Etkin Zaman Kullanımı.

... konulu sunumlar: "Etkin Zaman Kullanımı."— Sunum transkripti:

1 Etkin Zaman Kullanımı

2 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun farkındalığı. Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması. İÇERİK: Zamanın önemi Zaman ve biz kavramı Kişisel vizyon,misyon ve hedefler Zamanı nerelere harcamalıyız Öncelikerimiz Zaman hırsızları Zaman envanteri Zaman kullanımı tutumumuzu ölçelim Planlama Ajanda kullanımı Ertelemelerimiz Zamanı etkin kullanma kriterlerimiz Neleri Elde Edeceğiz: Okumak İletişim Dinlenme Düşünme

3 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Zamana kasem olsun! İnsan zamanı değerlendirme konusunda mutlaka hüsrana düşmektedir Ayet

4 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını vermeden Allah huzurundan ayrılamaz. Ömrünü ne yaparak tükettiğinden Gençliğini ne işte harcadığından Malını nerede kazandığından Malını nerede harcadığından Öğrendiği ile ne derece amel ettiğinden Hadis

5 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
İki şey vardır. İnsanların çoğu onun değerini bilmez Hadis 1. SIHHAT 2. ZAMAN

6 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Nedir zaman nedir? Bir su mu, bir kuş mu? İniş mi , yokuş mu ? Necip Fazıl Kısakürek

7 Kalite İnsana Saygıyla Başlar...
Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Zaman pahalıdır.

8 Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
İş çok, zaman yok ya da tam tersi Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da öfkeleniyoruz Strese giriyoruz Planlasak daha çok zamanımız olabilir Evde iş, iş de ev olmamalı Kendimizi yenileyemiyoruz Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz yapamayız sanıyoruz Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır yükü kitap götürmüştü.

9 Z a m a n v e B i z . . . Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı yönetebiliriz İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir. Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ? Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan başlayalım. Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek” demektir

10 Z a m a n ı n T a n ı m ı Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan üzülünülen , onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi şey....ZAMAN Voltaire

11 Zaman Konusunda İlginç Bir Araştırma
Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri Uyku yıl Çalışma yıl Eğlence 9 yıl İbadet yıl Beslenme 6 yıl Ulaşım 6 yıl Hastalık 4 yıl Tuvalet 2 yıl

12 Okumak ve Seminerler Başlangıç 1910 1970 1985 ?!..... Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl içerisinde ikiye katlanmaktadır. Bilgisayarların hız ve kapasite olarak ikiye katlanma süresi 6 aydır.

13 ABD ‘de Çalışma Hayatındaki Gelişmeler
Hizmet % % % % % 15 YILLAR Bilgi % % % % % 67 Üretim % % % % % 15 Tarım % % % % % 3

14 Zamanımızı Nerelere harc sorusu v
Meslek Aile Sosyal sorumluluk Tatil Eğlence - Spor Arkadaşlar Hobiler Kişisel Gelişim

15 V i z y o n Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi için bulunmayı istediği yerin kısa ve öz tanımıdır. Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri başarmak istediğinin güçlü ve canlı anlatımıdır.

16 Önce Amaç ve Hedef ... Belirlenmiş olmak Ölçülebilir olmak
Yapılabilir olmak Gerçekçi olmak Zaman içinde sınırlanmış olmak

17 Hedefler . . . Açıkça Tanımlanmalı Gerçekçi Olmalı
Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli Motive Edici Olmalı Zaman Sınırı Olmalı Ödüllendirici Olmalı Ne İstediğini, Neler Yapabileceğini Bilmeli İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli

18

19 Başarı İçin Öneriler İlgi ALANI İlgi ALANI Etki ALANI Etki ALANI Pozitif Odak Negatif Odak

20 İş Önceliklerimiz... Örnek…
Acil, önemli - 1 Acil olaylar Toplantılar Uygulanması gereken proje ve hazırlıklar Önemli, acil değil - 2 Uzun vadeli işler Planlamalar, tedbirler İlişki geliştirmeler, Çalışanı güçlü kılma Tatil.... Acil, Önemsiz - 3 İşimizi engelleyen durumlar Telefonlar, ziyaretçiler Rapor, toplantı... Acil değil ve Önemsiz - 4 Önemsiz ayrıntılar Telefon konuşmaları Boş faaliyetler

21

22 Zaman Yönetimi Konusunda Tutumunuzu Ölçün...
Anket kriterleri oluşturun Kendiniz değerlendirin çevrenize değerlendirtin Sonuçlara göre bir zaman yönetimi planı çıkartın Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve hemen uygulayın

23 Nasıl Bir Tipsiniz? Dengeli Fukara İş genellikle biter
Telaş, baskı yok Daha iyi olanları dert etmiyor Hayatı yaşamak iş bitirmek kadar önemli Fukara ve Kontrollü arası Fukara Zaman kaygınız var Plan, program yok Çok zaman, az iş Organize değilsiniz Sizi güvenilmez buluyorlar Çok yoruluyor ama rahat olamıyorsunuz Kontrol sizde Organize Önceliklerini bilen Amaç ve hedefi doğrultusunda her şeye ölçülü zaman ayıran Zaman yönetimini bilen Hastalıklı Zaman yönetimi takıntı halinde Zorlama var Büyük lokmalar ısırılmaya çalışılıyor İşkolik

24 Zaman Envanteriniz.. Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak.
Sorgu: Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı? Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı? Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor muydu?

25 Zaman Hırsızları Plansızlık
İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri) Toplantı yönetiminden habersiz olmak Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız Karar verme sürecindeki yanlışlarımız Etkinliğimizi azaltan diğer sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler Kişisel ve örgütsel organizasyon bozukluğu Edison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti ” diyor…

26 Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları
Televizyon Sinema İnternet Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)

27 P l a n l a m a Çalışmanızı çeşitli dönemler için planlamalısınız
Günlük Haftalık Aylık Yıllık

28 P l a n l a m a Yıllık örnek Aylık örnek haftalık günlük

29 Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
Toplantının amacı, duyurusu Vakti – Başlama , Bitiş Gündem ve gündem kontrolü Uygun olmayan şartlarda toplantı Eksik bilgi Grup hafızasından yararlanamama Rol paylaştırmama Yetersiz toplantı tutanakları

30 Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
5 - 10 Üst Orta 5 - 10 Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler

31 Öncelikler tartışması
Üst Orta Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler

32 Günlük kontrol listeniz var mı?
Zaman denetim tablosu İşleri puanlama Kontrol listesi oluşturabilirsiniz Ajanda kullanımı Elektronik zaman yönetimi

33 Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

34 Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

35 Zaman Tablolarımızı Oluşturalım

36 Karar Verememe (Erteleme)
Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler Kolay olanlar -- Zor olanlar Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar Acil olanlar – Önemli olanlar Başkalarının istekleri – Kişinin kendi seçtikleri

37 Karar Verememe (Erteleme)
Yapmaktan hoşlandıklarım Yapmam gerekenler BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ , HOŞLANARAK YAPMADA SAKLIDIR. HAYATIMIZ BU İKİ MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.

38 Etkinliği Azaltıcı Telefon görüşmeleri Ziyaretçiler Hayır diyememe

39 ERTELEMEK Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

40 Gecikmelerle Mücadele
Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

41 Ziyaretçiler Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini hesaba katın
Ziyaretlerin süresini sınırlayın Mümkünse odanızın dışında buluşun Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz vakti başta söyleyin Görüşemeyeceklerinize uygun bir uslup geliştirerek söyleyin

42 Ziyaretçiler Sekreterlere randevu düzenleme sorumluluğu verelim
Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün Astlarımızın odasına gidelim Ziyaretçilerle odamızın dışında görüşelim Zaman sınırını baştan belirtelim

43 Hayır Demesini Bilelim...
Patronumuza;” hangisini önce yapayım?” İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var Diğer departmanlara;öncelikleriniz var Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”

44 Etkinliği Azaltıcı Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler
Aksaklıklar Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri

45 Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. Yaptığınız işte daha etkin olmak. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

46 Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi
Dikkat, İlgi 7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00 Zaman

47 Bunlara Dikkat Edelim... Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha uygun bir zamanda gözden geçirin. Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca düşük puan almaktır

48 Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri..
Yöntem geliştirin Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır denmeli bilin, gereksizse eleyin İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de yardımcı olur Ertelemeyin Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde davranın Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi kandırmamalı ve abartmamalıyız

49 Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye
Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

50 Zamanı Etkin Kullanma Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri, dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında , insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.

51 Kişisel Organizasyon... Bilgi toplumu organizasyonu gerektiriyor
Dağınıklık, verimsizliğe, korkuya, kontrolsüzlüğe, strese, yorgunluğa sebep olur Organizasyon, enerji, yüksek performans, üretkenlik, az hata, kolay kontrol ve hakimiyete sebep olur

52 Etkin Çalışma Masası - Büro...
Efektif ofis sistemleri , materyallerini tanıyın ve kullanmaya çalışın Ofis renk, ışık, havalandırma, iletişim sistemler, izolasyon gibi özellikleri çalışmanızı etkileyecektir Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın Çöpe atmaya alışın

53 Gündelik Evrak Yönetimi...
Masanızı Boşaltın Gelen Evrak Kutusu Kullanın Gelen Evrakı Ayıklayın ve Dosyalayın Kağıt Biriktirmeyin Bilgi Akışını Sınırlayın Kişisel Dosyalama Sisteminizi Oluşturun Masa Üstü Organizatörleri Kullanın

54 Kendiniz isimlendirin...
Şimdi yap: Bu gün ilgilenmeniz gerekenler Yakında yap: Bir hafta içinde ilgilenmeniz gerekenler Dosyala: Derecelendirme sisteminize göre Oku: Dergi, gazete, acil olmayan raporlar... İlet: Başkalarına ulaştırmanız ve sözlü açıklama gerektiren evrak için Bekleyen: Gerekli bilginin tümüne sahip olmadığınız için hemen ilgilenemediğiniz işler için Projeler: Bir projeye ait tüm kağıtlar için. Her proje için ayrı raf ya da dosya da kullanabilirsiniz. Diğer: Gereksinimleriniz doğrultusunda diğer gruplar ekleyebilirsiniz: Takip edilen işler, çeşitli fiş ve makbuzlar, faturalar, vb.

55 Nasıl Dosyalanır ? Neyi Dosyalamalı?:Gelecek için değer taşıyan, size yada başkasına gerekli olacak doküman dosyalanmalı Sınıflandırma: Korunması gereken, başvurulacak, kontrol edilecek, hatırlatma dosyaları Dosyalarınızı nereye koymalısınız? Çalıştığımız, aktif , pasif dairesine Dosya tasarımı: Esnek, düzenli, kolay anlaşılabilen, ihtiyaçlara cevap verebilen

56 Nasıl Dosyalanır ? Ne zaman dosyalamalı: Günlük ve haftalık
Dosyalamayı kim yapmalı? Siz yada sekreteriniz önemli olan dosyalama sisteminizin bilinmesi Güvenlik: Resmi evrak, teminatlar, sigorta poliçeleri, muhasebe kayıtları, hisse senedi... Dosya Muhafazası: İçindekiler listesi olsun,standart etiketler, tarihlendirme, arşivleme kurallarınız var mı, tek kopya saklayın, yılda bir kontrol edin,

57 Kişisel Organizasyon... Düzenli çalışma mekanınız olmalı
Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın Gerekmeyen dokümanları çöpe atmaya alışın Gündelik evrak yönetimi Şimdi yap, dosyala, oku gibi kendi isimlendirmelerinizi kullanın Sadce işyerinizi değil evinizde de benzer düzenlemeler yapın

58 Kendimizi Düzeltelim Toplu Çalışma Ortamı
Özel Büromuz – Çalışma Odamız Masa Düzenimiz Evrak, Dosya, Bilgisayar Kitaplarımız, Defter, Fotokopiler Okuma Alışkanlığımız - Hızlı

59 Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.
Projeler Anlık işler Kendini geliştirme Fikirler Arka plân bilgileri

60 Güç Alanı Analizi Durdurucu Güçler T2 D2 T1 Anı D1 Denge Noktası
Bilgisizlik,maddi imkansızlıklar, alışkanlıklar,... T2 D2 T1 Anı D1 Denge Noktası Zeka, hırs, disiplin, eğitim, plan,... İtici Güçler

61 Pareto Prensibi 20 % 80 % 80 % 20 % Zaman Sonuçlar

62 Son Olarak … Sizde her dakikadan daha fazla zevk alabilir, mesleğinizde ve kişisel yaşantınızda daha başarılı olabilir ve çok daha az çabayla çok daha fazla şey başarabilirsiniz. BU GÜN SİZİN İÇİN GERÇEKTEN DE BİR DÖNÜM NOKTASI OLABİLİR. HAYATINIZDAN DAHA FAZLA ZAMAN ALABİLİRSİNİZ…