İl Milli Eğitim Müdür Yardımcısı

... konulu sunumlar: "İl Milli Eğitim Müdür Yardımcısı"— Sunum transkripti:

1 İl Milli Eğitim Müdür Yardımcısı
Resmi Yazışma Kuralları Halil PEHLİVAN İl Milli Eğitim Müdür Yardımcısı

2 Yazı Memurun, memur ise kurumun kalitesini gösterir…

3 Neden Resmi Yazışma..?

4 Yaban domuzları nasıl sınırı aştı?
Cumhuriyet'in ilk dönemlerinde Tarım ve Köyişleri Bakanlığı'nda yaşanan bir istatistik çalışması ile ilgili. Anlatıldığına göre bir dönem Tarım Bakanlığı, İl Müdürlükleri'ne bir yazı yazar ve "İlinizin bulunduğu bölgedeki karga, yaban domuzu, üveyik gibi tarımsal üretime zarar veren yabani hayvanların sayısını çıkartın bize yollayın" der. İl müdürleri zararlı ve yabani hayvanları nasıl sayacaklarını bilemez ve kendi aralarında anlaşarak bir formül bulurlar. Buna göre bölgenin büyüklüğüyle orantılı olarak her il müdürü bir rakam yazıp bakanlığa yollar. Kimi 30, kimi 20 yaban domuzu olduğunu bildirir. Bir yıl sonra gelen yazıda "Bölgenizdeki yaban domuzlarının son durumu" sorulur ve eğer sayıları 150'yi aşmışsa sürek avı başlatılması istenir. Ayrıca vurulan domuzların kuyruklarının kesilerek ispatlanması gerektiği de vurgulanır. İl müdürleri yeni sayıyı, hayvanların çoğalabileceği varsayımıyla 5'er, 10'ar artırıp bildirir ve bu durum yıllarca böyle devam eder.

5 Yıllar sonra bir bürokratın tayini Tunceli Tarım İl Müdürlüğü'ne çıkar
Yıllar sonra bir bürokratın tayini Tunceli Tarım İl Müdürlüğü'ne çıkar. Göreve başlamasının ardından yine bakanlığın aynı yazısı ulaşır eline. Bir sene önce gönderilen yazıyı çıkarıp baktığında domuz sayısının 149 olduğunu görür. Sayıyı 1 tane artırsa sürek avı başlatmak zorunda kalacak. Bunu önlemek için belki fark edilmez düşüncesiyle sayıyı 50'ye düşürür. Bir ay sonra bakanlıktan bir yazı gelir. Yazıda "Geçen yıl bölgenizde yaban domuzu sayısı 149 idi. Siz 50 olduğunu yazmışsınız. Ne oldu 99 yaban domuzuna?" diye sorulur. Bürokrat bu sefer cevap olarak, "Evet geçen yıl sayı 149'du. Ancak sayıları artınca köylüler resmi olmayan yollardan sürek avı başlattılar, hiçbirini de vuramadılar. Domuzlar sınır ilimiz olan Erzincan'a geçti" der. Bürokrat, Bakanlık kuyruklarını isteyeceği için "Hayvanları vurduk" da diyemez.

6 Bakanlık hemen olayın takipçisi olur ve Erzincan il müdürüne bir yazı göndererek, "Bölgenizde 100 yaban domuzu olduğunu yazıyorsunuz. Ancak Tunceli İl Müdürlüğü 99 adet domuzun bölgenize geçtiğini bildirdi. O hayvanları bulun. Sayı 150'yi aştığı için de hemen ekipleri toplayarak sürek avı yapın" der. Erzincan İl Müdürü de yazdığı cevapta, "Evet doğrudur. Tunceli'nin 99 domuzu sınırımızdan girdi. Ancak hızlarını alamayarak sınırımızı aşıp Erzurum il hudutlarına geçtiler" der. Bakanlık bu sefer Erzurum İl Müdürlüğü'nden hayvanların bulunup sürek avı başlatılmasını ister. Erzurum İl Müdürü Erzincan il müdürünü arayıp olayı sorar ve bakanlığa şu cevabı gönderir: "Doğru. 99 domuz bölgemize girdi, peşlerine düştük, ancak Ağrı İl Sınırı'na girdiler" der. Bakanlık bu kez Ağrı il müdürlüğüne bir yazı yazar. Ağrı il müdürü de cevap yazarak"Evet doğru bizim sınırdan girdi ama ülke sınırlarını aşıp Ermenistan'a geçti" diyerek olaya Tarım Bakanlığı nezdinde son verir. Dışişlerinin Ermenistan'a yaban domuzlarının sonunu sorup sormadığı ise bilinmiyor.

7

8

9

10 Yazışma Yönetimin; Doğru ve hızlı kararlar alabilmesi
Doğru, hızlı, etkili, asgari standartları olan bir iletişim düzeyiyle doğrudan bağlantılıdır. Yönetimin isabetli kararlar alması ise işletmenin mükemmel gelişmesi ve büyümesi için son derece önemlidir. İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, bürokrasiye boğulmadan yürümesi; zaman ve ekonomik tasarruf sağlayacak sistemli ve sade bir yazışma kuralıyla mümkündür. Yazışmanın temeli evraktır.

11 Yazışmalar Evrak: İfa edilen bir hizmete ilişkin yapılan haberleşme esnasında bir düşünceyi ifade amacıyla hazırlanan her türlü yazılmış, basılmış, form ve belgelerin tümüdür. Doküman: Bu bilgilendirme araçları yanında kullanılan, film, kaset, cd, resim, grafik vs. içinde olduğu malzemelerin tümüdür.

12 Yazışmalar ikiye ayrılır
İç (dahili) yazışmalar, dış (harici) yazışmalar.

13 Yazışma Çeşitleri İç yazışmalar:
İşletmenin faaliyetini yürütmek için personeline, şube veya merkezine, bağlı ortaklık veya iştiraklerine veya işletme içindeki departmanların, servislerin, atölyelerin vs. birbirlerine bilgi iletmek, müsaade almak ve/veya olur vermek için iş veya personel yönelimli yazılardır. Dış Yazışmalar: İşletmenin faaliyet alanı içinde kendi işletmesi ve bağlıları dışında kalan yerlerle yaptığı yazışmalardır. Resmi kurumlar, tedarikçiler, müşteriler, yurt dışı iş ilişkileri için yazılan yazılar bu kapsamdadır. Aynı zamanda kurum adına yazılan sosyal yazılarda dış yazılardır.

14 Yazıların Genel Kuralları
Yazılarda bulunması gereken unsurlar; içerik, şekil ve biçim olarak üç grupta toplanır.

15 Yazıların Genel Kuralları
Yazıda İçerik: 1) Okunaklı olmalı 2) Açık ve net ifadeler kullanılmalı 3) Sade ve ahenkli olmalı 4) Yazı tam olmalı 5) Yazı kısa olmalı 6) Yazıda imla düzgünlüğü olmalı 7) Uygun üslup kullanılmalı 8) Olumlu dil kullanılmalı 9) Yazının ekleri tam ve okunaklı olmalı Eğer yazımızda “Ekler :” diye bir hane açıp bunun altına sıralı olarak 1 veya birden fazla ek dökümü yapılmış ise gönderilmeden önce eklerin tam olduğundan emin olunmalıdır. Ekler ilgi yazılardan biri olabileceği gibi, rapor, fotoğraf, dosya, kitap vs. olabilir.

16 Yazıda Şekil: a. Yazılar az ışıkta okunabilecek şekilde yazılmalıdır. Satır araları normal ve büyüklük 12 punto olmalıdır. Rahat okunan harf karakterleri seçilmeli yazının sayfaya yerleşimi belli ölçülerle olmalıdır. b. Yazı metni uzunsa paragraflara ayrılmalı, birkaç hususu ihtiva ediyorsa, maddeler şeklinde yazılmalıdır. c. Maddeler halinde yazılan yazılarda: Madde, fıkra, bent, kısım şeklinde alt maddelere ayrılması ve bunlarda rakam ve harflerin kullanılması mümkündür. d. Yazılar kâğıdın bir yüzüne yazılmalıdır. Kitap tarzında hazırlanan uzun raporlarda bu husus göz ardı edilebilir. e. İmla kuralları, noktalama ve hece bölmelerinde tireleme mutlaka uygulanmalıdır. f. Metinde başka yerden alınan ifadeler tırnak içinde, metnin ifadesine bağlı olmayan açıklamalar ise parantez içinde gösterilmelidir. g. Yazışmalarda iki boy kâğıt kullanılır. A-4 ve A-5 (yarım A-4), daha farklı kağıtlar kullanılması okuma ve dosyalama hususunda zorluklar çıkaracağından uygun olmayacaktır. h. Yazı kâğıda dosyalanacak şekilde uygun oturmalıdır. Antetli kağıtlarda logonun 1 cm altından, antetsiz boş kağıtlarda kağıt üstünden 3 cm aşağıdan başlamalıdır. Kâğıdın sol kenarından 2,5 cm, sağ kenarından 2 cm ve alt kısmından 2 cm boşluklar bırakılması uygun bir standart’tır.

17 Yazıda Biçim: 1) Antet: Büyük firmalar yazılarında ticari unvanını veya “logo”sunu gösteren baskılı kâğıtlar kullanır. 2) Sayı: Yazışmalar bir yazının cevabı veya yazınıza cevap isteyeceğiniz bir durum gerektiriyor olabilir. 3) Tarih: Yazıda sürekli sağ üst köşe (sayı hanesi ile aynı hizada) tarih hanesi olarak kullanılmalıdır. 4) Konu: Yazının ana temasını bildiren kısa cümledir. 5) Adres: Yazının gönderileceği makam veya şahsın unvanıdır. 6) İlgi: Yazılan yazının daha önceki yazıyla irtibatını açıklamak veya alınan yazıya cevap olduğunu belirtmek için atıfta bulunulan yazının tarih-sayı grubunun yazılmasıdır. 7) Metin: Anlatılmak istenen tüm bilgilerin planlı bir şekilde yer aldığı yazının gövde bölümüdür. 8) Arz-rica: Yazıların bitişi arz-rica ve saygı kelimeleriyle tamamlanabilir. 9) İmza:

18 Yazıda Biçim: 10) Parafe: 11) Ekler: 12) Dağıtım: 13) Diğer hususlar:
Parafe: Yazıyı hazırlayan sekreter, özel kalem veya imzaya sunulmasını isteyen departman amirinin imza parafıdır. 11) Ekler: Bir yazının, metindeki tüm muhtevasına rağmen, bazı hususların açıklanması, belgelenmesi veya metinde yer alamayacak dokümanlarının da bulunması mümkündür. 12) Dağıtım: Yazının birden fazla ulaşması gereken adresi olması halinde ekler satırından sonra 1-2 cm ara verilerek dağıtım hanesi açılır. Dağıtım, o evrakın gereğini yapmak üzere ve bilgi sahibi olunmak üzere gönderilmesine bağlı olarak ikiye ayrılır. 13) Diğer hususlar: Yazıların kişiye özel durumları gizlilik dereceleri veya aciliyet durumu olabilir. Bu durumda yazılara üst ortaya “GİZLİ”, “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi yazılması teamüldür. Bazen kaşe ile basıldığı da görülmektedir. Yazının aciliyet durumunu belirten ibare ise tarihin hemen üzerine “ACİL”, “MİATLI”, “ÇOK İVEDİ” ibareleri şeklinde yazılır. Evrak, eklerin yazıdaki sırasına göre en alttan sırayla düzenlenir ve en üste ön yazı konularak birleştirilir.

19 Yazının Hazırlanması a. Ortam: b. Plan: c. Empati: d. Yazı bütünlüğü:
Yazının hazırlanması bir sanatçının işine konsantre olması gibidir. Başarı her zaman odaklanmadan geçer. Her yazı yeni bir ifade ve yeni bir metindir, her ne kadar mutat işlemler için mutat yazılar olsa da son yazının bir öncekine göre ayrı bir kişiliği ve özelliği vardır. Yazının hazırlanması için uygun şartlara ve bilgilere ihtiyaç vardır a. Ortam: b. Plan: c. Empati: d. Yazı bütünlüğü: e. Görünüm güzelliği:

20 Resmi Yazışmaların Genel Şekli

21 MEVZUAT

22 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK
I. BÖLÜM RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK 2 Aralık 2004 Perşembe Sayı: 25658

23 AMAÇ: Madde 1- Bu Yönetmeliğin amacı; resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişini sağlıklı, hızlı ve güvenli biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

24 KAPSAM: Madde 2- Bu yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

25 DAYANAK: Madde 3- Bu yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

26 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
a) Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmi belge, resmi bilgi ve elektronik belgeyi

27 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Resmi belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

28 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Resmi bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

29 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Elektronik Ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini,

30 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

31 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Dosya Planı: Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi,

32 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen; 2,5 cm Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm

33 Tanımlar Madde 4- Bu yönetmelikte geçen;
Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, İfade eder.

34 2. BÖLÜM

35 Resmi Yazışma Ortamları ve Güvenlik
Madde 5- Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim, kağıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kağıtla yapılan resmi yazışmalarda, daktilo veya bilgisayar kullanılır. Bu tür yazışmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre, faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir; ancak bunların beş gün içerisinde, resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamda yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

36 Resmi Yazışma Ortamları
Madde 5- Elektronik ortamda yapılan yazışmalar, bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. . Her kurum, kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına, resmi elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde, koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır. Kamu kurum ve kuruluşları, elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla, gerekli düzenlemeleri yapabilir.

37 Nüsha Sayısı Madde 6- _._ _._ _._._ _._._ _._._._._ _._._._._
Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar, en az iki nüsha olarak düzenlenir. _._ _._._ _._._._._ _._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._ _._ _._._ _._._._._ _._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._

38 Belge Boyutu Madde 7- Resmi yazışmalarda, A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. 210 mm 210 mm 148 mm A5 297 mm A4

39 Yazı Tipi ve Karakter Boyutu
Madde 8- Bilgisayarla yazılan yazılarda, “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunda kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde, farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

40 Resmi Yazıların Bölümleri

41 Başlık Madde 9- Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşlun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. X.X. XXXXX XXXXXXX xxxxx xxxxx

42 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Başlık Madde 9- İlk satıra, “T.C.” kısaltması; ikinci satıra, KURUM VE KURULUŞUN ADI büyük harflerle, üçüncü satıra ise, ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. T.C. ………… KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

43 ……. İlköğretim Okulu Müdürlüğü
Başlık Madde 9- T.C. …. KAYMAKAMLIĞI ……. İlköğretim Okulu Müdürlüğü

44 Özel ……… Dershanesi Müdürlüğü
Başlık Madde 9- T.C. …… KAYMAKAMLIĞI Özel ……… Dershanesi Müdürlüğü

45 Başlık Madde 9- Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak, düzenlenir. Bölge Müdürlüklerinde ise, Bakanlığın adının altına, hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. (Örnek 1) T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4. Bölge Müdürlüğü

46 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Madde 10- Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir; başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı:” yan başlığından sonra yazılır. T.C. ……… KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü X Sayı:

47 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Madde 10- Bu ifadeden sonra, kod numarası verilir. Kod numarasından sonra, kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra, kısa çizgi (-) işareti konularak, evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden, sayı verilmesi durumunda, araya eğik çizgi ( / ) işareti konulur. T.C. …….. KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü X Sayı:B.08.4.MEM /

48 Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve / veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır (Örnek: 2). Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur. (Resmi Yazışma Kuralları Kod Sistemi ve Desimal Dosya Anahtarı, MEB Ankara 1996)

49 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Tarih Madde 11- Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak, ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere, yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına eğik çizgi ( / ) işareti konularak yazılır. T.C. …….. KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007

50 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Konu Madde 12- Konu; sayının bir aralık altına, “Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. T.C. ………….. KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007 Konu: Öğrenci İşleri

51 Gönderilen Makam Madde 13- Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar, parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.

52 İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Gönderilen Makam Madde 13- T.C. …….. KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007 Konu: Öğrenci İşleri X …….VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) (Eğitim ve Öğretim Bölümü)

53 ……. İlköğretim Okulu Müdürlüğü
Gönderilen Makam Madde 13- T.C. …… KAYMAKAMLIĞI ……. İlköğretim Okulu Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007 Konu: Öğrenci İşleri X İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim ve Öğretim Bölümü) ………

54 Gönderilen Makam Madde 13- Kuruluş dışına gönderilen yazılarda; gerekiyorsa, yazının gideceği yerin adresi, küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

55 …… İlköğretim Okulu Müdürlüğü
Gönderilen Makam Madde 13- Kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın " kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır. (Örnek:3) T.C. ……. KAYMAKAMLIĞI …… İlköğretim Okulu Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007 Konu: Başvurunuz X Sayın ………… ….. Mah. …. Sokak No:… ilçe il

56 İLGİ Madde 14- İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgi’de yer alan bilgiler, bir satırı geçerse, “İlgi:” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

57 İLGİ Madde 14- İlgi’nin, birden fazla olması durumunda; a, b, c gibi küçük harfler, yanlarına sağ ayraç işareti “ ) " konularak kullanılır. İlgi’de, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgi’de; yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu, tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı, aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. (Örnek:4)

58 …………. İlköğretim Okulu Müdürlüğü
İLGİ Madde 14- T.C. ……….. KAYMAKAMLIĞI …………. İlköğretim Okulu Müdürlüğü X Sayı: B.08.4.MEM / 05/09/2007 Konu: Öğrenci İşleri X İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim ve Öğretim Bölümü) …………… X İlgi: a) 01/09/2007 tarihli ve B.08.4.MEM / sayılı yazınız b) 02/09/2007 tarihli ve B.08.4.MEM / sayılı yazınız

59 İdareyi Geliştirme Daire Başkanlığı
METİN Madde- 15 Metin, "İlgi"den sonra başlayıp, "İmza"ya kadar süren kısımdır. Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren, iki aralık; "İlgi" yoksa, gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır. T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Daire Başkanlığı Sayı: ………………….. Konu: ……………………………. 15/02/2005 ……………… BAKANLIĞINA İlgi: ……………………………… 3 aralık 2 aralık ……………………………………………………………………………………..……….. …………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………… (imza)

60 METİN Madde- 15 Paragraf başlarına, yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf yapılmadığı durumlarda, paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. (Örnek: 5-A, 5-B) Metin içinde geçen sayılar, rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar, rakam ile yazıldıktan sonra, parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

61

62 METİN Madde- 15 Metin içinde veya çizelgelerde, üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda, gruplar arasına nokta ( ), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise, virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç), kullanılır. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak, dil bilgisi kurallarına göre, yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde, zorunlu olmadıkça, yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde, parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.

63 METİN Madde- 15 Alt makama yazılan yazılar, “Rica ederim.“; üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar, “Arz ederim.“; üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar, “Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

64 İMZA Madde- 16 Metnin bitiminden itibaren, iki-dört aralık boşluk bırakılarak, yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı, yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. ……………………………………………………………………………………. …………………………………………………. …………………………………………………………………………………… ……………………………… 2- 4 Aralık (imza) Adı SOYADI Başbakan a. Müsteşar

65 İMZA Madde- 16 Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda; imza yetkisine sahip kişi, yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Yazıyı imzalayanın; adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar, ad ve soyadın altına, küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar, ismin ön tarafına, küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre, kurum/kuruluşun “İmza Yetkileri Yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

66 İMZA Madde- 16 Yazıyı, makam sahibi yerine, yetki devredilen kişi imzaladığında; imzalayanın adı ve soyadı, birinci satıra, yetki devredenin makamı, "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde, ikinci satıra; imzalayan makamın unvanı ise, üçüncü satıra yazılır. ……………………………………………………………………………………..……….. …………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………….. ……………………………… 2- 4 Aralık (imza) Adı SOYADI Başbakan a. Müsteşar (imza) Adı SOYADI Vali a. Vali Yardımcısı (imza) Adı SOYADI Başbakan V.

67 Okul Müdür Yardımcısı V.
İMZA Madde- 16 Yazı, vekaleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı, birinci satıra; vekalet bırakanın makamı, "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde, ikinci satıra yazılır (Örnek: 6-A). İmza Ali BİLİR Okul Müdür V. İmza Fatma GÜZEL Okul Müdür Yardımcısı V.

68 İMZA Madde- 16 Yazının, iki yetkili tarafından imzalanması durumunda, üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda (Örnek 6-B);

69 İMZA Madde- 16 İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda; üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere; yetkililer, makam sırasına göre, soldan sağa doğru sıralanır (Örnek: 6-C).

70 İMZA Madde- 16 Atama kararnamelerinde, imza bölümü, Örnek: 6-D'de olduğu biçimde, düzenlenir

71 ONAY Madde -17 Onay gerektiren yazılar, ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken, imza bölümünden sonra, uygun satır aralığı bırakılarak, yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra, imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. (Örnek: 7-A)

72 (İmza) …………….. Müdür OLUR 05/09/2007 (İmza) …………….. Kaymakam

73 (İmza) …………………. Müdür Yardımcısı OLUR 05/09/2007 (İmza) …………….. Okul Müdürü

74 ONAY Madde -17 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında, makamlar varsa; bunlardan onay makamına en yakın yetkili, "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle, onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır. (Örnek: 7-B)

75 ONAY Madde -17 Elektronik ortamda hazırlanan yazıya, onay verecek yetkili kişi, resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

76 EKLER Madde -18 Yazının ekleri; imza bölümünden sonra, uygun satır aralığı bırakılarak, yazı alanının soluna konulan "EK / EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi, birden fazla ise, numaralandırılır. Ek listesi, yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa, ayrı bir sayfada gösterilir.

77 EKLER Madde -18 Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır. (Örnek 8)

78 DAĞITIM Madde -19 Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak, belirtildiği bölümdür. “EKLER"den sonra, uygun satır aralığı bırakılarak, yazı alanının soluna “DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa, dağıtım “EKLER”'in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar; "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise, "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı, “DAĞITIM” başlığının altına; "Bilgi" kısmı ise, "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.

79 DAĞITIM Madde -19 "Bilgi" kısmı yoksa; kurum ve kuruluş adları, doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır. (Örnek: 9-A, B).

80 PARAF Madde -20 Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından, paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda; paraflar, elektronik onay yoluyla alınır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları, gerektiğinde kısaltılarak yazılır; iki nokta (:) işareti konulduktan sonra, büyük harfle, adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. (Örnek: 10)

81 KOORDİNASYON Madde -21 Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda; paraf bölümünden sonra, bir satır aralığı bırakılarak, “Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvanları, adları ve soyadları, paraf bölümündeki biçime uygun olarak, düzenlenir

82 ADRES Madde -22 Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde, sayfa sonuna, soldan başlayarak; yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefonu, faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren, iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurumların ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için; başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı, adres bölümünün sağında yer alır.

83 GİZLİ YAZILAR Madde -23 Yazı, gizlilik derecesi taşıyorsa; gizlilik derecesi, belgenin üst ve alt ortasına, BÜYÜK HARFLERLE ve KIRMIZI RENKLİ OLARAK, belirtilir. Gizlilik dereceleri; “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL”, “HİZMETE ÖZEL” şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir. (Örnek: 5-A, B)

84 GİZLİ YAZILAR

85 İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı
Madde -24 Öncelik verilmesi gereken durumlarda, yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde; yazının ivedi ve günlü olduğu ise, sayfanın sağ üst kısmında, BÜYÜK HARFLERLE KIRMIZI RENKLİ OLARAK, belirtilir. Yazıyı alan, bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür (Örnek: 5-A, B).

86 SAYFA NUMARASI Madde -25 Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. 1/9 2/7 5/32

87 Aslına Uygunluk Onayı Madde -26 Bir yazıdan, örnek çıkartılması gerekiyorsa; örneğinin uygun bir yerine, "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak, imzalanır ve mühürlenir. Kurumlar ve kuruluşlar, elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

88 Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler
4. BÖLÜM Resmî Yazıların Gönderiliş ve Alınışlarında Yapılacak İşlemler

89 KAYIT KAŞESİ Madde -27 Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurumları ve kuruluşları, Örnek 13'te yer alan kaşeyi örnek alarak, kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler, evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra, evrakın tarih ve sayısı yazılır; ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa, o bölümün karşısına, gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla, (x) işareti konulur. Ek olduğunda, bunların adedi, en alt sütunda rakamla belirtilir.

90 Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir.

91

92 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Madde -28 Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri; zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise, zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi, zarfın üst ve alt ortasına; ivedilik derecesi ise, sağ üst köşeye gelecek biçimde, kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar, çift zarf ile gönderilir. İç zarfa, yazı konulur; zarfın kapanma yerlerine, hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının ÇOK GİZLİ olduğu, zarfın üst ve alt ortasına; varsa ivedilik derecesi, sağ üst köşeye gelecek biçimde, kırmızı renkle belirtilir.

93 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Madde -28 İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi, dış zarfın içine konularak, gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp; üzerine, gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde, gizlilik derecesi bulunmaz; varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

94 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
Madde -28 Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurumların ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda, bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

95 "ÇOK GİZLİ" Gizlilik Dereceli Yazıların Alınması
Madde -29 “ÇOK GİZLİ" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli, iç zarf üzerinde yer alan “ÇOK GİZLİ" ibaresini gördüğünde; zarfı açmadan, yetkili makama sunar. Bu görevli, dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak, bir nüshasını gönderen makama iade eder.

96 5. BÖLÜM Son Hükümler

97 Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme
Yürürlük Madde 30 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 31— Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür.