Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş

... konulu sunumlar: "Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş"— Sunum transkripti:

1 Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş
Rock P.V. Klaar Kamu Yönetimi Yüksek Lisansı Sertifikalı Kamu Kontrolörü

2 Konular Hollanda Hükümetinde performans yönetimi
Hangi bilginin gerekli olduğu nasıl belirleniyor Bilgi teknolojisinden nasıl yararlanılıyor

3 I. Hollanda Hükümetinde performans yönetimi
Politika ve uygulama organlarının ayrılması Ajanslardaki(uygulayıcı kurum) yönetişim modeli VBTB (Performans esaslı bütçeleme) – Politika bütçelemesinden politika hesap verilebilirliğine Tahakkuk esaslı muhasebe

4 I.a/d. Politika ve uygulama organlarının ayrılması
90’lardan buyana uygulamanın, politikaları belirleyici dairelerden ayrı yürütülmesi süreci söz konusudur. Bugün memurların %80’i uygulama birimlerinde çalışmaktadır. Hükümet politikalarının uygulanması uygulayıcı kurumlar ve Bağımsız İdari Organlar (BİO) gibi uygulama organlarında gerçekleştirilmektedir. Kurumlar YBS sürecinin (politikaların sonuçlarının ölçüldüğü yer) sonunda yer almaktadır

5 Bir işletme olarak hükümet?
I.b/d. Ajanslar ve BİO’larda yönetişim modeli Bir işletme olarak hükümet? özel şirket kamu kurumları İşletme sahibi ortaklar müsteşar Yüklenici pazar ya da politikadan sorumlu diğer işletmeler genel müdür (ücretler) Denetçi denetim kurulu Maliyeden sorumlu müdür Uygulayıcı işletme kurum/IAB

6 Bir işletme olarak hükümet?
I.b/d. Ajanslar ve BİO’larda yönetişim modeli Bir işletme olarak hükümet? özel kamu işletmeler kurumları belge yıllık hesap planlama amaç yatırım getirisi topluma hizmet etmek yön veren piyasa siyasetçiler ve vatandaşlar Paylaşılan değerler: Politika ve uygulama yönetimi ağırlıklarının düzenlenmesi ile birleştirilen maliyet farkındalığı Hollanda toplumu açısından ortaya çıkacak sonuçlar ve etkiler dikkate alınarak politika ve uygulama arasındaki ilişkinin profesyonelleştirilmesi.

7 Ajansın bölge ofisleri
Bilgi piramidi Toplum: Müşteri/ Hedef gruplar 2. meclis Medya Siyaset Muhasebe Yönlendirme Bakan İşletme sahibi yükleniciler Detaylı bilgi düzeyi Ajans Ajansın bölge ofisleri

8 Halen birçok farklı biçimi vardır
I.b/d. Ajanslarda yönetişim modeli Halen birçok farklı biçimi vardır 1) Bakan kurul 1) GS d1 2) GM 2) GM GM d2 5) 3) 5) Md Md Dd d3 d5 3) 4) d4

9 II. Hangi bilginin gerekli olduğunun belirlenmesi
Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Farklı görevler için farklı bilgiler Farklı kullanıcılar için farklı bilgiler Dr. Kaplan Balanced Scorecard’a (bir yönetim sistemi) yansıtılan performans yönetimi Tabloların kullanımı Performans göstergelerine duyulan gereklilik

10 II.a/g Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi
Etkinlik ve etkililik Uygulama Sonuç Topluma etkileri Çıktı Ürün, hizmet ve sonuçlar Araçlar Faaliyetler ve süreçler Girdi İnsan ve araç kullanımı Etkinlik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Etkililik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Planlama

11 II. b/g Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi
Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlera uyum sağlamaya odaklanır Sonuç odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkileri) Çıktı odaklı Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ya da hizmet) Süreç odaklı Yönetim süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır(uygulamalar) Girdi odaklı Yönetim girdi kullanımına odaklanır (bütçe giderleri) Araçların profesyonelce kullanımı aşaması Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve yaklaşım).

12 II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler
5 farklı görevin ayrımı Menkul ve veri setlerinin idaresi Yetki verilmesi Teftiş ya da kontrolün devam ettirilmesi Araştırma ile ilgili bilgi ya da eğtimin sağlanması 5. Ruhsat ya da izinlerin alınıp tescil edilmesi 6. Diğer

13 II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler
Performans Göstergesi Ajans 1. Menkul ve veri setlerinin idaresi Bina ve parsel sayısı Devlet Bina Hizmeti 2. Yetki verilmesi İşlenmiş vergi iadeleri sayısı, hata yüzdesi Vergi Departmanı 3. Teftiş ya da kontrolün devam ettirilmesi Teftiş maliyeti, teftiş sayısı Yiyecek ve Mallar ile İlgili İşlerle İlgilenen Kurum 4. Araştırma ile ilgili bilgi ya da eğtiminin sağlanması Yerinde ölçülen kalite, müşteri memnuniyeti Hollanda Adli Kurumu 5. Ruhsat ya da izinlerin alınıp tescil edilmesi Tescil sayısı,tescil başına düşen süre, teslimat süresi Hollanda Patent Bürosu 6. Diğer Kişi başına düşen maliyet, firar oranı Hapishane Hizmetleri

14 Hollanda BSC Emisyon Kurumu
Ürün çeşidi Çevre Bakanlığı İşletme sahibi Maliyet-etkinlik Yüklenici Politika-etkililik İşletmeler Hedef kitle İdari yükün ani değişimi Toplum/siyaset Etkililik Tescil Ele alınan saat / kg CO2 Sistem- Tescil edilen maliyet kg CO2 CO2 emisyon hakları ticaretinde yer alan işletmelerin yüzdesi Verinin kamu tescilinde uygulanma süresi Tescildeki eksiklik oranı Diğer ülkelerden alınan ya da diğer ülkelere satılan miktar arasındaki Borç/Alacak dengesi Teftiş Değerlendirilen kg CO2 maliyeti Kanuni süre içinde değerlendirilen CO2 raporlarının %si Yanlış kullanımdan dolayı ortaya çıkan şikayetlerin yüzdesi Karşılama oranı İç teşkilat Personel- Memnuniyeti Süreçteki yenilikler İlk girdilerden sonraki düzeltme oranı Şüphe duyulan işletmelerin yüzdesi

15 II d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi
Yönetim bilgi sistemi (YBS) YBS etkili bir karar alma süreci için yöneticilere bilgi sağlar ve günlük işlerle ilgili geri dönüt sunar. Çıktı ya da raporlar genellikle işlem süreci verilerinin bir araya getirilmesi ile oluşturulur Her YBS kurum içindeki fonksiyon düzeylerinde benzer şekilde düzenlenmiş olan alt sistemlerin bütünleştirilerek bir araya getirilmiş şeklidir.

16 BİLGİ SİSTEMLERİ ÇEŞİTLERİ
II d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi ÇALIŞANLAR SİSTEM ÇEŞİDİ HİZMET GRUBU STRATEJİ DÜZEYİ ÜST YÖNETİCİLER YÖNETİM DÜZEYİ ORTA DÜZEYDEKİ YÖNETİCİLER UYGULAMA UYGULAMA DÜZEYİ YÖNETİCİLERİ BİLGİ DÜZEYİ BİLGİ İŞLEMDE SATIŞ & ÜRETİM MALİYE MUHASEBE İNSAN KAYNAKLARI PAZARLAMA BİLGİ SİSTEMLERİ ÇEŞİTLERİ

17 II. d/g Farklı kullanıcılar için farklı bilgi
Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlere uyum sağlamaya odaklanır (2. Meclis adına) Sonuç odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkisi) (Politikadan sorumlu Genel Müdür adına) Çıktı odaklı Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ve hizmet) (yönetim adına) Süreç odaklı Yönetim, süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır (araçlar) (uygulama yönetimi adına) Girdi odaklı Yönetim girdinin kullanılmasına odaklanır (bütçe harcamaları) (mali işler dairesi adına) Araçların profesyonelce kullanımı aşaması Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve yaklaşım).

18 Vatandaşlar / işletmeler
Ajans ve Yüklenici arasındaki performans göstergeleri Yüklenici Ajans ürün portföyü miktar ürün ve hizmet kalitesi maliyet bedeli Vatandaşlar / işletmeler

19 Maliyeden Sorumlu Müdür, Sayıştay,
Yönetimin kapsamı İşletme sahibi sorumluluklar/ yetkiler yönetim kontrol sistemi maliyet bedeli modeli yatırım politikası finansman politikası risk politikası rapor verme gerekliliği tarifelerin onaylanması Maliyeden Sorumlu Müdür, Sayıştay, Genel Denetim Kurulu Kurum

20 Kurumiçi teşkilatlanma
II.e/g Balanced Scorecard’da (dr.Kaplan) yer alan performans yönetimi Mali perspektif Müşteri perspektifi Kurumiçi teşkilatlanma Yenilik perspektifi Balanced Scorecard

21 II.e/g Balanced Scorecard’da yer alan
performans yönetimi Bu perspektifler kamu sektöründe aşağıdaki gibi yer alır: İşletme sahibinin alanı: İşletme sahibi konumunda olan Genel Sekreterin sorumluluk alanı kurumun devamlılığının ve kalitesinin sağlanmasını içerir. Yüklenicinin alanı: Yüklenici rolündeki politikadan sorumlu Genel Müdür(ler) teslim edilen ürünlerin içerik ve kalitesi ve ödenmesi gereken maliyet bedelinden sorumludur. Kurum içi Teşkilatlanma: Kişisel ihtiyaçlar, işlemler, altyapı ve kurum yapısı ile uygun kurum kültürü arasında pozitif bir dengenin sağlanması kurum içi teşkilatlanma alanına girer. Yenilik ve öğrenme: Geniş anlamda gelecekte yaşanacak gelişmelere hazır olma durumudur.

22 İşletme sahibinin alanı Yenilik & Öğrenme alanı
Balanced Scorecard İşletme sahibinin alanı Şirketin imajı Kârlılık Eklenmiş değer Hareket Şirket maliyetleri Yatırım planındaki gelişme Müşteri alanı Kurum & İşletme alanı Planların gerçekleştirilmesinde ilerleme İhtiyaç duyulan personel yüzdesi BT planındaki gelişme potansiyeller +ölçütler Personel memnuniyeti Hastalık nedeniyle işe gelmeme Fiyat pirimi Tercih edilen tedarikçi konumu Hizmet düzeyleri Marka farkındalığı Pazarlama zamanı Kullanıcıların (hedef kitlenin)memnuniyeti Şikayet sayısı Balanced Scorecard Yenilik & Öğrenme alanı Her bir çalışanın eğitimde geçirdiği gün sayısı Tanımlanan marka kavramları Tamamlanmadan bırakılan AR&GE projeleri

23 Kritik başarı etkenleri
II. f/g Tablo kullanımı Stratejik hedefler Kritik başarı etkenleri Performans Göstergeleri (PG) Teşkilat Misyon İş alanı/ SWOT Dönüştürülen KBF Misyondan tabloya

24 İzlenecek aşamalar 1. Misyon 2. İş alanı/SWOT 3. Stratejik hedefler
4. KBF(Kritik Başarı Faktörleri) 5. Dönüştürülen KBF 6. PG’nin tanımı (Eylem ve sonuç odaklı) 7. GM Tablosu için PG seçimi 8. PG’lerinin değerlendirilmesi

25 Tablonun hazırlanmasından sonra yapılması gereken nedir ?
Tablonun tasarlanması Belgenin tanımlanması Formatların oluşturulması Sistemlere yerleştirilmesi Tabloların kontrol edilmesi Tabloların kullanımı

26 II. g/g Performans göstergelerinin gereklilikleri
Mali ve mali olmayan İletilen KBF ile ilgili İç ve dış Her tablo düzeyi için ayrı ayrı Bazen geçici ÖÖBGZ - Ö = Özel - Ö = Ölçülebilir - B = Başarılabilir - G = Güvenilir - Z = Zamanında PG’lerin her şeyi kapsaması gerekmez; sadece önceliklerin belirlenmesine odaklanır.

27 III.Bilgi Teknolojisinden nasıl yararlanılır?
Bilgi sistemlerinin çeşitleri Uygulama alanındaki bilgilere karşı mali bilgi İşletme Kaynak Planlama sistemleri

28 Bilgi Sistemleri: Kavramlar ve Tanımlar
Veri. Olayların, faaliyetlerin ve kaydedilen, sınıflandırılan herhangi bir alan içinde düzenlenmeyen fakat saklanan ve işlemlerin basitçe tanımlanması. Bilgi. Alıcı için bir değeri olması ve bir anlam ifade etmesi için verilerin düzenlenmiş hali. Birikim. Anlaşılması için düzenlenen ve işlenen veri ve/veya bilgi, öğrenimlerden elde edilen deneyimler ve mevcut sorun ya da faaliyetlerde uygulanan uzmanlık bilgileri..

29 İŞLEVSEL AÇIDAN SİSTEMLER
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri İŞLEVSEL AÇIDAN SİSTEMLER SATIŞ & PAZARLAMA SİSTEMLERİ İMALAT & ÜRETİM SİSTEMLERİ MALİYE & MUHASEBE SİSTEMLERİ İNSAN KAYNAKLARI SİSTEMLERİ DİĞERLERİ YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

30 1.Satış & Pazarlama Sistemleri (SPS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 1.Satış & Pazarlama Sistemleri (SPS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Satış yönetimi, Pazar araştırması, tanıtım, fiyatlandırma, yeni ürünler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Satış emri bilgi sistemi, Pazar araştırması sistemi, fiyatlandırma sistemi

31 2. İmalat & Üretim Sistemi (İÜS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 2. İmalat & Üretim Sistemi (İÜS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Çizelge oluşturma, satın alma, nakliyat, teslimat, teknik kurulum, işlemler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Materyal kaynak planlama sistemleri, satış emri kontrol sistemleri, mühendislik sistemleri, kalite kontrol sistemleri

32 3. Maliye & Muhasebe Sistemleri (MMS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 3. Maliye & Muhasebe Sistemleri (MMS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Bütçeleme, büyük defter, faturalama, maliyet hesabı TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Büyük defter, alacak hesabı, borç hesabı, bütçeleme, fon yönetim sistemleri

33 4. İnsan Kaynakları Sistemi (İKS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 4. İnsan Kaynakları Sistemi (İKS) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Personel kayıtları, yan ödemeler, tazminat, iş ilişkileri, eğitim TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Bordro, çalışan kayıtları, yan ödeme sistemleri, kariyer basamakları sistemleri, personel eğitimi sistemleri *

34 5. Diğerleri (örn; Üniversite)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 5. Diğerleri (örn; Üniversite) SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Giriş, not kayıtları, ders kayıtları, mezuniyet TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Kayıt sistemi, öğrenci transkripti sistemi, müfredat-ders kontrol sistemi, mezuniyetten yararlanma sistemi

35 6. Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri 6. Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) İşlev: Genellikle bir işlev alanında işlem verilerini özetleyerek rapor oluşturma. Örnek: Her müşteriye yapılan toplan satışa dair rapor hazırlama. Kullanıcılar: Orta ve alt düzey yöneticilere yardımcı olur. YÖNETİM DÜZEYİ GİRDİLER: YÜKSEK HACİMDE VERİ İŞLEM: BASİT MODELLER ÇIKTILAR: ÖZET RAPORLAR KULLANICILAR: ORTA DÜZEY YÖNETİCİLER ÖRNEK: YILLIK BÜTÇELEME

36 Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS)
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Özellikler YAPILANDIRILMIŞ & YARI YAPILANDIRILMIŞ KARARLAR RAPOR KONTROLÜNE YÖNELİK GEÇMİŞ VE MEVCUT VERİ KURUM İÇİ ORYANTASYON UZUN TARASIM SÜRECİ

37 SİSTEMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER
III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER MMS Maliye ve Muhasebe İKS YBS Yönetim bilgisi İnsan Kaynakları İÜS SPS İmalat ve Üretim Satış ve Pazarlama

38 Kilit-gösterge raporlar
İnternet Bir kurumun YBS’si Maliye YBS’si İşletme işlemleri Geçerli işlemlerin veri tabanları Detaylı raporlar Muhasebe YBS’si İşlem işleme sistemleri İstisnai raporlar Talebe bağlı raporlar Kilit-gösterge raporlar Pazarlama YBS’si Programlı raporlar İşletme işlemleri Dış verilerin veri tabanları İnsan Kaynakları YBS’si Vs. Dış ağ Vs.

39 İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri
Planlama, yönetim ve kurumun tüm kaynaklarının kullanımının bütünleştirilmesi. İKP’nin temel hedefi kurumun işlev alanlarını bütünleştirmek ve işlev alanlarında kesintisiz bilgi akışını sağlamaktır. İşlev: Kurumun tüm işlev alanlarını bütünleştirmek. Örnek: Oracle, SAP

40 İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri
İş süreci belirli bir sonuca ulaşmak için tasarlanan ilgili aşamalar veya prosedürler bütünüdür. İKP modülü destekli iş süreçleri Maliye ve Muhasebe süreçlerini, Satış ve Pazarlama Süreçlerini, İmalat ve Üretim süreçlerini ve İnsan Kaynakları süreçlerini içerir.

41 İşletme Kaynak Planlama(İKP)
Sistemleri En iyi uygulamalar işe yönelik hedefi gerçekleştirmek için en başarılı çözümler ya da en iyi problem çözme yöntemleridir. İKP sistemlerinin dezavantajları çok karmaşık, pahalı olması ve uygulanmasının zaman almasıdır. SAP (SAP R/3), Oracle ve PeopleSoft İKP yazılımını satan başlıca şirketler arasındadır.

42 İŞLETME SİSTEMİNİN YARARLARI
SIKI YAPI & KURUM: Bir kurum YÖNETİM: Kapsamlı bilgi esaslı yönetim süreci TEKNOLOJİ: Birleştirilmiş Platform İŞ: Daha etkin uygulamalar ve müşteriye yönelik iş süreçleri *

43 İŞLETME SİSTEMLERİNİN ZORLUKLARI
Zorlu uygulama Yüksek ön maliyetler ve gelecekteki yararları Esnek olmama Stratejik değerin fark edilmesindeki zorluk

44

45 Kilit-gösterge raporlar
Çalışanlar Kurum içi verilerin şirket veritabanları Dış verilerin veri tabanları Şirket içi ağ Karar destek sistemleri Geçerli işlem verileri Uygulama veri tabanları İşle ilgili işlemler İşlem işleme sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri İdari destek sistemleri Uygulama Veri tabanları Uzman sistemleri Detaylı raporlar İstisna raporları Talebe bağlı raporlar Kilit-gösterge raporlar Girdi ve hata listesi Programlı raporlar

46 Yönetim Bilgi Sistemleri Çıktıları
Programlı raporlar Belirli aralıklarla ya da programlı olarak (günlük, haftalık, aylık) hazırlanır Kilit-gösterge raporlar Bir önceki günün kritik faaliyetlerini özetler Her gün erken saatte hazır olur Talebe bağlı raporları Yöneticinin isteği üzerine belirli bilgileri sağlar İstisnai raporlar Normal olmayan ya da yönetimin müdahalesini gerektiren bir durum yaşandığında otomatik olarak hazırlanır

47 Yönetim Bilgi Sisteminin Özellikleri
Sabit ve standart formatlı raporlar hazırlar Kağıt üzerinde ve elektronik ortamdaki raporlar Bilgisayar sisteminde saklanan kurum içi verileri kullanır Son kullanıcılar müşteri raporları hazırlayabilirler Kullanıcıların resmi talebi gereklidir

48 İşletme Sistemlerinin Özellikleri
7/24 kullanım Çok sayıda kullanıcı Durağan ve güvenli Birincil işlemi destekler İşle ilgili önemli verileri içerir Diğer sistem ve teknolojilerle bağlantısı vardır İş için çok önemlidir Kenmerken van enterprise systemen. Niet alle eigenschappen hoeven waar te zijn, maar de meeste wel. 24*7; deze systemen moeten eigenlijk altijd beschikbaar zijn. Zeker als het bijvoorbeeld een functie heeft naar de klanten, zoals bv Amazon of Wehkamp. De web winkel is hun core business! Als deze eruit ligt dan verkopen ze niets! Bovendien zijn ze wereldwijd benaderbaar, dus er is altijd wel iemand die gebruik wil maken van deze dienst. Veel gebruikers; meestal heeft een ES veel gebruikers. Dit omdat vele delen van het bedrijf en soms klanten hier gebruik van maken. Een ES moet dus kunnen omgaan met veel gebruikers / performance eisen. Stabiel en veilig; We willen natuurlijk dat de ES stabiel zijn. Zeker als het om business gaat, maar ook als het primair proces wordt onderbroken omdat het systeem niet werkt. Perceptie van veiligheid is belangrijk Ondersteunt primaire bedrijfsproces; de ES zeer belangrijk in het primaire proces. Het proces wat het bedrijf gaande houd. Het systeem moet er dus gewoon zijn als dat nodig is. Essentiële bedrijfsdata; omdat het ES het primaire proces ondersteund bevat dit natuur de essentiële bedrijfsdata. Deze moet altijd beschikbaar zijn en consistent. Artikelen bij Amazon en Wehkamp. Prijzen moeten altijd kloppen. Gekoppeld; Vaak zien we dat ES gekoppeld zijn met andere, ook externe systemen. Gegevens uit externe bronnen worden gebruikt in primaire proces. Bv een beurshandelaar die de gegevens van de beurs gebruikt om zijn primair proces te besturen. Hier is de externe koppeling misschien wel een onderdeel van het primaire proces!