SEÇME VE YERLEŞTİRME YÖNTEMİ

... konulu sunumlar: "SEÇME VE YERLEŞTİRME YÖNTEMİ"— Sunum transkripti:

1 SEÇME VE YERLEŞTİRME YÖNTEMİ
İş analizi ve Personel Araştırmaları Ders 3 Yrd. Doç. Dr. Meral ELÇİ

2 İş analisti tarafından nihai iş tanımları ve iş gereklerinin yazılması
İŞ TANIMLARI VE İŞ GEREKLERİNİN HAZIRLANMA SÜRECİ Görev yerinde gözlemler Anketler İşle ilgili bilgilerin derlenmesi Mülakatlar Çalışma jurnalleri Bilginin analizi İş tanımları ve İş gerekleriyle ilgili ön taslakların hazırlanması Taslakların görevi tanımlanan işçi ile tartışılarak önerilerinin dikkate alınması Taslakların bölüm yöneticisi tarafından gözden geçirilmesi, gerekli düzeltmelerin yapılması İş analisti tarafından nihai iş tanımları ve iş gereklerinin yazılması

3 Sekreterlik pozisyonunun iş tanımını
İŞLETMENİN ADI: İŞİN ADI: Departman Sekreteri BAĞLI OLDUĞU BÖLÜM: Personel Bölümü İŞİN KODU: İŞİN KATEGORİSİ Ofis BAĞLI OLDUĞU AMİR: Personel Mdr, GÖREVLERİ: İdari ve ofisle ilgili detaylarda üst düzey yöneticilerine yardımcı olup, sekreterliğe ait genel ofis işini yapar. Normalde görevin kapsamı; Bağlı bulunduğu üstlerinden alacağı talimatlara göre: Çeşitli mektup, evrak, rapor, grafik, şema, cetvel, bülten ve taslaklardan hazırlanan kitapçıkları Türkçe/İngilizce daktilo eder/bilgisayara aktarır. Doğruluğundan emin olmak için gerekli uygulamayı yapar. Dikte ettirilmiş yazıların ön taslağını çıkarıp bazı küçük düzeltmeleri yapıp, önemli değişiklikler için dikte ettirene veya amirine başvurur. Mektup ve duyuruların nihai şekillerini yazar. Bilgileri, kolaylıkla bulunması için istatistiki şekillerde kodlar. Raporlar ve araştırma projeleri için gerekli çeşitli verileri bir araya getirir. Basit aritmetik hesaplarını yaparak, doğruluk ve bütünlük açısından kontrol eder. Raporları, verilen, haberleşme ve diğer materyali düzgün bir şekilde dosyalar. Gerekli bilgileri bulmak için dosyaları tarar. Rutin yazıları postaya verir. Gelen postayı açarak gerekli yerlere dağıtır. Postaya verilecek materyali hazırlar. Telefonlara cevap verir. Şirket içinden ve dışından arayan kişilerin notlarını kaydeder. Üstlerinin iş ile ilgili konuklarını kabul eder, ikramlarda bulunur. Büro alanının düzenine özen gösterir. KULLANDIĞI ALETLER, ARAÇLAR ve ÇALIŞMA YARDIMCILARI: Bilgisayar, telefon, faks gibi standart ofis araçlarını kullanır ÇALIŞMA ŞARTLARI: İyi düzenlenmiş, bağımsız veya birkaç kişinin bulunduğu büro ortamında oturarak çalışmak Yukarıdaki şekilde, sekreterlik pozisyonun iş tanımını ve iş gereklerim görmekteyiz. Eğer bu tanımları incelersek bu işe uygun kişilerin sahip olması gereken özelikleri liste halinde bir arada görebiliriz. Örneğin sözlü anlatım becerisini ele alalım. Sekreterlik için bunu kritik bir koşul olarak geliştirebiliriz. Sekreter için bu kabiliyet daha önce iş tanımında belirtilen pek çok yazışmalar için gereklidir. İş gereklerinde belirtildiği üzere, ileti­şim kurma, uyum kabiliyeti, organize edebilme yeteneği gibi hususlar bir sekreterde var olması gereken vasıflardır. Sekreter yüksek seviyedeki kişilerle, birlikte çalıştığı kişilerle, diğer bölümden insanlar, ziyaretçiler, tele­fonla arayanlar ve diğer pek çok kişiyle aktif ilişki halindedir. Buradan yola çıkarak iki koşul daha çıkarabiliriz. Diğer insanlarla iyi ilişkiler kurar. Çalışma arkadaşlarına, müşterilere ve diğer insanlara amaçlara ulaşmak ve işlerini bitirebilmek için za­man ayırır, onlara yardım eder. Kurumun diğer elemanlarım gelişme ve problemlerden haberdar eder. Gönderilen işlerin ilerleyişini takip eder ve gerekli yerlerde düzeltmeleri yapar. İşletmelerin işgören bulma ve seçme işlemlerinin sağlıklı olması amacıyla her iş için basan ve başarısızlık faktörlerinin çok iyi belirlenmesi gereklidir. Bu düşünceden hareketle iş tanımlarından ve iş gereklerinden ya­rarlanarak bu işi yapacak bir kişinin göstermesi gereken belirli davranışları içeren bir iş profili listesi belirlenebilir ve bu davranışlar mesleğin önemli koşulu haline gelir. Her iş için gerekli olacak koşullar pozisyonlara göre değişim gösterecektir. Örneğin başlangıç seviyesindeki işler için gerekli koşullar daha az olabileceği gibi yöneticilik pozisyonları için gerekli koşul­lar çok daha kapsamlı olacaktır.

4 Sekreterlik pozisyonunun iş gerekleri
İŞLETMENİN ADI: İŞİN KODU: İŞİN ADI: Departman Sekreteri İŞİN KATEGORİSİ: Ofis BAĞLI OLDUĞU BÖLÜM: Personel Bölümü BAĞLI OLDUĞU AMİR: Personel Md EĞİTİM, MESLEK EĞİTİMİ ve DENEYİM: Normalde lise diploması, daktilo, İngilizce bilgisi ve stenografi istenir. Üniversite ve ticari kurslarda istenen nitelikler arasındadır. Daktilo, bilgisayar, bilgisayar paket programları, çeşitli büro makinalan, ve tüm haberleşme araçlarını kullanabilmelidir. Daktilo yazmak ve okumak için de görme bozukluğu olmaması gerekir. ARANAN YETENEKLER: Güzel konuşma, Basit matematik işlemleri yapabilme, Organize edebilme yeteneği. Farklı işler yapabilme yeteneği, Kısa sürede istenen işleri değiştirebilme. İnsan ilişkileri ve halkla ilişkiler Normal hızda yanlışsız yazma yeteneği Sözlü ve yazılı talimatları takip ederek, anlayabilme Çalışma arkadaşları ve üstleri ile uyum içinde olabilme yeteneği İşletme dışından kişilerle iletişim kurabilme yeteneği Başarma güdüsü

5 İş tanımlarının hazırlanması sırasında şunlara dikkat edilmelidir…
İş tanımları ve gerekleri yazılırken, her zaman için, anlaşılır ve sade bir dil kullanılmalıdır. Her dokümanda sadece bir tane iş tanımı ve iş gereği olması karışıklıkların ortaya çıkmasını engelleyecektir. İş tanımlarının genel biçimi işletmeden işletmeye değişebilir, ancak her firmanın genel biçim hakkında bir kez karar verdikten sonra, artık devamlı bu biçimi kullanması yararlı olacaktır. Bu tanımlar görevin yapısını ve neden gerekli olduğunu açıklamalı çalışanın bağımsız karar alma sınırları tarif etmelidir. Ayrıca bir pozisyonun diğer görevler üzerindeki etkisi açıklanmalıdır. Çalışanın yönetimindeki personelin sayısı ve görevleri de bu tanımın kapsamı içinde olmalıdır. Tüm tanımlar yılda en az bir kez gözden geçirilmeli, ve belirlenmiş görev ve sorumluluklarda herhangi bir değişiklik olduğunda yeniden yazılmalıdır.

6 Görev kapsamındaki değişiklikler pek çok nedenden kaynaklanabilir:
Yeni teknolojilerin ortaya çıkmasıyla birlikte üretim süreci ya da işlerin yapılış tarzı tamamıyla/kısmen değişebilir. Otomasyonun devreye girmesiyle birlikte işlerin yapılışında işgücünün fonksiyonu değişebilir. Yeni yönetici işin kendi tarzında yapılmasını istediğinde, ya da kapsamını değiştirdiğinde çalışan buna uyacaktır. Değiştirilen fiziksel çevre, işi daha az ve/veya daha çok karmaşık bir hale getirebilir. Yukarıda saydığımız nedenlerden dolayı işin yapılış tarzı değişebileceği gibi aynı zamanda işgörenin bu işi başarıyla yerine getirebilmesi için sahip olası gereken vasıflar da değişebilir. Dolayısıyla iş tanımlarının ve iş gereklerinin zaman içerisinde değişkenlik göstermesi son derece normal ve sağlıklı bir olaydır. Müdürler ve amirler, pozisyon tanımlarında bir değişik­lik yapmayı düşündükleri zaman, Personel Bölümü'nü haberdar etmelidirler.

7 İŞ TANIMININ GÖZDEN GEÇİRİLMESİ İÇİN TALEP
Tarih: İşin unvanı: Bölümü: Görev kodu: Son revizyon tarihi: Neden işin tanımının tekrar gözden geçirilmesi gerektiğini düşünüyorsunuz ? İşin yapısında meydana gelen temel değişiklikler nelerdir? İşin yapılış tazında meydana gelen temel değişiklikler nelerdir? Bu işi yapacak elemanlar ne tür vasıflara [eğitim, bilgi, tecrübe] sahip olmalıdır. İşin yapılması için gerekli olan ofis ekipmanları ya da makinelerde herhangi bir değişiklik var mıdır? Değişiklik ne zaman yapılmalıdır? Amirin imzası: Yöneticinin imzası Yukarıdaki not, Personel Bölümüne bu konuda bilgi vermek için kullanılabilecek kısa bir nottur. Bu not eline geçtiğinde, iş analisti, görev yerine giderek, işi yeniden incelemeye alacak gerektiğinde yeni bir tanım hazırlayacaktır.

8 İNSAN KAYNAKLARI MÜDÜRLÜĞÜ POZİSYONU İÇİN ÖRNEK BİR İŞ TANIMI
İŞLETMENİN ADI: İŞİN KODU: İŞİN ADI: İnsan Kaynakları Müdürü İŞİN KATEGORİSİ: Ofis BAĞLI OLDUĞU BÖLÜM: Personel Bölümü BAĞLI OLDUĞU AMİR: idari işlerden Sorumlu Genel Md GÖREVLERİ: İşletmenin temel politika ve amaçları doğrultusunda çalışanlarla ilgili kural ve ilişkileri düzenleyen iş Kanunu, S.G.K. Kanunu, sendikalar kanunu vb. kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde personel politikasına ilişkin kararlar almak. Yönetim ve çalışanlar arasındaki ilişkiyi en iyi düzeyde tutmak. Personel istihdamı ile ilgili gerekli planlamaları yapmak. iş tanım ve gereklerini tam olarak sağlayacak personelin bulunmasını sağlamak. Performans değerlendirme işlemlerini yürütmek

9 Tüm departmanlardan gelen personel talep formlarını değerlendirmek, ilan taslaklarının hazırlanmasını sağlamak. Tüm departmanlardan gelen iş tanım ve gereklerinin gözden geçirilmesi ile ilgili talep formlarını değerlendirmek, bu çalışmaların yapılması için gerekli kişileri görevlendirmek. Bölüm bütçesini hazırlamak. Organizasyon geliştirme çalışmalarına katılmak. Gerekli istatistiksel bilgilerin elde edilmesine yarayan kayıtların tutulmasını sağlamak. Bölümlerden gelen eğitim ihtiyaçları taleplerini değerlendirmek. Bu konularda gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak. Bölümünde çalışan tüm personeli diğer departmanlara uzmanlık alanları doğrultusunda destek vermesi konusunda koordine ve motive etmeli. ÇALIŞMA ŞARTLARI: Kaza olasılığının düşük olduğu ofis ortamında çalışır.

10 İNSAN KAYNAKLARI MÜDÜRLÜĞÜ POZİSYONU İÇİN İŞ GEREKLERİ ÖRNEĞİ
İŞLETMENİN ADI: İŞİN KODU: İŞİN ADI: insan Kaynakları Müdürü İŞİN KATEGORİSİ: Ofis BAĞLI OLDUĞU BÖLÜM: Personel Bölümü BAĞLI OLDUĞU AMİR : idari İşlerden Sorumlu Genel Md EĞİTİM, MESLEK EĞİTİMİ ve DENEYİM: ARANAN YETENEKLER: İşletmenin insan gücü kaynaklarından optimum düzeyde yararlanmasını sağlayacak personel politikası bilgisine sahip olmak. Personel ile ilgili kanun, talimat, yönetmelikleri okuyup anlayacak ve yazılı belgeler düzenleyecek derecede İngilizce bilgisine sahip olmak. Beş yıldan fazla deneyim sahibi olmak. Çalışanlar ile ilgili prosedürlerin, kanunlar çerçevesinde uygulanması sırasında inisiyatif kullanabilmek. Personel bölümünün diğer departmanlarla ilişkilerini yürütebilecek koordinasyon yeteneğine sahip olmak. İşletme dışı kişi ve kurumlarla en üst düzeyde ilişki kurabilecek kapasite ve yeteneğe sahip olmak. Departmanların istekleri doğrultusunda alternatif eğitim programlarının seçilmesi ve bunların uygulanması konusunda karar verebilecek bilgiye sahip olmak Uygulanan eğitim programlarını denetleyebilecek bilgi ve yeteneğe sahip olmak.

11 Personel Araştırmaları

12 Personel araştırması bir işletmenin personel seçme politikasının önemli bir parçasıdır
Burada amaç işletmenin ihtiyaçlarına cevap verebilecek en uygun kişinin ilgisinin çekilmesidir. Onları bir kere başvuru formu doldurmak için ofise aldıktan sonra, istenen özelliklere göre daha geniş çapta bir incelemeye başlamak ve sonuçlandırmak daha kolay olacaktır.

13 İşletmelerde işgücüne talep doğuran çeşitli nedenler mevcuttur
İşletmelerin stratejik planları doğrultusunda yapacağı yeni yatırımlar, Şirket evlilikleri Mevcut işlerle ilgili yapılan yeni düzenlemeler, Reorganizasyon çalışmaları, Emeklilik, İstifalar, İş akdinin sona erdirilmesi, Ölümler, Hastalık, kaza, doğum gibi nedenlerle alman uzun süreli izinler Yukarıda söz ettiğimiz nedenlerden dolayı işletme içerisinde ya yeni bir pozisyon oluşturulmasının gereği doğacaktır ya da mevcut pozisyon boşalacaktır. Her iki durumda da işletmenin mümkün olan en kısa sürede o görevin gerektirdiği vasıflara sahip en uygun işgöreni bulup seçmesi gereklidir

14 İşletmelerin işgücü temin edebilecekleri kaynaklar İşletme içi kaynaklar İşletme dışı kaynaklar

15 İŞLETME İÇİ KAYNAKLAR Şirket içinde herhangi bir pozisyon boşaldığında yöneticilerin ilk etapta tercihi bu göreve şirket bünyesindeki elemanlardan birini getirme yolundadır. Çünkü yöntemin şirkete sağlayacağı yararlar ve tasarruflar söz konusudur. Yapılacak basit bir atama işlemi ile işgören bulma ve seçme süreci kolayca aşılıp bu iş için harcanacak zamandan tasarruf edilir, İşletme işgören bulmak için ilan, reklam, danışmanlık şirketleri gibi unsurlara ihtiyaç duymayacağından bu gibi maliyet kalemlerinden kurtulmuş olur, Mevcut işgörenlerin şirkete adaptasyon ve diğer işgörenlere uyum için zamana ihtiyaçlarının olmaması onların yeni işlerini en kısa sürede ve en verimli şekilde gerçekleştirebilmelerim sağlar, Şirket içi atamalar işgörenlerin şirkete olan bağlılıklarını arttırır, onları daha çok çalışma ve başarılı olma yolunda güdüler. Kariyer beklentileri daha çabuk gerçekleşir.

16 Bu amaçla şirketlerde İK departmanlarının bünyelerinde:
Şirket içi atamalar kolay ve ucuz olduğundan işletmeler tarafından genellikle bu yol tercih edilir. Ancak bu işlemin sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi için işletmenin, sahip olduğu İK niteliklerini ve geleceğe yönelik potansiyellerini çok iyi bilmeleri lazımdır. Bu amaçla şirketlerde İK departmanlarının bünyelerinde: İşgücü beceri envanteri, Yedek işgücü çizelgesi Bu amaçla şirketlerde insan kaynakları departmanlarının bünyelerinde: işgücü beceri envanteri, yedek işgücü çizelgesi ve özetlerinin hazır bulunması gereklidir

17 İşgücü Beceri Envanteri
İşletmede çalışanların isimlerini belirli özelliklerini ve becerilerini gösteren listedir. işe giriş tarihi iş tecrübesi Katıldığı kurs ve seminerler Eğitimi yabancı dil bilgisi mesleki nitelikleri Yayınları, lisans ve patentleri maaş ve ya ücreti Aldığı disiplin cezaları ve ödülleri mesleki amaçları Kıdemi emekli olmayı planladığı tarih Yönetsel basamaklarda çalışanlara ilişkin değerlendirmeler yönetim envanterlerini, operasyonel kademelerde çalışanlara yönelik olanlar ise beceri envanterlerini oluşturmaktadır. Bu envanterler çalışanların sahip olduğu özelliklerin karşılaştırmalı biçimde analizine olanak vermektedir. Ancak bu bilgilerin sürekli güncel tutulması gerekir. Envanter çalışması aslında bir araştırma ve incelemeden başka bir şey değildir. Bu araştırma sonucu işgücü kaynaklarının etkin biçimde kullanılıp kullanılmadığı saptanır. Bu arada işgücü politikasında bazı sapmalar varsa bunları düzeltici önlemler alınır. Sözgelişi bazı işgörenlerin pasif kaldığı ya da aşırı ölçüde çalıştığı saptanabilir. Burada işgöreni başka işe atamak ya da iş yükünü azaltmak sözkonusu olabilir. Görüldüğü gibi, işgücü envanteri, işgücündeki değişim ve gelişimler gözönüne alınarak ileride karşılaşılabilecek sorunlara şimdiden ışık tutabilmek amacını taşır. Geleceğin işgücü gereksinmesi envanter çalışmalarından elde edilen sonuçlara göre daha gerçekçi olarak saptanır ve hazırlanacak işgücü planlarına en geçerli bir araç rolü oynar. Örneğin, saptanan mevcut işgücü, işlerin etkin biçimde yerine getirilmesi için yeterli değilse iç ya da dış kaynaklardan ek işgören sağlanması, gerekiyorsa işgören eğitimine gidilmesi, yükselme, yetki ve sorumlulukların yeniden gözden geçirilmesi gibi kararlar sözkonusu olabilir. Görüldüğü gibi düzenlenen kişisel ve genel işgücü envanter çalışmaları işletmede şimdiki personel durumunu bütün boyutlarıyla açıklığa kavuştururken geleceğin işgücü kaynaklarında görülen değişmelerin daha gerçekçi ve geçerli olarak saptanmasına yardımcı olur.

18 İşgücü Beceri Envanteri
Genel işgücü envanteri belirli dönemde işletmede çalışan işgörenlerin özelliklerini toplu olarak yansıtan bir çalışmadır. Bu çalışma önce işletmede yer alan her bölüm için ayrı ayrı yapılır. Daha sonra toplu olarak envanter çıkarılır. Genel envanter mevcut işlere göre insangücü kapasitesinin saptanmasını içerir. Ayrıca, işletmenin girişeceği eylemlerde mevcut durum ve geleceğe ilişkin kişisel ve görevsel karşılaştırma yapılarak karar alınmasına yardımcı olunur.

19 İşgücü Beceri Envanteri formu
Tarih I. BOLUM [Bu bölüm insan kaynakları departmanı tarafından doldurulacaktır] İsim: İşgören no: Çalıştığı bölüm: Yaptığı işin unvanı: Yaş: A şirketinde çalışılan toplam süre: Yapılan diğer işler: A şirketinde: Unvanı: Süre: Diğer işletmeler: Unvanı: Süre: II. BOLÜM [Bu kısım işgören tarafından doldurulacaktır] Özel Beceriler: Mevcut işinizde kullanıyor olmasanız da sahip olduğunuz özel beceriler varsa lütfen belirtiniz. Kullanmakta deneyimli olduğunuz araç gereç ve makinelerin isimlerini belirtiniz. Beceriler: Lisan: Konuşma: Anlama: Yazma: Makineler: Aletler: Görevler: Bulunduğunuz pozisyonda ki görevinizi anlatınız. Sorumluluklar. Mevcut görevinizin kapsadığı sorumlulukları anlatınız. Öğrenim Durumunuz İlk [ ] Orta [ ] Lise [ ] Yüksek [ ] Katıldığınız kurs ve seminerler: Şekil de görüleceği gibi bu form işletmeyi işgörenin hem mevcut performansı hem de gelecekteki potansiyeli konu­sunda bilgilendirmede önemli bir kaynak oluşturur

20 Bu formu hazırlayanın imzası Tarih:
III. BÖLÜM [Bu kısım İnsan Kaynakları departmanı tarafından işgörenin çalıştığı departmanın yöneticisinden alınacak bilgi doğrultusunda doldurulacaktır] İşgörenin performansının genel değerlendirmesi: İşgörenin olası bir terfiye ne derece hazır olduğuyla ilgili görüşler: İşgörenin geliştirmesi gereken yönleri: Amirin imzası: Tarih: IV.BÖLÜM [Bu kısım insan Kaynakları departmanı tarafından doldurulacaktır] İşgörenin geçmiş son iki dönemlik performans değerlendirmesi bu forma eklendi mi? Evet [ ] Hayır [ ] Bu formu hazırlayanın imzası Tarih:

21 Yedek İşgücü Çizelgesi
İşletmeler çok dinamik bir ortamda faaliyetlerini sürdürdükleri için boşalan pozisyonların süratle doldurulması işlerin aksamaması açısından büyük önem taşır. Bu amaç doğrultusunda yedek işgücü çizelgesi boşalan pozisyonların işletme içerisinden hangi elemanlarla doldurulacağını görsel olarak ifade eden bir şemadır. Yedek işgücü çizelgeleri yönetime hızlı karar alabilmeleri için büyük yarar sağlar. Ancak çok kısıtlı bilgi içerdikleri için mutlaka bunları tamamlayacak yedek işgücü özetlerine ihtiyaç vardır. Bu özetler yedek işgücü çizelgesinde bulunan her pozisyondaki her işgörenin mevcut performansı, potansiyeli, kuvvetli ve zayıf yönlerini gösteren bilgiler içerir.

22 İş performansı mükemmel
2. İş performansı standart düzeyde 3. İş performansı zayıf 4. İş performansı standartların çok altında Açıklamalar: Terfi için hazır B. Tecrübesi tam olarak yeterli değil C. İş için uygun değil

23 İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİCİLİĞİ POZİSYONU İÇİN YEDEK İŞGÜCÜ ÖZETİ
Şu anda bu görevde bulunan kişi:Ahmet Can Yaşı: 60 Pozisyonun boşalabileceği muhtemelen zaman: 2 yıl Sebep: Emeklilik BU POZİSYON İÇİN 1. ADAY Adı soyadı: Ayla Yüksel Yaşı: 48 Tecrübesi: 10 yıl Mevcut görevi: İnsan Kaynakları Md. Yrd. Mevcut performansı: iş başarımı mükemmel düzeyde Açıklama: Performans değerleme sonuçları daima standartların çok üzerindedir. Terfi durumu: Terfi için hazır Açıklama: İnsan Kaynakları yöneticisinin sağlık durumu dolayısıyla raporlu olduğu altı ay boyunca bu göreve başarıyla vekalet etmiş işçi sendikası ile toplu pazarlık görüşmelerinin başarıyla sonuçlandırılmasında büyük katkıları olmuştur. Eğitim ihtiyacı: Yok

24 BU POZİSYON İÇİN 2. ADAY Adı soyadı: Aylin Tektaş Yaşı: 38
Tecrübesi: 6 yıl Mevcut görevi: Eğitim ve Geliştirme Şefi Mevcut performansı: iş başarımı mükemmel düzeyde Açıklama: Bu görevde bulunduğu süre içerisinde şirket genelinde eğitim taleple­rinin değerlendirilmesi ve bu taleplere uygun eğitim programlarının araştırılması, geliştirilmesi ve düzenlenmesi konularında çok başarılı. Terfi durumu: Tecrübesi tam olarak yeterli değil. Açıklama: Aylin Tektaş'ın iş tecrübesi eğitim ve geliştirme programlan ile sınırlıdır. Eğitim ihtiyacı: işçi işveren ilişkileri, ücret ve maaş araştırmaları ve bu doğrultuda şirket politikalarının oluşturulması konularında eğitim ihtiyacı vardır.

25 İŞLETME DIŞI KAYNAKLAR
İşletmeler personel bulma ve seçme konusunda işletme içi kaynaklarla işletme dışı kaynakları dengede tutmak zorundadırlar. Bazı işler için gerekli vasıflara sahip elemanlar işletme içerisinde bulunamaz ise bu kişilerin işletme dışı kaynaklardan temin edilmesi gereklidir. İşletme dışından temin edilecek elemanlar firmaya yeni fikirler, yeni yöntemler, işlere ve onların yapılışına değişik bir bakış açısı getirme özelliğine sahiptirler. Firma içerisinde halihazırda çalışanlar ile dışarıdan temin edilecek elemanlar arasında doğacak doğal rekabet yöneticiler tarafından kontrol altında tutulabildiği takdirde tüm çalışanları başarılı olmaya doğru güdülenecektir. İşletme dışından eleman bulma kaynaklarından en yaygın olanları: İlanlar Şahsen ya da mektupla firmaya başvuranlar İşletme çalışanlarının tavsiyeleri Üst düzey yönetici araştırma şirketleri Eğitim kurumlan Ordu İş bulma kurumu Danışmanlık şirketleri

26 İlanlar İlanlar, gazete ya da profesyonel dergilerde işletmelerin eleman ihtiyacını göstermek amacıyla yayınlanan listelerdir. Personel araştırmasında en etkili yöntemlerden biridir, çünkü işletmeye kısa bir zaman diliminde geniş kitlelere ulaşma imkan tanır. Bu tür ilanlarda başvuru sahiplerine işin özelliklerinden bahsedilmeli ve başvuran adaylarda bulunması istenen vasıflar açıkça belirtilmelidir. Eğer işletme işe talip olacak kimselerde aradığı özellikleri bir liste haline getirdiyse bu liste ilan olarak verilebilir. İşletmenin aradığı sadece belirli niteliklere uyan bir kişi değildir.

27 İşletmenin ilan verirken dikkat etmesi gereken hususlar:
İşletme piyasayı farklı, eğitim seviyeleri, deneyimleri olan potansiyel işgücünün beklentileri doğrultusunda analiz etmelidir. İş arayan kişilerin dikkatini çeken faktörler [maaş, çalışma şartlan] araştırılmalı ve bunların ilanlarda bulunmasına özen gösterilmelidir. Gazeteye verilen ilanların dışında televizyon, radyo ve profesyonel dergilerden de yararlanılabilir.

28 İyi yazılmış bir iş ilanının özellikleri nelerdir?
Diliyle ve görünümüyle firmanın ve sağladığı olanakların diğer iş ilanları arasından belirgin olarak ayrılmasını sağlamalıdır. Başlık ve ilan şekli işletmeyi ve işi ortaya çıkarmalıdır. Standart bir pozisyon için mesleği tam olarak yansıtan, alışılagelmiş terimlerin kullanılmasına dikkat edilmelidir. Örneğin bilgisayar programcısı arayan bir işletmenin vereceği ilanda “bilgisayar sistemleri uzmanı aranıyor” ibaresini kullanması başvuracak adayları işin aslı konusunda çelişkiye düşürebilir. İlana etkili bir açılış cümlesi ile başlamak adayların ilgisini çekecek ve ilanı okumaya devam etmelerini sağlayacaktır.

29

30 İlanda şirket hakkında detaya girmeden çok kısa bir bilgi verilebilir.
Örneğin; dayanıklı tüketim mallarının üretiminde %37'lik pazar payı bulunan sektörün önde gelen kuruluşlarından gibi. İlanlarda yalnızca en kritik meslek nitelikleri belirtilmeli ve iş tanımına ilanın en fazla yarısı ayrılmalıdır. Mesleğin gerektirdiği nitelikleri belirtmenin asıl amacı kendi kendine seçimi teşvik etmektir. Eğer başvuru sahipleri işletmenin temel ihtiyaçlarını anlayabilirlerse kendi kendilerini eleyebilirler. İlanlarda kullanılan kolay adapte olabilen, iş arkadaşlarıyla uyumlu çalışabilen, atılımcı, öğrenme kabiliyetine sahip, çalışma güdüsüne sahip, bilgi almada becerikli gibi vasıflar herkesin kendisinde var olduğunu düşündüğü niteliklerdir.

31 İlan adayların en önemli ihtiyaç ve ilgi alanlarına hitap etmeli onlara sunulacak başlıca avantajları ortaya çıkarmalıdır. Firmaya başvurması istenen adaylar için önemli olabilecek sosyal haklar üzerinde odaklanılabilir. Örneğin başlangıç seviyelerindeki pozisyonlara başvuranlar için şirketin sunacağı eğitim olanakları çok cazip olabilir. Daha ileri yaş guruplarındaki yönetici pozisyonları için şirketin emeklilik olanakları çok çekicidir.

32 İş ilanları yaratıcı, dinamik, hızlı vb. genellemelerle doludur.
Piyasanın üzerinde bir maaş ya da ek ödenekler şirketin adayları etkileyebileceği önemli noktalardır. Fakat bu konulardan ilanda bahsedilmesi, nitelikli, niteliksiz herkesin bu pozisyonlar başvurmasına yol açıp ön elemeyi yapacak olan İK departmanının iş, yükünü arttırmaktan başka bir işe yaramaz. Bu konuların tartışılacağı yer mülakattır. İş ilanları yaratıcı, dinamik, hızlı vb. genellemelerle doludur. Oysa ihtiyaç duyulan elemanı bulabilmek için daha öznel tanımlamalar yapılmalıdır. Genellemeler gibi, aranan nitelikleri belirtirken ilanlarda fazlasıyla daraltılmış kısıtlamalar kullanmak da, firmaya başvuracak eleman sayısını düşürür.

33 Yöresel ve yurt genelinde basılan gazetelerin yanı sıra, genel ilgi alanına yönelik dergiler, özel ilgi alanlarına yönelik dergiler, iş ve ticaret yayınları, radyo, televizyon, internet eleman bulmak için yararlanılabilecek önemli kitle haberleşme araçlarıdır. Fakat belirli zaman aralıklarında hangi kitle haberleşme aracıyla kaç tane başvuru yapıldığını ve bunlar kanalıyla başvuranların mesleğin belirttiği niteliklere ne kadar uyduğunu kapsayan raporlar hazırlamak, ilanların bundan böyle en iyi sonuçlar veren iletişim araçları yoluyla verilmesini sağlayabilir.

34 Mektupla ya da Şahsen Firmaya Gelerek Yapılan Başvurular
İş arayan adaylar herhangi bir işletmenin eleman aranıyor ilanı olmadan da o işletmede talip oldukları bir iş için mektupla başvurabilir ya da işletmeye kendileri gidip iş başvuru formunu doldurabilirler. Her iki durumda da yapılan başvurular işletmenin İK departmanı tarafından dosyalanır ve arşive kaldırılır. Belli konularda eleman ihtiyacı doğduğunda, bu başvurular işletme için maliyeti olmayan fakat içerisinden eleman bulabilecekleri güzel bir kaynak teşkil eder. İşletmeler bu tür başvurulara duyarlı olduklarını göstermek amacıyla genellikle adaya başvurusunun dikkate alındığını ve dosyalandığını, eleman ihtiyaçları olduğunda değerlendirileceğini içeren bir mektup yollarlar

35 İşletme Çalışanlarının Tavsiyeleriyle Yapılan Başvurular
İşletmeler eleman ihtiyaçlarını firmanın çeşitli yerlerinde bulunan duyuru panolarına da asarlar, çünkü işletmenin mevcut çalışanlarının bu işi/işleri yapan diğer insanları tanıma ihtimali oldukça yüksektir. Örneğin ameliyat aletlerinin bakımı ve onarımı gibi oldukça uzmanlık gerektiren bir iş için, çalışanlar çevrelerinde aranan vasıflara sahip tanıdıklarım bu konuda haberdar edip başvuru yapmalarını sağlayabilirler. Bu yolla eleman bulmanın işletmeye sağlayacağı yararlar vardır: Bu duyururular gazete ilanları gibi işletme için bir maliyet kalemi oluşturmazlar, İşgören kendisi gibi bulunduğu bölgede, şehirde hatta bazen ülkede o işi iyi yapanları bilebilir, Bir işletmeye referans ile gelenler işletme hakkında önbilgi sahibi olduklarından yaptıkları işe ve çevreye uyum sağlamaları firmayı hiç tanımadan gelenlere nazaran daha kısa sürede olabilir, İşletme çalışanları referans oldukları kişilerden kendilerini sorumlu hissedeceklerinden dolayı kişilik yapısı ve iş bilgilerinden emin olmadıkları arkadaş ya da yakınlarını böyle bir iş için önermeyeceklerdir.

36 Danışmanlık Şirketleri
Bu şirketler iş arayanlar ile eleman arayan firmaları buluşturan uzman kuruluşlardır. İş arayanlar bu firmalara özgeçmişlerini bırakmak suretiyle onların kayıtlarında yer alırlar. Eleman arayan herhangi bir işletmede danışmanlık şirketine başvurup, şirketin elindeki çeşitli alanlarda uzman ve çalışmaya aday mevcut özgeçmişlerden kendisi için uygun olabilecek işgörenleri tarama olanağına sahiptir.

37 Danışmanlık Şirketleri
Bu kuruluşlar kendilerine başvuran şirketlerden ve iş arayanlardan işgören bulma veya iş bulma karşılığında belli bir komisyon alma suretiyle varlıklarını sürdürürler. Bazen de bu kuruluşlar kendilerine başvuran işletmenin adı saklı kalmak kaydıyla gazetelere eleman aranıyor ilanı verirler. İşletmenin eleman ararken ismini saklı tutmak istemesinin ardında bazı nedenler yatar: Örneğin, eleman arayan firma piyasada tanınmış ve saygın bir isme sahip ise, iş arayanlar kendi vasıflarının ilanda belirtilen iş için aranan vasıflar ile uyuşup uyuşmadığını düşünmeksizin sadece firmanın isminden dolayı o işe başvurabilirler. Bazen de işletmenin eleman aradığı pozisyon halihazırda boş değildir, kısaca yeni eleman bulunduğunda mevcut eleman o görevden uzaklaştırılacaktır. Danışmanlık Şirketleri

38 Danışmanlık Şirketleri
Zaman zaman işletmenin danışmanlık kuruluşu ile işbirliği sadece onlar adına ilan vermek ya da portföylerindeki adayları onlara sunmakla kalmaz. Bu kuruluşlar işletmenin kendilerine sunduğu iş tanımlarını başvuran adayların özgeçmişleri ile karşılaştırmak ya da onlarla ilk mülakatı yapmak suretiyle işletme adına ön elemeyi yaparlar. Böylelikle işletmenin eleman seçme sürecinde testlere tabi tutacağı, görüşmeye davet edeceği aday sayısı azaldığından iş yükü de azalmış ve zamandan tasarruf sağlanmış olur. Danışmanlık Şirketleri

39 Üst Düzey Yönetici Araştırma Şirketleri [Kafa Avcıları]
Üst düzey yönetici araştırma şirketlerinin müşterileri sadece üst düzey yönetici arayan işletmelerdir. Bu araştırma şirketleri piyasada mevcut üst düzey yöneticileri ve onların vasıflarını gayet iyi bilirler. Kendilerine aradıkları özelliklerle başvuran bir işletmenin talebini değerlendirirler ve piyasadaki mevcut yöneticilerden bu özelliklere en uygun olan kişiye ulaşırlar. İşverenin ismi gizli kalmak suretiyle kendisine bir iş teklifinde bulunurlar. Eğer yönetici de mevcut işini değiştirmeyi düşünüyorsa, bu kez tam bir gizlilik içerisinde kendisini iş teklifinde bulunan firma ile bir araya getirirler. Danışmanlık şirketlerinin müşterileri her konuda iş arayanlar ve her konuda eleman arayan işletmeler olabilir. Oysa üst düzey yönetici araştırma şirketlerinin müşterileri sadece üst düzey yönetici arayan işletmelerdir.

40 Talep çok yetenek az "Esnek, çok yönlü, sevilen ve ikna edici liderlere ilgi artacak
BERNARD ZEN-RUFFINEN, dünyanın en önemli beyin avcılarından biri.Korn Ferry'nin Avrupa, Ortadoğu ve Afrika başkanı olarak görev yapıyor. Yılda CEO ve üst düzey yöneticiyi işe yerleştiriyor. "Sonuçta bugün dünyada büyük bir yetenek talebi var ve bunu dolduracak yetenek sayısı çok az" diye konuşuyor. Dünyada iyi CEO bulmanın zorlaştığını söyleyen Zen-Ruffinen'e göre bunun 2 nedeni var: Birincisi, artık Avrupalı ve ABD'li CEO'lar yurtdışında çalışmak istemiyor. İkincisi ise gelişmekte olan ülkelerde her geçen gün yönetici talebi artıyor. Zen-Ruffinen, dünyada artan yönetici talebinin Türkiye gibi kaliteli CEO yetiştiren ülkeler tarafından karşılanabileceğini söylüyor ve ekliyor: "Önümüzdeki dönemde daha fazla Türk CEO yurtdışında görev yapacak. Capital: Türkiye'de durum nasıl? - Türkiye de ABD'ye benziyor. Genelde Türkiye'de CEO bulmak, Avrupa ülkelerine göre daha kısa sürüyor. Türkiye'de ortalama 2 ay içinde CEO buluyoruz. Bunun da en önemli nedeni, Türkiye'nin çok hızlı büyüyen bir ülke olması. Yöneticiler, sürekli büyümenin etkisiyle Avrupa'ya göre çok daha hızlı yer değiştiriyor. "İyi CEO bulmak zorlaştı" YÖNETİCİ TALEBİ ARTTI Son yıllarda iyi CEO bulmak çok daha zorlaştı. Eskiden gelişmekte olan ülkelerden çok fazla yönetici talebi almıyorduk. Dolayısıyla talep daha az ve Batılı ülkelerden geliyordu. Şimdi ise gelişmekte olan ülkelerden çok daha fazla yönetici talebi geliyor. Ayrıca eskiden çok uluslu şirketler yurtdışı rotasyon programları uyguluyordu. Nestle, Unilever veya Coca-Cola'da çalışıyorsanız ailenizle birlikte birkaç yıllığına Asya, Latin Amerika ve Ortadoğu'ya gidebiliyordunuz.

41 Eğitim Kurumları Üniversitelerin her yıl düzenlediği kariyer günlerine katılan işletmeler hem ürünlerini, politikalarını, misyon ve vizyonlarını tanıtmak hem de kendilerine maliyet unsuru teşkil etmeyen bir yoldan eleman bulma şansım yakalamış olurlar. Ayrıca çeşitli alanlarda eğitim veren kurslarla temasa geçmek, onlardan zaman zaman stajyer kabul etme yoluyla da eleman bulmak mümkündür. Geçici personel ihtiyacını karşılama Üniversiteler işletmeler için başlangıç pozisyonlarında kalifiye elemanları bulabilecekleri önemli bir kaynaktır.

42 Türkiye İş Kurumu Bu kurumun görevleri :
İşverenlerin işgücü taleplerini karşılamak. İş arayanları durumlarına uygun işlere yerleştirmek. Özürlü, eski hükümlü ve terörden etkilenenlerin işe yerleştirilmesine yardımcı olmak. Özelleştirme nedeniyle işini kaybedenlere: İş kaybı tazminatı ödemek. İş ve meslek danışmanlığı hizmeti sunmak. İstihdamdaki işgücüyle ilk ve orta kademe yöneticileri için işyerlerinde eğitim seminerleri düzenlemek. Özel istihdam büroları ile yabancı uyrukluların istihdamına ilişkin görevleri yerine getirmek. İşverenden gelen işgücü taleplerine göre vasıfsız işgücüne beceri ve meslek kazandırıcı mesleki eğitim kursları düzenlemek. İşsizliğin azaltılması ve istihdamın geliştirilmesi için ilgili kurum ve kuruluşlarla işbirliği yapmak.

43 İnternetten İşe alım 1993 yılından bu yana gazetelerdeki iş ilanları internete taşınmaya ve işe alımlar "job board" denilen web siteleri üzerinden yürütülmeye başladı.  Fortune Magazine"de yayınlanan bir araştırmaya göre, 2002 yılı itibariyle, şirketlerin İnternet"ten işe alıma ayırdığı kaynak miktarı 1,7 milyar dolara yaklaşırken, web sitesi bu pazardan bir pay kapabilmek için rekabet ediyor.

44 İnternetten İşe alım Türkiye"nin de bu trendi izlediği ve 90"lı yılların sonundan bu yana açılmaya başlayan sitelerin sayısının bugün itibariyle 20’yi geçtiği görülüyor. Andersen tarafından, 2000 ve 2001 yıllarında yapılan İK Araştırması"na göre, Türk şirketlerinin işe alımda interneti kullanma oranı 2001 yılında, 2000 yılına göre % 134"lük bir artış kaydetmiştir. Bu gelişim göz önünde bulundurularak, bu artışın önümüzdeki yıllarda daha da hızlanacağı öngörülüyor.

45 Daha küresel olma  Dünyadaki yeteneklerin çoğu Amerika dışında olsa da, şu anda kariyer sayfalarının çoğu Amerika"ya yönelik. Teknoloji başka ülkelerdeki şirketler için "evde" çalışmayı mümkün kıldıkça, küresel "uzaktan" işe alımın önemi artacak.

46 Sınırlı erişim Firmalar, çoğu kariyer sayfasını ve işe alım hizmetlerini kullanarak rekabet avantajı sağlayamıyorlar; çünkü kullanımlarında herhangi bir sınırlama yok ve rakipleriniz sizinle aynı erişime sahip. Erişimi sektördeki birkaç özel firmayla sınırlayan isteğe bağlı anlaşmalar yakında kullanılabilecek.

47

48

49

50

51

52

53

54 Teşekkürler...