MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MESLEKÎ VE TEKNİK EĞİTİM GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

... konulu sunumlar: "MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MESLEKÎ VE TEKNİK EĞİTİM GENEL MÜDÜRLÜĞÜ"— Sunum transkripti:

1 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MESLEKÎ VE TEKNİK EĞİTİM GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
İletişim Teknikleri Etkin İletişim Yöntemleri FERİDUN SAKA (EĞT.BİL.UZM. ) MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI MESLEKÎ VE TEKNİK EĞİTİM GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

2 Dilimizde haberleşme, kominikasyon, bildirişim gibi sözcüklerle de ifade edilen “iletişim” terimi Latince paylaşmak, ortaklaşmak anlamına gelen communicare kökünden gelmektedir. İletişim, genel anlamda, iletiyi gönderen ve alan arasında oluşturulan bir alışveriş ilişkisi içinde paylaşılan, ortaklaşa yararlanım ile oluşan bir süreçtir. Bu süreç, kaynak kişi tarafından iletinin oluşturulup, alıcıya gönderilmesi ile başlar ve alıcının bu iletiyi alıp değerlendirmesi ve uygun tepkide bulunması ile son bulur. Karşılıklı iletişimde bulunan kişiler, bilgi, sembol üreterek, bunları birbirine aktararak ve yorumlayarak iletişimi sürdürürler. İletişimde; Bilgiyi ürütme, aktarma ve yorumlama vardır.

3 Temel İletişim Öğeleri
Bilginin, duygunun, düşüncenin en az kişi arasında paylaşılması olarak tanımlanan iletişimin anlaşılabilmesi için temel iletişim öğelerinin neler olduğunun bilinmesi gerekir. Bu öğeler, kaynak, hedef, iletişim aracı ya da kanalı, dönüt ve iletişim ortamıdır. Kaynak-gönderici-verici Hedef - alıcı Mesaj - İleti  İletişim - aracı (kanal) . Dönüt (geri bildirim, besleyici yankı, feedback İletişim Ortamı

4 İletişimin İşleyişi İletişimin temel özelliği en az iki ilgili arasında anlamları ortak hale getirmeyi amaçlayan bir etkileşim süreci oluşudur. Bu etkileşim sürecini anlayabilmek için iletişimin nasıl oluştuğunu anlamamıza ihtiyaç vardır. (Çizim 1) Mesaj Kaynak Kodlayıcı Kaynak Kodlayıcı Kanal Dönüt (Çizim 1)

5 Kodlama: İletişimin başlayabilmesi için kaynağın mesajına kodlaması, yani paylaşmak istediği anlamı hedefin anlayabileceği işaretlere, sembollere dönüştürmesi gerekir. Örneğin sözcükler birer koddur. Jestlerimiz, mimiklerimiz, beden hareketlerimiz, ses tonumuz da mesajımızın kodları olabilir. Kodlama süreci kaynağın geçmiş yaşantılarından edindiği deneyimlerle gerçekleşir. Kodlama sürecine şifrelemede denilmektedir. Kod açma : İletişimin devam edebilmesi için kaynak tarafından kodlanılan mesajın hedef tarafından kodunun çözülmesi gerekir. Bu kaynağın mesajına verdiği anlamın, hedef tarafından anlaşılması demektir. Hedef kaynağın mesajının kodunun anlaşılması demektir. Hedef kaynağın mesajının kodunu çözümledikten sonra kendi geçmiş yaşantılarına göre yorumlar, tepkisini kaynağa bildirir. Dönüt dediğimiz hedefin tepkisi iletişimi, çift yönlü hale getirir. Böylece kaynak aynı zamanda hedef, hedef de aynı zamanda kaynak durumuna gelir.

6 İşaret Yaşantı alanı Yaşantı alanı Ortak yaşantı Kaynak Kodlayıcı
Hedef Kod açıcı Yaşantı alanı Yaşantı alanı Ortak yaşantı

7 İletişimin başlıca amaçlarından biri enformasyon alışverişidir
İletişimin başlıca amaçlarından biri enformasyon alışverişidir. Bu fikir veya verilerin yayılmasını içerdiği gibi, yüz yüze görüşme, rapor not ya da genelge biçiminde de olabilir. Her durumda amaç anlaşılmaktır. William Haney, iletişimin anlaşılabilirliğini artırmak için önemli bazı önerilerde bulunmuştur 1- Gözlemek ve hüküm vermek bağlantılı ama farklı süreçlerdir. 2- İyi ayrım yapanlar iyi iletişim yapar. 3- Ya da şeklinde düşünmek iletişimi bulandırabilir. 4- Sözcükler görüş aktarmada güvenilmez araçlardır. 5- Mesajları alıcının mantığına göre düzenleyin. 6- Eksik bir şey bıraktığınızı sanmayın. 7- Sözde değil gerçek bir anlaşmaya varılmalıdır. 8- İletişim karşı taraf açısından değer taşıyan bir şey içermelidir. 9- Mesaj alıcının varlık tarzı nasılsa öyle alınır. 10-Tarz genellikle anlamdan daha önemlidir.

8 Etkili İletişim İçin İnsanları Anlamak
İnsanların çoğunun isteği, sözlerinin dinlenmesi, saygı görmeleri ve anlaşılmalarıdır. İnsanlar ne zaman anlaşıldıklarını görürlerse, o zaman sizin bakış açınızı anlamaya motive olurlar. İnsanları anlamayı öğrendiğinizde, nasıl düşünüldüklerini, ne hissettiklerini, onları neyin etkilediğini, bir duruma nasıl tepki verdiklerini anlar ve onları olumlu yönde motive ederek etkileyebilirsiniz. İnsanlar arasında olan zıtlaşma ve çelişkilerin % 50’si düşünce zıtlığı veya uyuşmazlıktan değil, sadece birbirini anlamamaktan çıkmaktadır. Çatışmada genellikle taraflardan biri ya da her ikisi de kendi çıkarlarını ve tercihlerini tehdit altında hisseder ve gerçeklerden çok duygular öne çıkar.

9 Kendini tehdit altında hisseden taraf savunmaya ve hatta deyim yerindeyse diğerine karşı saldırıya geçer. Bu tür tepkiler genelde duygusal tepkilerdir. Peki çatışmayı çözmek için ne yapmalı? Çatışmayı çözmede başarıya ulaşmak için empatiden yararlanmak gerekir. Empatiyi bilmeden bunu gerçekleştirmek ise olası değildir. Empati; Bir insanın, kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak anlamasıdır. Empati ile sempati’yi karıştırmamak gerekir. Empatide “anlamak” esastır. Paylaşmak gerekmez. Sempatide ise “yandaş olmak” esastır. Birlikte sevinmek, birlikte üzülmek gibi birliktelik vardır.

10 Etkin İletişim Kurmanın Bir Engeli Olarak Korku
Korku, katılmayı ve bir konuda öneride bulunmayı engeller. Bireyde bir isteksizlik ve çekingenlik yaratır. Çünkü korku duyan bir birey fikirlerinin reddedileceğini, birlikte çalıştığı kişiler tarafından beğenilmeyeceğini düşünürler. Hatta fikirlerinin üstleri tarafından hakaret kabul edileceğini ya da sorun çıkaran insan olarak mimleneceği kaygısı duyarlar. İletişimde önemli ve önemsiz sözcükler En önemsiz sözcük :Ben En önemli sözcük :Biz En önemli iki sözcük :Teşekkür ederim. En önemli üç sözcük :Her şey affedilebilir. En önemli dört sözcük :Bu konu hakkındaki fikriniz. En önemli beş sözcük :Çok iyi bir iş yaptınız. En önemli altı sözcük :Seni daha da iyi anlamak istiyorum.

11 Etkin İletişim Kurmak İçin Dinlemek
İki kulağınızın ve tek bir ağzınızın olması, daha az konuşup daha çok dinleyebilelim diyedir(Citumlu zeno). Açık iletişim, mesajı veren kişinin kendisini açıklıkla ve tam olarak ifade edebilmesini ve mesajını alan kişinin de dinlemeye hazır olmasını gerektirir. Dinlemek, saygı göstergesidir. Ancak, çoğu insan kötü bir dinleyicidir Kendini güvensiz hisseden insanlar genellikle kötü dinleyici olurlar. Konuşmacı, dinleyicilerin kendilerini rahat ve güven içinde hissedecekleri bir ortam sağlamalıdır. İşgörenler kendilerinden neyin yapılmasının beklendiğini ve bunu neden yapmaları gerektiğini, üslerinin onlardan neler beklediğini, diğer bölümlerde veya birim dışında kendi işleriyle ilgili olarak nelerin olup bittiğini bilmek isterler.

12 Belirsizlik ne kadar artarsa, verimlilik o kadar düşer
Belirsizlik ne kadar artarsa, verimlilik o kadar düşer. Uygunsuz, gecikmiş veya akla yatkın olmayan bilgi, söylentileri başlatır ve yönetici konunun üstünü örtmeye çalışsa bile birkaç ufak parça her zaman aydınlığa çıkar. Bir çoğu yeniden yapılanma sonucu ayağının kayacağı kaygısına kapılır. Yıllardır kurumda çalışan deneyimli daktilografı düşünelim; Bir gün işe gelir ve masasında son model bir bilgisayar bulur. Ama kimse ona elektronik veri işlemin sırlarını öğretmeyi düşünmemiştir. Bir darbeyle (teknolojik değişiklik) tüm yaşamı boyunca edindiği deneyimi değersiz bir hale gelmiştir. Otorite olduğu yönler geride kalmıştır. Yapmakta olduğu iş veri-işlemden anlayan genç bir meslektaşı tarafından üstlenilmek durumundadır. Kişinin işini kaybetme korkusu en kötü kabustur. Belirsizlik ve endişe, akıl dışı tepkiler için zemin oluşturur.

13 Etkin İletişim İçin Eleştiriyi Kabul Etmek
Sizi hala hiç kimse eleştirmemişse büyük olasılıkla henüz önemli bir iş yapmamışsınız demektir. Eleştiriyi kabul etmek, çok az insanın becerebildiği bir sanattır. Çoğu insan söyleneni reddederek kendini savunarak, karşı saldırıya geçerek veya günah keçisi bulmaya çalışarak eleştiriyi savuşturmak ister. Eleştiriye yönelik bu olumsuz tavır, bir güvensizlik işaretidir. Güvenli bir insan, güçlü ve zayıf olduğu yönlerini bilir ve kabul eder. Güvenli insan zayıf yönleri geliştirmeye çaba harcarken, güvensiz insan ise zayıf noktalarının üstünü örtmeye çalışır.

14 Haklı eleştiri: Sizin değiştirebileceğiniz ve değiştirmeniz gereken bir davranış biçiminizi veya işinizin geliştirebileceğiniz veya geliştirmeniz gereken bir yönü hedefleyen bir tepkidir. Hatalarınızı kabul etmeye kendinizi hazırlayın. Eylem ve davranışlarınızla ilgili bir geri besleme aldığınızda teşekkür edin. “Açıklamalarınızdan dolayı teşekkür ederim. Bu sayede çok şey öğrendim” gibi. Sorunu çözmek için ne yapmayı düşündüğünüzü anlatın. “Konuyu tekrar inceleyeceğim; sanırım falanca güne kadar sonucu size bildiririm” ya da “Bunun üstünde çok dikkatli bir şekilde düşüneceğim” gibi. Haksız eleştiri: Hatadan siz sorumlu değilseniz veya eleştiriyi yapanın gerçek güdüleri dile getirdiği güdüler değil ise eleştiri haksız olur. Haksız eleştiri genellikle, başkalarını küçümseyerek ne kadar mükemmel olduklarını göstermeye çalışan güvensiz insanlar tarafından yapılır.

15 İletişim Sürecinin Başarısı
İletişim sürecinin başarısı büyük ölçüde mesaj ve iletişim ortamına ilişkin değişkenlerin kontrol altına alınmasına bağlıdır. Mesajın etkili olabilmesi için aşağıdaki koşulların gerçekleşmesi gerekir:   - Mesaj dikkat çekmelidir.  - Mesajı oluşturan işaretler (semboller, kodlar) kaynak ve hedef için aynı anlama gelmelidir.  - Kaynak, mesaja ilişkin yeterli bilgiye sahip olmalıdır.  - Mesaj gereksinimlere yönelik olmalıdır. - Mesaj hedefin içinde bulunduğu grubun ya da grupların normları ile çatışmamalıdır.

16 İletişimi Engelleyen Etmenler
Örgütün içinde ve dışında bulunan birçok engel, iletişim sürecini güçleştirir ve bazı durumlarda tümden durdurur. Bu engelleri aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür. 1. Psikolojik (Seçici Algılama, Önyargı ve Sayıltılar) 2. Anlam (Semantik) 3. Konum (Statü, örgütsel uzaklık) 4. Korunma 5. Alan (Fiziksel uzaklık) 6. Sıradizin (Hiyerarşi) 7. Uyutma 8. Sınırlama (Bilgi eksikliği) 9. Kesintiler 10.Zaman kısıtlaması 11.Geçmiş deneyimler 12.Çok az ya da çok fazla ilgi 13.Kişisel gereksinim ve beklentiler

17 · İletişimin Düzenlenmesi
·        ·   İletişimin Düzenlenmesi Örgüt içinde yönetsel iletişimin bir sisteme göre yapılması ve kişiler arası iletişimin bu biçimde etki altına alınması, şu koşulların gerçekleşmesine bağlıdır. 1. İletişim süreci yalnız dikey değil, aynı zamanda yatay da işleyecek biçimde en az iki yollu olmalıdır. 2. Görüş ve davranışlarda katılımı artırmak için, hizmetiçi yetiştirme eylemi de bir iletişim aracı olarak kabul edilmeli ve buna göre geliştirilmelidir. 3. Enformasyon akımının verimli olabilmesi için, haber alma birimleri kurulmalı ve çalıştırılmalıdır.

18 4.İmkanlar oranında, yazılı yerine sözlü iletişim teknikleri kullanılmalıdır.
5.Engeller azaltılarak ve kaldırılarak, iletişim kanalları açık bulundurulmalıdır. 6.Konferans tekniklerinden sık yararlanılmalı, kişiler arası ilişkiler geliştirilmelidir. 7.Eleme, paraf ve çıkış kontrolü gibi, temizlik yöntemleri konulmalıdır. 8.Sıra dizinindeki her basamağın iletişim yetkileri saptanmalıdır. 9.İletişim araçları ve malzemenin dağılımı bir plana bağlanmalıdır.

19 Eğitim Yöneticisinin İzleyeceği İletişim Stratejisi ve İlkeleri
Eğitim yöneticisinin izleyeceği iletişim stratejisi ve ilkeleri şunlardır; 1. Girişimi başkalarından önce ele almak, 2. İletişime yapıcı görüşlerle başlamak, 3. Çevresindekilerin katılım ve işbirliğini sağlamak, 4. Çevredeki önderleri de çalışmalara katmak, 5. Katılanları güdülemek, 6. Başarılan işleri ortaya koymak, 7. Gereksinim ile doyum arasında denge kurmak, 8. Söylentilere gerçeklerle engel olmak, 9. İletişim engellerini bilmek ve değerlendirmek, 10.Başkalarının görüşlerine saygı göstermek, 11.Önemli haberleri yinelemek, 12.Her iletişim aracından yararlanmak, 13.Destek ve karşıt güçleri tanımak, 14.İletişimi aralıksız sürdürmek.

20   İletişim Türleri İletişimin değişik türleri (kişiler arası-yönetsel, yazılı, sözlü-sözsüz) şeklinde ayrılabilir. İletişim, büyüklüklerine göre dörde ayrılabilir 1. Bireyici iletişim (duyma, algılama, yorumlama, düşünme vb), 2. Kişilerarası iletişim, 3. Örgüt içi (yönetsel) iletişim, 4. Kitle iletişimi.  İletişim yönü bakımından da dörde ayrılır ; 1.Aşağı doğru iletişim, 2.Yukarı doğru iletişim, 3.Yatay iletişim, 4.Çapraz iletişim,

21 Kişiler arası (informal) iletişim, insanların birbirlerinden anlam alma, birbirlerini yanıtlama çabalarını içeren bir etkileşim sürecidir. Yönetsel (formal) iletişim ise, yöneticinin gönderdiği anlamla astını etkilemesi, astın üstünü yanıtlamasını içeren bir etkileşim sürecidir. Yönetsel (formal) iletişim sıra dizindeki basamaklar ve makamlar arasında, enformasyon ve kararların çift yollu akımıdır. Örgütün formal yanı, yönetsel iletişim yoluyla çalışır. Kişilerarası, (informal) iletişim ise, kişiler ve kümeler arası ilişkilerden oluşur; üyelerin örgüte karşı tutumlarını gösterir ve örgütün informal yanını işletir. Yönetsel iletişim ne kadar bozuk ve aksak olursa, kişiler arası iletişim o kadar artar ve zararlı etkiler yapar.

22 Yazarken az sözcük kullanılmalı,
Yazılı İletişim Etkili bir yazının kişisel, açık ve kısa olması gerekir. Bir yazının kişisel olması, yöneticinin kendi kişiliğini ortaya koyması, alıcının özellikleri üzerinde durması ve basmakalıp yargılardan kaçınması ile mümkündür. Yazılarda basit bir dil kullanılmalı, konuşulduğu gibi yazılmalıdır. Kuşkusuz, konuşma diline özgü ifadeler kullanılmamalıdır. Yazarken az sözcük kullanılmalı, Tümcelerin etkin (aktif) ve dolaysız olması yararlıdır. Sıfat ve zarflar yerinde kullanılmalı, Yazım kurallarına uyulmalıdır.

23 Sözsüz İletişim: Sözsüz iletişimde, konuşma yada yazı olmaksızın insanlar birbirlerine bir takım mesajlar iletir. Bu iletişim şeklinde, insanların ne söyledikleri değil ne yaptıkları ön plana çıkar. Örneğin, Bir öğretmen, sınıfta istenmeyen bir davranışla karşılaştığında ve bunu, dersin akışını bozmadan ortadan kaldırmak istediğinde–yüzündeki ifade, el ve vücut hareketleri, göz ve beden teması gibi-sözsüz iletişim yöntemlerinden bir yada bir kaçını kullanmak durumdadır.  Bir Başka Örnek Şekerleme Satıcısı Bir tatlıcı dükkanında çalışan üç satıcı kızdan ikisi boş beklerken birinin sürekli satış yaptığını gören patron, bunun sırrını sorduğunda; Tezgahtar kız : “Diğer kızlar her zaman terazinin kefesine 1000 gramdan fazla koyup fazla olanı sonra alıyorlar. Ben 1000 gramdan az koyup üstünü sonra tamamlıyorum. Müşteriler de çıkarlarını koruduğumu ve paralarının karşılığını verdiğimi düşünüyorlar”. Diye yanıt verir.

24 Sözlü İletişim Sözlü iletişimler; “dil ve dil ötesi” olmak üzere ikiye ayrılabilir. İnsanların karşılıklı konuşmalarını hatta posta ve internet yoluyla mektuplaşmalarını iletişim kabul edebiliriz. Dille iletişimde kişiler, ürettikleri bilgileri birbirlerine ileterek anlamlandırırlar. Dil ötesi iletişim, sesin niteliği ile ilgilidir. Ses tonu, sesin hızı, şiddeti, hangi kelimelerin vurgulandığı, duraklamalar ve benzeri özellikler, dil ötesi iletişim sayılır. Dille iletişimde kişilerin “ne söyledikleri”, dil ötesi iletişimde ise “nasıl söyledikleri” önemlidir. Sözlü iletişimde ses ve dil kullanımı önemlidir.

25 Sözlü veya sözsüz iletiler birbiriyle tutarlı olmalıdır
“Evet, sizinle konuşacak zamanım var” dedikten sonra sık sık saate bakmanız, inandırıcılığınızı yok eder. İki ileti arasında uyuşmazlıklarda insanlar genellikle sözsüz olana inanır. Sözsüz iletiler yalnız bir anlama gelmez. Durumu bütünüyle ele alarak daha fazla bilgi edinmeye gerek olabilir. Alanınızda uzman ve dürüst olmanız, görünüm ve imajınıza dikkat etmeniz, astlarınıza yardım edip örnek olmanız; onların da örgütte rollerini iyi yapmalarını sağlayacaktır.

26 BAŞARILAR VE ESENLİKLER