Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Çerçevesinde

... konulu sunumlar: "Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Çerçevesinde"— Sunum transkripti:

1 Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Çerçevesinde
T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Proje Döngüsü Yönetimi (PCM) Çerçevesinde Proje Hazırlama

2 SUNUM PLANI Mantıksal Çerçeve, Gösterge Tablosu, Bütçe Tablosu
Genel Hatlarıyla Proje Döngüsü ve Proje Türleri Örnek Proje Fişi Üzerinden Proje Fişinin Hazırlamaya Giriş Bölüm 1 Proje Fişine Genel Bakış Projenin Künyesi Bölüm 2 Projelerin Gerekçelendirilmesi Sorun Analizi – Hedef Analizi Projenin Tamamlayıcılığı, Devamlılığı Paydaş Analizi Bölüm 3 Projenin hedefi, özel amacı(amaçları) Projenin sonuçları / faaliyetleri arasındaki bağlantılar Diğer konularla / alanlarla kesişen hususlar Sürdürülebilirlik Projenin Bütçesi Bölüm 4 Proje Fişinin Ekleri Mantıksal Çerçeve, Gösterge Tablosu, Bütçe Tablosu

3 PROJE NEDİR? Belirlenmiş ihtiyaçları gidermeye yönelik, Amaçları,
Hedef grupları, İdari sorumluları, Başlangıç ve bitiş tarihi, Belirli bir mali kaynağı ve bütçesi olan faaliyetler bütünüdür.

4 AB KAYNAKLI FONLAR VE TÜRKİYE’DEKİ YAPILANMA
Hibe Kaynakları IPA Fonları Birlik Programları Brüksel Merkezli Çağrılar

5 Emniyet Genel Müdürlüğü & Jandarma Genel Komutanlığı
Makro Proje ve Mikro Proje Ayrımı ! Makro Proje, IPA programları altında uygulanan, Ulusal ölçekte model olacak, idari kapasite ve AB uyum faaliyetleri içeren, Bütçesi yüksek olan ( > 1 m € ) Süresi 12 ay – 36 ay arasında değişen, Belirli bileşenler altında çeşitli faaliyetler yürütülen (Teknik Destek, Tedarik, İnşaat vb.) Çoğunlukla merkezi düzey kamu kurumları tarafından uygulanan projelerdir. Emniyet Genel Müdürlüğü & Jandarma Genel Komutanlığı Siber Suçlarla Mücadele Kapasitesinin Güçlendirilmesi Projesi (2003) Toplam Bütçe: €

6 «Sokaktan Okula Okuldan Hayata SODES Projesi»,
Makro Proje ve Mikro Proje Ayrımı ! Mikro Proje, Düşük bütçeli, Süresi en fazla 12 ay olan, Hedef kitlesi yüksek olmayan, Hibe Programları kapsamında kamu kurumları, dernekler, vakıflar ya da özel sektörde faaliyet gösteren firmalar tarafından hazırlanıp yürütülen projelerdir «Sokaktan Okula Okuldan Hayata SODES Projesi», Gaziantep, (Bütçe 120 bin TL)

7 Örnek Proje Fişi Üzerinden Proje Fişinin Hazırlamaya Giriş

8 PROJE DÖNGÜSÜ NEDİR? İhtiyaç Analizi Proje Fikrinin Belirlenmesi
İlerleme Raporları Ulusal Program Strateji Belgeleri İhtiyaç Analizi Proje Fikrinin Belirlenmesi Yaygınlaştırma, Deneyim Paylaşımı Projenin Tasarlanması (Mevcut Durum Analizi ve Planlama) Projenin Tamamlanması Ön Değerlendirme İçişleri Bakanlığı/ Delegasyon İzleme ve Değerlendirme Projeye Kaynak Bulunması Projenin Uygulanması * IPA * İkili İşbirliği Fonları Projenin Kabulü

9 Proje Fişine Genel Bakış Projenin Künyesi
Bölüm 1 Proje Fişine Genel Bakış Projenin Künyesi Düzey: Çok Basit

10 Standart Proje Fişi Formatı
Project Title Action Title Home Affairs (STANDART) ELARG Sectors Rule of Law and Fundamental Rights (STANDART) Indicative total cost (VAT excluded) Indicative overall costs including other contributions (amount of EU contribution + amount of other contributions). Indicative EU contribution Management mode Indirect Management (STANDART) Direct mngmt: EU Delegation in charge Indirect mngmt: Responsible Unit or National Authority/Implementing Agency Emine Döğer, Acting PAO-CFCU Director Central Finance and Contracts Unit Address: Eskişehir Yolu 4. Km. 2. Cad. (Halkbank Kampüsü) No:63 C-Blok Söğütözü/Ankara Tel: Fax: Implementation management In case of indirect management, include also the name of the SPO (Senior Programming Officer), if already known. Implementing modality Zone benefiting from the action(s) Proje Künyesi

11 Bölüm 2 Projelerin Gerekçelendirilmesi Sorun Analizi – Hedef Analizi
Projenin Tamamlayıcılığı, Devamlılığı Paydaş Analizi Düzey: Orta

12 Hangi bölümler yer almakta?
2. RATIONALE 2.1 Background of the Project 2.2 Relevance with the IPA-II Strategy Paper and Other Key References 2.3 Link with AP/EP/SAA 2.4 Problem Analysis 2.5 Complementarity of the Project 2.6 Lessons Learned 2.7. Stakeholder Analysis IPA – II Döneminde ise Endikatif Strateji Belgesi vb. yeni dokümanlar !

13 2.1 Background of the Project (Activity) Neler Yer Almalı?
Genelden özele konunun özetlenmesi Örneğin deniz yoluyla yasa dışı göç, yasa dışı göçün maliyeti, tercih edilen güzergahlar, Türkiye’nin bu alandaki durumu, bu alanda faaliyet gösteren kolluk birimleri vb. Konuya ilişkin güncel durum ve gerçekleştirilen çalışmalar Örneğin konuya ilişkin istatistikler. İlgili mevzuat ya da mevzuat hazırlık çalışmaları (VARSA) Geçmişten günümüze yürütülen çalışmalar, varsa güncel hazırlık çalışmaları.

14 Benzer değerlendirme ve yazım 2.3 nolu bölüm için de geçerli !
2.2 Relevance with the IPA-II Strategy Paper and other Key References Neler Yer Almalı? IPA-II Ülke Strateji Belgesinin ilgili bölümlerine doğrudan referans Ulusal Stratejilerin ilgili bölümlerine referans Kalkınma Planının ilgili bölümlerine referans (VARSA) Benzer değerlendirme ve yazım 2.3 nolu bölüm için de geçerli !

15 2.4 Problem Analysis Neler Yer Almalı?
Neden bu projeye ihtiyaç duyuluyor? Kurumsal ihtiyaçlar, kapasite yetersizliği var mı? İyi model, örnek uygulamalar var mı?

16 PROJELER NEDEN BAŞARISIZ OLURLAR?
Mevcut durumun yetersiz analizi Projelerin hedef gruplarla ilgili olmaması Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması

17 ANALİZ EVRESİ Problem Analizi Paydaş Analizi Hedef Analizi
Problem Nedir? Paydaş Analizi Aktörler kimler? Hedef Analizi Problemi çözmek için hangi hedefleri gerçekleştirmeliyiz? Strateji Analizi Hedefleri elde etmek için en uygun strateji hangisi?

18 SWOT ANALİZİ KÖK PROBLEMLER
SORUNLARIN ETKİSİ SWOT ANALİZİ ANA PROBLEM ALT PROBLEM 1 ALT PROBLEM 2 KÖK PROBLEMLER

19 Farklı bir örnek Sağlık hizmetlerine talepte artış Üretkenlikte azalma
Hastalık ve ölümlerde artış Kolera salgını İçme suyunda kirlenme Hijyen olmayan alışkanlıklar Sağlıklı çevre koşullarının yetersizliği Lağım çukurlarının açık olması Su şebekesindeki arızalar Düşük gelir düzeyi Bilgi yetersizliği Sel baskını 19

20 HEDEF(LER) ANALİZİ Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır? Sorun ağacındaki sorunlar, pozitif olarak yeniden ifade edilir ve Hedef Ağacı oluşturulur. Hedef Ağacı, olumsuz durumların gelecekte olumlu durumlara çevrilmesidir.

21 HEDEF AĞACI ÖRNEĞİ Çevre koşulları iyileştirildi
Sağlık hizmetlerine talep azaldı Üretkenlik düzeldi Hastalık ve ölümlerde azalma Kolera salgını önlendi Hedef alanlara içilebilir su sağlandı Alışkanlıklarda değişim yaşandı Çevre koşulları iyileştirildi Lağım çukurları kapatıldı Su şebekesi iyileştirildi Gelir düzeyinde iyileşme sağlandı Sağlık eğitimi yaygınlaştırıldı Sel kontrol tedbirleri iyileştirildi 21

22 2.4 Complementarity of the Project Neler Yer Almalı?
Bu proje geçmişte uygulanmış benzer proje(ler)in tamamlayıcısı niteliğinde mi? Proje ile geçmişte gerçekleşen çalışmalara ne tür katkı sağlanacak? Hangi eksiklikler tamamlanacak? Hali hazırda yürüyen diğer projelerle (Sınır Yönetimi alanında özellikle) katkı olacak mı?

23 2.5 Lessons Learned Neler Yer Almalı?
Geçmişte uygulanan diğer projelerden öğrenilen dersler? Geçmişte kurum tarafından uygulanan proje ve çalışmalardan öğrenilen dersler? Aynı sektörde benzer projelerden elde edinilen kazanımlar?

24 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaşlar kimlerdir? Paydaş Analizi Ne için Yapılır?
Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da işletmeler. Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır. Paydaş Analizi Ne için Yapılır? Şahısları, grupları ve organizasyonları projeyle ilgilerine göre belirlemek. Bunların, proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını ve risk unsurlarını tanımlamak. SONUÇ: Paydaş analiziyle proje tarafları belirlenir ve düşünceleri alınır. Bu sayede, paydaşların düşünce katkılarının projeye yansıması ve sürdürülebilirliğin sağlanabilmesi yolunda önemli bir adım atılır. 24

25 1. İLGİLİ TÜM PAYDAŞLARI BELİRLEME:
Mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilme ihtimali olan paydaşların belirlenmesi: Hedef gruplar İlgili resmi kuruluşlar Sivil toplum kuruluşları vs. 2. SINIFLANDIRMA: Bu grupların/kişilerin karakteristikleri, projedeki rolleri, faydaları, katılım sağlamadaki güç ve kapasitelerinin belirlenmesi 25

26 Bölüm 3 Projenin hedefi, özel amacı(amaçları)
Projenin sonuçları / faaliyetleri arasındaki bağlantılar Diğer konularla / alanlarla kesişen hususlar Sürdürülebilirlik Projenin Bütçesi Düzey: Zor

27 Dikey Mantık GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER
Uzun dönemde gerçekleşebilir, bu projenin de gerçekleşmesine katkı sağlayacağı üst hedefler Projenin katkıda bulunacağı üst düzey hedefler Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin ana amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için yapılacak görevler Projenin sonucunda ulaşılır özgün, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi olan ve belli bir zaman ve yere bağlı olarak tanımlanmalıdır Projenin amacına ulaşılması için yerine getirilmesi gereken ara hedefler-ölçülebilir gerçekleştirilebilir olarak tanımlanmalıdır Belirli bir zamana ve bütçeye dayalı olarak kaynakların kullanılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi için yapılacak olan aktivitelerdir

28 Standart Proje Fişi Formatı
3. DESCRIPTION 3.1 Overall Objective of the Project (Activity) 3.2 Specific Objective(s) of the Project 3.3 Results 3.4 Main Activities 3.5 Cross-Cutting Issues 3.6 Sustainability 3.7 Budget

29 3.1 Genel Hedef (Overall Objective)
Projenin Hedefi ve Amacı 3.1 Genel Hedef (Overall Objective) Proje bittiğinde katkı sağlanacak genel kapsamlı hedef nedir? Örnek: “The project aims to strengthen the process of maritime borders control through the modernization of equipment in line with EU requirements.”

30 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
1

31 3.2 Specific Objective(s) of the Project
Projenin Hedefi ve Amacı 3.2 Specific Objective(s) of the Project Projenizin sonunda nasıl bir değişim meydana gelecek? Ölçülebilir Somut Gerçekçi Örnek: “To increase the surveillance capacity of Turkish Coast Guard Command on fight against cross-border crimes inline with EU’s integrated border management policy.”

32 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
2

33 FAALİYETLER ve SONUÇLAR

34 FAALİYET PLANI Faaliyet?
Projenin amacına ulaşması ve arzu edilen sonuçlara ulaşmak üzere yapılması gereken bütün işlerdir. Faaliyet Planlamasında Ana Adımlar 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması 3. Faaliyetlerin sınıflandırılması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam süre ve kritik faaliyetlerin (proje süresinin belirli bir noktasında mutlaka tamamlanması gereken anahtar faaliyet) belirlenmesi 6. Faaliyetlerden sorumlu olacak kişilerin saptanması

35 FAALİYETLERE İLİŞKİN ÖNEMLİ HUSUSLAR
Her faaliyet somut bir işi tanımlar. Bu işlemler birer çıktı yaratır (OUTPUT) Bu çıktılar aracılığıyla faaliyetler istenilen dönüşümü (SONUCU) sağlamayı planlar. Bir projenin süresi ve bütçesini oluşturmak için gerekli ön adımdır! Faaliyetler projenin amacı değildir! Amaca ulaşmakta gerekli etkiyi yaratmak için uygun araçlardır.

36 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
3

37 Kutu 3 Activities (ÖRNEK)
I. Modernization of Maritime Border Surveillance Systems  (SUPPLY) Supply of 4+2 Mobile Radar Systems II. Increasing the training capacity of Turkish Coast Guard   (TWINNING) Trainings and workshops organised for Turkish Coast Guard Command in combating irregular immigration and all types of cross-border crimes by sea. Development of a curriculum including human rights implementations and risk analysis methods in combating irregular immigration to be used for the coast guard basic trainings. Kutu 3

38 Ölçülebilir Göstergelere Örnekler
Projenin Tanımlanması 3.3 Results (Sonuçlar ve Ölçülebilir Göstergeler) Proje fişinin arka planı ve gerekçelendirme kısmında iyileştireceği belirtilen sorunlar / zayıflıklar / alanlar arasında net bir bağlantı olması Ölçülebilir Göstergelere Örnekler Gözetim sağlanan deniz alanında % X artış Operasyonel hızda yaşanan % Y artış Operasyonel maliyetlerde % Z azalış Araç ekipman sayısında X artış. Eğitim alan personel sayısında % Z artış 3.4 Main Activities Her faaliyet somut nitelikteki ölçülebilir sonuçları besleyecektir Her bir faaliyet grubu için farklı uygulama modeli ve sözleşme biçimi olabilmektedir. ÖRNEK Proje kapsamında bot alınacaksa SUPPLY sözleşmesi; Hizmet olacaksa TEKNİK DESTEK ya da TWINNING sözleşmesi

39

40 Mantıksal Çerçeve 1. Projenin Doğrulanabilir 3. Doğrulama Varsayımlar tanımı göstergeler kaynakları Riskler Genel hedef Proje amacı Sonuçlar Faaliyetler

41 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
4 5 6

42 Kutu 4 Kutu 5 Kutu 6 Results (Örnek) Objectively verifiable indicators
. R1: Surveillance capacity at Maritime Jurisdiction Areas increased R2: Coordination and capacity increased among related law enforcement institutions Objectively verifiable indicators R1 Intended coverage area of TCG % X increased Response time of TCG % Y increased Personnel expenses and fuel costs % Z decreased R2 % X of information exchange increased X number of people trained  Sources of verifications Project reports Statistics reports of Coast Guard Command Expense reports Training attendance lists, certificates Kutu 4 Kutu 5 Kutu 6

43 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
7 8

44 Kutu 7 Kutu 8 Spesfic Objective Objectively verifiable indicators
“To increase the surveillance capacity of Turkish Coast Guard Command on fight against cross-border crimes inline with EU’s integrated border management policy.” Objectively verifiable indicators 4 + 2 Mobile Radar Systems supplied X number of patrolling boats supplied etc. Sources of verifications Project reports Inventory registration reports Statistical data of Turkish Coast Guard Command Strategic Plan of Turkish CGC Kutu 7 Kutu 8

45 MANTIKSAL ÇERÇEVE (LOGFRAME)
9 10

46 Kutu 9 Kutu 10 (Overall Objective) Objectively verifiable indicators
“The project aims to strengthen the process of maritime borders control through the modernization of equipment in line with EU requirements.” Objectively verifiable indicators Overall maritime surveillance capacity % X increased at Turkish sea borders Overall response rate % X increased Sources of verifications EU Commission Progress Reports FRONTEX reports TUİK reports Kutu 9 Kutu 10

47 UYGULAMA USÜLLERİ ve SÖZLEŞME TÜRLERİ

48 PRAG? http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do
Proje bileşenleri için hazırlanan sözleşmeler PRAG dokümanı esas alınarak hazırlanır. Sözleşme hazırlama ve ödemeye ilişkin kuralların yer aldığı dokümandır.

49 SÖZLEŞME TÜRLERİ Hizmet Sözleşmeleri (1) Tedarik Sözleşmeleri (2)
İnşaat Sözleşmeleri (3) Teknik Destek (TA) Mal, Makine, Ekipman alımı İnşaat yapımı, büyük ölçekli tadilat işleri > € Uluslararası Kısıtlı İhale < € - > € Çerçeve Sözleşme Rekabetçi Pazarlık < € Doğrudan Temin Uluslararası Açık İhale < € - > € Yerel Açık İhale < € - > € DoğrudanTemin > € < € - > € İş Tanımı (Terms of Reference) Teknik Şartname (Technical Specifications) Teknik Şartname ve Çizimler (Technical Specifications)

50 İSTİSNA UYGULAMA YÖNTEMLERİ (Hizmet Sözleşmeleri)
EŞLEŞTİRME (TWINNING) 2 DOĞRUDAN HİBE (DIRECT AWARD / GRANT)

51 EŞLEŞTİRME (TWINNING)
Nedir? Mekanizmanın temel mantığı Avrupa Birliği mevzuatını etkin ve etkili bir şekilde uygulayan üye devlet kamu kurumu ile bu seviyeye ulaşması hedeflenen faydalanıcı ülke kurumunun ‘Eşleşmesi’dir. Avrupa Birliği üyesi bir ülkenin kamu kurum ve kuruluşlarındaki uzmanlığın faydalanıcı ülke kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılması amaçlanmaktadır. Üye ülkede çalışan bir uzman, Yerleşik Eşleştirme Danışması (YED) sıfatıyla faydalanıcı ülkede en az 12 en fazla 36 ay boyunca görev alarak bu süre zarfında kurumsal kapasiteyi geliştirmeyi hedefleyen proje faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlar. 

52 2. DOĞRUDAN HİBE (DIRECT GRANT/AWARD)
Nedir? Belirli bir alanda uzmanlığı olan uluslararası örgüte projenin uygulanması için ihalesiz doğrudan emanet yöntemi. IOM (Uluslararası Göç Örgütü) UNDP (BM Kalkınma Programı) ILO (Uluslararası Çalışma Örgütü)

53 DİĞER SÖZLEŞME TÜRLERİ
Eşleştirme Doğrudan Hibe Üye Ülke Teknik Destek ve Tecrübe Paylaşımı Hizmeti Uluslararası Kuruluş Teknik Destek ve Tecrübe Paylaşımı Hizmeti PRAG Kurallarına Tabi İhale İhale Gerçekleşmiyor ! Eşleştirme Fişi Proje Fişi

54 Proje Fişine Geri Dönüş
3.5 Cross-Cutting Issues 3.6 Sustainability 3.7 Budget

55 3.5 Cross-cutting Issues Projeniz kapsamında yürütülen faaliyetler diğer sektörleri/ alanları ne ölçüde etkiliyor? Projeniz örneğin göç – iltica alanı projeleri ile ya da organize suçla mücadele projeleriyle ne ölçüde kesişiyor? (DESTEK + GÜÇLENDİRME ?) Projeniz uygulamaları insan haklarının gelişimine katkı sağlıyor mu? Ya da cinsiyet eşitliğini güçlendiriyor mu?

56 3.6 Sustainability Neler Yer Almalı? Mali Sürdürülebilirlik
Proje kapsamında alınan makine, ekipmanların işletim giderleri proje sonunda nasıl finanse edilecek? Kurumsal Sürdürülebilirlik Proje, kurumun gelecek dönem stratejileriyle, öncelikleriyle, planlarıyla uyumlu mu? Politika düzeyinde Sürdürülebilirlik Proje kapsamında uygulanacak faaliyetler mevzuat çalışmaları ile desteklenecek mi?

57 BÜTÇE (Budget)

58 EKLER (Annexes) Logframe in standard format (OK) Indicator Measurement
Indicative Action budget breakdown and planning for contracting procedures

59 Indicator Measurement
Description Baseline (2014) Last  (2016) Milestone 2017 Target 2020 Source of information Action outcome indicator Overall maritime surveillance capacity % X increased at Turkish sea borders 750 km2 1200 km2 1500 km2 FRONTEX reports Action output indicator X number of people trained  100 1300 1500 2000 Training reports, project reports Number of equipments installed 13 19 25 Procurement reports

60 Indicative Action budget breakdown and planning for contracting procedures

61 TOTAL Budget (€) Timeline Implementation modalities Total
EU contribution Launch of procedure Contract signature Procurement …… (break this section down into specific procedures/contracts, i.e. service including FWC, supplies, works) SUPPLY Contract € € 2016 Q1 2016 Q4 Grants …… (break this section down into specific procedures/contracts, i.e. calls for proposals / direct grant – and indicate a rough number of expected contracts) Twinning Contract € Other TOTAL € €

62 Standart Proje Fişi Formatı
. Indicative Implementation Schedule (periods broken down per quarter) Contracts Start of Tendering Signature of contract Project Completion Contract 1.1 QI 2016 Q4 2016  Q1 2019 Contract 1.2 Contract 2.1 Contract 2.2 ……

63 FAYDALI LİNKLER AB BAKANLIĞI TAIEX, SEI Eşleştirme bölümleri
Merkezi Finans ve İhale Birimi İhaleler, SPO Belgeleri, Kılavuzlar Avrupa Komisyonu Genişleme Genel Müdürlüğü IPA Fişleri, Strateji Belgeleri, İstatistikler EURLEX AB Mevzuatı arama motoru EUROPAID / PRAG PRAG (AB Satınalma ve İhale) Mevzuatı İçişleri Bakanlığı AB ve Dış İlişkiler Dairesi Başkanlığı Bakanlık Projeleri, Faydalı Bilgiler

64 İlginiz İçin Teşekkürler