Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

HALK KÜTÜPHANELERİ VE YÖNETİM. İçerik Yönetim Örgüt ve Örgüt Kültürü Stratejik Yönetim Yöneticilik Kütüphaneler ve Yönetim Halk Kütüphaneleri ve Yönetim.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "HALK KÜTÜPHANELERİ VE YÖNETİM. İçerik Yönetim Örgüt ve Örgüt Kültürü Stratejik Yönetim Yöneticilik Kütüphaneler ve Yönetim Halk Kütüphaneleri ve Yönetim."— Sunum transkripti:

1 HALK KÜTÜPHANELERİ VE YÖNETİM

2 İçerik Yönetim Örgüt ve Örgüt Kültürü Stratejik Yönetim Yöneticilik Kütüphaneler ve Yönetim Halk Kütüphaneleri ve Yönetim (Bütçe, Derme, Bina, Personel, Kullanıcı, Eğitim) Yasal Mevzuatlar

3 YÖNETİM

4 Yönetim İki ya da daha çok kişinin bir amacı gerçekleştirmek ve sürdürebilmek için bir araya gelmesi planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim işlevlerinin etkin olarak bulunması ve işletilmesi sürekli bir süreç

5 Yönetimin Amaçları Kurum/kuruluşlarda etkinlik ve verimliliği artırmak İş gücü, sermaye, teknik donanım vb. örgütsel kaynakların, örgüt amaçlarını gerçekleştirmek üzere bir araya getirilmesi ve bunlarla beraber mümkün olan en iyi verime ulaşmak Bir kurumda/kuruluşta amaçlara ulaşmak için işbirliğinin yapılmasını ve çalışanların bu amaçlar doğrultusunda yönlendirilmesini sağlayabilmek Planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim işlevlerini etkin olarak yerine getirebilmek

6 Yönetimin Özellikleri Amaç Özelliği – Örgütün hayatını sürdürebilmesi için bir amacı olmalıdır. İşbölümü – Örgütte amaç belirlendikten sonra, işlerin çeşitli parçalara ayrılması ve bu işleri en iyi yapabilecek çalışanların seçilmesi gerekir. Yaratıcılık – Yöneticiler çalışanlarını kendi yaratıcılıklarını ortaya çıkarmaları, işte başarılı ve verimli olmaları için motive etmelidir.

7 Yönetimin Özellikleri Hiyerarşi Özelliği – Yönetimde as-üst ilişkisi, hiyerarşisi bulunur. Demokratik Özellik – Karar alma, uygulama, kontrol aşamalarında çalışanların süreçlere dahil edilmesi gerekir. Grup Özelliği – Yönetim bir grup faaliyetidir. İletişim Özelliği – Örgütte yöneticinin hem çalışanlarıyla hem üst yönetimle; hem de çalışanların çalışanlarla iletişiminin olması gereklidir.

8 Yönetim Süreci Yönetim süreci, çeşitli işlevlerden oluşmaktadır. Bu işlevler; – Planlama – Örgütleme – Yöneltme – Denetimden oluşmaktadır.

9 Planlama Plan – örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita Planlama – planı ortaya çıkarmak yapılan tüm faaliyetler Planlama sürecinin unsurları – ekip oluşturma, modelleme ve fikir birliği, – bir örgütün neler başardığını ve sahip olduğu kaynakların değerlendirilmesi, – işlerinin, ekonomik, siyasal ve toplumsal çevrelerin analiz edilmesi, – gelecekteki gelişmelerin etkisinin tahmin edilmesi ve değerlendirilmesi, – ortak bir vizyon yaratma ve başarmak istedikleri amaçlara karar verme, – amaçlara ulaşmak için yapılması gereken eylemlere karar verme

10 Örgütleme planlamada öngörülen işletme amaçlarına ulaşmayı sağlayacak biçimde insanların, araç-gerecin ve diğer işletme olanaklarının bulunması, etkin bir çalışmayı gerçekleştirecek biçimde düzenlenmesi, yapılacak işlerin gruplandırılıp belirli bölümlere bağlanması, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

11 Yöneltme planlama ve örgütleme aşamalarında karar verilen örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için bütün örgütün o amaçların gerçekleştirilmesi için yönlendirilmesi

12 Denetleme Örgütün amaçlarına ne derecede ulaşıldığının belirlenmesi, gerçekleştirilen faaliyetlerin amaçlara ve planlamalara uygun olup olmadığının ölçülmesi değil, gerekli düzeltici eylemlerin de yerine getirilmesini sağlanması ve sonuçların değerlendirilmesi işlemleri Denetim standartları – niteleyici ve niceleyici olarak belirlenen performans ölçütleri

13 Örgüt Kültürü bir örgütün içindeki insanların davranışlarını yönlendiren normlar, davranışlar, değerler, inançlar ve alışkanlıklar sistemi örgüt üyelerinin düşünce ve davranışlarını şekillendiren hâkim değer ve inançlar

14 Örgüt Kültürünün Unsurları Örgüt kültürünün temel unsurları – Değerler – Normlar – Varsayımlar Örgüt kültürünün görülebilen ifade biçimleri – Seremoniler ve törenler, – Adetler (ritueller) – Hikâyeler – Mitler – Semboller – Dil – Kahramanlar

15 Değerler Örgütteki tüm bireylerin ortaklaşa inandığı ve paylaştığı temel değerler, kurum kültürünün önemli bir ögesidir. Kültür, insanların paylaştığı değer ve inançlarla başlamaktadır. Bu değerlerin tümü, örgütteki temel anlayış sistemini oluşturmaktadır.

16 Normlar Normlar, belli bir grup içindeki bireylerin ilişkilerini düzenler ve eylemlerine yön verir. Örgütsel kültür içinde davranışı etkileyen, sosyal sistemi kurumsallaştıran ve güçlendiren ögelerdir.

17 Varsayımlar Varsayımlar, örgüt üyelerinin algı, düşünce, his ve davranışlarını yönlendirerek, onların örgütsel yaşama ilişkin taşıdıkları doğru-yanlış, anlamlı- anlamsız, olanaklı-olanaksız gibi ön kabullerini oluşturan tartışmasız doğrulardır.

18 Seremoniler ve Törenler Seremoniler özel olaylardır. Belli bir mesajı iletmek veya daha özel bir amacı gerçekleştirmek Seremonilerin birçoğu, gelenekselleşmiş etkinlikler olarak tanımlanan törenleri kapsar.

19 Törenler Statü töreni – bireyin statüsündeki değişimi gösterir. Teşvik törenleri – bireylerin başarılarına destek verir. Yenileme töreni – örgütteki değişime önem verir ve öğrenme ve başarmayı cesaretlendirir. Bütünleşme törenleri – örgütteki farklı gurupları birleştirmeyi ve daha büyük bir örgüt olma isteğini pekiştirir. Çatışmayı azaltıcı törenler – örgütte doğal olarak ortaya çıkan çatışmaları ve anlaşmazlıkları gidermeyi amaçlamaktadır. Derece indirme – bazı örgütler tarafından davranış değer ve normlarını uygulamakta başarısız olan kişileri cezalandırmak için kullanılır.

20 Dil Örgüt dili – Örgütte çalışanların anlayabildiği ve kullanabildiği Argo ifadeler Deyimler Şakalar Mecazlar Metaforlar Sloganlar Sözel semboller

21 Kahramanlar Örgüt kültürüne katkıda bulanan, çalışanlar üzerinde motive edici etkisi olan ve örgüt kültürünü dışarıya karşı temsil eden kişiler

22 Stratejik Yönetim Örgütlerde geleceğe yönelik amaç ve hedeflerin belirlenmesine ve bu hedeflere ulaşılabilmesi için yapılması gerekli işlemlerin tespit edilmesine olanak sağlayan bir yönetim tekniği

23 Stratejik Yönetimin Özellikleri Geleceğe yönelik vizyon oluşturulmasını amaçlar. Örgütte vizyonun belirlenmesinden sonra, bu vizyona ulaşılabilmesi için misyon belirlenir. Amaca ulaşmak için stratejiler ve eylem planları oluşturulmalıdır. Stratejik yönetim esasen üst yönetimi ilgilendiren bir konudur.

24 Stratejik Yönetimin Özellikleri Örgütün kendi içyapısındaki güçlü ve zayıf yönlerin analiz edilmesine imkân sağlar. Ayrıca örgütün diğer örgütler karşısındaki durumunu tespit etmeye olanak sağlar. Örgütün gelecekle ilgili etkinliklerinin planlanması, örgütlenmesi, koordinasyonu, uygulanması ve kontrol edilmesine imkân sağlar. Stratejik düşünmeye yardımcı olur. Ekip çalışmasına dayalı olarak örgütün hedeflere ulaşabileceğinin önemi üzerinde durur. Örgütteki problemlerin en etkin bir şekilde belirlenmesi ve çözümüne yardımcı olur.

25 Stratejik Yönetim Süreci Stratejilerin Geliştirilmesi ve Stratejik Planlama Aşaması – SWOT analiz – örgütün vizyon ve misyon bildirilerinin hazırlanması – örgütte ortak amaç, ilke ve değerlerin ortaya konulması – stratejik kararların alınması – strateji seçimlerinin yapılması Stratejilerin Uygulanması – belirlenen strateji ve aksiyon planlarının uygulanması Uygulanan Stratejilerin Gözden Geçirilmesi ve Denetimi – yapılan uygulamaların sonuçları gözden geçirilmesi – stratejik planlamada gerekirse değişiklikler yapılması

26 Stratejik Yönetim Araçları SWOT Analizi – “Strength” (güçlü yönler), – “Weakness” (zayıf yönler), – “Opportunity” (fırsatlar), – “Threat” (Tehdit ve tehlikeler) – Örgütte iç ve dış durum değerlendirilmesi yapılması – “iç durum analizi” örgütün güçlü ve zayıf yönleri ortaya konulması – “dış durum analizi” örgütün diğer kurum/kuruluşlar karşısındaki durumunun, ortamdaki fırsatların ve tehditlerin tespit edilmesi

27 Stratejik Yönetim Araçları Q-Sort Analizi – Strateji seçiminde alternatifler arasındaki öncelikleri belirlemek için kullanılan bir teknik – en fazla ve en az önem taşıyan konuların bir sıralamasının yapılması ve öncelik sıralamasının tespit edilmesi

28 Stratejik Yönetim Araçları Senaryo Analizi – gelecekte neler olacağını tahmin etmek için yararlanılan teknik

29 Stratejik Yönetim Araçları Vizyon/Misyon Bildirisi – Vizyon Bildirisi örgütte amaçların ve ilkelerin yer aldığı bir yazılı belge – Misyon Bildirisi örgütün varlık nedenini ve vizyona ulaşılması için gerekli ilkeleri ve ortak değerleri içeren bir yazılı belge

30 Stratejik Yönetim Araçları Arama Konferansı – Örgütte “ortak akıl” yaratmaya yönelik bir katılım tekniği

31 Stratejik Yönetim Araçları Benchmarking – örgütsel performansı artırmak için herhangi bir örgütte yapılan bir işi, başka bir çalışma yerinde yapılan işlerle kıyaslamayı ve örgüt için kritik olan performans göstergelerinde iyileştirmeler yapmayı sağlama

32 Stratejik Yönetim Araçları Delphi Tekniği – Geleceğe ilişkin tahminler yapmada yararlanılan bir yöntem – örgütte bir sorunun çözümü için uzman kişilerin yüz yüze görüşmeler ve bir arada tartışmalar yapmadan bir konu hakkında karar vermelerine ve uzlaşmalarına imkân sağlayan bir yöntem

33 Stratejik Yönetim Araçları Nominal Grup – Grup üyelerinin bir konu hakkındaki fikirleri önce yazılı olarak istenmesi, bu fikirler üzerinde tartışma yapılmadan oylamaya gidilmesi

34 Stratejik Yönetim Araçları Multivoting – Grup üyelerinin çok sayıda konu, görüş ve öneriler için birçok kez oylama yapması

35 Stratejik Yönetim Araçları Açık Grup – Örgüt çalışanları haftanın belirli günlerinde küçük gruplar olarak bir araya gelerek örgüt sorunlarını ve çözüm yollarını tartışması.

36 Stratejik Yönetim Araçları Fayda-Maliyet Analizi – yatırım projelerinin değerlendirilmesinde kullanılan bir karar alma tekniği – Yatırım projelerinin fayda ve maliyetlerinin tespit edilmeye çalışılması

37 Stratejik Yönetim Araçları Risk Analizi – Yapılacak yatırımın ne ölçüde riskli olduğunu tespit için yapılan analizler – “ekonomik-mali risk” – “siyasi risk” – “ülke riski”

38 Yöneticilik Yönetici – bir grup insanı belirli amaçlara ulaştırmak için uyumlu ve takım ruhu içinde çalıştıran insan – başkaları vasıtasıyla işgören ve başarıya ulaşan kimse – sadece bir grup insanı yönlendiren, çalıştıran değil, ayrıca çalıştığı yerin maddi kaynaklarını ve üretim faktörlerini yönlendiren kişi

39 Yöneticilik Örgütsel başarıyı sağlayabilmek için – örgüt çalışanlarının örgüte bağlılığının, – yaptıkları işi sevmelerinin sağlanması ve ilişkilerin dengelenmesi Özel bilgi ve beceriler – alt düzey çalışanları motive edebilme, – örgüte bağlılıklarını arttırabilme, – sorunsuz iletişim kurabilme, – altında çalışanları çok iyi tanıma, – onların yeteneklerini, becerilerini bilme ve yetenek-becerilerine göre örgütte yer alan işlere yönlendirme – Çalışanların güvenini kazanabilecek bir yapıya sahip olma – Saygı görme, değişimlere açık olma, değişimi destekleme ve liderlik vasıflarına sahip olma

40 Yöneticilik Yakın çevre ve genel çevre koşullarını dikkate alma örgüt içi hem örgüt dışı koşulların uyumu

41 Yöneticilerin Rolleri Kişilerarası roller Bilgi rolü Karar verme

42 Yöneticinin Sahip Olması Gereken Özellikler Entelektüel özellikler, Yöneticinin karakterine ilişkin özellikler Sosyal özellikler

43 Yöneticilik Yetenekleri Teknik Beceri İletişim Becerisi Beşeri İlişkiler Becerisi Analitik Beceri Karar Verme Becerisi Kavramsal Beceri

44 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphaneler – belli toplumsal gereksinimleri karşılamak için kurulma – kuruluş gereklerine ve ona bağlı olarak belirlenecek olan amaçlarına uygun faaliyetlerde bulunma – her türlü kayıtlı bilgi kaynağı ile bilgi gereksinimi olan kullanıcılar arasında uygun bir bağlantı kurma – aynı zamanda bilgi kaynaklarında ve kullanıcılarında zaman içinde ortaya çıkacak değişmeleri de göz önüne alarak, bağlantı işlevinin yerine getirilmesini sağlama

45 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphanelerin yönetim biliminin üretmiş olduğu çözümlerden yararlanması Yönetim bilimi ve kütüphaneler arasında sıkı bir ilişkinin kurulması

46 Kütüphanelerin Temel Özellikleri Kâr amacı gütmeyen hizmet kurumlarıdır. Araştırmacılara bilgi sağlarlar, elle tutulabilir bir hizmet veya ürün arz etmezler. Hem arz hem de yol gösterme ve yönlendirme fonksiyonlarını gerçekleştirirler. Profesyonel hizmet sağlayan kurumlardır.

47 Kütüphanelerin Temel Özellikleri Üniversiteler, okullar ve belediye idareleri gibi büyük kurumlara yardımcı olma fonksiyonları vardır. Kütüphaneler, bu yardım rolleri yüzünden, politik kuvvetler gibi dış baskılara maruz kalmışlardır. Kütüphaneler yüksek kademelerde üniversite diploması olan personelle dolu olup yüksek eğitimli çekirdek bir personeli hedef alan bir yolda ilerlemektedir. Kariyer müdürleri tarafından değil de hizmet kademesinden yükselen profesyoneller tarafından yönetilir.

48 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphaneye bir işletme olarak bakmak – verilen hizmetlerin kalitesinin yükselmesini, – kaynakların daha verimli bir şekilde kullanılmasını, – bilinçli ve bilimsel bir kütüphane yönetiminin oluşmasını sağlar. İyi bir kütüphane yönetimini sağlayabilmek için; – amaçların açık ve net (kesin) olarak belirlenmesi, planların hazırlanması, – çalışma yol ve yöntemlerinin incelenmesi, – malzeme, para ve insan gücü olarak imkânlar ile ilgili değerlendirmelerin yapılması, – en iyi yöntemler hakkında kararların alınması gerekmektedir.

49 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphaneler, – üçüncü sektör olarak anılan ticari niteliği bulunmayan, kar amacı gütmeyen işletmeler Bütçesi – devlet tarafından ayrılan paylardan oluşmakta halkın bilgi ihtiyacını gidermek ve araştırmalarına destek vermek suretiyle toplumun eğitimine katkıda bulunma insanları değiştiren kuruluşlar

50 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphaneler, – Halk Kütüphaneleri, – Okul Kütüphaneleri, – Üniversite Kütüphaneleri, – Özel Kütüphaneler – Milli Kütüphane kütüphanelerin amacı/amaçları, işlevleri ve hedeflerinin olması – bunların gerçekçi olması

51 Kütüphaneler ve Yönetim Amaç ve hedeflerin belirlenmesinde, – hizmet edilecek coğrafi konum, – Kullanıcıların niceliği-niteliği, – zaman, – eldeki kaynaklar – diğer kütüphanelerle olan ilişkiler vb. faktörler göz önünde tutulmalıdır. Amaçların açıkça saptanması ve yazılı biçime dönüştürülmesi

52 Kütüphaneler ve Yönetim Kütüphane yönetimi kavramı, – yönetim ve kontrol faaliyetleriyle ilgili bütün işleri kapsamakta amaç ve politikaların belirlenmesi, kurumla ilgili planların yapılması, personelin, bütçenin ve koleksiyonun yönetilmesi, yönlendirilmesi ve gerektiği zamanlarda düzeltilmesi

53 Kütüphaneler ve Yönetim Yönetim, kütüphane hizmetinden en üst düzeyde verimlilik ve yarar elde edilebilmesi için; – öncelikleri organize etme, – personeli motive etme, – kaynakları sağlama – performansı değerlendirme tekniklerini kapsamaktadır.

54 Kütüphaneler ve Yönetim Örgütleme – insan gücü kaynaklarının, işletme içinde birbirleri ile olan ilişkilerini belirlemekte Organizasyon modeli – kütüphanenin politikası ve hacmi ile yakından ilişkili – küçük bir kütüphane ile büyük bir kütüphanenin örgüt yapısı farklı Bina, personel, araç-gereç, koleksiyon ve kullanıcı yoğunluğu kütüphane yapısını etkilemekte Kütüphane personel sayısı ve yapılan işin hacmi kütüphanelerde bölümlerin oluşmasını sağlamakta

55 Kütüphaneler ve Yönetim Örgütsel yapı, – gelişmeleri ve değişimleri sürekli olarak izlemeli, – sık sık gözden geçirmeli – yeni düzenlemelere olanak veren esnek bir yapıda olmalı Kütüphaneler için seçilecek örgütsel yapının tipi – Kütüphanenin ve bölümlerin amaçları, – Hizmet verilen kullanıcıların tipi, – Dokümanların yapısı, – Kütüphane binasının yapısı, – Kütüphane personeli, – Kütüphane otomasyonun sınırları, – Finansal (parasal) destek gibi faktörlerden etkilenmektedir.

56 Halk Kütüphaneleri yerel veya bazı durumlarda merkezi-kamu yönetimi veya onun adına bir başka kurum tarafından kurulup, finanse edilen, ayrım gözetmeksizin kullanmak isteyen herkese açık olan kütüphaneler kadın, erkek, her yaşta, her düzeyde ve her meslekten okuyucunun, çeşitli konulardaki fikir ürünlerinden, ücretsiz ve serbestçe yararlanmasını sağlayarak, bölgesinin kültürel, sosyal ve teknik kalkınmasına yardımcı olan kurumlar

57 Halk Kütüphanelerinin Görevleri Çevresinin okuma ve bilgi edinme ihtiyaçlarını karşılamak üzere kitap, broşür, dergi, gazete, harita, nota, film plak, ses bandı, fotoğraf, tablo, plan, yazma eser vb. gibi fikir ve sanat ürünleri toplanır, düzenlenir, okuyucuların yararına sunulur. Satın alma, bağış, devir gibi yollarla kütüphaneye gelen malzemenin kayıtlarının yapılması, kitapların ve cilt birliği tamamlanan süreli yayınların ciltlenmesinin sağlanması

58 Halk Kütüphanelerinin Görevleri Kütüphaneye giren eserlerin katalog ve tasnif işleri yapılması, kullanıcıların hizmetine sunulması Kullanıcılara ödünç kitap verilmesi Kullanıcılar tarafından aranan ve kütüphanede bulunmayan eserlerin sağlanması

59 Halk Kütüphanelerinin Görevleri Kütüphaneye başvuranlara, çeşitli konulardaki sorunlarının çözümlenmesi hususunda, aranan bilgi ve belgeler kütüphanede yoksa diğer kuruluşlardan yararlanmaları için yardımcı olunması Bina ve personel imkânlarına göre, “Kütüphanelerde Eğitici ve Kültürel Faaliyetler Yönetmeliği” gereğince çeşitli eğitici ve kültürel faaliyetlerin düzenlenmesi Dezavantajlı kullanıcıların isteklerinin karşılanması

60 Halk Kütüphanelerinin Görevleri Çevresindeki eğitim, öğretim, sanat, kültür kuruluşları ile hastane, cezaevi vb. birimlerle kütüphane hizmetlerinin yaygınlaştırılması yönünden işbirliği imkânlarının araştırılması Kütüphanede bulunan (mevcut ve yeni sağlanan) yazma eserlerin tespit fişleri ve katalog fişlerinin hazırlanması Kitap ve kullanıcı istatistiklerinin günlük, aylık ve yıllık olarak düzenlenmesi

61 Halk Kütüphanelerinin Görevleri Her yıl sonu kütüphanenin çalışmalarıyla ilgili bir raporun düzenlenmesi İl çapında yapılacak olan derleme işlerinin Basma Yazı ve Resimleri Derleme Yönetmeliği" esaslarına göre yürütülmesi Yürürlükteki mevzuatlara dayanılarak kütüphane hizmeti ile ilgili diğer işlerin yapılması

62 Halk Kütüphaneleri Dört temel etkinlik alanı – eğitim, – bilgi, – Kültür – boş zamanlarını değerlendirme

63 Halk Kütüphaneleri Unsurlar – Bütçe – Derme – Bina – Kullanıcı – Personel

64 BÜTÇE YÖNETİMİ Halk kütüphaneleri için bütçe "Türk Bütçe Sistemi" içinde "Genel Bütçe Kanunu" çerçevesinde Kültür ve Turizm Bakanlığı Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü tarafından ayrılmaktadır. Verilmesini planlanan hizmetlerin üst yönetime gerekçeleri ile anlatılması bu hizmetleri yerine getirmek için gerekli olan paranın sağlanması üst yönetim tarafından sağlanan paranın yıl içinde en verimli bir şekilde kullanılarak verimli bir işletme olduğunun ispat edilmesi, gelecek yıl yapılacak talepler için dayanak sağlanması Bütçe yönetiminin gerçekleştirilmesi

65 BÜTÇE YÖNETİMİ Kütüphanenin finansal yönetimi İç faktörler – organizasyonun yapısı, amacı, personelin özellikleri Dış faktörler – kütüphanenin bağlı olduğu birim ve kişilerin istekleri, – politik, hukuki, ekonomik, sosyal ve teknolojik sınırlamalar Gelirler – Bağlı bulunan kurumdan elde edilen kaynaklar – Bağışlar – Kütüphane içinde gerek sunulan hizmetlerin karşılığı olarak, gerekse cezalar, fotokopi ve kitap satışlarından elde edilen gelirler

66 BÜTÇE YÖNETİMİ Giderler – Materyaller; kitaplar, dergi abonelikleri, görsel-işitsel materyaller, bilgisayar programları, hizmet sözleşmeleri (Çevrim-içi veritabanları hizmet sözleşmeleri) – Ekipman; Raf ve diğer muhafaza amaçlı dolaplar, mobilya (masalar, sandalyeler, sıralar, dosya kabinleri vs.), bilgisayarlar, fotokopi, mikrofilm/mikrofiş makinası vb. – Dış hizmet kullanımı; kütüphanelerarası ödünç alış verişi, dış kaynaklı makale sağlama vb. – Kırtasiye; Basılı formlar, not defterleri, kâğıt, kalem, telefon ve posta masrafları vb. – Personel; profesyonel, hizmetli ve geçici elemanlara verilen maaş ve diğer harcamalar. – Genel masraflar; kira, elektrik, su, ısıtma ve temizlik hizmetlerine yapılan harcamalar vb.

67 BÜTÇE YÖNETİMİ Bir kurumun bütçe yönetimi döngüsel bir süreç takip eder. Bu döngü 5 basamaktan oluşur: – Planlama ve programlama – Bütçeleme – Bütçe sunumu – İşletim ve ölçüm – Raporlama ve değerlendirme

68 BÜTÇE YÖNETİMİ Halk kütüphanesi ödeneklerinin yetersizliği Başka mali kaynakların bulunması Gerekli girişimlerin yapılması, Maliye Bakanlığı'nın ikna edilmesi Hizmetin öneminin anlatılması

69 DERME (KOLEKSİYON) Halk kütüphaneleri dermesi – eğitici ve bilgi verici – kullanıcılarının eğlenme ve boş zamanlarını değerlendirme gereksinimlerinin karşılanmasına yönelik bilgi kaynakları

70 Halk Kütüphaneleri Koleksiyonlarının Özellikleri kişilerin kendi kendilerini yetiştirmelerine yardımcı olacak kaynakları büyük ölçüde bünyesinde bulundurması – çeşitli meslek edinme, hobi ve sanat dallarını öğrenme, yabancı dil eğitimi gibi konularla ilgili kişileri eğlendirme ve onların boş zamanlarını değerlendirmelerine yönelik kaynakları sunması

71 Halk Kütüphaneleri Koleksiyonlarının Özellikleri Okul öncesi çağdaki çocukların gelişimine katkıda bulunacak eserleri bünyesinde bulundurması Halk kütüphanelerinin ilk ve ortaokul çağlarındaki çocukların eğitimine katkıda bulunacak ve onların çeşitli ilgilerine hitap edecek basılı ve görsel- işitsel kaynakları bünyesinde bulundurması

72 Halk Kütüphaneleri Koleksiyonlarının Özellikleri Görme engelli bireylerin yararlanmaları için Braille alfabesiyle yazılmış özel eserlerin bulunması Yazarların etnik kökeni, dini, politik ve sosyal görüşleri gözetilmeksizin kaynak seçimi yapılması Halk kütüphaneleri – tarafsız bir görüşle seçim yapan demokratik kuruluşlar – bulundukları çevrenin teknolojik gelişimine de katkı yapmaları

73 Derme Geliştirme Politikası Kütüphaneler – dermelerine materyal sağlama ve bunu bir plan kapsamında yapma kullanıcıların gereksinimlerinin belirlenmesinden materyallerin ayıklanmasına kadar kütüphane yönetimlerine yol göstermek üzere bir dizi uygulamayı içeren derme geliştirme politikalarının hazırlanması

74 Derme Geliştirme Politikası Derme geliştirme – kütüphanenin, kütüphane organizasyonu içinde ve dışında meydana getirilmiş bilgi kaynaklarını kullanarak, hizmet verdiği kesimin ihtiyaçlarının zamanında ve ekonomik bir tarzda karşılanması süreci Amaç – hedeflenen kullanıcı gruplarının gereksinimlerini karşılayacak nitelikteki materyallerin seçim işlemini gerçekleştirme

75 Derme Geliştirme Politikası Derme geliştirme ve yönetme – bir takım etkinlikleri kapsamakta Seçiciler, bibliyografyacılar, konu veya alan uzmanları, sağlama biriminden sorumlu olan kütüphaneciler veya derme kütüphanecileri bu etkinlikleri gerçekleştirmektedirler.

76 Derme Geliştirme Politikası Seçme konusunda: – Bilgi kaynaklarının sağlanması ve kullanıma sunulması için farklı türlerde bilgi kaynakları seçmek, – Dijital bilgi kaynakları için erişim yöntemleri belirlemek, – Geriye dönük bilgi kaynaklarını tespit etmek ve sağlamak, – Bağış yapılan hangi bilgi kaynaklarının kabul edileceğine karar vermek, – Kütüphane kataloğunda veya portalında sunulma olasılığı bulunan ücretsiz web siteleri ve web tabanlı kaynakları değerlendirmek, – Saklanacak, korunacak, dijitalleştirilecek ve koleksiyondan çıkarılacak materyalleri seçmek, – Dijital kütüphanede yer alacak materyalleri belirlemek ve istemek.

77 Derme Geliştirme Politikası Bütçeleme konusunda: – Bütçe ödeneği talep etmek ve kullanmak, – Ödenekleri harcamak ve yönetmek, – Nakit para desteği veya bağış yapanlarla birlikte çalışmak, – Bağış teklif mektupları yazmak ve bağışları yönetmek.

78 Derme Geliştirme Politikası Planlama ve organizasyon konusunda: – Kütüphane içinde diğer çalışanlarla birlikte derme geliştirme ve yönetme etkinliklerini koordine etmek, – Onaylanmış planları izlemek ve gözden geçirmek, – Kitap değişim anlaşmalarını izlemek ve gözden geçirmek, – Dermeleri ve ilgili hizmetleri değerlendirmek, – Ortaklaşa derme geliştirmeyi teşvik etmek, – Derme geliştirme ilkelerini yazmak ve gözden geçirmek.

79 Derme Geliştirme Politikası İletme ve raporlama konusunda: – Derme konularıyla ilgilenen kuruluşlara üye olmak, – Yöneticileri (müdürler, idareciler, vb) ve diğer ortakları sorunlar, başarılar ve etkinlikler hakkına bilgilendirmek, – Derme ve kaynakları tanıtmak, satmak ve yorumlamak, – Kullanıcılarla iletişim kurmak ve onların etkinliklerine katılmak, – Diğer kütüphaneler ve kütüphanecilerle iletişim kurmak, – Kullanıcılara danışma hizmeti olarak tavsiyelerde bulunmak.

80 Derme Geliştirme Unsurları önceden belirlenmiş derme geliştirme politikalarının dikkate alınarak, kütüphane koleksiyonunun oluşturulması Derme yönetimi – kütüphane materyallerinin seçimi ve sağlanması ile ilgili işlemler – Derme geliştirmeden farklı olarak, kütüphane koleksiyonunun sistematik olarak teminini, mali olanakların tahsisini, teknik işlemleri, koruma ve depolamayı, ayıklama işlemini ve kütüphane koleksiyonunun kullanıma teşvik edilmesi gibi işlemleri içermekte Derme geliştirme sürecinin yedi önemli unsuru – Toplum analizi, seçim politikası, seçim, sağlama, ayıklama, değerlendirme ve koruma.

81 Toplum Analizi kullanıcı gereksinimlerinin belirlenmesi kullanıcıların ne tür bilgiye gereksinim duyduklarının belirlenmesi – kullanıcının yaşı, – cinsiyeti, – kütüphane kullanım nedeni, – ilgi alanı – eğitim düzeyi

82 Seçim kütüphaneye sağlanacak olan materyallerin fiziksel ve içerik özellikleri açısından değerlendirilerek belirlenmesi ile ilgili çalışmalar bazı ölçütlerin göz önünde bulundurulması – kalite ile ilgili ölçütler Otorite Doğruluk Güncellik/Yenilik Tarafsızlık – seviye ile ilgili ölçütler Popüler eserler Eğitime destek olan eserler Geniş kapsamlı eserler Çocuk koleksiyonları

83 Seçim Politikası materyal seçiminde izlenecek yollar Seçimle ilgili uygulamaların açık ve net olarak ortaya konulması Seçim politikaları – Kütüphanenin amaç ve hedefleri, – Kaynak seçiminde yetki ve sorumluluğun kimde olduğu, – Seçimde kullanılacak ölçütler, – Seçimde kullanılacak seçim kaynakları, – Mevcut bütçenin dağılımı ile ilgili bilgiler, – Dermenin kuvvetli ve zayıf yanları, – Kullanıcıdan gelebilecek şikâyet ve eleştirileri karşılayabilecek bir kütüphane yönergesi.

84 Sağlama ve Sağlama Yöntemleri Sağlama – bir kütüphane dermesine katılacak bütün materyalleri elde etme işi dermenin kurulması, geliştirilmesi, güven altında tutulması için yapılan iş ve işlemlerin tümü Halk kütüphaneleri için – satın alma – bağış

85 Ayıklama Mevcut dermede, artık kullanılmayacağı düşünülen kitapların çıkarılması mevcut materyalin yararlanmadan çekilmesi, ayrılmış dermeye eklenmesi veya uzakta bulunan bir depoya gönderilmesi ile kütüphane raflarından çıkarılması dermenin güncel ve işlevsel tutulması ve mevcut kaynakların daha etkin kullanılması için gerekli bir seçim işlemi – dermeden çıkarılacak materyaller

86 Değerlendirme dermenin ya da onun bir bölümünün genellikle büyüklüğünün, kapsamının, derinliğinin ve bazı özelliklerinin incelendiği yöntemler Derme değerlendirme yöntemleri – Dermenin büyüklüğü, konu dengesi, dermeyle ilgili harcamalar olarak çeşitli istatistiksel incelemelerin yapılması, – Dermenin büyüklüğüne ilişkin oluşturulan bazı formüllerin uygulanması (Clapp-Jordan formülü), – Çeşitli bibliyografyaların kütüphane dermesi ile karşılaştırılması, – Konu uzmanları tarafından dermenin incelenmesi, – Bazı mesleki dernek ve kurumlar tarafından oluşturulan standartların uygulanması, – Dermenin ödünç verme yoluyla ve kütüphane içindeki kullanımının ölçülmesi. belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı sonucunun ortaya konulması kullanıcı gereksinimlerinin belirlenmesi, mali kaynakların zayıf alanlar için kullanılması gerektiğinin açıklanması, ilgili üst makama sunulması

87 Değerlendirme Derme analizi yöntemleri – Niceliksel ve niteliksel Niceliksel olarak; – Kütüphaneler arası ödünç verme istatistikleri – Ödünç verme istatistikleri – Kurum içi kullanım – Belge sağlama istatistikleri – ILL (Uluslararası ödünç verme) işlemleri – Sayfa ziyaretçi sayısı ve dosya indirme sayısı – Kullanım ücretleri – Dermenin boyutu ve genişliği – Bilgi kaynakları için ayrılmış bütçenin büyüklüğü – Dermenin boyutu ile ilgili standartlar ve kurallar – Alıntı analizleri/çalışmaları – Dermeye yapılan ortalama harcamalar (Süreli yayınlar ve monagrafik eserlere yapılan harcamalar)

88 Değerlendirme Niteliksel olarak; – Kullanıcı görüşünü yansıtan araştırmalar (anketler, web araştırmaları, ) – Kullanıcıların gözlenmesi – Odak grupları – Kullanılabilirlik testiliste denetimi (Kataloglar, bibliyografyalar, vb.) – Doğrudan dermenin denetlenmesi – Derme haritalama – Dermenin niteliğini ölçen kısa testler – Ticari ürünler (WorldCat Derme Analizi, Bowker’ın Kitap Analizi Sistemi, Ulrich’in Dergi Analizi Sistemi, vb.)

89 Koruma Koruma, materyalin bozulmasını önlemek amacıyla çevre denetimine, materyalin yaşatılmasına ve onarılmasına ilişkin işlemler Yaşatma – materyalin özgün biçimini bozmadan kullanım devamlılığını sağlama Onarım – materyalin özgün biçimini korurken eksik parçalarını tamamlama

90 Elektronik Derme Geliştirme kütüphanenin genel amaçları, kullanıcının ilgi alanları, birbirini tamamlayan konular, dermenin dili, yapılacaksa coğrafi sınırlama, tarihi sınırlama, yayın tarihleri, geriye dönük sağlama yapılıp yapılmayacağı, hangi formatta materyal toplanacağı, ayıklama işlemleri, kaynak paylaşımı ve varsa alternatif erişilebilecek bilgi kaynakları gibi hususlar

91 BİNA Kütüphane binaları; – eğitim, öğretim ve araştırma için gerekli her türlü yayının uluslararası standartlara göre düzenlenip hizmete sunulduğu, – bu kaynaklardan yararlanacak sağlıklı ve engelli kullanıcıların eğitim ve araştırma ihtiyaçlarının yanı sıra sosyal ve kültürel ihtiyaçlarını da karşılayacak konforlu mekânlar olarak planlanmalıdır. Akıllı binalar olarak tasarlanmalıdır.

92 BİNA kütüphane binalarının fiziki alanları, kütüphane hizmetleri açısından işlevsel bir biçimde düzenlenmeli İç ve dış mekân düzenlemelerinde estetik unsurlara dikkat edilmeli Olanaklar ölçüsünde iç mimarla mekân tasarımıyla ilgili ortak çalışılmalı Mekânlarda kullanılan malzemelerin, donatı elemanlarının, dokuların, biçim, oran ve ölçülerin ve renklerin tasarım ilkelerine uymasına özen gösterilmeli

93 BİNA Kütüphane donanım malzemesi, kullanıcıları yormayacak, kullanıcının kütüphaneden en doğru biçimde yararlanmasını sağlayacak biçimde düzenlenmeli Gelişigüzel ve düzensiz yerleştirmelerden kaçınılmalı Yeterli havalandırma ve aydınlatma sağlanarak ferah bir çalışma ortamı yaratılmalı Bahçe dâhil kütüphaneye ait bütün alanların temizliğine ve düzenine önem verilmeli

94 KULLANICI Halk kütüphanesi hizmetleri; yaş, ırk, cinsiyet, din, ulus dil veya toplumsal statüye bakılmaksızın herkese eşiti erişim temelinde sağlanmaktadır. Halk kütüphaneleri tüm kullanıcı gruplarının bilgi gereksinimlerini iyi bir şekilde analiz etmeli ve hizmetlerini bu gereksinimler doğrultusunda planlamalıdır.

95 KULLANICI Halk kütüphanesi potansiyel hedef kullanıcı grupları şunlardır: Her yaştan ve yaşamın bütün basamaklarındaki insanlar: – Çocuklar – Genç yetişkinler – Yetişkinler Özel gereksinimleri olan bireyler ve gruplar: – Yerel insanları da içine alan farklı kültürlerin ya da etnik grupların insanları – Engelliler – Eve bağlı insanlar – Kurumsal bağımlılığı olan insanlar (hastaneler, cezaevleri vb.) Topluluktaki daha büyük kurumlar – Topluluktaki eğitimsel, kültürel, gönüllü organizasyonlar ve gruplar – İş çevresi – Yerel otorite gibi temel yönetsel organ.

96 PERSONEL Personel kategorileri Nitelikli kütüphaneciler – Kütüphanecilik ve bilgibilim çalışmalarında lisans veya lisansüstü eğitim almış profesyonel personeldir. Kütüphane ve bilgi hizmetleri ile sistemlerini tasarlar, planlar, organize eder, gerçekleştirilir, yönetir ve değerlendirir. Kütüphane yardımcıları – Kaynakları rafa yerleştirme, raf okuma, kütüphane materyal işlemleri, veri girme, dosyalama, sekreterlik desteği ve temel düzeyde okuyucu anketi gibi rutin dolaşımı ve işletimsel kütüphane işlerini yürüten personeldir. Uzman personel – Büyük halk kütüphaneleri, bilgisayar sistem yöneticisi, finansal, eğitsel ve pazarlama personeli gibi özel işleri yürüten uzman personeli işe alabilir. Destek personeli – Kapıcıları, temizlikçileri, sürücüleri ve güvenlik personelini içerir.

97 PERSONEL Beceriler – Bilgiyi bibliyografik olarak denetleyebilme becerisi, – Hizmet edilen kitlenin ihtiyaçlarını anlayabilme ve bu ihtiyaçları değerlendirebilme becerisi, – Niteliksel ve niceliksel değerlendirme teknikleri bilgisi, – Tüm dünyada meydana gelen kur dalgalanmaları, ekonomik eğilimler ve dünya piyasa güçlerini çözümleme bilgi ve becerisi, – Gereksinim duyulan çevirim içi kaynaklarına erişimi sağlamak için dijital kaynakları ve doğru araçları tanıma becerisi,

98 PERSONEL – Eleştirel analiz, problem çözme ve eleştirel karar verme becerisi, – Sürekli öğrenme ve mesleki gelişime açık olma becerisi, – Uzlaşma becerileri, – Yönetimsel ve denetimsel beceriler, – Pazarlama kabiliyeti, – Yönetimsel davranış, güç ve politikalarını anlayabilme becerisi, – İdari eylemleri anlayabilme becerisi, – Bağış talepleri hazırlama ve yönetme becerisi.

99 Hizmetiçi Eğitim üretim ve hizmette etkinliğin, verimin, kalitenin yükseltilmesi, ürünün üretimi ve tüketimi sürecinde meydana gelebilecek hataların ve kazaların azaltılması, maliyetlerin düşürülmesi, satış ve hizmet sunumunda nitel ve nicel yönden gelişmenin sağlanması, karların yükseltilmesi, vergi gelirlerinin ve tasarruflarının artırılması amacıyla işgücüne verilen temel meslek ve beceri eğitimi yanında; işgörene yönelik çalışma hayatı süresince bilgi, beceri, davranış ve verim düzeyini yükseltici planlı eğitim etkinlikler

100 Hizmetiçi Eğitim Amaçlar – İşe yeni başlayan işgörenin kuruma uyumunu sağlamak, – İşgörene kurumun amaç, ilke ve politikalarını bir bütünlük içinde kavratacak becerileri kazandırmak, – İşin gerektirdiği temel meslek becerilerini kazandırmanın yanı sıra eğitim eksikliklerini tamamlamak, – İşgörene değişik alanlarda yatay ve dikey geçişlerini sağlayacak tamamlama eğitimi yapmak,

101 Hizmetiçi Eğitim – Bilim, teknoloji, ekonomi ve iş hayatında meydana gelen gelişmelere ve yeniliklere uyum sağlamak, iş metot ve tekniklerini geliştirmek, – Kurumun ürettiği ürünün (mal, hizmet, düşünce) nitelik, nicelik ve verimliliğini artırmak, – Üretim ve pazarlama aşamasında hata ve kazaları asgariye indirmek, – Mesleki sorunları çözme becerisi geliştirmek, – Kişi ve grup moralini yükseltmek, – Yeni görevle karşılaşan personelin uyum ve öğrenme sürecini hızlandırmak,

102 Hizmetiçi Eğitim – İş verimini ve ücreti artırmak, – İşgörenin görev, yetki ve sorumlulukları konusunda bilgilerini artırmak, – Üretimin zamanında yapılmasını sağlamak, – Malzeme ve enerji tasarrufu sağlamak, – İş kazalarını ve meslek hastalıklarını önlemek, iş güvenliğini sağlamak, – İşgörenin özgüvenini geliştirmek, güdülemek ve moralini yükseltmek, – İşgörene işinde başarı, değer ve saygınlık kazandırmak.

103 Hizmetiçi Eğitim Kurumsal yararlar – Hizmet içi eğitim kurumların kazancını ve karını artırır, – Kurumun her düzeyinde işe ilişkin bilgi ve beceriler gelişir, – Kurum ortamında moral artar, – İşgörenlerin kurumsal amaçları tanıması ve benimsemesi kolaylaşır, – Ast- üst ilişkileri gelişir, – Kurum içinde açıklık ve güven gelişir, – Kurumsal gelişme sağlanır, – İş yönergelerinin hazırlanması sağlanır, – Kurumsal politikanın anlaşılması ve izlenmesi sağlanır,

104 Hizmetiçi Eğitim – Kurumsal kararların ve sorun çözme sürecinin etkinliği artar, – Liderlik becerileri, güdülenme, sadakat, kuruma karşı olumlu tutumlar gelişir, – İşçi ve işgören ilişkilerinde gelişme gözlenir, – Üretim araçlarının kötü kullanımı ve kuruma karşı savurganlıkta azalma meydana gelir, – Kurumda iletişim ve gelişmeye uygun bir hava oluşur, – İşgörenlerin değişime uyum sağlaması kolaylaşır, – Stres ve gerilimin azaltılması ve çatışmaların çözümlenmesine yardım eder, – Firmaya esneklik kazandırır. Bu durum sayesinde, üretimin niteliği ve verimlilikte artış gözlenir, – Kurumsal saygınlık artar, iyi bir imaj edinilmesine yardım eder.

105 Hizmetiçi Eğitim Kişilere sağladığı yararlar – İşgörenlerin daha sağlıklı karar vermesi ve etkili sorun çözme becerilerinin gelişmesine yardımcı olur, – Güdüsel değişkenler olan başarı, gelişme, sorumluluk alma ve ilerleme düşüncesinin gelişmesine yol açar, – Kendini geliştirme ve kendine güveni teşvik eder, – İşgörenlerin stres, gerilim, engelleme ve çatışmalarla mücadele gücünü artırır, – İş doyumu ve tanınmayı artırır, – Kişinin etkileşim ve iletişim becerilerini artırırken, kendine yönelik yaklaşımını da geliştirir, – Kişisel ihtiyaçların doyurulmasını sağlar, – Kişiye kendi geleceğini belirleme ve gelişme için ortam hazırlar, – İşgörenlerin yazma, konuşma ve dinleme yeteneklerini geliştirir, – Yeni görevlere geçme ya da yükselme korkusunu ortadan kaldırır.

106 Hizmetiçi Eğitim Hizmet İçi Eğitim Türleri – iş başında ve iş dışında eğitim İş başında eğitim – Gözetimci Nezaretinde Eğitim – İşe Alıştırma (Oryantasyon) Eğitim – İş Değiştirme (Rotasyon) Yoluyla Eğitim – Yetki Devri Yoluyla Eğitim – Monitör (Kılavuz) Aracılığıyla Eğitim – Özel Tasarımlar (Proje Çalışması) – Staj Yoluyla Eğitim

107 Eğitim Programı Hazırlama Hizmet içi eğitim programlarının tasarlanması Aşamalar – Eğitim gereksinimlerinin belirlenmesi Eğitime gereksinim var mı? Belirlenen eksikler eğitimle giderilebilir mi? Eğitim programının amaçları nelerdir? Programın amacına ulaşması için neler yapmamız gerekiyor? Katılımcılardan eğitim sonunda ne bekliyoruz? Katılımcıların gereken davranışı göstermeleri için hangi eksikler giderilmelidir? Hangi teknikle gereksinimler belirlenmeli? – Gözlem-görüşme, iş-meslek analizi, SWOT analiz, istatistiki veriler, Delphi yöntemi veya Bencmarking tekniği ile eğitim gereksinimlerinin tespit edilmesi – Amaç ve hedeflerin ortaya konulması

108 Eğitim Programı Hazırlama – Eğitim bütçesi ve desteğin sağlanması – Katılımcıların analiz edilmesi – İş-zaman planının/çizelgesinin yapılması – Ekip oluşturma – Program modeli geliştirme – Uygulama – Değerlendirme

109 Yasal Mevzuatlar Halk kütüphanelerinin nerelerde ve hangi koşullarda kurulacağı ve vereceği hizmetler çeşitli yasalar, yasa tasarıları, yönetmelikler, genelgeler ve standartlarla ilkelere bağlanmıştır.

110 Yasal Mevzuatlar 657 numaralı Devlet Memurları Kanunu Kütüphanelerde çalışan personelin hizmet şartları, nitelikleri, atanma ve yetiştirilmeleri, ilerleme ve yükselmeleri, ödev, hak, yüküm ve sorumlulukları, aylıkları ve ödenekleri ve diğer özlük işleri

111 Yasal Mevzuatlar İlerleme imkânı Şikâyet ve dava açma hakkı Sendikalar ve üst kuruluşlar kurabilme ve bunlara üye olabilme Atamaların yapılması Aday memurluk Asil memurluk

112 Yasal Mevzuatlar İstifa Çalışma saatleri İzinler Hizmetiçi eğitim Özlük dosyası

113 Yasal Mevzuatlar Halk kütüphanelerini doğrudan ilgilendiren yasal düzenlemeler ise şunlardır: – Halk Kütüphaneleri Yönetmeliği – Kütüphane Hizmet Esasları Genelgesi, – Kültür ve Turizm Bakanlığı Yayın Yönetmeliği ve Kültür ve Turizm Bakanlığı Yayın Seçme Yönetmeliği

114 Yasal Mevzuatlar – Resmi Yazışma Yönetmeliği – Taşınır Mal Yönetmeliği – 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun – Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ve Standart Dosya Planı – T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı web sitesi

115 Yazı ve Yazışma Yazı yazma – bir konuda karşılıklı yazı yazma, Yazışma – haberleşme ve muhabere olarak tasvir edilen eylemler Yazılan her yazının bir konuyu, bir amacı ortaya koyması Yazıyı okuyan kişilerin üzerinde etki bırakması Hedef alınan kişilerin iyi tanınması veya analiz edilmesi Yazıya başlamadan önce hazırlık aşamasının iyi bir biçimde planlanması

116 Yazı ve Yazışma Doğru ve güzel bir biçimde yazı yazabilme Yazılı anlatımın etkili olması Yazının içeriğinde, düşüncelerin yer aldığı cümlelerin birbirleriyle uyumlu olması Yazı içerisinde verilen her bilginin- isimler, tarihler, sayılar, yer isimleri- doğru olması ve yanlışlık yapılmaması

117 Resmi Yazılar ve Resmi Yazışma Resmi yazı – Kamu kurum ve kuruluşlarında, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine ve kişilerin bu kuruluşlara yazdıkları yazıların tümü En büyük özelliği tek tip olmasıdır. Başbakanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” Resmi yazışmalar – kâğıt veya elektronik ortamda

118 Resmi Yazılar ve Resmi Yazışma Resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirleme Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenmesi Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde hazırlanması

119 Resmi Yazıların Bölümleri Resmi yazışmaların kurallarına uygun olarak yazılması Kamu kurum ve kuruluşlarında yazışmaların standardizasyonun sağlanması iletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi

120 Resmi Yazıların Bölümleri Başlık Sayı Tarih Konu Muhatap İlgi Metin İmza Ek Dağıtım Olur Paraf Koordinasyon İletişim Bilgileri Gizlilik Derecesi Bilgisi Süreli Yazışma Bilgisi

121 Resmi Yazı Türleri Dilekçe Tutanak (Zabıt) Sözleşme Şartname Müzekkere Tekit Yazısı

122 Resmi Yazı Türleri Tezkere Mazbata Genelge Vekâletname Form Rapor

123 Özgeçmiş Kişilerin iş bulma sürecinde kendilerini potansiyel işverenlere tanıtmak amacıyla yazdıkları özel yazılar iş bulma sürecinde ilk ve en önemli adımlardan biri işverenlere kişinin işe uygun olduğunu gösteren ana pazarlama aracı

124 Özgeçmiş Özgeçmiş türleri – Kronolojik (zaman sıralı) özgeçmiş – İşlevsel özgeçmiş – Karma özgeçmiş Özgeçmiş Ana Başlıkları – İletişim Bilgileri – Eğitim Bilgileri – İş Deneyimi – Yabancı Dil – Bilgisayar ve Büro Makineleri – Kurs/Sertifikalar ve Başarı Ödülleri – İlgi Alanları ve Aktiviteler – Kişisel Bilgiler – Referanslar – Fotoğraf

125 Taşınır Mal Yönetmeliği Kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır. Sorumlu tutulan harcama yetkilileri; – taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesi, kullanılması, kontrolü, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulması ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermesi

126 Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri – harcama yetkililerince bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. – Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayma, tartma, ölçme teslim alma, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etme, kontrol etme ve kullanımını sağlama

127 Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulacak defterler şunlardır. – Tüketim Malzemeleri Defteri – Dayanıklı Taşınırlar Defteri – Müze Defteri – Kütüphane Defteri

128 Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller kullanılır. – Taşınır İşlem Fişi – Zimmet Fişi – Taşınır İstek Belgesi – Dayanıklı Taşınırlar Listesi – Taşınır Geçici Alındısı – Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı – Ambar Devir ve Teslim Tutanağı – Sayım Tutanağı – Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli – Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli – Taşınır Hesap Cetveli – Taşınır Kesin Hesap Cetveli – Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli – Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli

129 Taşınır Mal Yönetmeliği Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshasının ödeme emri belgesi ekinde, muhasebe birimine gönderilmesi beş yılını tamamlamış ve idarece kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırların devredilmesi, Görevden ayrılma durumu

130 Taşınır Mal Yönetmeliği Halk kütüphaneleri – T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından geliştirilmiş Mali Kaynaklar Yönetim Sistemi

131 Dosyalama Sistemleri ve Standart Dosya Planı birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını, aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak

132 Dosyalama Sistemleri ve Standart Dosya Planı Nedenler: – Kurumların, faaliyetlerini ve faaliyetlerinin sonuçlarını; kurumları yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirme diğer bir ifade ile delillendirme zorunluluğu – Yapılacak her türlü faaliyet veya alınacak her türlü kararlarda önceki faaliyetlere ilişkin kayıtlara başvurulma ihtiyacı – Kurum, çalışan ve üçüncü şahısların hak ve menfaatlerinin korunması ve gerektiğinde ispatında birinci derecede önem arz etmesi

133 Dosyalama Yönetimi Kuruma Neler Kazandırır? Dosyalama Yönetimini hayata geçiren kurum ve kuruluşlarda; – İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır, – Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır, – Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkileyecektir,

134 Dosyalama Yönetimi Kuruma Neler Kazandırır? – Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, demokrasilerin vazgeçilmez ilkesi olan şeffaf yönetim anlayışı sağlanacaktır, – İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe sevk etmeyecektir, – Bilgi ve belgenin kontrol altında bulunması, idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkânını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek; iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacaktır, – İşlemi tamamlanan belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için bürolarda ortadan kaldırılmayı bekleyen evrak birikimleri ortadan kalkacak, işlemi biten belgeler anında ilgili dosyasına kaldırılabilecektir,

135 Dosyalama Yönetimi Kuruma Neler Kazandırır? – Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacaktır. İncelenmek üzere geçici olarak verilen dosya veya belgelerin kayıtları sağlıklı bir şekilde tutulabilecek; bu mahiyetteki belge ve dosyaların rahatlıkla takibi yapılabilecektir. – Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimliliğini artırarak, zaman ve iş kaybını engelleyecektir, – Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkânı, arşivlerde belge aramak için harcanan zaman ve iş kaybını asgari seviyeye indirecektir, – Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilebilecektir,

136 Dosyalama Yönetimi Kuruma Neler Kazandırır? – İhtiva ettiği bilgi sebebiyle uzun yıllar muhafazası gereken diğer bir deyişle arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespiti mümkün olabilecektir, – Gerek birim, gerekse kurum (merkez) arşivlerinde dosyalar teşekkül ediş düzenlerine uygun olarak yerleştirilebilecektir, – Kurumların arşiv iş ve işlemlerini yürürlükteki arşiv mevzuatına uygun olarak yürütebilmesine imkân sağlayacaktır.

137 Standart Dosya Planı 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılmış ve hazırlanmış, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur sayısal aralığında ele alınan bölümler sayısal aralığında ele alınan bölümler sayısal aralığında ele alınan bölümler

138 Standart Dosya Planı Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır. Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

139 Standart Dosya Planı Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

140 Standart Dosya Planı Dosya planında yer alan konu numaralarının, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılması

141 Standart Dosya Planı Birim (Haberleşme) kodu – yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama – 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi – "Sayı" bölümünün ilk unsuru Dosya numarası – yazının konusunu ifade etmekte – işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermekte – "Sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur Strateji Geliştirme birimleri – dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilme, – uygulamaları takip etme – denetleme

142 Standart Dosya Planı İşlemdeki yazılar Yazıların ekleri ile beraber dosyalanması

143 Standart Dosya Planı Arşivlerde dosyalar – dosya numaralarının dikkate alınması – hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanması – arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen« Birim arşivlerine devretme Uygunluk kontrolü

144 Standart Dosya Planı Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulması Kurumlar ve Kuruluşların dosya planlarını web sitelerinde yayınlaması, kullanıcıların güncel dosya planını takip etmesi

145

146 Teşekkürler Dr. Nevzat Özel Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü


"HALK KÜTÜPHANELERİ VE YÖNETİM. İçerik Yönetim Örgüt ve Örgüt Kültürü Stratejik Yönetim Yöneticilik Kütüphaneler ve Yönetim Halk Kütüphaneleri ve Yönetim." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları