İLETİŞİM NEDİR? İletilmek istenilen materyalin, ilgili herkes tarafından tamamen anlaşılabilmesi amacıyla bilgi, düşünce, yazı, konuşm a ve diğer araçlarla.

... konulu sunumlar: "İLETİŞİM NEDİR? İletilmek istenilen materyalin, ilgili herkes tarafından tamamen anlaşılabilmesi amacıyla bilgi, düşünce, yazı, konuşm a ve diğer araçlarla."— Sunum transkripti:

1 İLETİŞİM NEDİR? İletilmek istenilen materyalin, ilgili herkes tarafından tamamen anlaşılabilmesi amacıyla bilgi, düşünce, yazı, konuşm a ve diğer araçlarla ya da b unların birarada kullanımıyla iletilmesi, alınması ya da değiştirilmesi olarak tanımlanabilir.

2 Hepimiz, zamanın büyük bir bölümünde iletişimle ilgili olduğumuz için doğru iletişim ihtiyacı kaçınılmaz bir gerekliliktir. Ancak doğru iletişimle düşüncelerimiz ilgili herkes tarafından doğru olarak algılanabilir. Örneğin tek yönlü sokaklardan, ana caddeye nasıl ulaşılacağını, yönler hakkında hiçbirşey bilmeyen bilmeyen birine; kendi bilgi dağarcığımızdaki birine anlatımı şeklinde anlattığımızda ne kadar iyi anlatırsak anlatalım o kişiyle iyi iletişim kurmuş olamayız.

3 Söylemek zorunda olduğumuz şeyi düşünmek, onu en iyi şekilde ifade edecek yöntemi; mektup, telefon ya da şahsi ifade olarak bulmak, karşımızdakinin onu mutlaka algılayabilmesini sağlamak, verilen cevabı algılamak, iletişim sürecinin hayati önem taşıyan evreleridir.

4 TOPLUMSAL İLETİŞİM İnsan toplumsal bir varlıktır ve zamanın çoğunu diğer insanlarla geçirir. Önce yakın çevremiz ile iletişim kurmayı öğrenip, yaşamımızın geri kalan kısmını toplumsal iletişim içinde geçiririz. Her aşamada çevremizdeki kişilerle toplumsal bir iletişim sürecine gireriz. Yüzyüze ya da telefonla konuşurken değişik iletişim türlerini kullanırız. Yaşlandığımızda, gençleri eleştirir o yaşta öyle yapmadığımızı söyleriz. Bunların hep kendine özgü kabul edilir ya da edilemez davranış biçimleri olan toplumsal iletişimi oluşturur. Toplumsal iletişim çok önemlidir, ancak bir o kadar önemli diğer bir alan da iş iletişimidir.

5 İŞ İLETİŞİMİ Çalışan herkes iletişim ile ilgilidir. Toplumsal iletişimde telefon muhabbet etmek için kullanılırken. İş iletişiminde araç haline dönüşür. Toplumsal diyalog, küçük grublar tarafından anlaşılabilir ağızlarla ve ifade edilebilir.

6 Örneğin bir personel müdürü yeni alacağı, personeli için gazeteye ilan vermişse, satın alabildiği sütunlarda en fazla bilgiyi aktarabileceği kelimeleri seçer. Banka müdürü kredi almaya gelen bir banka müşterisine özel hayatını anlatmaz. Üstüne düşen görevi yerine getirebilmesi için iletişimin açık, içerikli olması gerekir. İletilmek istenen bilginin belirsiz olması durumunda para ve zaman boşa harcanmış olur.

7 ORTAMI SEÇME : Bir mesajın amacıyla iletilme yöntemi arasında çok yakın ve önemli bir ilişki vardır. Bunun sonucu olarak, iletişim ortamı, yani fikirlerin, bilgilerin ya da düşüncelerin iletildiği biçim, ilgili bütün faktörler göz önünden bulundurulduktan sonra dikkatle ve özenle seçilmelidir. İletişimde en iyi yöntemin hangisi olduğuna karar verebilmemiz konusunda bize yardımcı olabilecek faktörler şunlardır: Güvenebilirlilik-Ortam-Alıcıyla İlişki-Resmiyet-Amaca Uygunluk-Sırdaşlık İlkesi-Maliyet

8 a-)Güvenebilirlik: Mesajın alınacağından emin olmadıkça göndermek anlamsızdır. Gönderildiği yere ulaşan mesajın iletişim açısından güvenilebilirliğinin yanı sıra, içeriğinin karşı tarafa ne kadar doğru aktarıldığıda önemlidir. Eğer Türkçesi zayıf biriyle iletişim kurmamız gerekirse mektup yazmak yerine, belirsizlik olmaması için yüzyüze konuşmayı tercih edebiliriz.

9 b-)Alıcı: İletişim ortamı seçerken, alıcı unsuru göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin iletilecek konuyu alıcı bire bir mi yoksa topluluk içinde mi duymak isteyecektir. Ya da bir haberi telefonla aracılığıyla mı duymak isteyecektir.

10 c-)Alıcıyla İlişki: İş yaşamında farklı insanlarla karşılaşırız. Aynı işyerinde çalıştığımız insanlar bizim üzerimizde yetkiye sahiptir ya da çalışanlar sorumluluğumuz altında olabilirler. İşyerinde iletişim kurulan kişi ile iletişim türü belirlemek gerekebilir. Örneğin Bir stajyer genel müdürü sürekli arayamazken, bir müdür diğer müdürlerle telefon diyoloğuna çok sık girebilir.

11 d-)Formalite-Resmiyet : Bazı iletişim türleri oldukça resmidir. İnsanları samimiyete teşvik etmek ya da güvenlerinin gelişmesini sağlayacak etmenler önemsenmeyebilir. Formaliteyi gereğinden fazla arttırmak kadar, gerektiği kadar kullanmamak da yanlıştır. Örneğin iş alışverişlerinde, eleman alma, eleman çıkarma ya da atamalarda belirli formaliteler gerekmektedir.

12 e-)Amaca Uygunluk : İletişimde neyi gerçekleştirmeyi amaçlıyorsak, buna göre yöntem belirlemeliyiz. Örneğin: Bir kişiyi, bir toplantıya katılması konusunda özendirmek için bir davet mektubu mu daha etkili olur telefon görüşmesi mi?

13 f-)Sırdaşlık ilkesi: Bazı mesajlar gizlilik içerirler ve sadece hedeflenen alıcı tarafından alınması önem taşıyabilir.

14 f-)Maliyet : İletişim türünü seçerken akılda bulundurulması gereken bir unsurdur.

15 SÖZLÜ İLETİŞİM BİÇİMLERİ İki kişinin karşılıklı konuşması olabileceği gibi uzaktan da olabilir. A-)Planlanmış Gayri Resmi Konuşma : Örneğin bir projede gelişmelerin rapor edildiği bir geçiş toplantısı. B-)Mülakat : Kişiler arası resmi görüşmedir. Dikkatli hazırlandığında mülakatlar fikir alışverişi ve bir sonuca ulaştırılması nedeniyle etkili olur.

16 C-) Telefonla Görüşme : Sürekli kullandığımız bir iletişim türü olmasına rağmen dezavantajları vardır. Örneğin zamanlama yanlış olduğunda, belki konuşulması gerekenler tam konuşulmayacak bu nedenle çok verimli olmayacaktır.

17 D-) Grup Toplantısı : Grup toplantıları, birçok insan becerilerini paylaşabilecekleri ve çoğunluğun anlattığı bir sonuca varılmasına yarar. Grup toplantıları dikkatle planlanmalı ve yönetilmelidir. Aksi halde verimsiz olabilir.

18 E-) Komite Toplantıları : Bir komitenin kesin olarak belirlenmiş bir sırayı takip ederek belirli aralıklarla bir araya geldiği özel bir toplantı şeklidir. Çok geniş ve farklı görüşlerin belirsizliğe neden olması dezavantajdır. Avantajı değişik bir insan yelpazesi tarafından tartışılan ve ulaşılan sonucun tutanak ya da raporla kaydedilmesidir.

19 F-) Tüm Personel Ya da Çalışanlararası Toplantı : İş saatlerini aldığı ve yönetilmesi güç olduğu için düzenlenmeleri zordur. Genelde amacından uzaklaşan, uzayıp giden toplantılar olabir. Ancak çalışanlar arası ilişkileri geliştirmesi açısından değerlidirler.

20 G-) Resmi Sunuş : Sunu ya da sergileme olarak da ifade edilen, belirli bir konu ile sınırlanmış konuşma, dia ve diğer görsel – işitsel araçlarla bir konunun sunulması anlamına gelir. Personel eğitiminde ya da yeni ürünlerin tanıtılmasında v.s. Kullanılan bir yöntemdir.

21 YAZILI İLETİŞİM TÜRLERİ A-)Gayri Resmi Not B-)Mektup Pusulası : Aynı işyerinde çalışan kişiler tarafından kullanılan, resmi yapıda bir iletişim şeklidir. Uzun olduğunda okuyucu tafaından önemsenmiyebilir. C-)Sirküler : Birçok kişiye, çeşitli biçimlerde bilgi iletmek, mal ve hizmetler hakkında bilgi vermek için aynı anda gönderilen mektup türüdür. Kişisel değildir. D-)Basın Bülteni : Bir olayın kamu oyunda duyurulması gerektiğinde basın bülteni hazırlanır. E-)Formlar : Formlar, kolay okunup, yorumlanabilen, çabuk toparlanabilen çok sayıda bilgi sağlar. Ancak kişilerin fikirlerini ifade edilebilmelerine pek olanak sağlamaz.

22 YAZILI İLETİŞİM TÜRLERİ G-)Küçük İlanlar : Örneğin eğitim konferansını bildirmek gibi. H-)Raporlar : Haftalık üretim raporu gibi kısa olabileceği gibi planları ve gelişimi anlatan çok kapsamlı raporlarda hazırlamak mümkündür. I-)Elektronik Araçlar : Günümüzde yazılı iletişim araçlarıda gündeme gelmeye başlamıştır. E-Posta, Fax, SMS vb.

23 GÖRSEL İLETİŞİM Kelimeler kullanılarak iletişim kurmanın yanı sıra, fotoğraf, resim ve görsel materyal kullanarak iletişim kurmak mümkündür. Örneğin trafik canavarları karikatürize edilmiş, çok da etkili olmuştur. A-)Çizgi Filmler : Eğlence olarak görülmekten öte gidemeyen çizgi filmlerin haricinde birçok uzman kuruluş çeşitli iş kolları ve endüstriyel eğitim konularında video programları hazırlamaktadır. B-)Grafik İletişimi : Şema, tablo, çizim ve grafik esaslarına dayanan istatiksel bilgi iletmeyi amaçlayan bir görsel iletişim çeşitidir. Çeşitli türdeki yazılı iletişim metodlarıyla (rapor vs.),sözlü iletişimle birlikte ya da kendi başlarına kullanılırlar.Düz yazıya nazaran daha etkili olabilmektedirler.

24 SÖZEL VE YAZILI İLETİŞİMİN AVANTAJLARI SÖZEL İLETİŞİMİN AVANTAJLARI : Sözlü iletişimin en belirgin özelliği kişisel temas olanağı sağlamış olmasıdır. Taraflar birbirlerine yaklaşımlarını görebilmekte, ifadeleri görebilmektedir. Vücud dilini yorumlama imkanı vardır. Örneğin: Bir müdür işçilerle yüzyüze görüştüğünde çok daha olumlu sonuçlar alabilmektedir. Genel anlamdada sözel iletişim yazılı iletişime kıyasla hızlı ve kolay sonuca ulaşabilme özelliğine sahiptir.

25 SÖZEL İLETİŞİMİN DEZAVANTAJLARI : Taraflar arasında sözel iletişim sürecinde kayıt tutulmadığı gibi, sonuçların sonuca ulaştırılması gibi garantiler de verilemez.

26 YAZILI İLETİŞİMİN AVANTAJLARI : Yazılı iletişimde sözel iletişime göre daha az hata yapılır. Okuyucunun düşünmesine, araştırma yapmasına, hatasını düzeltmesine olanak sağlar.

27 YAZILI İLETİŞİMİN DEZAVANTAJLARI Yazılı ifadeler kalıcı ifadelerdir. Katılımcıların itirazlarıyla değiştirilemezler. Farklı kişilere farklı anlamlar ifade edebilmektedirler. Sözel ya da yazılı iletişim olsun, iletmek istediğimizi kime iletebileceğimizi ve sonuçlarını iyi düşünmek gerekir. Sağduyu, normal bir uslüp, ve dikkat; iletmek istenen mesajı en doğru iletmeyi sağlar.

28 İLETİŞİM ÇARKI 1.Aşama:Gönderici bilgiyi tanımlar. 2.Aşama:Bilginin alıcıya ve amaca en uygun bir şekilde dökülmesi sürecidir. 3.Aşama:Bilginin, kanal, sistem mesaj aracılığıyla aktarılmasıdır. 4.Aşama:Mesajın algılanmasıdır. 5.Aşama:Alıcı mesajı alır ve yorum yapar. 6.Aşama:Alıcının mesaja ilk tepkisi geri iletimdir.

29 ŞİRKETLERDE İLETİŞİM Küçük şirketlerde iletişim sorunları, yaşanmayabilir ancak birkaç yüz kişinin çalıştığı bir işyerinde iletişim sorunu yaşanabilmektedir. Kimin hangi konuda, kime karşı sorumlu olduğunu belirlenmemesi mesajların yanlış insanlara iletilmesini ortaya çıkarır, zaman kaybı olabilir ve verim düşebilir. Çok katı bir politika uygulaması ya da insanların ciddi şekilde kısıtlanması da olumsuzluk yaratabilir. İnsanlar olup bitenlerin habersiz kendilerini dışlanmış hissedebilirler.

30 Dikey İletişim: Bir teşkilatta alt-üst yapılar arasında görülür. Yukarıya ve aşağıya doğru iyi yönde gerçekleşir. Yukarıya Doğru İletişim : Personel kendisinden üst kademelerdeki danışma ya da yöneticilik kadrosundaki yetkililerle iletişim kurar. İletişim şu yapılara dönüşebilir. -Çeşitli türlerdeki raporlar -Öneri paketleri -Anket ve oylamalar -Şikayet işlemleri

31 Aşağıya Doğru İletişim : En sık kullanılan iletişim türüdür. Şu biçimlerde gerçekleşebilir. -Notlar -Mektuplar -Sürekli Gazeteler -Şirket broşürleri -Toplantılar -Takdir görüşmeleri -Seçim görüşmeleri

32 YATAY İLETİŞİM : Yatay iletişim, bir işyerindeki, bölüm başkanları, danışmanlar ve benzeri işlerle uğraşan fakat bölümler arası aynı seviyede olan kişiler arasındaki iletişim yatay iletişimdir.

33 GRUPLAR VE İLETİŞİM AĞLARI : Bazen işyerinde herkesin gelişmelerden haberdar edilmesi gereken durumlar olabileceği gibi küçük bir grubun bilgilendirilmesi de gerekebilir. İletişim ağları çeşitli yapılarda olabilirler. 1-)BÜTÜN KANALLAR AÇIK 2-)”Y” SİSTEMİ 3-)YELPAZE SİSTEMİ 4-)PAPATYA SİSTEMİ

34 1-)BÜTÜN KANALLAR AÇIK : Daha çok küçük işyerlerinde kullanılır.

35 2-)”Y” SİSTEMİ :

36 3-)YELPAZE SİSTEMİ: İletişimin belirgin şekillerde ayrılmış kanallar arasında sağlamanın gerektiği büyük şirketlerde uygulanır.

37 4-)PAPATYA SİSTEMİ: Bu sistemde bir grup birey, genellikle şirket müdürlerine ya da merkezi bir yönetici grubuna rapor vermektedir.

38 YÖNETİCİLİKTE İLETİŞİM : İletişim yaşamımızın bir an bile ara verilmeyen doğal bir parçasıdır. Bir yöneticinin aldığı resmi ve gayri resmi eğitimin büyük bir kısmını iletişimle ilgisi vardır. Yönetici bir elemana nasıl görev vereceğini, onun performansını nasıl değerlendireceğini, nasıl tartışacağını, nasıl görüşme yapacağını, nasıl motive edeceğini bilir. Bunların hepsi iletişim becerisi gerektiren işlerdir.

39 İletişim konusundaki eğitim çocuk yaşta başlar. Ancak buna rağmen iletişim konusunda başarılı insan azdır. İletişim sanatı kolay iş değildir. Bu sanatın sırrı, istediklerinizi hedef kişiye istediğiniz zaman ve şekilde anlatabilmedir. Yaptığımız ya da yapmadığımız şeyler başkalarına bir mesaj verebilir. Patronunuzdan yeni bir proje için ek ücret istemeniz, yardımcınıza direktif vermeniz, önemli bir toplantıya şık bir kıyafet seçmeniz. Bu davranışlar birer mesaj içermektedir. Bu davranışlar düşünülerek ve planlanarak yapılmıştır.

40 İLETİŞİMİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER Bir teşkilat iletişim yöntemlerini ne kadar dikkatli planlasa da bazı aksaklıklar ortaya çıkabilir. Bu engellerin neler olduğunu bilmeli ve aşmaya çalışılmalıdır. En çok karşılaşılan engeller şunlardır. KESİNTİLER : Herhangi bir iletişim sürecinde meydana gelebilecek kesintiler iletişimi engelleyebilir. Örneğin : İş yerinde bir görüşme yaparken bir konu görüşülmeyebilir veya görüşme kesintiye uğrayabilir. Bu durumda tavsiye edilen kesintiyi kabul etmektir.

41 Örneğin : İtfaiye sireni, ambulans sireni ya da telefon nedeniyle veya başka bir nedenden dolayı kesinti olduğunda yeniden sözlerimize başlarken -en son şu sözü söylemiştim değil mi? Şeklinde söze başlamakta fayda vardır.

42 ZAMAN KISITLAMASI Bu engel özellikle toplantılar sırasında önem taşır. Zaman kısıtlaması dikkate alınmayabilir veya unutulabilir. Azalan zaman bir pazarlığı kesmeyi veya karara varmayı sağlayacaktır.

43 BİLGİ EKSİKLİĞİ Gönderilen mesajı anlamamışsak, alıcı sorumluluğunu yerine getirmeli ve anlamadığımızı belirtmeliyiz. GEÇMİŞ DENEYİMLER İletişim sürecine girerken, bütün geçmiş deneyimlerimizi de birlikte getiririz. Bu durumda bilgi eksikliği değil, gereksiz bilgi söz konusudur. Bazen dinlerken, okurken ya da bir toplantıya katıldığımızda, bildiğimiz konular yeni öğreneceğimiz bilgilerin önünde bir engel oluşturabilir.

44 FİZİKSEL UZAKLIK Biriyle yüz yüze görüşmemiz mümkün olmadığı zaman, fiziksel uzaklık da iletişime engel olabilir. Örneğin telefon görüşmeleri, yüz yüze görüşmelerden daha çok konsantrasyon gerektirir.

45 ÖRGÜTSEL UZAKLIK Organizasyondaki kişilerin konumlarıyla ilgili duygular da iletişime engel oluşturabilir. Örneğin: Ast-Üst ilişkileri

46 ÇOK AZ YA DA ÇOK FAZLA İLGİ İletişimde konuyla çok fazla ilgili olmak da yeteri kadar ilgili olmamak da aynı ölçüde engel oluşturur. Konuyla çok ilgili bir alıcı, enerjisini verirken söylediklerini anlamaktan çok kendi söyleyecekleri üzerinde yoğunlaştırır. Bu şekilde sadece kendisi ile verici arasında değil, ortamda bulunan herkes için de bir engel ortaya çıkar.

47 KİŞİSEL İHTİYAÇ VE BEKLENTİLER Mesajın gönderilip alınmasıyla ilgili ihtiyaç ve beklentilerin yanında kişisel ihtiyaç ve beklentiler de olabilir. Bunlar açıkça ifade edilebilir. “Bu projeyi satabilirsek, terfi alabilirim herhalde” gibi. Tanıdığımız insanların, iletişim kurma çabalarımıza nasıl tepki verecekleri konusunda beklentilerimiz olabilir. Örneğin : O gün işten erken ayrılmak istiyorsak bunu iş arkadaşımıza farklı, patronumuza farklı cümlelerle, farklı ses tonlarıyla söyleyebilmekteyiz.

48 SEÇİCİ ALGILAMA, ÖN YARGI VE VARSAYIMLAR Hepimizin bazı konularda kesin yargıları vardır. Kesin yargıya vardığımız konuda daha fazla bilgiye ihtiyaç duymayız. Kişisel bağlılıklarımız, ahlak anlayışımız, inançlarımız aldığımız her yeni bilgiyi etkiler. Seçici algılama, bir mesajı süzgeçten geçirip yanlızca istediğimiz şeyi almamızdır. Bazen de mesajdaki boşlukları kendi varsayımlarımızla doldurmaya yöneliriz. Bu varsayımlar gerçek verilere değil, doğru olduklarını fazla düşünmeden kabul ettiğimiz bilgi kısıtlarına dayanır.

49 İMAJ VE KENDİNİ GELİŞTİRME Kendi kendimizle iletişime girmek, kendimizi başkalarına nasıl göstereceğimizi ve bir yöneticinin kendisini nasıl yetiştirip geliştirmesi gerektiğini bilmek önemlidir. Özkavrayış: Özkavrayış kendimizi nasıl gördüğümüz ve başkalarına nasıl gösterdiğimiz anlamına gelir. Karakter, kişilik, yetenek, beceri ve görünüşümüz hakkındaki inançlarımız özkavrayışımızın birer parçasıdır. Edindiğimiz bütün deneyimler, zihnimizde kendimiz hakkında edindiğimiz partiye katılır.

50 Olumlu bir özkavrayışa sahip olmak son derece önemlidir. Yaşama gerçekçi ve olumlu bir gözle bakmak hem fiziksel hem de ruhsal sağlık bakımından çok önemli olduğu kanıtlanmıştır. Olumlu bir özkavrayışa sahip olmak için hayata olumlu bakmak gerekir. Mark Twain’in dediği gibi, “insanlar mutlu olmak istedikleri kadar mutludur.”

51 İMAJIN ÖNEMİ : Çok düşünülsün ya da düşünülmesin herkes dışarıya bir imaj sunar. Yani imajımız karşımızdaki insanda bir algı uyandırır. İmaj için niteliklerinin ve dürüstlüğün yerini tutmasa da, yeteneklerimizi ve performansımızı bütünleyen bir unsurdur.

52 STRATEJİK İLETİŞİM Bilgi güç demektir. Bir şeyi önce öğrenmek, statümüzü de o kadar yükseltebilir. Yani bildiğimiz bir konuyu başkasıyla paylaştığımız zaman o kişiye güç ve statü kazandırmış oluruz. Bir yöneticinin performansında gücün çok önemli bir yeri olduğu, bilgi alıp verme yani iletişim tarzı da gücü büyük ölçüde etkilediği için, iletişimi dikkatle planlamak akıllıca bir davranıştır.

53 İLETİŞİM ORTAMLARI : Çoğu organizasyonun iletişim ortamı savunmacı ve destekleyici ortamlar arasında bir yerdedir. Savunmacı Ortamlar : Bu ortamlar korkuyu ve yıkıcı anlaşmazlıkları teşvik eder. Ortaya çıkan sorunlar yüzünden bireyler, yöneticiler hem de işgörenler kendilerini savunmak zorunda stratejiler geliştirirler. Fikirler, her türlü savunma önlemi olarak ifade edilir. Destekleyici Ortamlar : Bu tür ortamlar sürtüşmeleri azaltır ve anlaşmazlıklara yapıcı bir şekilde yaklaşmayı mümkün kılar. Yöneticiler hatalarını kabul eder ve bundan olumlu sonuçlar çıkarır. İnsanlar birbirlerini anlar ve grubun her üyesine saygı gösterir.

54 SENİ DİĞERLERİNDEN FARKSIZ YAPMAYA BÜTÜN, GÜCÜYLE GECE GÜNDÜZ ÇALIŞAN BİR DÜNYADA, KENDİN OLARAK KALABİLMEK, DÜNYANIN EN ZOR SAVAŞINI VERMEK DEMEKTİR BU SAVAŞ BİR BAŞLADI MI, ARTIK HİÇ BİTMEZ!... E.E. Gummings

55 HAZIRLAYANLAR: AYTEN İLGUN MURAT KAAN Kaynaklar: Uluslararası İletişim – A.Rıdvan Bülbül İletişim ve Halkla İlişkiler – Doç.Dr.İlker Bıçakcı