Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management."— Sunum transkripti:

1

2 Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management (TMPLSM)

3 3 Verimli bir uygulamanın yönetimi … •Yöneticiler giderek daha çok artan bir şekilde yönetim projeleri ve süreçlerinin içinde rol alıyorlar. •Bir çok yönetimsel problem bu projelerin fonksiyonel, maliyet ve zaman kıstlarını karşılamak için yapılan planlama, yönetme ve kaynakların kontrolü faaliyetlerinden kaynaklanıyor.

4 4 Bazı Hususlar … •Organizasyonların % 60’ı strateji ve bütçelerle ilişkili değil. •Yönetim ekiplerinin % 85’i stratejik konular için ayda 1 saatten az bir süre harcamaktadırlar. •Organizasyonların % 92’si kritik göstergeleri raporlamamaktadır. •Organizasyonların % 20’si bütçe hazırlamak için 16 haftadan fazla zaman harcamaktadırlar. Source: Robert Kaplan, Balanced Scorecard Collaborative; Linking Strategy and Budgeting

5 5 Proje Yönetiminin Tanımı Proje nedir? •Aşağıdakilerin ortak özelliği nedir? –Olimpiyatlar –Kongreler –Kitap yazmak –Anıt oluşturmak –BT Sistemi uygulaması –Düğün planlama

6 6 Proje Yönetiminin Tanımı Proje nedir? (Devam) •Karakteristikler –Spesifik, tek, geçici, teslim edilebilir, zorluklar içeren, riskli, çevrim süresi olan •ÜÇ Temel hedef (Proje başarı kısıtları) –Performans (kapsam & Kalite), Zaman (takvim), Maliyet –Müşteri tatmini ister

7 7 Proje vs. İş Süreçleri Organizasyonlarda iş yapmanın iki şekli Projeİş Süreçleri  Geçici –Başlangıç ve son  süregelen – aynı süreçler tekrar eder  Çıktı veya teslim edien ürün tektir. Belirgindir.  Çıktı aynıdır. Aynı süreç tekrar eder.  Daha önce tanımlanmış iş atamaları yoktur.  İş atamaları daha çnce yapılmıştır.

8 8 İş yapmak için kısıtlar … •Her proje/iş süreci farklı yollarla sınırlandırılmıştır: –Kapsam hedefleri: İş neyi başarmak istiyor? –Zaman hedefleri: Tamamlanması ne kadar sürecek? –Maliyet hedefleri: Ne kadara mal olacak? •Esas zorluk üç hedefin dengelenmesidir?

9 9 Proje / Süreç Yönetimi nedir? •Bu nedir?? –Üç temel kısıtı tutturmak için gerekli yaklaşım –Yönetimin planlama, organizasyon ve kadrolama, kontrol, yönetim yaklaşımı –Üç temel fonksiyonu içerir: •Planlama, Uygulama(veya izleme veya gerçekleştirme), Kontrol –Kısıtlı kaynakların kullanımı: •Çalışan, Para, Ekipman, Tesisler, Malzeme, IT

10 10 Bir Proje/Süreci yönetmenin kilit soruları PlanlamaGerekçeleme Kim? İşten sorumlu olacakProjenin müşterisi kim? Ne? İşin amacı ne?İşin içinde(örn, kaynaklar) Ne zaman? Uygulamaya alınmalıİşin müşterisi tarafından ne zaman isteniyor Nerede? yapılacakKaynaklar kullanılacak Niçin? yapılmalıDiğer bir projenin yerine yapılmalı Nasıl? Kontrol edilecekBir başarı olduğunu bileceğiz!

11 11 •Kilit sorular: –Projenin amacı ne? –Kimin için yapıyoruz? –Ne kadara mal olacak? –Çıktısı ne olacak? –Tamamlanma tarihi ne? •Bu tarihin değişkenliği ne? •Her aktivitenin başlangıç ve bitiş tarihleri ne? •Kritik yol ne? •Kritik olmayan aktivitelerin süresi ne? –Zaman ve süreyi minimize etmek için kaynaklar nasıl dağıtılmalı? –Hangi kontrol mekanizmaları uygulamaya alınmalı? Kilit Sorular (Devam)

12 12 Formal bir proje yöneticisi kullanmanın avantajları •Finansal, fiziksel ve insan kaynaklarının daha etkin kontrolü •İyileştirilmiş müşteri ilişkileri •Kısalan geliştirme süreleri •Düşük maliyetler •Yüksek kalite ve artan güvenilirlik •Yüksek kar marjları •Artan üretkenlik •Daha iyi iç koordinasyon •Yüksek çalışan morali

13 13 Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu •Planlama – Hedeflerin tanımlanması, ekibin organizasyonu •Takvimlendirme – Finansal, insan kaynakları ve diğer kaynakları spesifik aktiviteleri gerçekleştirmek için bir araya getirmek •Kontrol – kaynakları, maliyetleri, kaliteyi, ve bütçeyi izlemek; planları revize etmek ve diğer kısıtları gerçekleştirmek için kaynakların kullanımını değiştirmek(zaman ve para)

14 14 Planlama Hedefler Kaynaklar İş kırılımı ve takvim Organizasyon Uygulama / Takvimlendirme Proje aktiviteleri Başlangıç & bitiş süreleri Ağ yapısı Kontrol İzleme, karşılaştırma, gözden geçirme, aksiyon Proje / Süreç yönetiminin üç temel fonksiyonu

15 15 Altı Planlama Adımı •Ön koordinasyon –Proje hedefleri •Neden başlatıldı •kapsam •İstenen sonuçlar –Kimler bunu başaracak –Çıktı •Teknik Hedefler •Performans sorumlulukları •Tahmini bütçe ve takvim •Detaylı Görev tanımları •Bütçeleme •Takvimlendirme •Proje Durum Raporları –NE zaman üretildi? –Ne içerir –Kim alır •Proje Terminolojisi

16 16 Planlama Aşamaları Network Planlama Risk Analizi Zaman ve maliyet Hedefler Organizasyonel Yapı Sorumluluklar matrisi

17 17 Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam)

18 18 Planlama, Takvimlendirme ve Kontrol (Devam) Proje Planlama 1. Hedef koyma 2. Proje tanımlama 3. Zamanlanmış proje aktivitelerinin bağlanma ihtiyaçları 4. Takımın organizasyonu Proje Takvimlendirme 1. Kaynakların spesifik aktivitelere bağlanması 2. Aktiviteleri birbirine bağlama 3. Düzenli olarak güncelleme ve gözden geçirme Zaman/maliyet tahminleri Bütçeler Mühendislik diagramları Nakit akış tabloları Malzeme uygunluk detayları CPM/PERT Gantt diyagramları Milestones Nakit akış takvimleri Proje Kontrol 1. Kaynakların izlenmesi, maliyetler, kalite, ve bütçe 2. Planların gözden geçirilmesi ve değiştirilmesi 3. Talepleri karşılamak için kaynakları değiştirmek Raporlar Bütçeler Geciken aktiviteler Serbest aktiviteler Projeden önce Proje süresince

19 19 Projelerin kontrolünde ne dahil olur? •Kontrol aşağıdakilerin sürecidir –İlerleyişi proje hedefleri doğrultusunda ölçme –Plandan sapmaların izlenmesi –Plana uyum için gerekli düzeltme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi •Proje çevrim süresi boyunca hiyerarşiler kadar tüm faaliyetlere dahil olur.

20 20 İzleme ve Kontrol için uyarılar •Bilgi uygunluğu –Tarihi belirlenmiş, farklı hatalar, bulması zor •Bir çok proje ve süreç planlama ve kontrol için yeteri kadar zaman ayırmaz. –Uygulamaya odaklanırlar! •Değişiklikleri topla (ilerideki referanslar için)! •İzleme sistemleri bireyleri cezalandırmaz ya da ödüllendirmez •Sapmalara dikkat edin.

21 21 Proje Yönetimi diğer disiplinlerle nasıl bir ilişki içindedir? •Projeleri yönetmek için gerekli bir çok bilgi proje yönetimi için de gereklidir. •Buna rağmen proje yöneticileri aynı zamanda aşağıdakilerle ilgili de bilgi sahibi olmalıdır: –Genel yönetim –Projenin uygulama alanı •Proje yöneticileri, proje hedeflerine odaklanmalıdır. Proje yönetimi bilgi ve deneyimi Uygulam a alanı bilgi ve deneyimi Genel yönetim bilgi ve deneyimi

22 22 Plan İzleme Kontrol Maliyet Zaman Paydaşlar Kapsam Bilgi Alanı Metedolojiler Araç ve teknikler Girdiler ve Çıktılar Süreç Grupları başlangıçPlan Uygulama KontrolKapanış Proje Yönetimi SÜREÇLER IT yapısı Organizasyonel tasarım Genel yönetim Uygulama alanları Organizasyon

23 23 Süreç Grupları Süreç grupları Başlangıç Plan Uygulama Kontrol Kapanış Proje ve aşamaların izlenmesi Projenin aşamasının veya tamamının formülizasyonu Projenin sona erdirilmesi Hedeflerin tanımlanması ve yeniden tanımlanması Hedeflerin elde edilmesi için gerekli en iyi alternatifin seçilmesi Planı uygulamak için çalışanlar ve diğer kaynakların koordinasyonu Proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının sürekli takibi ve ölçülmesi ve bu yolla plan dışı durumlar için gerekli düzletici faaliyetlerin alınabilmesi

24 24 Fonksiyonel, Proje ve Matris Organizasyonel Yapılar

25 25 Hangisi daha iyi? AvantajDezavantajSeçme için öneriler Fonksiyonel •Tekrar yok •Fonksiyonel mükemmellik •Dar görüşlü •Yavaş cevap süresi •Müşteri odağının kaybolması •Teknik performansla ilgili algılar •Maliyet ve Takvim kritik değil •Tek bir fonksiyonel alanda proje •Koordinasyon ihtiyacı yok •Büyük yatırım ihtiyacı Proje •Kaynak kontrolü •Müşteri Cevap süresi •Maliyet verimsizliği •Düşük bilgi transferi •Firma bu yolla organize olmuştur. •Belirli sayıda proje vardır. Matris •Efektif kaynak kullanımı •Tüm proje fonksiyonel mükemmellikten faydalanır. •Artan öğrenme ve bilgi transferi •Artan iletişim •Müşteri odağı •İkili raporlama •Güç dengesi ihtiyacı •Proje belirli alanlarda yarı zamanlı beceri kullanımını gerektirir.

26 26 Projelerin başarılı olmasında ne yardımcı olur?  Üst yönetimin desteği  Kullanıcıların katılımı  Deneyimli proje yöneticisi  Açık iş hedefleri  Daraltılmış kapsam  Firmanın temel ihtiyaçları  Formal metodoloji  Mantıklı tahminler

27 27 Niye Projeler başarısız olur? •Başarılı bir proje nedir? –Zamanında –Bütçe içinde –İstenen performans seviyesinde –Kaynakların etkin ve verimli biçimde kullanılması –Müşteri tatmini •Projelerin engelleri nelerdir? –Karmaşıklık –Müşterilerin özel ihtiyaçları –Organizasyonel yeniden yapılanma –Proje riskleri –Teknolojik değişimler –İleriye dönük planlama ve fiyatlandırma

28 28 Uygulama AciliyetVizyon ÖnceliklerPlanlar Aksiyon ÖlçümlerÖlçülebilirlik Tanınma Uygulamayı etkileyen 8 faktör … Curt Swindoll, CEO, CoolStrategies Inc.

29 29 KrizAciliyet TepkiselÖnleyici YayılanOdaklanmış Öncelikleri ortadan kaldıranÖncelik oluşturan Opsiyon yokSeçenekler Çok geçZamanlı Aciliyet

30 30 Aciliyet öldürücüler 1.“Kriz” yok 2.Çok fazla kaynak 3.Düşük standartlar 4.Fonksiyonel odaklanma 5.Yanlış ölçümler 6.Az geri besleme 7.Mesajlaşma kültürünü ortadan kaldır 8.İnsan yapısı 9.Çok fazla mutlu konuşma Statükonun memnuniyeti destekleyici güçlerinin etkisini hafife almayın. Source: Kotter, John. Leading Change, pg

31 31 Liderlik vs. Yönetim Source: Kotter, John. Leading Change, pg 71. Liderlik Yönetim Vizyon Stratejiler Planlar Bütçeler Makul ve çekici bir gelecek resmi Vizyonun nasıl gerçekleştirileceğine dair bir mantık çerçevesi Belirli adımlar ve stratejileri uygulamak için zaman planları Planların finansal projeksiyonlar ve hedeflere çevrilmesi

32 32 Tipik Tepkiler: •Yapmaktan hoşlandıklarını yap •Yapmak istediklerimizi yap •Bilinenleri yap •En hızlı yapabildiklerimizi yap •Patronunhiç bir şeye katılmadan ve koordinasyonsuz olarak karar vermesini sağla •Sonsuz tartışma Öncelikler

33 33 Tipik Sonuçlar: •İlerleyiş olmaz •Karmaşa ve kafa karışıklığı •Çalışanlar arasında anlaşmazlık –Liderliğin sorgulanması Öncelikler Önceliklerimizi başarı tanımları çerçevesinde oluşturmalıyız!

34 34 AmaçFikirleri aksiyona çevirin; Stratejiyi operasyonlara çevirin; uyumlaştırın; kaynakları ve vazgeçilmez konuları tanımlayın İhtiyaçlarGeliştirme ve taahhütler SorularBu fikri gerçeğe nasıl dönüştüreceğimizi anladık mı? Bunu yazmak üzere anlaştık mı? Zaman ihtiyacı Plan bir kez hazırlandığında çok az. Sorumlulukları görülebilir kılar! Planlar

35 35 AmaçBaşarı için gerekli kaynak desteğini ve planlamasını sağlayın İhtiyaçlarZaman, beceri, sermaye SorularZamanımı en öncelikli projememi ayırıyorum? Fonksiyonel ve stratejik talepleri dengeleyebiliyor muyum? Zaman ihtiyacı Önemli miktarda ve iyi yönetilmeli … Aksiyon Projeleri görülebilir kılar!

36 36 AmaçUygunsuzluklara cevap vermek İhtiyaçlarSüreç; cesaret SorularEğer geriye düşersek bu önemli mi? Bunu bulmak ne kadar sürecek?Ne kadar kaynağımız var? Hangi teşvikleri sağlayabiliyoruz? Zaman ihtiyacı Küçük – gözden geçirme toplantıları yeterli etkinlikte yapılabilirse. Ölçülebilirlik Sonuçları görülebilir kılar!

37 37 AmaçGelecek başarılar için adımları ortaya koyar, uygulamayı kültürün bir parçası olarak ortaya koyar İhtiyaçlarKutlama, öncelik SorularBugün kutlama yaparak gelecek için yatırım yapmayı istiyor muyuz? Zaman ihtiyacı Çok az Tanıma Başarıyı görülebilir kılar!

38 38 Hangi durum doğru değil? 1)Organizasyonumuz bizi sürekli aksiyone sevk eden bir stratejik aciliyetle yaşar. 2)Organizasyonumuz verimli bir vizyon ile açık seçik bir fikir etrafında toplanmıştır. 3)Organizasyonumuzun deklare ettiği vizyon ve kilit inisiyatifler ilk önceliğimizdir... ve bunun için fedakarlık yapmaya hazırdır. 4)Organizasyonumuz vizyonumuzun nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili yazılı bir plan geliştirmiştir.

39 39 Hangi durum doğru değil? 5)Organizasyonumuz başarıyı ve gerçekleşmelerin plana göre durumunu ölçmek için gerekli ölçümleri tanımlamıştır. 6)Organizasyonumuz faaliyetler için gerekli kaynakları etkin olarak yönetmektedir. 7)Organizasyonumuz çalışanları sürekli ölçülebilir kılar ve sonuçların planların gerisinde kaldığını en kısa sürede farkeder. 8)Organizasyonumuz övgüleri uygulama kültürünün bir parçası olarak görür.

40 40 Niye projeler başarısız olur? •Belirsiz proje hedefleri •Belirsiz ya da kayıp kabuller •Kilit dinleyicilerin gözden kaçırılması •Takım üyelerinin katılımının eksikliği •İnsanları ölçülebilir olmasını sağlamada başarısızlık •Yetersiz izleme •Formal risk tanımı ve yönetimi eksiksizliği •İstenen değişiklikleri gerçekleştirmek ve başlatmak için organize bir yaklaşım olmaması

41 41 Anlamlı proje hedefleri belirlemek için.... •Aktivitelerden çok çıktılara odaklanın •Açık bir dil kullanın •Her bir hedefin en az bir ölçümü olması gerektiğini unutmayın. •Her bir ölçümün en az bir hedefinin olmasını sağlayın •Tüm hedeflerin zaman kısıtı olduğundan emin olun •Her hedefin erişilebilir olduğundan emin olun •Projeyi yönlendirecek unsurları kontrol edin. •Yüksek riskli aktiviteler için olasılık planları geliştirin.


"Tedarik Zinciri ve Lojistik Dış Kaynak Kullanımı Projeleri 6. Verimli bir uygulamanın yönetimi Top Management Program in Logistics & Supply Chain Management." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları