Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM. BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Belge yönetimi, gerekli belgelerin üretimi ve kullanılmasında bir sistem ve bu sistemin.

... konulu sunumlar: "Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM. BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Belge yönetimi, gerekli belgelerin üretimi ve kullanılmasında bir sistem ve bu sistemin."— Sunum transkripti:

1 Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM

2 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Belge yönetimi, gerekli belgelerin üretimi ve kullanılmasında bir sistem ve bu sistemin işlemesi için yöntemleri kapsayan süreçler geliştirir. Hızla gelişen teknolojinin etkisiyle örgütlerin bilgisayar tabanlı ortamlarda ürettikleri belgelerin yönetimi, temel belge yönetimi uygulamalarından farklı olmamaktadır.

3 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bilgisayar tabanlı belge yönetimi ya da diğer adıyla elektronik belge yönetimi, ilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak ortaya çıkan ve bu gelişme oranında kurumsal yapıya yansıyan bir belge yönetim aktivitesidir. Özellikle bilgisayar teknolojisiyle birlikte kurumlar artık belgelerini bilgisayar ortamında üretmekte ve aynı sistem içerisinde iletimini yapmaktadır.

4 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak belge yönetimi elektronik ortama doğru bir değişim göstermektedir. Bilişim teknolojileri ürünleri olan elektronik posta, faks, sesli posta, bilgisayar disketleri ve bellek kayıtları belge yönetiminde yaşanan değişimi göstermesi açısından önemlidir. Bu yeni ürünler beraberinde yeni yaklaşımlar ve çözüm yolları getirmektedir.

5 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bilgisayar tabanlı belge yönetimi bu tür belgelerin yönetilmesini ifade eder. Bilgisayar tabanlı belgelerin yönetiminde oluşabilecek olumsuzluklar, yöneticilerin doğru bilgilerle karar almalarında birtakım olumsuzluklara yol açacaktır. Bilgisayar tabanlı belgeler de kâğıt belgelerde olduğu gibi üretiminden imhasına kadar iyi bir yönetim gerektirir.

6 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bir belgenin bilgisayar tabanlı belge sayılabilmesi için bazı niteliklere sahip olması gerekir. Ortam: Belgenin fiziksel taşıyıcısını ifade eder. Yani bilgisayar tabanlı belgenin bilgisayar ortamı CD-ROM, disket ve benzeri ortamların hangisinde bulunduğunu ifade eder.

7 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ İçerik: Belgenin yerine getirilen fonksiyon gereği sahip olduğu içerik veya amaçladığı mesajı gösterir. Fiziksel ve entelektüel şekil: Belgenin iletilmesini sağlayan ifade kurallarının bütünüdür. Faaliyet: Belgenin hangi faaliyet sonucu oluştuğunu açıklar. Yasal ve idari çerçeve: Belgenin üretildiği yasal, yönetimsel ve işlevsel çerçevedir.

8 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Kurumlarda bilgisayar tabanlı belge yönetimini gerekli kılan nedenleri şu şekilde sıralamak mümkündür: Belgelerin geleneksel yöntemlerle muhafaza edilmesi, işlemlerin yavaş yürümesine, dosyalama sürecinde hata yapılmasına ve dolayısıyla erişim sorunlarının yaşanmasına neden olabilmektedir.

9 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Özellikle belge üretiminin yoğun olduğu kurumlarda, genellikle fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanı çok geniş bir yer kaplamaktadır. Fiziksel depolamanın elektronik depolamaya oranla güvenlik riski daha yüksektir. Geleneksel belge sistemlerinde, belgeleri çoğaltma ve kopyalama işlemleri oldukça yüksek bir maliyete neden olabilmektedir.

10 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bilgisayar tabanlı belge yönetiminin avantajlarını şu şekilde ifade edebiliriz: Belgelerin hızlı bir şekilde arşivlenmesi, Belgelere hızlı erişim, Farklı dosyalara ait belgeler arasında bağlantı kurma kolaylığı, Bilgisayar tabanlı ortamdaki belgelerin basılı ortama geçirilmeden dosyalanması, Kâğıt tasarrufu, Çalışanların iş sırasındaki fotokopi vb. işlemleri, görece daha az yapmalarını sağlayan sistem nedeniyle zaman tasarrufu, İş veriminin artması, Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesi Yüksek seviyede güvenlik

11 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ ÖRNEK RESİM 1

12 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Örnek resimde geleneksel belge yönetimi ile elektronik belge yönetiminin zaman açısından farklı bir ürün üzerinden açıklanmaktadır. Bilgisayar tabanlı belge yönetim sistemi belirgin derecede hız farkına sahip bulunmaktadır.

13 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bu büyük avantajlara karşın bilgisayar tabanlı belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar da bulunmaktadır: 1. Mevcut koşullar yeni sisteme uygulanabilir mi? 2. İleriye dönük teknolojik gelişmelere uygunluk gösterebilir mi? 3. Günümüzde çok kullanılan belli başlı yazılımlarla uyumlu mu? 4. Sistemin sağladığı kolaylıklar bu yatırımı yapmaya değecek düzeyde mi?

14 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Bu büyük avantajlara karşın bilgisayar tabanlı belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken unsurlar da bulunmaktadır: 5. Güvenlik konusunda yeterli mi? 6. Arşivlenmiş belgelere erişim konusunda yeterli mi? 7.Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolayca kullanılabilir mi?

15 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Kuruluş için bilgisayar tabanlı belge yönetim sistemine geçmenin avantajları tatmin edici olduğunda ve yukarıda sıraladığımız sorulara uygun yanıtlar verildiğinde kuruluşun yeni sisteme geçirilmesi büyük yararlar sağlayacaktır. Elektronik belgelerin üretildiği yazılım ve donanımın korunması ve gelişen bilişim teknolojileri bağlamında düzenli aralıklarla yenilenmesi gerekmektedir.

16 BİLGİSAYAR TABANLI BELGE YÖNETİMİ Elektronik belgelerin muhafazasında ilk önemli husus, bulunduğu donanımdır. İkinci önemli husus yazılımdır.

17 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Sosyal hizmet kuruluşlarının bilgisayar tabanlı belge yönetimi uygulamalarına geçebilmeleri için aşağıda belirlenen adımların göz önünde bulundurulması önemlidir: 1.Bilgisayar tabanlı belge yönetimi için ön araştırmalar yapılmalı ve bu konuda yeterli bilgi toplanmalıdır. 2. Kuruluşlar kendi sistemlerini analiz etmelidirler. 3. Bilgisayar tabanlı belge yönetim sistemine geçiş için gerekli olan malzemeler ve gereksinimler belirlenmelidir.

18 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ 4. Malzemeler ve gereksinimler için bütçe hesaplamaları yapılmalıdır. 5. Bilgisayar tabanlı belge yönetimi projeleri hazırlanmalıdır. 6. Projelere uygun sistem tasarımları geliştirilmelidir. 7. Geliştirilen sistemler uygulanmalıdır.

19 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ 8. Uygulama işlemlerinden sonra bütün detaylarla sistemler gözden geçirilmelidir. 9. Eksik noktaların bulunması durumunda sistemler geliştirilmelidir. 10. Kuruluş çalışanlarının talep ve beklentileri değerlendirilmelidir.

20 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemlerinin, örgütlerde başarı ile uygulanabilmesi kurum çalışanlarının bilgilendirilmesine bağlıdır. Bilgisayar tabanlı belge yönetimi, kurum içinde iletişimi hızlandırması, kurumun verimliliğini artırması, teknolojik bir alt yapıyla kurumların işlemlerini daha güvenli bir ortamda gerçekleştirebilmesi konularında örgütlere yardımcı olmaktadır.

21 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Bilgisayar tabanlı belge sistemlerini sosyal hizmet kuruluşlarında kurmak için izlenecek yolları gösteren ve Türkiye’de diğer kurum ve kuruluşlar için de başvurulan genel nitelikte bir model mevcuttur (Kandur, 2005). Bu modelde dört ana modül bulunmakta; Her bir modülün altında da alt bölümler yer almakta; Alt bölümlerin altında ise sistem gereksinimleri tanımlanmaktadır.

22 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Sistematik Dosya Planı Öncelikle kuruluşlarının, hızlı ve kolay erişebilmeleri için belgelere yönelik düzenli ve sistematik bir dosya planı geliştirmeleri gerekmektedir.

23 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Eğitim Kuruluşlarda dosya planı geliştirildikten sonra, bütün çalışanların bu plandan etkin biçimde yararlanabilmeleri için eğitim almaları önemlidir.

24 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Saklama Planı Saklama planlarının oluşturulması ise kurum veya kuruluşlardaki belgelerin içerikleri ve amaçlarına göre ne kadar süreyle saklanması gerektiğini ortaya koymaktadır.

25 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Kayıt İçin Teknik Altyapı Bilgisayar tabanlı belge yönetimi sisteminde, bilgisayar tabanlı belgeleri hangi formatta olursa olsun rahatlıkla kaydedebilmek için uygun teknik altyapı sağlanmalıdır..

26 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Kayıtlı belgelerin tekrar kaydedilmesini engellemek amacıyla sistem uyarı vermeli, Gelen belgelerin yanı sıra üretilen belgeler de sisteme kaydedilmeli, Gerektiğinde sistem yöneticisi veya kullanıcıları bilgisayar tabanlı belgelerin adı ve konularını değiştirilebilmelidir.

27 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Erişim Kontrolü ve Güvenlik Bilgisayar tabanlı belge yönetimi sisteminde dikkat edilmesi gereken diğer bir özellik ise erişim kontrolü ve güvenliğin sağlanmasıdır.

28 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Belgeler, örgütlerin temellerini oluşturmakta; örgütlerin yönetilmesi ve başarılarında önemli bir etken olmaktadır. Sosyal hizmet kuruluşlarının bu sorunları yaşamamaları, belli bir strateji ve yöntem geliştirmelerine bağlıdır. Geliştirilen bu strateji ve yöntemlerin belli aralıklarla değerlendirilmesi, gözden geçirilmesi ve gereksinimlere göre yenilenmesi şarttır.

29 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Bir örgütte belgeler, Örgütün günlük işlemleri sırasında sıklıkla kullandığı güncel belgeler ve Tekrar kullanma amacıyla erişebilmek için arşivlerde saklanan güncel olmayan ya da daha az kullanan belgeler olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır.

30 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Belge yönetim sistemlerinde örgütün etkinliklerini en verimli ve hızlı biçimde yürütebilmesi için bu iki grup belgelere yönelik çözümler geliştirilmelidir. Sosyal hizmet kuruluşlarında bilgisayar tabanlı belge yönetimi, kamu kurum ve kuruluşlarındaki belge yönetimi ile aynı amacı taşımasına rağmen, uygulamada ve belge türlerinde farklılıklar görülebilmektedir.

31 SOSYAL HİZMETLERDE BİLGİSAYAR TABANLI BELGEYÖNETİMİ Sosyal hizmet kuruluşlarında bilgisayar tabanlı belgelerin ortaya çıkmasından (günlük faaliyetler sonucunda veya mevcut olan bir gerçek) yani üretimden, Kullanılması, Korunması, Saklanması, İmha edilmesi ve tasfiye işlemlerine kadar tüm işlemler bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemi içinde gerçekleştirilebilir.

32 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetim Sisteminin Hedefleri Sosyal hizmet kuruluşlarında bilgisayar tabanlı belge yönetimi sisteminin hedefleri şu şekilde sıralanabilir: Birimler ve bölümler arasında kolay ve hızlı bilgi transferinin gerçekleştirilmesi, Çok önemli olan bilgisayar tabanlı belgelerin belirlenmesi, Gizli olan belgelerde erişim kısıtlamaları,

33 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetim Sisteminin Hedefleri Zaman ve mekândan tasarrufun sağlanması, Arama olanaklarının sağlanması, Belge akışında hata oranının en az seviyeyi indirilmesi, Diğer sosyal hizmet kuruluşlarıyla bilgi alışverişi yapma kapasitesinin artırılması,

34 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Sosyal hizmet kuruluşlarında bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemine geçiş; Günlük işlemler ile dış yazışmalar ve ya Bilgisayar tabanlı olmayan tüm kayıtların ve raporların bilgisayar tabanlı ortama aktarılması sonucunda ortaya çıkmaktadır.

35 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Sosyal hizmet kuruluşlarının bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemine geçişlerinde ilk aşama, böyle bir sisteme gereksinim duyulmasıdır. Sosyal hizmet kuruluşu üst yöneticilerin; Sosyal hizmetlere duyulan ihtiyacın yoğunluğunu ve bilgisayar tabanlı uygulamaların başarı için sunduğu olanakları göz önünde bulundurarak bilgisayar tabanlı belge yönetiminin önemini kavramaları gereklidir.

36 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Karar verme işleminin ardından atılacak emin adımlar, ilgili sürecin başarıyla tamamlanması açısından önemlidir.

37 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemlerinden yararlanmak isteyen sosyal hizmet kuruluşlarının izlemesi gereken adımlar şunlardır: 1) Mevcut sistemin incelenerek değerlendirilmesi, 2) Bilgisayar tabanlı dönüşüm kapsamında var olan standartların ve yasaların incelenmesi, 3) Strateji ve planların belirlenmesi,

38 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları 4) Bir yöntemin ortaya konulması, 5) Bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemi için gerekli olan sistem alt yapısının incelenmesi, 6) Sistem için gerekli olan donanım ve yazılımların belirlenmesi, 7) Çalışanlara yönelik verilecek eğitimin planlanması, 8) Sistemde mevcut olan belgelerin bilgisayar tabanlı ortama taşınması,

39 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları 9) Genel belgelerin kayıt işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 10) Kayıt edilecek belgelerin saklama sürelerinin belirlenmesi, 11) Tasnif işlemlerinin yapılması, 12) Depolama işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 13) Bilgisayar tabanlı belgelerde erişim yetkilerinin belirlenmesi ve izleme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, 14) Tasfiye işlemlerinin yapılması.

40 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Güvenlik Kuruluşlarda bilgisayar tabanlı belge yönetimi sisteminden etkili biçimde faydalanabilmek için sistemin yasal gerekliliklere ve standartlara dayanarak tasarlanması gereklidir.

41 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Sadece yasal gerekliliklerin ve standartların dikkate alınması, bilgisayar tabanlı belgelerin güvenliğinin sağlanması açısından yeterli değildir. Bu nedenle sosyal hizmet kuruluşlarının; Bilgisayar tabanlı belgelerini koruyabilmesi, Şifre tanımlama, Erişim kısıtlama, Kullanıcı yetkilerini belirleme ve en önemlisi bilgisayar tabanlı imza kullanma şartlarına bağlıdır.

42 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Türkiye’de örgütlerde kullanılan bilgisayar tabanlı imza türü genelde metin ya da verilerin bütünlüğünü sağlayan, imzalayanı tanımlayan, belirli arametrelerin birleştirilmesinden oluşan, kriptografi (şifreleme) yöntemlerine dayanan dijital imzadır. Dijital imza, açık anahtar, gizli anahtar ve sertifika olmak üzere üç temel faktörden oluşmaktadır. Anahtar terimi, şifre veya deşifre işlemlerinde kullanılan sayısal karakter simetrik ve asimetrik dizileridir.

43 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Sosyal hizmet kuruluşlarında bilgisayar tabanlı belge yönetimi sistemlerinde bilgisayar tabanlı imzanın kullanılması birçok avantajı beraberinde getirir. Bunlar; Bilgisayar tabanlı imza, örgütler için sözleşmelerde veya anlaşmalarda bir önemli bir kanıttır. Bilgisayar tabanlı imza kullanan örgütlerde birimler, bir belge ya da verinin gönderilmesi ve alınmasını inkâr edememektedirler.

44 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Bilgisayar tabanlı imza, gönderici ve alıcıların kimliklerini ortaya koyması nedeniyle güvenli bir ortamın sağlanmasına yardımcı olur. Bilgisayar tabanlı imza, mesajların karıştırılmadığını ve değiştirilmediğini garanti ederek verilerin bütünlüğünü sağlar.

45 Sosyal Hizmet Kuruluşlarında Bilgisayar Tabanlı Belge Yönetimi Sistemine Geçiş Aşamaları Bilgisayar tabanlı imza, gönderici ve alıcıların kimliklerini ortaya koyması nedeniyle güvenli bir ortamın sağlanmasına yardımcı olur. Bilgisayar tabanlı imza, mesajların karıştırılmadığını ve değiştirilmediğini garanti ederek verilerin bütünlüğünü sağlar.

46 SON Beni Dinlediğiniz İçin Teşekkür Ederim Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM