Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ Hazırlayan: Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ Hazırlayan: Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü."— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ Hazırlayan: Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü

2 BİZE AYRILAN BU ZAMAN DİLİMİ İÇERİSİNDE; Büroların işleyişi Yazı hazırlama teknikleri Resmi yazışma kuralları KodlamaDosyalama Posta hizmetleri Konularında özet bilgiler vermeye çalışacağız.

3 BÜROLAR BÜROLAR Kamu ve özel kuruluşlarda işlerin büyük çoğunluğu BÜROLARDA yürütülür. ÇAĞDAŞ BÜROLARIN; hızlı, ekonomik, etkin, kaliteli ve basit yöntemlerle işletilmesi hedeflenmiştir.

4 BÜRO ÇALIŞANLARININ; Kuruluşun genel amaçlarını, Kuruluşun politikalarını, Kuruluşun hedeflerini, Kuruluşun birimlerini, Birimlerin görevlerini, genel hatlarıyla bilmeleri gerekir. genel hatlarıyla bilmeleri gerekir.

5 BÜRO HİZMETLERİNİ YÜRÜTENLERİN; İşlerin planlanması ve iş programları, İşi basitleştirme esasları, Daktilo hizmetleri, Yazı hazırlama tekniği, Resmi yazışmalar, Kodlama sistemi, Dosyalama sistemi, Arşiv bilgilerine sahip olması gerekir.

6 İŞLERİN PLANLANMASI VE İŞ PROGRAMLARI PLANLAMA: Geleceği önceden ve bilimsel yöntemlerle kestirmeye çalışmak, hizmetleri önem ve öncelik sırasına göre düzenlemektir. PLANLAMADAN BEKLENEN SONUÇ : EKONOMİVERİMLİLİKETKİNLİK’tir.

7 PROGRAMLAMA PROGRAMLAMA: Planın bir parçasıdır. İŞ PROGRAMI : İşlerin aylık, haftalık, günlük kısımlarını, İş kollarını, Yapılacak işlerin türünü, İşin miktarını, Nasıl ve kimler tarafından yapılacağını, İşbirliği yapacak büroların isimlerini, belirlemektir.

8 BÜROLARDA İŞİ BASİTLEŞTİRME ESASLARI Çalışanlar arasında karşılıklı güven, saygı ve sevgi bağları kurulmalı, Masalar temiz ve düzenli olmalı, Not tutma alışkanlığı KESİNLİKLE kazanılmalı, Büro malzemeleri ekonomik ve bilinçli kullanılmalı, Gürültü kirliliği yaratılmamalı, İşler bekletilmeden, zamanında yapılmalı, Yeni teknolojilerden olabildiğince yararlanılmalı, Her birimin el altında “İŞLEMİ SÜREN DOSYA”sı olmalı, Her birim evrak kayıt defteri tutmalı, Evrak kayıtları ve dosyalama işleri, sürekli, düzenli ve yığılmadan tamamlanmalı, Her birimin dosya ve kod sistemi kurulmalı ve işletilmeli, Birim çalışanları arasında işbölümü olmalı, fakat tüm çalışanlar büronun genel işleyişini bilmelidir.

9 YAZILI İLETİŞİM YOLLARI Posta(Geçerli ve güvenilir.) Fax( 5 gün içinde yazıya dönüşmeli) E-Posta

10 YAZI YAZMA İŞİ... Yazıyı hazırlayan, metni okunaklı yazmalı ve son şeklini vermelidir. Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. Yürürlükteki yazışma kurallarına uyulmalıdır. Yazılarda silinti, kazıntı olmamalı, hatasız ve temiz olmalıdır. Aynı nitelikteki yazılar için Standard Formlar geliştirilmelidir. Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir.

11 İYİ BİR YAZI ; TamamKısaAçıkDoğru Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdır.

12 İYİ BİR YAZI ; Kim?Ne? Ne zaman? Nerede?Niçin?Nasıl? sorularına cevap verebilmelidir.

13 İYİ BİR YAZIDA ; Gereksiz tekrarlar olmaz. Çabuk ve kolay anlaşılır. Yanlış anlamalara yol açmaz. Yazıyı okuyacakların kültür seviyesi dikkate alınır. Sade ve herkesçe bilinen kelimeler kullanılır. Her paragraf bir ana fikre dayanır.

14 KODLAMA SİSTEMİ VE UYGULAMA Bu sistem, Kamu Kurum ve Kuruluşlarında yazılı iletişimin, otomasyon tekniklerine uygun, ortak bir kodlama standardı ile yürütülmesi amaçlanmıştır. KOD NUMARASI, bilgisayar hafızasına kaydedilerek veya kaşe basılarak yazılabilir.

15 KAMU KURUM-KURULUŞLARI KOD SİSTEMİ Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH

16 ÖRNEK AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ YAZIŞMA KODLARI (İDARİ BİRİMLER) B.30.2.AKD.0.00.00.00 AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

17 01 Özel Kalem 05 Kurullar 06 - 19 Ana Hizmetleri Birimleri 20 - 29 Danışma Birimleri 30 - 39 Yardımcı Birimler 40 - 59 Diğerleri 60 Teftiş Kurulu 61 Hukuk Müşavirliği 62 Bakanlık ve Diğer Müşavirlikler 63 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler 65 Araştırma – Planlama – Koordinasyon (APK) 70 Genel Sekreterlik

18 71 Personel 72 Eğitim İşleri 73 İdari İşler 74 Mali İşler 75 Savunma Sekreterliği 76 Dış İlişkiler 77 Bilgi İşlem 78 Yayın, Kütüphane ve Dokümantasyon 79 Sağlık İşleri 80 Yatırım ve Tesisler 81 Döner Sermaye 82 - 89 Diğerleri 90 Münhal

19 B.30.2.AKD.0.01.00.00Rektörlük Ofisi B.30.2.AKD.0.05.00.00KURULLAR B.30.2.AKD.0.05.01.00Senato B.30.2.AKD.0.05.02.00Üniversite Yönetim Kurulu B.30.2.AKD.0.05.03.00Üniversite Disiplin Kurulu B.30.2.AKD.0.05.04.00Yayın Komisyonu Başkanlığı B.30.2.AKD.0.05.05.00Üniversite Etik Kurulu B.30.2.AKD.0.05.06.00Bilimsel Araştırma Projeleri Yönetim Birimi B.30.2.AKD.0.61.00.00 HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ B.30.2.AKD.0.63.00.00Basın Yayın ve Halkla İlişkiler B.30.2.AKD.0.63.00.00Basın Yayın ve Halkla İlişkiler B.30.2.AKD.0.64.00.00İÇ DENETİM BİRİMİ

20 B.30.2.AKD.0.65.00.00STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.65.01.00 Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.65.02.00Strateji Planlama Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.65.03.00Muhasebe- Kesin Hesap Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.65.04.00Raporlama ve İç Kontrol Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.70.00.00 GENEL SEKRETERLİK B.30.2.AKD.0.70.00.00 GENEL SEKRETERLİK B.30.2.AKD.0.70.01.00 Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.70.02.00 Üniversite Hastanesi Başmüdürlüğü B.30.2.AKD.0.70.03.00 Basımevi Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.70.04.00 Kalite Yönetim Birimi

21 B.30.2.AKD.0.71.00.00 PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.71.01.00 Akademik Personel Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.02.00 İdari Personel Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.03.00Kadro Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.04.00Sicil Disiplin İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.05.00Hizmetiçi Eğitim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.06.00Maaş Tahakkuk Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.71.07.00Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

22 B.30.2.AKD.0.72.00.00ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.72.01.00 Kayıt-Kabul Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.72.02.00 Eğitim-Öğretim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.72.03.00Bilişim ve Sayılama Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.72.04.00E-Eğitim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.72.05.00Öğrenci- Öğretim Elemanı Değişim İşlemleri Şb. Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.72.06.00Merkezi Derslikler ve Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

23 B.30.2.AKD.0.73.00.00İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.73.01.00İhale Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.02.00Tahakkuk Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.03.00Taşınır Mal İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.04.00Arşiv Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.05.00Koruma ve Güvenlik Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.06.00Park ve Bahçeler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.73.07.00Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

24 B.30.2.AKD.0.75.00.00 Sivil Savunma Uzmanlığı B.30.2.AKD.0.76.00.00 Dış İlişkiler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.77.00.00BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.77.01.00Ağ ve Sistemler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.77.02.00 Yazılım Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.77.03.00 Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

25 B.30.2.AKD.0.78.00.00KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.78.01.00 Kütüphane İşlemleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.78.02.00 E- Kütüphane Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.78.03.00 Kullanıcı Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.78.04.00 Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

26 B.30.2.AKD.0.79.00.00 SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.79.01.00 Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.01.00 Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.02.00 Kültür Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.03.00 Sosyal Hizmetler Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.04.00 Spor Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.05.00 Psikolojik Danışmanlık ve Rehberlik Hizmetleri Şb. Müd.lüğü Şb. Müd.lüğü B.30.2.AKD.0.79.06.00 İhale Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.07.00 Tesisler İşletim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.08.00 Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.79.08.00 Destek Hizmetleri Şube Müdürlüğü

27 B.30.2.AKD.0.80.00.00YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI B.30.2.AKD.0.80.01.00Emlak Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.80.02.00 Yatırım İşleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.80.03.00Yapım İşleri Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.80.04.00Bakım, Onarım ve İşletim Şube Müdürlüğü B.30.2.AKD.0.81.0.00.00DÖNER SERMAYE

28 ÖRNEK: FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ B.30.2.AKD.0.10.00.00FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ B.30.2.AKD.0.10.01.00DEKANLIK SEKRETERİ B.30.2.AKD.0.10.05.00FAKÜLTE KURULLARI B.30.2.AKD.0.10.05.01FAKÜLTE KURULU B.30.2.AKD.0.10.05.02FAKÜLTE YÖNETİM KURULU B.30.2.AKD.0.10.05.03FAKÜLTE DİSİPLİN KURULU

29 B.30.2.AKD.0.10.10.00ARKEOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.11.00BİYOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.12.00KİMYA BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.13.00MATEMATİK BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.14.00FİZİK BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.15.00TARİH BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.16.00BATI DİLİ EDEBİYATI BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.17.00SOSYOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.18.00FELSEFE BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.19.00TÜRK DİLİ VE EDEBİYATI BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.20.00ESKİ ÇAĞ DİLLERİ VE KÜLTÜRLERİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.21.00GERONTOLOJİ BÖLÜMÜ B.30.2.AKD.0.10.22.00SANAT TARİHİ BÖLÜMÜ

30 B.30.2.AKD.0.10.60.00TEFTİŞ İŞLERİ B.30.2.AKD.0.10.63.00BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER B.30.2.AKD.0.10.70.00FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ B.30.2.AKD.0.10.71.00PERSONEL İŞLERİ B.30.2.AKD.0.10.72.00ÖĞRENCİ İŞLERİ B.30.2.AKD.0.10.73.00İDARİ İŞLER B.30.2.AKD.0.10.74.00MALİ İŞLER B.30.2.AKD.0.10.75.00SAVUNMA SEKRETERLİĞİ B.30.2.AKD.0.10.76.00DIŞ İLİŞKİLER B.30.2.AKD.0.10.77.00BİLGİ İŞLEM B.30.2.AKD.0.10.78.00KÜTÜPHANE B.30.2.AKD.0.10.79.00SAĞLIK İŞLERİ B.30.2.AKD.0.10.80.00BAKIM ONARIM VE TESİSLER B.30.2.AKD.0.10.81.00DÖNER SERMAYE

31 BİR YAZIDA KODLAMA ŞÖYLE OLMALIDIR: 14 Hanelik Kodunuz/Dosya No-Birim Defter No-Genel Evrak No Dosya No:Yazıyı kaldıracağınız dosyanın sırtında yazan kod numarası. yazan kod numarası. Birim Defter No: Birimin evrak kayıt defterindeki numarası. Genel Evrak No: Kurum Genel Evrak Birimi tarafından verilen numara. verilen numara.

32 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDAYÖNETMELİĞİN ÖRNEKLERLE AÇIKLANMASI Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlandı.

33 GİZLİ GİZLİT.C. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü GİZLİ İVEDİ Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü GİZLİ İVEDİ Sayı: B.30.2.AKD.0.70.01.00/12-161/.. /.. / 2012 Konu: …………………………. GÖNDERİLEN MAKAM İlgi: a) 13/04/2012 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı. b) 04/08/2012 tarihli ve B.30.0.HKM.06.10.001-3713-14982 sayılı yazı. b) 04/08/2012 tarihli ve B.30.0.HKM.06.10.001-3713-14982 sayılı yazı.______________________________________________________________________________________________________________._______________________________________________________________________________________ Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Rektör Rektör EKLER : 1- Yazı örneği (… sayfa) 2- Yönetmelik (…sayfa) 3- Disket (1 adet) DAĞITIM: Gereği:Bilgi: Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınaİçişleri Bakanlığına (Ek-3 konmadı) …./…/2012Birim Sorumlusu: N. TOSUN(…..) …./…/2012Genel Sekreter Yrd.: G. ÇİĞDEM(…..) …./…/2012Genel Sekreter V.: B.KERİMOĞLU(…..) Koordinasyon: …./…/2012Öğr.İşl.Daire Bşk.: A.ERKAN (…..) GİZLİ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Yazı İşl.ve Evrak Şube Müd. PK.10 Dumlupınar Bulvarı 07058 Yerleşke/ANTALYA Ayrıntılı bilgi için irtibat: N.TOSUN Bir.Sorum. Telefon &Faks : (0 242) 227 59 90 e-posta : duyur@akdeniz.edu.tr

34 YAZININ DIŞ YAPISINDA OLMASI GEREKENLER KAĞIT TÜRÜ VE BOYUTLARI BAŞLIK GİZLİLİK DERECESİ - Normal - Normal - Gizli - Gizli - Çok Gizli - Çok Gizli - Kişiye Özel - Kişiye Özel - Hizmete Özel - Hizmete ÖzelSÜRE - Normal - Normal - Süreli (Acele) (İvedi) - Günlü (Çok Acele) (Çok İvedi)

35 GÖNDERİLEN MAKAM GÖNDERİLEN MAKAM İLGİMETİNİMZAEK/EKLERDAĞITIMPARAFE SAYFA NUMARASI KOORDİNASYONADRES

36 NÜSHA SAYISI Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. Genel Evraktan geçecekse 3 nüsha olmalıdır. 1. nüsha gideceği yere 2. nüsha Genel Evraka 3. nüsha Birim Arşivine (paraflı)

37 BELGE BOYUTU VE YAZI ALANI A4 (210X297 mm) A5 (210x148 mm) (Yarım kağıt) 2,5 cm. (Her taraftan)

38 YAZI ALANI 2,5 cm 210 mm. 297 mm.

39 YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Times New Roman 12 karakter

40 BAŞLIK Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlık 3 satırı geçemez Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (küçük harflerle) yer alır. yer alır. - Şehir adı yazılmaz.

41 ÖRNEKLER T.C. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ T.C. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı T.C. ANTALYA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Özel Kalem Müdürlüğü

42 SAYI – KONU SAYI – KONU Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köşesinde ve alt alta bulunur. Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. (kod numaranız /dosya numaranız - evrak kayıt numaranız - genel evrak kayıt numarası.) Konu: Mutlaka yazılmalıdır. - (Hk., Dair, Ait v.b. yazılmaz) - (Hk., Dair, Ait v.b. yazılmaz) - (T.C. kısaltmasını geçmemelidir.) - (T.C. kısaltmasını geçmemelidir.) ÖRNEK: (Rektörlük Yazı İşleri ve Evrak Şb. Müdürlüğü) Sayı : B.30.2.AKD.0.70.01.00/….-….-…. Konu: ………………..

43 TARİH Yazı alanının sağ üstünde yer alır. …/…/2012 şeklinde yazılır. (07/02/2012) Yazılara, postalandığı günün tarihi verilmelidir. SÜRE İvedi ve günlü yazılarda, yazı alanının sağ üst kısmına (tarihin üstüne) büyük harflerle yazılır. Kırmızı renkli olarak basılabilir. ÖRNEK: İVEDİ.../…/2012.../…/2012

44 GÖNDERİLEN MAKAM Kağıt ortalanarak, büyük harflerle yazılır. Gönderileceği alt birim belli ise parantez içinde yazılır. ÖRNEKLER REKTÖRLÜK MAKAMINA (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) ANTALYA VALİLİĞİNE (İl Sağlık Müdürlüğü)

45 KARAYOLLARI 13.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜNE ANTALYA Sayın Doç. Dr. Ayşe KAPLAN Yıldız Mah.Güneş Apt. 5/10 07050 Kepez/ ANTALYA

46 İLGİ Yazı alanının soluna “küçük harflerle” yazılır. İkinci satıra geçerken “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılır. “tarihli ve sayılı” ibaresi kullanılır. Tarih ve kodlar tam olarak belirtilir. Tarih sırasına göre yazılır.(Eski tarihli olandan başlanır.) İlgi birden fazla ise; a), b), c), …. şeklinde sıralanır. İlgi birden fazla ise; a), b), c), …. şeklinde sıralanır.

47 ÖRNEK İlgi : a) 13/04/2009 tarihli ve B.02.0.İGB.542/263 sayılı yazı, sayılı yazı, b) 28/01/2010 tarihli ve B.02.0.DİB.482- b) 28/01/2010 tarihli ve B.02.0.DİB.482- 03/281 sayılı yazı, 03/281 sayılı yazı, c) 30/09/2011 tarihli ve B.05.0.PGM.0.06.00.02-03-9804 sayılı yazı. B.05.0.PGM.0.06.00.02-03-9804 sayılı yazı.

48 METİN Öğrendiğimiz yazı yazma teknikleri kullanılır. Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzuna uyulur. Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzuna uyulur. Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 harf) Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 harf) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri arasına bir vuruş boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri arasına bir vuruş boşluk bırakılır. Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. (Yazılar parantez içinde) Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. (Yazılar parantez içinde) Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. (22.465.660) Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. (22.465.660) Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır. (25,33) Zorunlu kısaltmalar, ilk kullanıldığı yerde parantez içinde açık yazılarak gösterilir. Alt makamlara “rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara “arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı yazılarda “arz ve rica ederim” yazılacaktır.

49 İMZA Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza kurallarına uyulur. İmzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.

50 ÖRNEK 1: (Yetkili Makam) (İmza) Prof. Dr. İsrafil KURTCEPHE Rektör ÖRNEK 2: (Yetki Devri Halinde) (İmza) Prof. Dr. Muharrem KILIÇ (İmza) Prof. Dr. Muharrem KILIÇ Rektör a. Rektör a. Rektör Yardımcısı Rektör Yardımcısı ÖRNEK 3: (Vekalet Halinde) (İmza) (İmza) Prof.Dr. Muharrem KILIÇ Prof.Dr. Muharrem KILIÇ Rektör V. Rektör V.

51 ÖRNEK 4: (İki Yetkilinin İmzası Halinde) (İmza)(İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Müdür ÖRNEK 5: (İkiden Fazla İmza Halinde) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire Başkanı

52 ONAY 1 : İlgili birim tarafından teklif edilir. Yetkili makam tarafından onaylanır. ONAY 2 : Teklif edenle, onaylayan makamlar arasında makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır.

53 ÖRNEK 1..................................... MAKAMINA.................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. olurlarınıza arz ederim. İmza İmza Bahadır KERİMOĞLU Bahadır KERİMOĞLU Genel Sekreter Genel Sekreter O L U R / /2012 (İmza) Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHERektör

54 ÖRNEK 2............................... MAKAMINA........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ İmza İmza Altuğ ERKAN Altuğ ERKAN Daire Başkanı Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. / /2012 / /2012 (İmza) (İmza) Bahadır KERİMOĞLU Bahadır KERİMOĞLU Genel Sekreter Genel SekreterOLUR / /2012 (İmza) (İmza) Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Prof.Dr.İsrafil KURTCEPHE Rektör Rektör

55 EK / EKLER İmza bölümünden sonra yazılır. Fazla sayıda ise numaralandırılır. Liste şeklinde ise ayrı sayfa yapılır. Eklerin nerelere gönderildiği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir. ÖRNEK EKLER : 1- Yazı Örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)

56 DAĞITIM Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır. Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir. EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. ÖRNEKLER ÖRNEKLER 1- Genel Dağıtım: 1- Genel Dağıtım: DAĞITIM : Akademik ve İdari Birimlere 2- Gereği- Bilgi: DAĞITIM : Gereği :Bilgi : Yükseköğretim Kurulu BaşkanlığınaAntalya Valiliğine 3- Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: DAĞITIM: Adalet Bakanlığına Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Dışişleri Bakanlığına ( Ek konulmadı) Dışişleri Bakanlığına ( Ek konulmadı) Ulaştırma Bakanlığına (Ek-2 konulmadı) Ulaştırma Bakanlığına (Ek-2 konulmadı)

57 PARAF Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır. En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir. Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Unvanlar kısa yazılabilir. Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır. KOORDİNASYON Diğer Birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda uygulanır. ÖRNEK …./…./2012 Birim Sorumlusu: N.TOSUN....... …./…./2012 Genel Sek. Yrd.: G.ÇİĞDEM....... …./…./2012 Genel Sekreter : B.KERİMOĞLU....... Koordinasyon: …./…./2012 Öğr.İşl.Dai.Bşk.: A.ERKAN.......

58 ADRES Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir. Yazı alanının sınırları içinde yazılır. ÖRNEK_____________________________________________________________________________________ Yazı İşleri Müd. PK.10 Dumlupınar Bulv. 07058 Kampus/ANTALYA Ayrıntı. bilgi için irtibat: N.TOSUN Bir.Sor. Tel&Fax: 0.242.227 59 90 İç Hat:1565 e-posta:duyur@akdeniz.edu.tr Elektronik Ağ: www.akdeniz.edu.tr/

59 GİZLİ YAZILAR: Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir. Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir. SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına yazılır. Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır. Örneğin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.

60 KAYIT KAŞESİ Kaşe, evrakın arka yüzüne basılır. Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar.

61 ÖRNEK TC. AKDENİZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ KAYITTARİHSAYI HAVALEGEREĞİBİLGİ EKLER DOSYA NO YETKİLİ İMZA

62 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin adresi zarfın sol üst köşesinde yer alır. Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle belirtilir. Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir. İç zarfa yazı konulur. Zarf kapatılır. Kapanma yerlerine hazırlayan paraf atar. Bantlanır üzerine adresler yazılarak, gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına basılır. Varsa sağ üst köşede ivedilik derecesi kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve 2 suret evrak senedi bir başka zarfa konulur, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Gizlilik derecesi yazılmaz. Varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir. İletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

63 “ÇOK GİZLİ” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Dış zarfı açan görevli, iç zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli, dış zarfın içinden çıkan evrak senedini imzalar ve bir nüshasını gönderen makama iade eder.

64 EVRAK VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENME MODELLERİ Merkezi örgüt modeli Birimleri esas olan örgüt modeli İlgili personeli esas alan örgüt modeli Karma örgüt modeli

65 EVRAKIN DOSYALANMASINDA AMAÇ; Aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi Belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıralanması Düzene konulması ve muhafazasıdır.

66 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ Kurum ve kuruluşlarca hizmetlerinin şekline ve malzemenin türüne göre kullanılan dosya tasnif sistemleri şunlardır: Alfabetik (Personel – Öğrenci Dosyaları) Kronolojik (Tarih Sırasına Göre) Coğrafi Bölgeleri Esas Alan (Nüfus İşlemleri – Tapu ve Kadastro İşlemleri v.b.) Nümerik(Katalog – İndeks v.b.) Konu Esasına Göre (Tek Konu- Tek Dosya)


"RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ RESMİ YAZIŞMA VE DOSYALAMA USULLERİ Hazırlayan: Yazı İşleri ve Evrak Şube Müdürlüğü." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları