RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER
BELEDİYE PERSONELİ HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER Kocaeli- 2009

2 Yazı Nedir ?

3 YAZI Alfabe: "Türk yazısı. Arap yazısı. Nota yazısı"- .
Harfleri yazma biçimi:        "İnci gibi bir yazı. Okunaklı yazı."- Herhangi bir konuda yazılmış bilim, düşünce ve sanat ürünü:        "İstiklal Harbi'nde millî duyguları aksettiren ümit ile dolu yazılarını hâlâ unutmadık."- O. S. Orhon. Anlam, sanat veya biçim bakımından yazılan şey, makale:        "İlk yazı denemelerim için gazete bulmaya çalışıyorum."- F. R. Atay. Metal paraların üzerinde değeri yazılan yüzü. din b. (***)  Yazgı.

4 Yazı Düşüncenin belli işaretlerle tespit edilmesi, yazma işidir…

5 UYGULANACAK ESAS VE USULLER
T.C. Kocaeli Büyükşehir Belediyesi Teftiş Kurulu Başkanlığı BELEDİYE PERSONELİ HİZMET İÇİ EĞİTİM SEMİNERİ RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER Yusuf kara Müfettiş Kocaeli- 2009

6 Başaranlar Seyredenler Kaybedenler Ve hayret edenler İNSAN TİPLERİ
Hiç Kuşkusuz; Bilgi ve belge yönetimi ile yazışma yönetimi sistemleri geliştikçe, yazılım hizmetleri daha etkin ve ekonomik yürütülecektir.

7 YAZIŞMA VE DOSYALAMA KURALLARI BAŞLIĞI ALTINDAKİ GÖREVLER
Büroların İşleyişi Yazı Hazırlama Teknikleri Elektronik Belgeler Posta Hizmetleri Kodlama Dosyalama Arşiv Bilgileri Resmi Yazışma Kuralları ve Uygulanması Bu konular daha ayrıntılı incelenebilir.

8 BÜROLAR Kamu ve özel kuruluşlarda işlerin büyük çoğunluğu BÜROLARDA yürütülür. ÇAĞDAŞ BÜROLARIN; hızlı, ekonomik, etkin, kaliteli ve basit yöntemlerle işletilmesi hedeflenmiştir. Başarmak, hem kolay hem zordur... BÜRO ÇALIŞANLARININ; Kuruluşun genel amaçlarını, Kuruluşun politikalarını, Kuruluşun hedeflerini, Kuruluşun birimlerini, Birimlerin görevlerini, genel hatlarıyla bilmeleri gerekir.

9 BÜRO HİZMETLERİNİ YÜRÜTENLERİN
İşlerin planlanması ve iş programları, İşi basitleştirme esasları, Daktilo hizmetleri, Yazı hazırlama tekniği, Resmi yazışmalar, Dosyalama sistemi, Arşiv bilgilerine sahip olması gerekir. İleriye dönük planlar yapın. Nuh gemisini yapmaya başladığında henüz yağmurlar başlamamıştı.

10 İŞLERİN PLANLANMASI VE İŞ PROGRAMLARI
PLANLAMA: Geleceği bilimsel yöntemlerle önceden kestirmeye çalışmak, hizmetleri önem ve öncelik sırasına göre düzenlemektir. PLANINIZ BAŞARISIZ İSE, BAŞARISIZLIĞI PLANLAMIŞSINIZ DEMEKTİR.. PLAN: - İleriye bakış, ileriyi görüştür. - İhtiyaçlarla kaynakların dengeli kullanılmasıdır. - Olağandışı durumları karşılayıp, üstesinden gelebilmektir. PLANLAMADAN BEKLENEN SONUÇ : Etkin Ekonomik Verimli SONUÇ ALMAKTIR. Kararsızlık, en kötü karardan daha kötüdür.

11 PROGRAMLAMA: Planın bir parçasıdır
İŞ PROGRAMI : İşlerin aylık, haftalık, günlük kısımlarını, İş kollarını, Yapılacak işlerin türünü, İşin miktarını, Nasıl ve kimler tarafından yapılacağını, İşbirliği yapacak büroların isimlerini, belirlemektir.

12 İŞİ BASİTLEŞTİRME TEKNİKLERİ
Çalışanlar arasında karşılıklı güven, saygı ve sevgi bağları kurulmalı, Düzenli olmalı, Not tutma alışkanlığı KESİNLİKLE kazanılmalı, Büro malzemeleri ekonomik ve bilinçli kullanılmalı, Gürültü GÖRÜNTÜ kirliliği yaratılmamalı, İşler bekletilmeden, zamanında yapılmalı, Yeni teknolojilerden olabildiğince yararlanılmalı, Her birimin el altında “işlemi devam eden dosya” sı olmalı, Her birim evrak kayıt defteri tutmalı, Evrak kayıtları ve dosyalama işleri, sürekli, düzenli ve yığılmadan tamamlanmalı, Her birimin dosya ve kod sistemi kurulmalı ve işletilmeli, Birim çalışanları arasında işbölümü olmalı, fakat tüm çalışanlar büronun genel işleyişini bilmelidir.

13 Söz uçar, yazı kalır. YAZILI İLETİŞİM YOLLARI
Posta (Geçerli ve güvenilir.) Fax ( 5 gün içinde yazıya dönüşmeli) E-Posta (Elektronik imza)

14 ELEKTRONİK İMZA KANUNU
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 15 Haziran tarihinde yürürlüğe girmiştir. Bu Kanunun amacı; elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esasları düzenlemektir. Kanun; elektronik imzanın hukuki yapısını, elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının faaliyetlerini ve her alanda elektronik imzanın kullanımına ilişkin işlemleri kapsamaktadır. Bu Kanunun 5 inci maddesinde; “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur…” denilmektedir.

15 karşılanır ve uğurlanırlar ...
Bir görüşe göre ; insanlar dış yapılarına göre karşılanır, kafa yapılarına göre uğurlanırlarmış... Nasrettin Hoca’nın “Ye kürküm ye!” hikayesini hatırlayın… YAZILAR İSE ; Hem dış yapılarına, hem de iç yapılarına göre karşılanır ve uğurlanırlar ...

16 YAZI YAZMA İŞİ ... Yazıyı hazırlayan, metni okunaklı
yazmalı ve son şeklini vermelidir. Yazı, dilbilgisi ve imla kurallarına uygun olmalıdır. Yazılarda silinti ve kazıntısız, hatasız ve temiz olmalıdır. Aynı nitelikteki yazılar için standart formlar geliştirilmelidir. Yazıların önem ve öncelik derecelerine dikkat edilmelidir.

17 İhtiyacı bırakmayan yazıdır.
İYİ BİR YAZI ; - Kısa - Açık - Doğru - Uygun bir dil kullanılarak hazırlanmalıdır. Yalnız gözlerimizle değil, aklımızla da görmeliyiz. İYİ YAZI Okuyana soru sorma İhtiyacı bırakmayan yazıdır. - Kim? - Ne? - Ne zaman? - Nerede? - Niçin? Nasıl? sorularına cevap verebilmelidir.

18 İYİ BİR YAZI - Gereksiz tekrarlar barındırmaz.
- Çabuk ve kolay anlaşılır. - Yanlış anlamalara yol açmaz. - Yazıyı okuyacakların kültür seviyesini dikkate alır. - Sade ve herkesçe bilinen kelimeleri taşır. Sonuç olarak başarı bireye bağlıdır: Önemli olan yol değildir, KOŞANDIR ... Kalem değildir, YAZANDIR ...

19 Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz
Hazırladığınız Yazıları Lütfen Tekrar Okuyunuz ! BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİNİN SAĞLADIĞI KOLAYLIKLAR YANINDA SÜRPRİZLERİ OLDUĞUNU DA UNUTMAMALIYIZ !... HATALAR DA BAŞARILAR DA HEPİMİZİNDİR...

20 YAZININ DIŞ YAPISINDA OLMASI GEREKENLER
KAĞIT TÜRÜ VE BOYUTLARI BAŞLIK GİZLİLİK DERECESİ - Normal - Gizli - Çok Gizli - Kişiye Özel - Hizmete Özel SÜRE - Süreli (Acele) (İvedi) - Günlü (Çok Acele) (Çok İvedi) GÖNDERİLECEK MAKAM İLGİ METİN İMZA EK / EKLER DAĞITIM DEVAM İŞARETİ PARAFE SAYFA NUMARASI KOORDİNASYON ADRES

21 KODLAMA SİSTEMİ VE UYGULAMA
Bu sistem: Başbakanlık tarafından düzenlenen tarih ve 1991/17 sayılı Genelge ve daha sonra çıkartılan genelgeler uyarınca kullanılmaktadır. 2005/7sayılı Başbakanlık genelgesiyle standart dosya planları açıklanmıştır. Yine İçişleri Bakanlığının genelgesi ve internet sitesinde Belediyelerin kodları yayınlanmış bir de açıklayıcı yazı eklenmiş Kesin uygulamaya Ocak ayında başlanmıştır. Kamu Kurum ve Kuruluşlarında yazılı iletişimin, otomasyon tekniklerine uygun, ortak bir kodlama standardı ile yürütülmesi amaçlanmıştır. KOD NUMARASI, bilgisayar hafızasına kaydedilerek veya kaşe basılarak yazılabilir.

22 BİR YAZIDA KODLAMA ŞÖYLE OLMALIDIR:
14 Hanelik Kodunuz/Dosya No-Birim Defter No/Genel Evrak No Dosya No (Adres kısmı) A:Yazıyı kaldıracağınız dosyanın sırtında yazan kod numarası. Birim Defter No (Dosya)B: Birimin evrak kayıt defterindeki numarası. Genel Evrak No C: Kurum Genel Evrak Birimi tarafından verilen numara. Örnek: M. 41. O. KBB. O. 10. O1.OO/ … A: Kocaeli B.B. Yazı K. D. Bşk. B:Dosya No C: Evrak kayıt no Yazı iş.Md.

23 BİRİMLERİN KOD NUMARALARI
M KBB. O.OO.OO K. B.BELEDİYESİ M KBB OO K.B.B. Özel Kalem M KBB. O. IO. O K.B.B. Yazı işleri M KBB GENEL SEKRETERLİK

24 . HATA YAPMALIYIZ... İş dünyasındaki bir anlayışa göre; iş yapan hata yapacaktır. Bir kişi hata yapmıyorsa iş yaptığından şüphe edebilirsiniz. Bugün dünya şirketleri, hata yapanları cezalandırmıyor. Tam tersine, hata yapmayanları bünyelerinde barındırmıyorlar. Hata yapmamanın iki nedeni olabilir: Birincisi, iş yapmayanlar hata yapmaz. İkincisi, risk almaktan çekinenler hata yapmaz Hata yapma pahasına risk alma kültürü, bugünün iş dünyasında yaygınlaşıyor... başarısızlık amatörlük değildir.

25 Unutmayalım ki: NUHUN GEMİSİNİ AMATÖRLER, TİTANİĞİ PROFESYONLELLER YAPMIŞTI Nuhun gemisi hedefine ulaştı. Titanik Battı.

26 ARŞİV BELGELERİ KİL TABLETLERDEN KAĞITSIZ OFİSE UZANAN YOL
İNSAN UNUTUR VE KISA ÖMÜRLÜDÜR. ARŞİV UNUTMAZ VE UZUN ÖMÜRLÜDÜR. ARŞİV BELGELERİ El yazmaları, kartografik ve mimari belgeler, görsel- işitsel materyaller, mikrografi malzemeleri, kağıt ortamlar ve benzeri belgelerdir. Organizasyonun doğal faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan belgelerdir. Orijinal belgelerdir. Basılı yayınlar gibi çoğaltılamaz, üreten kişi veya kurumun izni dışında kullanılamazlar. Arşiv belgeleri güncel, yarı güncel ve güncel Olmayan belge niteliği taşırlar. Üretildikleri kurum ve fonksiyonlarına göre bir grup içinde fon ve seriler düzeyinde tanımlanırlar. Üretildikleri kurumlarda belli zaman aralıklarından sonra ayıklama- imha işlemine tabi tutulurlar.

27 Bir büro elemanının yılda
81 kilo kağıdı çöpe attığını biliyor musunuz? (Yıl:1999) Ülkemizde yaklaşık bir milyon ton kağıtla gereksiz yazışma yapıldığını (Yıl: 1999)

28 ELEKTRONİK BELGE Klavye, tarayıcı,kamera, video, müzik seti, elektronik posta, teleks, faks vb. araçlar; Ve bunlar aracılığı ile bilgisayar ortamına aktarılan her çeşit metin, ses, görüntü ve grafik bilgilerinden oluşan belgelerdir. Elektronik belge, bir başka yere aktarılacağı zaman elektrik sinyallerine dönüştürülmektedir. Gerek özel, gerek kamu sektöründe yapılan işlemler hızla elektronik ortama doğru kaymaktadır.

29 ELEKTRONİK BELGELERİN YARARLARI
Tarihi değeri yüksek belgeler koruma altına alınır, Fiziksel olarak çok az yer kaplar, Gerek hız, gerek idari denetim açısından, özellikle bazı hizmet türleri için vazgeçilmezdir. (Bankalar, Gümrükler, Nüfus İşleri, Emniyet Hizmetleri, Hastaneler vb.)

30 ELEKTRONİK BELGELERİN SAKINCALARI
Öncelikle bilgisayar donanımına ve yazılımına ihtiyaç vardır. Bu gereçlerin ekonomik değeri çok fazladır. Bu gereçlere çok kısa sürede yenileri eklenmekte, yeni teknolojileri izlemek gerekmektedir. Veriler istenmeyen bir biçimde silinebilir veya değiştirilebilir. Elektronik bilgiler evrensel unsurlar dikkate alınarak üretilmelidir. Yasalar ve yönetmeliklerle çerçevesi belirlenmemiştir

31 BİR YAZININ YOLCULUĞU ... Belediyemize postayla yada elden bir yazı gönderildiğinde, Genel Evrak birimince kayda alınır. Daire başkanlığınca ilgili birime havale edilir. Alan birim, Evrak Kayıt Defterine işler. Yapılacak işlem konusunda üst makamlarla görüşülür. Sürekli yapılan (rutin) bir iş ise cevap metni hazırlanır. Yazışma kurallarına uygun olarak yazılır, Birim içinde parafelerden geçer, Üst makamların paraf/imza takibi yapılır. Ekleri varsa çoğaltılır. (Yazı/fotokopi) Çok acele ise fax/e-posta ile gönderilir. Genel Evrak birimine iletilerek kayda verilir/postalanması sağlanır. (-)

32 İç birimlere dağıtılacaksa imza karşılığı iç zimmetle verilir.
Genel evrak kaydından sonra, Birim Evrak Kayıt defterine kaydedilir. Cevabı beklenecekse “İŞLEMİ SÜREN DOSYA ‘ya alınır. Cevabı geldikten sonra ilgili makamlara bilgi verilir. İşlemi bittikten sonra ilgili dosyasına kaldırılır. Arşiv Yönetmeliği çerçevesinde zamanı gelenlere Arşiv İşlemi uygulanır. Bu liste daha da uzayabilir. YILLAR SONRA BİLE SİZE (bu yazı) SORULABİLİR

33 Resmi Yazı? Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında
veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgedir…

34 Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgelerdir…

35 Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgilerdir…

36 Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleridir…

37 Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi,

38 Güvenli elektronik imza:
Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzadır…

39 ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİĞİN ÖRNEKLERLE
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 02 Aralık 2004 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlandı. RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİĞİN ÖRNEKLERLE AÇIKLANMASI

40 NÜSHA SAYISI Yazılar en az iki nüsha düzenlenir. Genel evraka birimine gidecek ise üç nüsha olmalıdır. 1. nüsha gideceği yere 2. nüsha genel evraka 3. nüsha birim arşivine (paraflı) BELGE BOYUTU VE YAZI ALANI A (210X297 mm) A (210x148 mm) (Yarım kağıt) 2,5 cm. (Her taraftan) YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Times New Roman 12 karakter

41 210 mm 2,5 cm. 2,5 cm 297 mm. 2,5 mm.

42 Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlık 3 satırı geçemez
BAŞLIK Yazı alanının üst ortasına yerleştirilir Başlık 3 satırı geçemez Başlıkta; - Amblem, logo vb. - “T.C.” kısaltması - Ana kuruluş (büyük harflerle) - Birim adı (küçük harflerle) yer alır. - Şehir adı yazılmaz. ÖRNEKLER: T.C KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ T.C. KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Teftiş Kurulu Başkanlığı

43 SAYI – KONU Sayı ve Konu, yazı alanının sol üst köşesinde ve alt alta bulunur. Sayı : Kodlar tam olarak yazılmalıdır. (kod numaranız - dosya numaranız - evrak kayıt numaranız / genel evrak kayıt numarası.) Konu: Mutlaka yazılmalıdır. - (Hk., dair, ait v.b. yazılmaz) - (Başlıktaki T.C. Kısaltmasının hizasını geçmeyecek şekilde olmalıdır.) ÖRNEK: Sayı : M.41.O.KBB /…-…-… Konu: ………………..

44 TARİH Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Tarih sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Gün, ay ve yıl rakamla, aralarına taksim (/) işareti konularak yazılır. Örnek: 07/04/2009 SÜRE İvedi ve günlü yazılarda, sayfanın sağ üst kısmına (tarihin üstüne) yazılır. BÜYÜK HARFLERLE ve KIRMIZI renkli olarak belirtilir. ÖRNEK: İVEDİ /04/2009 GÜNLÜDÜR 14/04/2009

45 Konu bölümünün bitiminden 2ile 4 satır aralık bırakılır.
GÖNDERİLEN MAKAM Konu bölümünün bitiminden 2ile 4 satır aralık bırakılır. Büyük harflerle ortalanarak yazılır. Gönderileceği alt birim belli ise (parantez içinde yazılır.) ÖRNEKLER: KOCAELİ VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) MAHALLİ İDARELER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE ANKARA Sayın Prof. Dr. Kudret ZORBİLGİN Bişkek Cad. Serdar Sok.No:418 /2 06100 Emek/ANKARA

46 İLGİ “İlgi:” yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına, Yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlgili evraktan bahsederken,“ ….tarihli ve ….sayılı” ibaresi kullanılır. Yazının tarih ve sayısı eksiksiz belirtilir. İlginin birden fazla olması durumunda, a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti “ )" konularak kullanılır. Eski tarihli yazıdan başlanarak tarih sırasına göre yazılır. ÖRNEK: İlgi: a) 30/12/2008 tarihli ve B.02.0.İGB.542/ sayılı yazı, b) 28/02/2009 tarihli ve B.02.0.DİB / 128 sayılı yazı, c) 15/04/2009 tarihli ve B.05.0.PGM. sayılı yazı.

47 METİN Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. "İlgi"nin son satırından itibaren 2 aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık boşluk bırakılarak başlanır. Yazıda, TDK tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınır.Dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Paragraflara 1.25 cm. içeriden başlanır. (7 karakter) Paragraf yapılmadığı zaman, bir satır aralığı boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri sonrasında bir vuruş boşluk bırakılır.

48 Sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir.
Önemli sayılar her iki şekilde yazılmalıdır. Büyük sayı grupları üçlü gruplara ayrılarak (sağdan sola doğru) nokta konur. Kesirleri ayırmak için virgül kullanılır.Örn: ( ) (25,21) İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

49 İMZA Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılır. Makam sahibinin adı- soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda güvenli elektronik imza kurallarına uyulur. İmzalayanın adı küçük soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin önüne küçük harflerle ve kısaltarak yazılır.

50 ÖRNEK 1: (Yetkili Makam) (İmza) İbrahim KARAOSMANOĞLU
Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanı ÖRNEK 2: (Yetki Devri Halinde) Münir KARALOĞLU Başkan a Genel Sekreter ÖRNEK 3: (Vekalet Halinde) İlyas ŞEKER Başkan V. ( - )

51 ÖRNEK 4: (İki Yetkilinin İmzası Halinde)
(İmza) → (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Müdür Yardımcısı Müdür ÖRNEK 5: (İkiden Fazla İmza Halinde) (İmza) (İmza) (İmza) Adı Soyadı Adı Soyadı Adı Soyadı Genel Md.← Genel Md. Yard. ← Daire Bşk.

52 ONAY ONAY 1 : - İlgili birim tarafından teklif edilir
ONAY ONAY 1 : - İlgili birim tarafından teklif edilir Yetkili makam tarafından onaylanır. ÖRNEK 1: BAŞKANLIK MAKAMINA olurlarınıza arz ederim. (İmza) Münir KARALOĞLU Genel Sekreter O L U R …/04/2009 ( İmza ) İbrahim KARAOSMANOĞLU Büyükşehir Belediye Başkanı

53 ONAY 2 : Teklif edenle, onaylayan makamlar arasında makamlar varsa, onay makamına en yakın yetkili “Uygun görüşle arz ederim” ifadesiyle onaya katılır. ÖRNEK 2 BAŞKANLIK MAKAMINA (İmza) Tahir AKMAN Fen İşleri Daire Başkanı Uygun görüşle arz ederim. / /2009 Mustafa SOYDABAŞ Genel Sekreter Yardımcısı OLUR Münir KARALOĞLU Genel Sekreter

54 ÖRNEK 3 BAŞKANLIK MAKAMINA
( İmza ) Kadir EROL Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Uygun görüşle arz ederim ../04/2009 (İmza) Münir KARALOĞLU Genel Sekreter OLUR İbrahim KARAOSMANOĞLU Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanı

55 EK / EKLER - İmza bölümünden sonra yazılır
EK / EKLER - İmza bölümünden sonra yazılır. - Fazla sayıda ise numaralandırılır. - Liste şeklinde ise ayrı sayfa yapılır. - Eklerin nerelere gönderildiği DAĞITIM bölümünde ayrıca gösterilir. ÖRNEK: EKLER : 1- Yazı Örneği (…. sayfa) 2- Yönetmelik (…. sayfa) 3- Disket (…. adet)

56 DAĞITIM - Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır
DAĞITIM - Ek yoksa, DAĞITIM eklerin yerine yazılır. - Gereğini yerine getirecekler ile bilgi edinmesi istenenler ayrı ayrı belirtilebilir. - EKLER’in nerelere gönderildiği DAĞITIM’da görülebilir. ÖRNEKLER: 1- Genel Dağıtım: DAĞITIM : Tüm Birimler 2- Gereği Bilgi : DAĞITIM : Kocaeli Valiliğine Gereği : Genel Sekreter 3- Ekleri Açıklayan Dağıtım: DAĞITIM: Başbakanlığa İçişleri Bakanlığına (Ek-1 konulmadı) Dışişleri Bakanlığına (Ek- konulmadı) Almanya Büyük Elçiliğine (Ek-2 konulmadı)

57 ../../2009 Müdür :İ.SOLAKOĞLU (......)
PARAF - Yazının kurumda (birimde) kalan nüshası paraflıdır. - En fazla 5 kişi tarafından paraf edilir. - Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. - Unvanlar kısa yazılabilir. - Tarih, el yazısı ile paraflayan tarafından atılır. KOORDİNASYON Diğer Birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda uygulanır. ÖRNEK: ../../2009 Şef :B. BAYRAM (......) ../../2009 Müdür :İ.SOLAKOĞLU (......) ../../2009 Daire Bşk:O. AYVAZOĞLU (......) ../../2009 Genel Sek.Yrd :M.ÇÖPOĞLU (......) ../../2009 Genel Sek :M.KARALOĞLU (......) Koordinasyon: ../../ Hukuk Müşaviri: M. ÇELİKEL (…..)

58 ADRES - Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir
ADRES - Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun iletişim bilgilerini içerir. - Yazı alanının sınırları içinde yazılır. ÖRNEK: ÖRNEK: 12-Adres . Salim Dervişoğlu Cad. No: İzmit/KOCAELİ Ayrıntılı bilgi için irtibat:Y.KARA Telefon: (0 262) Faks: (0 262) e-posta: Elektronik Ağ:

59 GİZLİ YAZILAR: - Çok Gizli, Gizli, Özel ve Hizmete Özel olarak düzenlenir. - Belgenin üst ve alt ortasında kırmızı renkli olarak belirtilir. SAYFA NUMARASI - Yazı alanının sağ altına yazılır. - Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. ÖRNEK: 1/9, 2/7, 5/32 gibi ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılacağı zaman kullanılır. Örneğin uygun bir yerine “ASLININ AYNIDIR” ifadesi yazılarak, mühürlenir.

60 Kocaeli Büyükşehir Belediyesi
KAYIT KAŞESİ - Kaşe, evrakın arka yüzüne basılır. - Kamu kurum ve kuruluşları kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. - KBB Genel Evrak Biriminde kullanılan kaşe aşağıdaki şekildedir. - Diğer Birimler de buna benzer kaşeler kullanırlar. ÖRNEK: Kocaeli Büyükşehir Belediyesi KAYIT TARİH SAYI HAVALE GEREĞİ BİLGİ EKLER DOSYA NO YETKİLİ İMZA

61 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ
- Yazıyı gönderenin adresi zarfın sol üst köşesinde yer alır. Gideceği yerin adresi zarfın ortasına yazılır. Gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkle belirtilir. İvedilik derecesi sağ üst köşede ve kırmızı renkle belirtilir. Çok Gizli ibareli yazılar çift zarfla gönderilir. İç zarfa yazı konulur. Zarf kapatılır. Kapanma yerlerine hazırlayan paraf atar. Bantlanır üzerine adresler yazılarak, gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına basılır. Varsa sağ üst köşede ivedilik derecesi kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve 2 suret evrak senedi bir başka zarfa konulur, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Gizlilik derecesi yazılmaz. Varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir. - Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir. İletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

62 (KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ)
“ÇOK GİZLİ” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI - Dış zarfı açan görevli, iç zarfı açmadan yetkili makama sunar. - Bu görevli, dış zarfın içinden çıkan evrak senedini imzalar ve bir nüshasını gönderen makama iade eder. ÖRNEK: (KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ) GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN Sıra No Belge Konusu Tarih.veSayısı Kopya Adedi No Ekler Dil SENEDİ İADE EDENİN Adı ve Soyadı : Görevi : İmzası : Tarih: Saat :

63 SON