLMAK • Başarısızlıkların en büyük sebebi; iyi düşünmemekten ve akıllı seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter... • İnisiyatif; yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları alabilme niteliğidir. Sekreterin, yöneticisinin ve çalıştığı ofisin işlerinin, rahat akışından emin olmak üzere kontrolünü yapabilmesi, gereğinde ise müdahale edebilmesi demektir. İnisiyatif önemli ölçüde “karar” kavramıyla ilgilidir. Karar da akıl etme, bilgi ve irade işidir. Bir takım seçenekler içinden birini seçme, geleceğe yönelik bir işi uygulamaya geçirme olarak yorumlanır.

77 İNİSİYATİF SAHİBİ OLMAK • Karar vermek dikkatle düşünmeyi gerektirir. Karar vermeden önce tüm bilgileri toplamanız, duygularınıza değil gerçeklere dayandırmanız ve şirket politikasından asla sapmamanız gerekir. • Sekreter, inisiyatifini kullanması gereken işlerde; • - O işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür • - O işle ilgili gerekli her türlü bilgiye sahiptir • - İleriyi görebilme yeteneğine sahiptir, doğabilecek sonuçları düşünür • - Riskleri göze alır • - Cesur ve girişimcidir • - Davranış özgürlüğüne sahiptir ama yetkisini aşmaz, sınırlarını bilir • - Deneyimlerinden yararlanır • Başarısızlıkların en büyük sebebi; iyi düşünmemekten ve akıllı seçimler yapamamaktan kaynaklanır. Sekreter, kendi yetkisini aşan, karar vermesi güç durumlarda ise gerekli her türlü bilgiyi yöneticisine aktararak karar verilmesini sağlar.

78 SORUMLULUK SAHİBİ OLMAK • Sekreterin sorumluluğu; yöneticisine ve bağlı olduğu diğer kişilere karşı görevlerini gerektirdiği gibi yerine getirmesidir. • Bitirmesi gereken bir işi yarım bırakarak mesai saati geçtiğinden dolayı ofisi terk etmesi, dikkatsizliği, müşterilere gereken özeni göstermemesi, boşverciliği sekreterin sorumsuzluk örneklerindendir. • Sekreter en başta kendisine sonra yöneticisine ve çalıştığı işyerine karşı sorumluluklarını göz ardı etmemeli, en iyi şekilde yerine getirmelidir. Vicdanı ile hareket etmeli yeri geldiğinde kendi işi olmayan konularda bile sorumluluk sahibi olmalıdır.

79 DAKİKLİK • Zaman insan hayatında önemli bir yer tutar günümüzde bu yoğun yaşam koşullarında zamanı iyi kullanmak insan için çok önemlidir. • Sekreterin mesleği gereği saat, gün, zaman kavramı önem arz eder. Sabah işe saatinden 15 dk. önce gelmeli, gün için yaptığı planını gözden geçirmeli, ofise genel olarak bir göz gezdirmeli eksiklikleri tamamlamalıdır. Randevuların saatini ve yöneticisinin programını çok sıkı bir şekilde takip etmeli yöneticisine de bu hatırlatmaları mutlaka zamanında yapmalıdır. • Gün içinde herhangi bir programın aksaması ondan sonraki tüm organizasyonu olumsuz yönde etkiler.

80 YARATICILIK • Sebep olmak, keşfetmek, yeni bir şey yaratmak, düşünülmemiş bir şeyi düşünmek insana haz verir. • Sekreterin evrak ve dosya sisteminde yapacağı bir iyileştirme, büro içinde bir dekor değişikliği, sorunlara çabuk ve akılcı çözümler bulma, büroda değişik ve hoş bir hava estirmesi yaratıcı yönü ile mümkün olabilir. • Böyle işleri kolaylaştırıcı fikirleri veya görüntü olarak yaptığı hoş değişiklikleri mutlaka yöneticisi tarafından da takdir edilecektir.

81 İYİMSERLİK • Sekreter olaylara hep iyi tarafından bakmayı alışkanlık haline getirmelidir. Olumsuz bir olayın iyi taraflarını görmeye çalışarak dengeyi sağlamalıdır. Bir işin başında kötümser duygulara kapılındığında yapılan iş sorunsuz gelişecekse de mutlaka bir aksilik çıkar. • Olumlu düşünmenin gücü sadece iş hayatında değil sekreterin günlük yaşantısında da kullanılmalıdır. İyimserlik hataların düzeltilmesine, işin doğru bir şekilde tamamlanmasına büyük ölçüde kolaylık sağlar.

82 SABIRLI VE HOŞGÖRÜLÜ OLMAK • Sabır ve hoşgörü her şeyden önce insanlık için iyi bir meziyettir. İş hayatında sabır bize başarıyı getirir, ofis içinde her biri birbirinden farklı çeşitli insanlar birbirleriyle çalışmak durumundadır. Bu insanların aralarındaki organizasyonu sağlamak görevi sekretere ait olduğundan sabır, en gerekli özelliklerinden biri olmalıdır. Sekreterin öncelikle yöneticisine karşı sabırlı ve hoşgörülü olması gerekmektedir. • Yöneticiler tüm ofisin sorumluluğunu üstlendiklerinden aşırı stres yüklüdürler, sekreter müdürünün iş yükünü ve stresini hafifletmeye çalışırken mutlaka sabır ve hoşgörü göstermelidir birebir aynı şekilde davranmak işleri çözeceği yerde karıştırır, ayrıca yöneticisini iyi tanıyan bir sekreter olası gerginliklerin, problemlerin kendisiyle ilgili olmadığını anlar ve daha kolay hoşgörü gösterir. • Sekreter, kurum dışı mal veya hizmet verdikleri müşterilerine karşı da firması adına sabırlı ve hoşgörülü olmalıdır, onun bu davranışı karşısındakini de utandırır ve doğru davranmaya yöneltir

83 SIR SAKLAMAK • Sır saklamak ve gizliliği korumak sekreter kelimesinin tanımında yer alır. Sekreter organizasyondaki yeri itibariyle, pek çok şeyi öğrenir, gizli kalması gereken bilgileri ister istemez duyabilir, evrak geliş gidişlerinde faaliyetlerin akışını izler. • Yöneticisinin iş hayatıyla birlikte özel hayatı hakkında da bilgi sahibi olur. İyi bir sekreter edindiği her türlü bilgiyi titizlikle saklar, gerektiğinde bildiğini unutur ve yöneticisine gizlilik ve koruma anlayışıyla destek olur, bu bilgileri yöneticisine karşı da asla kullanmaz. • Bu yüzden sekreterin iş arkadaşlarıyla arasında önemli denge çizgisini kaldırmaması gerekmektedir. Çok yakın bir arkadaşı da olsa profesyonellik adına ona hiçbir şeyi sezdirmemeli, yakın arkadaşının da çok yakın bir arkadaşı olabileceğini aklından çıkarmamalıdır. İş başka dostluk başka kavramının gereklerini titizlikle yerine getirmelidir

84 SEYAHAT ÖNCESİ YAPILACAK HAZIRLIKLAR • Yöneticiye seyahat süresince ihtiyaç duyabileceği her türlü evrakı kontrol etmesi hatırlatılır. Örneğin kırtasiye detayları (kalem, not defteri, yedek kalem içleri vs.), antetli kağıt, şirket kaşesi, toplantı için lazım olabilecek yazışmaların bulunduğu evrak dosyası, katalog, kartvizit vs. gibi ayrıntılar kesinlikle unutulmamalıdır. Yöneticinin ilk kez seyahat ettiği bir ülke ise, bağlı bulunduğu GSM şebekesinden mobil telefon kullanımı hakkında bilgi alınmalı ve yöneticiye bu bilgi aktarılmalıdır. Yönetici asistanı tüm seyahat bilgilerinin detayları bulunan bir seyahat çizelgesi hazırlayarak yöneticisine vermeli ve 1 kopya da kendinde bulundurmalıdır. Meteoroloji Genel Müdürlüğünden seyahat süresi içerisindeki hava durumu öğrenilerek yöneticiye mutlaka önceden bilgi verilmelidir. Yöneticisinin hangi tarihler arasında seyahatte olacağının kurum içine dahili bir yazışma ile bildirilmesi Seyahatte süresince iş görüşmesi yapacağı kişi veya kurumlara uçuş bilgilerini ve kalacağı otelin bilgisinin gönderilmesi Yöneticiden seyahate çıkmadan önce kendisinin bulunmadığı günlerde yapılmasını istediği işler sorulmalı ve not alınmalıdır.

85 SEYAHAT VE ULAŞIM • Sekreter, yöneticilerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahat rezervasyonlarını düzenlemek, gerek gidiş-geliş gerekse otellerde kalma durumlarını, tarih ve saatleri isabetli, doğru ve eksiksiz bir şekilde ayarlamak, seyahat programının aksamadan işlerliğini sağlamak gibi önemli işlerini yürütmekle görevlidir. • Bu işler için mutlaka planlı çalışmalı ve aşağıdaki hususlara dikkat etmelidir; • - Seyahate gidecek olan kişilerin isimleri • - Nereye gidileceği ve hangi araçla seyahat edileceği • - Seyahatin kaç gün süreceği • - Gidilecek yerde görüşülecek şahısların isimleri • - Gidilecek yerin adresi, telefon numarası ve gerekli diğer bilgiler • - Giderken götürülecek şahsi eşyalar • - Yurtdışı seyahati ise; pasaport, döviz işlemleri vs.

86 SEYAHAT VE ULAŞIM • Bu plan hazırlandıktan sonra detaylar geliştirilir; • - Seyahat acentasıyla görüşmeler yapılıp, gidiş-geliş biletlerinin ayarlanması - Gerekli kişilere haber verilip, randevu saatlerinin bildirilmesi • - Gidilecek seyahat vasıtasının kalkış-varış saatlerini kaydeder, unutulma olmaması için ilgililere gerekli hatırlatmaları yapar • - Görüşülecek kişileri, görüşme yerlerini, saatlerini belirler • - Aldığı tüm bilgileri, yaptığı planı düzgün bir şekilde kağıt üzerinde gösterir (tape eder), çoğaltarak birini kendi alır, diğerlerini ilgili kişilere dağıtır. • Seyahat programı düzenleyecek sekreterin elinin altında bulunması gerekli şeyleri şöyle sıralayabiliriz; • Havayolları, demiryolları yıllık programlarını içeren kitapçık veya broşürleri, havayolları, demiryolları, otobüs işletmelerinin telefon, fax numaraları, çeşitli telefon rehberleri,.eşitli yurtiçi ve dünya haritaları, döviz kurlarını belirleyen günlük veriler, banka hesap numaraları, seyahat acentaları adres ve telefon numaraları vb.

87 Dosyalama SİSTEMLİLİK Mİ, SİSTEMSİZLİK Mİ? Usûl, esastan önce gelir. • İşyerinde, bir yönetici asistanını üzen, yoran ve problem olarak karşısına çıkan pek çok olay olmaktadır. En başta geleni ise “yöntem yanlışlığı”dır. • Yöneticiyle birlikte çalışma yöntemlerini bilmeme, ekip çalışması olmayışı, pratik olmamak, yönerge eksikliği, yazılı iletişimi angarya kabul etmek, sistem kavramını göz ardı etmek, en büyük bir işten en küçük işlere kadar “bilimsel tavrın” olmayışı, çalışma ilkeleri ve felsefeden yoksunluk; yöntem yanlışlıkları içinde sayılabilir. Örneğin yazışmalarda sekreterin sistem kavramı şöyle olmalıdır: Bir konuyu nasıl yazı şekline getirebileceğini bilme, yanında mutlaka sözlük ve yazım kılavuzu bulundurma, yazının mizanpajını yapabilme (şekil yönünden düzenleme), firma yazışma standardı oluşturma, yazılara “gelen ve giden” olarak sayı verilmesi, mutlaka paraf konulması, gönderilmeden önce kontrolu, işlemi biten yazıların dosyasına kaldırılması, bold karakterin nerede kullanılacağını bilme gibi işlemler, yazışmalarda bir sistem oluşturma ve onu uygulama olarak anlatılabilir. • Yukarıda altını çizerek gösterdiğimiz “sistem kavramını göz ardı etmek” konusuyla ilgili bir örnek vermek istiyoruz.

88 Dosyalama • Sistem, bir veya daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel veya kavramsal, birden çok bileşenin oluşturduğu bütündür. • Bir büroda evrak yönetimi, başlı başına “sistem mantığı” ile; planlanması, oluşturulması ve kullanılmasıyla gerçekleştirilebilir. Aranan bir evrakın en az beş, en fazla kırk beş saniyede bulunması lâzımdır. Eğer bu süre içinde evrak bulunamıyorsa, bir yerlerde hata yapılıyor demektir. “Belgeler Yönetimi” olarak da adlandırılan, bürolardaki dosyalama-arşivleme sürecinde, ortaya çıkan problemler genel olarak aşağıdaki hususlarda yoğunlaşır: • - Gelen ve giden evrak kayıtları yapılmıyor ve zimmet defteri doğru kullanılmıyor olabilir. • - Kuruluşa uygun dosyalama şekli seçilmemiş olabilir.

89 Dosyalama • - Evrakın dosyalanma yöntemi iyi bilinmiyor olabilir. (Hangi evrak hangi dosyaya konmalı) • - Evrak takip edilmiyor, verilen bir evrak geri gelmiyor olabilir. • - Arşivleme doğru yapılmıyor olabilir. • Dosyalama sistematiğinde yukarıdaki bütün aşamaların özel usulleri ve uygulamaları vardır, olmalıdır. Şimdi, yukarıda altı çizilen; evrakın takibi konusuyla ilgili olarak, “sistem mantığı” çerçevesinde yapılmasında yarar olan faaliyetleri görelim: • Muhasebe müdürü Feridun Bey, satışlarla ilgili bir dosyayı incelemek üzere satış bölümü sekreterinden istedi diyelim. Öncelikle yapılması gereken şey, “Dosya İsteme Fişi” düzenleyerek, istenen dosyaya ilişkin bilgileri bu fişin üzerine yazmak olacaktır. Fişin üzerinde dosya numarası, dosyayı alan kişinin ismi, ne zaman geri vereceği, dosyayı veren kişinin ismi gibi bilgiler vardır. İkinci aşamada “Hatırlatma Kartı” denilen ve yine hemen hemen aynı bilgilerin yer aldığı forma kayıt edilir.

90 Dosyalama • Üçüncü yapılacak iş ise “Dışarıda” rehberi olarak adlandırılan ve üst kısmında “Dışarıda” yazılı bir kavalye olan dosya boyutundaki sert karton veya polyesterden yapılmış bir rehber, alınan dosyanın yerine konulur. Hatırlatma kartı, ya dosya dolaplarının kapağına, veya sekreterin her an görebileceği (masa üstü veya çekmece) bir yere yerleştirilir. “Dışarıda” rehberi, üstteki kulakçığıyla, dosyanın henüz geri gelmediğini uyaracaktır. Bir dosyanın dışarıda kalma süresi yedi gündür. Her istenen evrakın fotokopisi çekilip verilemeyeceği düşünüldüğünde, bu uygulama son derece yararlı olur. Bu anlatılanları adım adım şöyle özetleyebiliriz: • 1. Önce kendin “sistem” kavramını benimse • 2. Sistemin usullerini bil (öğren) • 3. Sistemin gerekli olan materyallerini hazırla • 4. Yazılı bildiri haline getir ve bütün bölümlere duyur • 5. Uygula • 6. Kontrol et

91 SEKRETERLİKTE DAVRANIŞLARIN ÖNEMİ Sekreterin davranışları ölçülü, kibar, zarif ve dengeli olmalı, yerinde gerektiği gibi davranmayı bilmelidir. DURUŞ, OTURUŞ, YÜRÜYÜŞ • Sekreter her zaman dik durmalı, beden dilini iyi kullanmalıdır. Oturup kalkarken temkinli olmalı, kıyafetlerini de düşünerek davranmalıdır. Örneğin; etek giymiş bir sekreter koltukta oturuşuna dikkat etmeli derli toplu yavaş hareketlerle oturmalıdır. Yürürken adım aralıklarını ayarlamalı bir bayana yakışacak ahenkle yürümelidir. KONUŞMA ve DİKSİYON • Sekreterin ses tonu ne çok yüksek ne de çok kısık olmamalı, emir verici ses tonundan kaçınarak sesin şiddetini ve yumuşaklığını kulağa hoş gelecek şekilde ayarlamalıdır. • Diksiyonunu geliştirmek için düzenli soluk alıp vererek pratik yapmalı, konuşurken kendisine güven duymalı, güzel ses tonu ile etkileyici cümleler kurabilmelidir. Bu konuda başarıya ulaşmak için her türlü bilgiyi, kaynağı okumalı ve gereksiz, faydasız sohbetlerden kaçınmalıdır. Hatalarını farkedip düzeltmek için çaba sarfetmelidir. • Etkili konuşmayı; Konuşmanın fiziksel dokusu (işitilebilir, canlı), konuşmanın düşünsel dokusu (akıcı, mantıklı, açık) ve konuşmanın dilsel dokusu (uygun kelime seçimi, kelimeleri doğru yerde kullanma) olarak 3 grupta sınıflandırabiliriz.

92 SEKRETERLİKTE DAVRANIŞLARIN ÖNEMİ JESTLER ve MİMİKLER • İnsanların el kol hareketleri, gözler, tebessüm etmek, kaşların hareketleri jestler ve mimikleri oluşturur. Bu hareketlerin yumuşak olması karşıdaki insanı etkiler ve rahatlatır, jest ve mimiklerin abartılı kullanılması kötü bir izlenim uyandırır, yerinde ve uygun ölçüde kullanılmalıdır. NEZAKET VE GÖRGÜ • Görgü kuralları, insan ilişkilerinin belli bir düzende işlemesini sağlayan sistem bütünlüğüdür. • Görgü, toplumun içinde zamanla oluşan, insanların birbirlerini rahatsız etmemelerini, birbirlerine saygılı davranmalarını sağlayacak toplumsal kurallardır. • Görgü zamanla insanda bir birikim oluşturur ve bu birikim sosyal yaşantısında insana pek çok kapıyı açar. Sekreter, nazik ve görgülü olmalıdır. Hareketleri kibar, uyumlu olmalıdır, kabalık yapması veya nerde nasıl davranacağını bilememesi sekretere eksi puan kazandırır. • Telefon görüşmelerinde, toplantılarda, davetlerde, ofis içerisinde ve birebir ilişkilerinde nezaket ve görgü kurallarına uyması işlerini büyük ölçüde kolaylaştırır.

93 SEKRETERLİKTE DIŞ GÖRÜNÜŞ • Sekreter çalıştığı ofisin vitrinidir. İnsanların birbirleriyle ilişkilerinde öncelikle dikkat ettikleri şey dış görünüştür. Bu sebepten dolayı sekreterin dış görünüşü büyük önem taşır. Günümüzde tüm üniversitelerin Büro Yönetimi ve Sekreterlik Bölümlerinde, giyim, makyaj ve zarafet konularında eğitim verilmektedir. GİYİM • Sekreter temiz, zevkli ve sade giyim tarzını benimsemelidir. Modayı kendine yakıştırdığı ölçüde takip etmelidir. Oturup kalkarken, yazı yazarken ve gün içerisindeki her türlü faaliyetlerini göz önünde bulundurarak en rahat çalışabileceği giysileri seçmelidir. • Sekreter giyim konusunda seçim yaparken hem işyerinin genel havasına uygun kıyafetleri seçmeli hem de fizyo-biyolojik özelliklerini dikkate almalı, giyiminin yaptığı işin bir parçası olduğunu unutmamalıdır. AKSESUARLAR • İnsanların güzel görünme duygularını tamamlayan, giysileri şıklaştıran takı ve eklere aksesuar denir. (Eşarp, fular, şal, kemer, eldiven, şapka, takı vs.) Bu aksesuarlar, çalışma ortamına göre aşırılığa ve gösterişe kaçmamak koşuluyla yerine ve zamanına uygun olarak kullanılmalıdır. Çalışma ortamında genellikle çok değerli olmayan madenlerden yapılmış takıların seçilmesi yerinde olacaktır.

94 SEKRETERLİKTE DIŞ GÖRÜNÜŞ MAKYAJ ve SAĞLIK • Sekreter sağlığına dikkat etmeli, cildine özen göstermelidir, gün içerisinde sürekli insanlarla birebir iletişim halinde olduğundan sağlıksız bir görüntü sergilememelidir. • Cildinin kategorisine uygun olan bakımı düzenli olarak yapmalıdır. Makyaj yaparken kıyafetine uygun tonları seçmeli, ağır renklerden kaçınmalı, eskiyen makyajını mutlaka yenilemeli ama bunu çalışma masasında mesai saatleri içerisinde yapmamalıdır. SADE, BAKIMLI ve ZARİF OLMAK • Sekreter her konuda gerek giyim gerek makyaj gerekse benzeri diğer konularda sade olmaya özen göstermeli ve abartıdan kaçınmalıdır. • Vücuduna gereken bakımı yapmalı, beslenmesine, uykusuna, saçlarının, ellerinin vs. bakımına özen göstermelidir, bu işlemler hem vücudunu hem ruhunu dinlendirir, motivasyon gücü yükselir ayrıca çevresini de olumlu yönde etkiler. • Örneğin; eller ilk göze çarpan ve dikkat çeken organlarımızdan birisidir. Tırnaklarındaki ojelerin yarısı çıkmış bir sekreterin karşısında bırakacağı imajı düşünün... veya saçları dağınık bir sekreterin durumunun ofis içerisinde hoş karşılanmadığı kaçınılmazdır. • Zarafet tanımının içerisinde; incelik, naziklik, terbiyeli davranış, terbiyeli konuşma gibi kavramlar yatar. Zarif bir sekreter etrafındaki insanlara hoş duygular verirler. Zarafet iki kısımda incelenebilir; • Duygusal (iç) zarafet; yardımseverlik, doğruluk, hoşgörü, acıma duyguları vs. • Fiziksel (dış) zarafet; hareketlerdeki yumuşaklık ve zariflik TEMİZLİK • Sekreter vücudunun temizliğine dikkat etmeli, gerek görüntü gerekse koku olarak insanları asla rahatsız etmemelidir. Temizliğin özü suya ve sabuna dayanır buda hiç zor bir iş değildir. PREZENTABL OLMAK • Bu kelimenin sözlük anlamı "eli-yüzü düzgün, insan içine çıkabilir, takdim edilebilir" kişilikte olmaktır. • Sekreterlikte aranan özelliklerin başında gelir. Bir bayan sadece mesleği için değil tüm yaşamında bu özelliği taşımalıdır. İnsana etkileyicilik kazandırır, lafı sözü dinlenir, saygı gösterilir.


"• En çok kullanılan telefon numaraları, telefon rehberi, otomatik telefon kodları vs. bilgileri telefonun yanında bulundurulmalı ve gereken numaraları." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları