ETKİLİ BİR RAPOR YAZMA VE SUNMA. ETKİLİ RAPOR YAZMA Rapor yazma herhangi bir yazma eyleminin aksine kendine has özellikleri bulunan bir edimdir. Raporlamanın.

... konulu sunumlar: "ETKİLİ BİR RAPOR YAZMA VE SUNMA. ETKİLİ RAPOR YAZMA Rapor yazma herhangi bir yazma eyleminin aksine kendine has özellikleri bulunan bir edimdir. Raporlamanın."— Sunum transkripti:

1 ETKİLİ BİR RAPOR YAZMA VE SUNMA

2 ETKİLİ RAPOR YAZMA Rapor yazma herhangi bir yazma eyleminin aksine kendine has özellikleri bulunan bir edimdir. Raporlamanın belirli bir amacı, yapısı ve belirli temeller ışığında vardığı bir sonucunun olması gerekmektedir. Bu bölümde, sosyal hizmet mesleği ve disiplininde karşılaşılabilecek olan rapor türlerinin etkili şekilde yazılışına dair inceliklere değinilecektir. Bu özel amaç doğrultusunda rapor çeşitleri iki ana başlık altında toplanabilir. Bunlar mesleki rapor ve akademik rapor olarak başlıklandırılabilir. Bu başlıklandırmalarda rapor türlerinden bahsetmek yerine bu raporların etkili şekilde yazılmasına odaklanılacaktır.

3 Mesleki Raporlamaya Dair Önemli Noktalar Mesleki raporlar, müdahale sürecinin en değerli parçalarından biridir. Müdahale sürecinin şekillenmesi, takip edilmesi ve sonuçlandırılması sırasında son derece önemli bir yardımcı olan mesleki raporlama, sosyal hizmet uzmanının en temel işlevlerinden biridir. Etkili bir mesleki rapor yazmak için çeşitli aşamaları içeren bir süreçten geçilmelidir. Bu sürecin basamakları aşağıdaki gibidir:

4 Planlama: Bir müracaatçı sistemine dair değerlendirme raporu yazılması öncelikle iyi bir planlamayla mümkündür. Bunu gerçekleştirmek için bir bilgisayar ya da bir kâğıda, raporun tam olarak neyi amaçladığı yazılmalıdır. Bu amaçlar çerçevesinde hangi konulara değinileceği belirtilerek müracaatçı hakkında edinilen bilgilerin bir dökümünü çıkartılmalıdır. Konuya ilişkin olarak kimlerin müracaatçı sisteminde bulunduğu ve ihtiyacın ne olduğu, nerede, ne zaman, nasıl, neden gibi temel soruların cevaplarının verildiğinden emin olunan bir planlamanın yapılması zorunludur. Bu dökümün çıkartılması gözden kaçan bir ayrıntının var olup olmadığını da belirleyeceği için etkili rapor yazmanın en önemli şartıdır.

5 İlk taslağın yazımı: Planlama safhasının ardından, ilk taslak rapor hızlı bir şekilde yazılmalıdır. Bu, hâlen taze olan bilgilerin hemen kâğıda aktarılması için çok önemlidir. Çünkü müracaatçının hakkındaki her ayrıntı, yazacağınız raporun ekliliğini arttıracak birer unsurdur. Bu ilk taslakta planlama aşamasında ortaya konan tüm noktaların bulunmasına dikkat edilmelidir. Böylece, oluşturulan taslak metin asıl metnin yazımını destekleyecek önemli bir metin hâline gelir.

6 İlk taslağın okuması ve düzenlenmesi: İlk taslakta, hızlı yazmanın getirdiği düzensizlikler, olaylar arası geçişlerin açık olmaması, olaylar arasında atlamalar gibi pek çok hata olabilir. Bu son derece doğaldır. Bunların ayıklanması ve düzene sokulması için taslak metni baştan sona mutlaka okunmalıdır. Bu okumanın ardında çok uzun tutulmuş cümleler varsa, bunların indirgenmesi sağlanmalıdır. Noktalama işaretleri verilen anlamı temelden değiştirdiği için son derece önemlidir. Bu nedenle noktalama işaretlerinin uygun şekilde yerleştirildiğinden emin olunmalıdır. Sosyal hizmete ilişkin jargonun, tanımlamaların yerinde kullanılmasına özen gösterilmelidir. Raporun iletileceği muhatabın rapordaki kavramları bildiğinden emin olunmalı, rapor buna göre düzenlenmelidir.

7 Son düzeltme ve kontrol: Raporun son hâline yaklaşmasıyla birlikte, yeni hâli bir kez daha okunmalıdır. Raporun yeni hâlinin gramer, bütünlük, tutarlılık ve belirlenen amaçlara uygunluk açısından kontrolü yapılmalıdır. Gerek duyulduğunda raporun bir meslektaşa gösterilmesi de mümkündür. Böylece rapor ikinci bir gözden geçirme ile etkililiğinin sağlama alınması ve hitap ettiği hedef kişi, grup ya da kuruma gerçekte hitap edebildiği de görülmüş olur. Bu kontrollerin de tamamlanmasıyla rapor yazma süreci sona erer.

8 ETKİLİ RAPOR HAKKINDA AKILDA TUTULMASI GEREKENLER 1. Etkili rapor ancak rapor yazma etkinliğinin mesleki edimlerin doğal bir parçası olduğunu kabul etmekle mümkündür. Etkili rapor yazmanın aynı zamanda mesleği temsil eden bireyler olarak mesleğin varlık nedenini en açık şekilde gösteren belge olduğu unutulmamalıdır. 2. Raporun etkililiği anlaşılabilirliği, açık ve net şekilde ifadelerle oluşturulması, okuyanın kafasında müdahale süreci ve müracaatçıya ilişkin net bir fikir bırakabilmesiyle ölçülür. Yazılan her raporda bu niteliklerin var olduğundan emin olunmalıdır. 3. Raporun içeriği ile raporun işlevi arasında sağlam bir bağ olmalıdır. Raporun ne için hazırlandığına ilişkin net bir fikir, raporunuzun etkililiği için göz önünde bulundurmanız gereken temel unsurlardandır.

9 ETKİLİ RAPOR HAKKINDA AKILDA TUTULMASI GEREKENLER 4. Raporunuz, ilgili kişiler tarafından okunabileceği gibi müracaatçıya ilişkin çalışmayı sizden devralan ve konu hakkında önceden bir bilgisi olmayan ilgililer tarafından ya da diğer meslek elemanları tarafından da okunabilir. Hatta daha sonra raporların içeriklerinin incelendiği bir araştırmanın parçası da olabilirler. Bu gibi durumlar akılda tutulmalı ve rapor her okuyucunun anlayabileceği, muğlaklıklara yer bırakmayan bir dille kaleme alınmalıdır. 5. Sosyal hizmet mesleği uygulamaları ve müdahale süreçlerine ilişkin raporlamalar genellikle yasal boyutu olan belgelerdir. Bu nedenle konu ne olursa olsun yazılan mesleki raporun o konuyu net bir şekilde açıklaması, müdahale sürecine ilişkin bir raporsa mutlaka gerçekleştirilen her aşamanın kaydı tutulmalı ve sürece ilişkin tüm değişimlerin altında yatan nedenlerle birlikte kaydedilmelidir. Sonuç olarak mesleki raporlar, amacına hizmet eden, doğru ve gerekli bilgiyi içeren, açık ve net ifadelerin bulunduğu, yeterli uzunluktaki metinlerdir. Bu temel şartların sağlanması raporun etkililiğini sağlamak için temel şarttır.

10 Akademik Raporlamaya Dair Önemli Noktalar Akademik raporlar, sadece sosyal hizmet eğitiminde değil mesleğe atıldıktan sonra da uygulama tecrübesinin aktarılması için de son derece önemlidir. Bu nedenle, bu bölümün odaklandığı konu açısından, akademik raporlamayı öğrenim sürecindeki akademik raporlar, ödevler olarak anlayabiliriz. Ayrıca, meslek uygulamaları dâhilinde de akademik raporlama yapılabilmesi mümkün ve hatta gereklidir. Bu bağlamda, etkili akademik rapor yazımını yaşam döngüsünün bu iki önemli dönemini göz önünde bulundurarak inceleyeceğiz

11 Akademik raporların etkili hâle gelmesini sağlayan temeller 1. Akademik rapor, etkililiğini arttırmak üzere, günlük dil kullanımından daha resmî bir üslup ile yazılır, 2. Akademik rapor, kesinliğe ulaşmış veriler üzerine inşa edilir. Konu hakkındaki istatistiki bilgiler, uzun dönemli yapılmış çalışmaların bulguları gibi bilimsel olarak üretilmiş olan bilgilere atıf yapılarak yazılmalıdır. Böylece yazının okuyucuya konu hakkında etkili şekilde bilgi ulaştırılması sağlanır, 3. Akademik raporda kişiselleşmiş bir dil yerine tarafsız bir dil kullanılması tercih edilir. Açık olarak söylemek gerekirse; deneme, günlük, mektup gibi daha kişisel şekilde yazılan metinlerin üslubu yerine edilgen bir dil kullanılmalıdır. (Örn: …olduğu düşünülmektedir. / … eldeki verilerden yola çıkılarak böyle bir yorum yapılabilir.) Böylece araştırmacının araştırmaya ilişkin yaklaşımının bilimselliği kullanılan dile yansıtılarak etkililiği arttırılır,

12 Akademik raporların etkili hâle gelmesini sağlayan temeller 4. Akademik rapor belirli parçalardan oluşan, fakat bu parçalar arasındaki bağın açıkça gösterildiği metindir. Bu nedenle akademik raporda kullanılan her bilginin, metnin konusuna olan bağı titizlikle sağlanmalıdır. Bir ana başlığın hangi alt başlıklar altında ve neden o başlıklar altında incelendiği mutlaka belirtilmelidir. Böylece metnin iç tutarlılık sağlanarak etkililiği sağlanır, 5. Kullanılan terimler ve ifadelerin net ve açık şekilde anlaşılır olması beklenir. Açıklamalar karışıklığa yol açmayacak netlikte yazılmalıdır. Bu konudaki hassasiyet etkili rapor yazımının en temel noktalarından biridir. 6. Raporda açıklanacak olan görüşler mutlak suretle bilimsel verilere dayandırılmalıdır. Objektif olarak toplanan veriler aracılığıyla farklı yorumların yapılması, farklı yaklaşımlardan yararlanılarak sonuca ulaşması mümkündür. Fakat bu yorumların hem veriye hem de yararlanılan kuram ve yaklaşımlarla bağlantıları açık bir şekilde ortaya konulmalı ve bir mantıksal çerçeveye oturtulmalıdır. Veri, kuram ve yorum arasındaki bu devamlılık raporun etkililiğini yapısal olarak sağlamak için vazgeçilmezdir.

13 Bahsedilen bu temeller her türlü akademik metnin etkililiğini arttıracak olan önemli unsurlardır. Bunların yanında; veri, kuram ve yorumların etkili şekilde sunulabileceği bazı raporlama yaklaşımlarından bahsedilebilir. Araştırma konusunun kapsamı, bu konuya ilişkin tartışmaların miktarı, önceden üretilmiş olan verilerin nitelik ve miktarı gibi birtakım etkenler yazılacak olan raporun etkililiğine de yansımaktadır. Araştırma konusunun bu özelliklerine bakılarak etkili bir rapor yazmanın çeşitli yolları vardır. Bu nedenle raporların sadece yukarıda bahsedilen temel etkililik özelliklerini taşıması yeterli olmayabilir. Rapor yazımında etkililiği arttırmak aynı zamanda raporu nasıl yapılandıracağımıza da bağlıdır.

14 Akademik rapor türleri(Amaçlarına göre) Açıklayıcı Rapor (raporun amacı okuyucuya bilgi vermek ise) Araştırma Raporu (amacınız bir konu hakkında yazılmış olan çalışmaları aynı konu hakkındaki kendi fikirlerinizle karşılaştırmak ise) Kıyaslama ve Karşılaştırma Raporu (Rapor yazmadaki amacınız iki veya daha fazla konu arasındaki benzerlik ve farklılıkları yakalamak ise)

15 ETKİLİ SUNUM Sosyal hizmet disiplini ve mesleği iletişimin son derece yoğun olduğu, bilgi alışverişinin temel bir edim olduğu alanlardır. İletişime olan bu gereksinim, günümüzdeki teknolojilerin de kullanımıyla etkili sunum yapma yoluyla karşılanmaktadır. Sunum hedef kitlenin, ister akademik isterse de mesleki alanda, dikkatini çekmek, belirli bir konuda bilgilendirmek, herhangi bir konuya ilişkin dağınık verileri düzene sokarak paylaşmak, ortaklaşa yapılan etkinliklerin düzenlemesinde yardımcı olmak gibi pek çok amaçla kullanılmaktadır. Etkili sunum yapabilmek için göz önünde bulundurulması gereken üç temel unsur bulunmaktadır. Bunlar; sunulacak olan konunun ne kadar karmaşık olduğu, sunumun hedef kitlesinin niteliği ve içinde bulundukları şartlar ile sunumu yapan bireyin sunum sırasında yapması gerekenlerdir

16 a. Sunum Konusunun Karmaşıklık Düzeyi Etkili bir sunum yapmak için göz önünde bulundurulması gereken unsurlardan biri, sunuma konu olan materyalin karmaşıklık düzeyidir. Konu ne kadar karmaşık olursa olsun, karmaşıklıktan uzak bir sunum yapmak için aşağıdakileri gerçekleştirmek gerekmektedir; 1. Sunumun amaçları ve yapısının uyumunu sağlamak: Sunumu hazırlarken, söz konusun sunumun amaçları kesin bir biçimde belirlenmelidir. Etkili sunum yapmak için sunumun her bir parçasının bu amaçları karşılayıp karşılamadığı kontrol edilmeli, amaçlarda belirtilmemiş olan bir konunun sunumda yer almasından kaçınılmalıdır. 2. Sunumun karmaşıklığını hafifletmek için var olan bilgilerden yararlanmak: Gerçekleştirilecek olan sunum karmaşık bir konu hakkındaysa, bu karmaşıklığı azaltmak üzere hedef grubun her bir üyesinin bildiğinden emin olunan yardımcı bilgilerle bağlantısı kurulabilir.

17 Sunum Konusunun Karmaşıklık Düzeyi 3. Sunumun deneyimlerden gelen örneklerle güçlendirilmesi: Sunum sırasında konuya dair herkesin ortak olarak paylaştıkları deneyimlerden, yaşam tecrübelerinden ve örneklerden yararlanılabilir. 4. Sunumun destekleyici materyalle güçlendirilmesi: Sunumun karmaşıklığını azaltmak için teknolojinin nimetlerinden faydalanmak önemlidir. Çeşitli sunum programları, görsel materyaller, konuyu açıklayıcı tablolar gibi birçok araç, konu her ne kadar karmaşık olursa olsun, etki bir sunum yapmaya yardımcı olacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken şey, kullanılan görsellerin yoğun şekilde metinden ya da çok küçük şekillerden oluşmasının önüne geçmektir. Sunum sırasında söylenecek olanların metin olarak görsellere aktarılması ve izleyiciye okunması gibi uygulamalardan kaçınılmalıdır. Sunum sırasında söylenenlerin daha rahat algılanmasını sağlamak üzere tablolar, görseller, şekiller vb. araçlar etkililiğin arttırmak üzere size yardımcı olacaktır.

18 b. Sunumun Hedef Grubunun Niteliği ve Bulunduğu Şartlar Sunum hazırlanırken dikkat edilmesi gereken temel konulardan biri de sunumun yapılacağı grubun niteliğini göz önünde bulundurmaktır. Sunumun etkililiği, aynı zamanda ne kadar algılanabildiği ile doğrudan ilişkili olduğu için hedef grubun özelliklerinin saptanması şarttır. Sunumun etkililiğine ilişkin bu unsurun gerekleri şu şekilde sağlanabilir: 1. Sunumun yapılacağı hedef grubun temel özellikleri hakkında bilgili olmak: Akademik ortamda yapacağınız sunum ile bir Toplum Merkezindeki müracaatçılara yapacağınız sunum arasında önemli farklar olabilir. Hedef grubun eğitim, yaş, cinsiyet, kültür, din vb. özellikleri hakkında bilgi sahibi olmanız; etkili şekilde sunum yapmanız için temel bir gerekliliktir.

19 b. Sunumun Hedef Grubunun Niteliği ve Bulunduğu Şartlar 2. Sunumun yapılacağı hedef kitlenin içinde bulunduğu durumu bilmek: Sunumun hedef kitlesinin içinde bulunduğu yaşam şartları sunumun içeriğinin, yapısının ve kapsamının belirlenmesinde temel kriterlerden biridir. İçme suyu olmayan bir bölgede sunulacak sağlık bilgisi ile kentsel bölgede sunulacak olan sağlık bilgisi bilgisinin içerik, yapı ve kapsamı farklı olmalıdır. Hatta bu husus o kadar belirleyicidir ki bazı durumlarda sunumun konusunun ya da kapsamının değişmesini zorunlu kılabilir. İçme suyu olmayan bölgede sadece sağlık bilgisi vermekle birlikte bölgeye nasıl içme suyu getirilebileceğine dair bir bilgilendirme sunumu da yapılmak durumunda kalınabilir. Hedef kitlenin şartlarına uygun bilginin sunumu, etkililiği kökten arttıracak bir konudur.

20 b. Sunumun Hedef Grubunun Niteliği ve Bulunduğu Şartlar 3. Heterojen hedef kitlesi ile karşılaşılan durumlar: Sunumun yapılacağı ortamda konuyla ilgili oldukları hâlde farklı nitelikleri olan çeşitli alt grupların oluşturduğu bir hedef grupla karşılaşılabilir. Bu durumda konunun derinliğine inmektense temel başlıkların basitçe aktarıldığı bir tutum benimsenmelidir. Heterojen hedef grupla karşılaşıldığına bir sonraki başlıklarda bahsedilen yöntemleri daha sıkça uygulamaya hazır olunmalıdır.

21 c. Sunumu Gerçekleştiren Kişinin Yapması Gerekenler Sunumu gerçekleştirecek olan kişinin sunumun etkililiğini sağlamak üzere yapması gerekenler temel olarak sunumun hedef kitleye iletilmesine ilişkin kaliteyi de belirlemektedir. Bu konuyu ayrıntılarıyla göz önüne sermek için sunumun çeşitli aşamalarında ve sunumun genelinde gerçekleştirilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir: 1. Sunumun başlangıcında yapılması gerekenler: Sunumun başında, hedef kitlenin bu sunumdan beklemesi gerekenlerin açıklandığı küçük bir girişle başlanması idealdir. Bu yola sunumun temel başlıklarının tanıtılması sağlanmış olacaktır. Bu aynı zamanda sunumu hazırlarken belirlenen amaçlarla da paralellik göstermelidir. Sunumun başlangıcında hedef grubun ilgisini çekmek üzere konu hakkında ısındırıcı sorular sorularak etkileşimli bir ortam yaratılması etkililiğin arttırılmasında önemlidir.

22 c. Sunumu Gerçekleştiren Kişinin Yapması Gerekenler 2. Sunum süresince yapılması gerekenler: Sunumun ilerleyen bölümlerine başta yaratılan etkileşimsel ortamın devamının sağlanması için hedef grup ile göz kontağı kurulması, hedef grubun düzeyine uygun bir dil kullanılması, grubun dikkatinin dağılmaması için yeterli bir ses tonunun kullanılması, sunum yapılırken sunum yapılan platformun ya da alanın iyi kullanılması (sunum yaparken dolaşmak, jest ve mimikler aracılığıyla konuya odaklanmaya yardımcı olmak gibi.), hedef grubun katılımını sağlamak üzere soru sorabileceklerinin hatırlatılması gerekmektedir. Sunum süresince uyulacak bu davranışlar konunun etkili bir şekilde aktarılmasını sağlayacaktır.

23 c. Sunumu Gerçekleştiren Kişinin Yapması Gerekenler 3. Sunumu bitirirken yapılması gerekenler: Sunum bitirilirken bilgi verilen konuya dair ana başlıklar altında nelerden bahsedildiği kısaca tekrarlanmalı, anlaşılamayan konular varsa bunların üzerinde tekrar durulmalı ve soru-cevap yöntemi kullanılarak anlaşılmayan kısımdaki eksikliğin etkili şekilde giderilmesi sağlanmalıdır.

24 Mesleki Raporlama ve Sunum Sosyal hizmet mesleği, temelde insan ihtiyaçlarının çeşitli düzeylerde ve insan haklarına duyarlı bir şekilde karşılanmasına dayanmaktadır. Bu da tanım itibarıyla saydam, hesap verilebilir, müracaatçıya kesinlikle zarar verilmemesini gerektiren, planlı ve tutarlı bir müdahale sürecini gerektirir. Bu gereklilikleri karşılamak ise ancak mesleki müdahale sürecinin adım adım ve müracaatçının katılımıyla planlanması, uygulanması ve tüm bu yapıp edilenlerin titizlikle ve etkili şekilde raporlanması ile mümkündür. Raporlama, mesleki edimlerimize ilişkin aşağıdaki şartları yerine getirir ve bu şartlar aynı zamanda etkili bir mesleki raporun temel gerekliliklerini tespit etmekte yardımcı olur

25 Mesleki Raporlama ( Etkili bir rapor şu sonuçları getirir) 1. Müracaatçının katılımının sağlandığı planlı bir müdahale başlatmak 2. Müdahale sürecindeki her adımın belirgin ve açık bir şekilde görülmesini sağlamak 3. Belirlenen hedeflerin tam tanımlarını yapmak 4. Tanımları yapılmış olan hedeflere ulaşmakta kullanılan yöntemlerin ortaya konmasını sağlamak 5. Müracaatçının değişen ihtiyaçlarını karşılamak üzere esnek bir müdahale sürecini mümkün kılmak 6. Başarılan ve başarılamayan hedefleri ve bunların sebeplerini açık şekilde görmek 7. Müdahale sürecinde olası bir sevk durumu ortaya çıktığında müracaatçıya ilişkin müdahale sürecinin aksamasını engellemek 8. Müdahale sürecine ilişkin meslektaşlardan almaya ihtiyaç duyulan geribildirimlere temel oluşturmak 9. Müdahale sürecinin hesap verilebilir, etik değerlerin ön planda tutulduğu, müracaatçının rıza gösterdiği ve gerçekçi hedef ve zaman sınırlarına riayet edildiğini açıkça göstermek 10. Sosyal hizmetlerin organizasyonuna ilişkin politikaların geliştirilmesine temel teşkil etmek

26 Mesleki Sunum (Etkili bir sunum şu sonuçları getirir) 1. Kurum çatısı altındaki hizmetlerin genel dağılımını görmek, 2. Hizmetlerin çeşitliliğini tespit etmek, 3. Verilen hizmetlerin genel çerçevesini ve diğer kurumlarla nasıl bir ilişki içinde olduğunu görmek, 4. Verilen hizmetlerin uzun vadede amacına ulaşıp ulaşmadığının tarafsız bir değerlendirmesini ortaya koymak, 5. Meslek elemanının yaptığı müdahaleleri objektif olarak görmesi ve ilgililere aktarması, 6. Mesleki faaliyetlere ilişkin yıllık/dönemlik raporlara temel teşkil etmesi, 7. Mesleki faaliyetlerin hangi yönde gelişebileceği sorusuna ışık tutması, 8. Değişen hizmet ihtiyaçlarının takip edilmesine ilişkin uzun vadede eğilimleri göstermesi, 9. Kurumun geçmişteki faaliyetlerine ilişkin özet bir arşiv niteliği gösterebilmesi, 10. Gerçekleştirilen mesleki faaliyetler hakkında hem hedef grupların hem de bu hizmetlerin verilmesini sağlayan kaynakların etkili şekilde bilgilendirilmesi ile desteklerinin devamını sağlamak.

27 Rapor yazma ve sunum becerileri, meslek elemanlarının yaptıkları faaliyetlerin birçoğunda vazgeçilmez bir yere sahiptir. Bir sosyal hizmet uzmanının mesleğinin gereklerini hakkıyla yerine getirebilmesinin ön koşulu olarak görülmesi gereken bu beceriler, mesleki kariyerin ilerlemesiyle daha da keskinleştirilmeli ve üzerinde her zaman çalışılması gereklidir. Bu beceriler aynı zamanda meslek elemanlarıyla olan iş birliği ve görüş alışverişinin temellerini oluşturacağı için nitelikli ve etkili şekilde yerine getirilmesi zorunludur.

28 BİR SONRAKİ DERSTE GÖRÜŞMEK ÜZERE…